Het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten

DE VLAAMSE MINISTER VAN WERK, ECONOMIE, INNOVATIE EN SPORT
MEDEDELING AAN DE VLAAMSE REGERING
Betreft: Het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten –
vooraankondiging van de lancering van de eerste oproep voor
projectvoorstellen.
1. Situering
De Vlaamse Regering heeft eind oktober 2016 het plan van aanpak goedgekeurd voor het Programma
‘Innovatieve Overheidsopdrachten’1. Doel van het programma is de enorme koopkracht van de
overheid meer strategisch in te zetten voor innovatie en zo bij te dragen tot een performante
overheid, tot competitieve ondernemingen en tot oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen.
Het programma volgt de aanpak die de Europese Commissie promoot. Het stimuleert zowel
‘overheidsopdrachten voor innovatie’, waarbij innovatieve oplossingen die reeds beschikbaar zijn op
de markt de noden van de overheid invullen, als ‘precommercieel innovatief aankopen’, waarbij de
overheid onderzoek- en ontwikkelingsdiensten aankoopt om tot nieuwe oplossingen te komen. Sinds
oktober 2016 is een verkennende ronde gestart bij verschillende stakeholders om het plan van aanpak
verder te concretiseren en een aantal voorbeeldprojecten te kunnen opstarten.
Om het bereik en de potentiële impact van het initiatief op korte termijn te versterken, lanceren we
midden april 2017 een oproep voor projectvoorstellen.
Het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten wil zijn doel bereiken door enerzijds de
overheidsorganisaties, en in het bijzonder de aankopers en het management te informeren en te
sensibiliseren over de mogelijkheden die overheidsopdrachten voor innovatie bieden. Anderzijds
willen we een partnerschap aangaan met de overheidsorganisaties die via een (pre)commercieel
aankooptraject een innovatieve oplossing willen laten ontwikkelen of valideren. Het partnerschap
houdt in dat het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten expertise en cofinanciering inbrengt.
De oproep voor voorstellen die we zullen lanceren heeft betrekking op dergelijke, meer risicovolle
aankooptrajecten.
1
VR 2016 2810 DOC.1185/1 en 2bis
Pagina 1 van 3
2. Modaliteiten van de oproep voor voorstellen
Doelgroep
Alle overheidsorganisaties uit de publieke sector in Vlaanderen die ressorteren onder de wet op de
overheidsopdrachten kunnen een aanvraag indienen.
De concrete behoefte die de
overheidsorganisatie identificeert kan zijn oorsprong vinden in :
- Het oplossen van een probleem in de werking of dienstverlening;
- Het invullen van nieuwe operationele noden omwille van bijvoorbeeld nieuwe regelgeving;
- Het tegemoet komen aan korte of lange termijn strategische beleidsdoelstellingen.
Het is de verantwoordelijkheid van de aanvragende organisatie om de behoefte nauwgezet te
beschrijven en de relevantie ervan na te gaan.
Indienen en beoordelen van aanvragen
Als eerste stap levert de overheidsorganisatie (of een consortium van verschillende partners)
informatie over het geplande initiatief. Hiervoor werd een aanvraagsjabloon ontworpen (bijlage 1).
Het Agentschap Innoveren en Ondernemen beoordeelt de aanvragen en geeft advies aan de
projectleider van het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten. De beoordeling gebeurt volgens
volgende criteria :
1. Passen de doelstellingen van de aanvraag in het kader van het Programma Innovatieve
Overheidsopdrachten ?
2. Wat is de relevantie en potentiële impact van het project ?
3. Is de kwaliteit van de voorgestelde aanpak voldoende ?
Bijlage 2 geeft de uitwerking van de criteria in deelvragen die als leidraad bij de beoordeling van de
ontvankelijkheid gebruikt kunnen worden.
Begeleiding van trajecten
Als de aanvraag voldoende scoort op de hierboven vermelde criteria kan de aanvragende
overheidsorganisatie rekenen op begeleiding bij het doorlopen van het volledige aankooptraject.
Deze begeleiding bestaat uit de inzet van de menskracht en expertise van het team van het
Programma Innovatieve Overheidsopdrachten aangevuld met extra expertise, al dan niet extern
ingehuurd, volgens de noden van het specifieke project.
Cofinanciering van trajecten
De ontvankelijkheid binnen het programma geeft enkel een principieel engagement tot cofinanciering
van het project. Over de cofinanciering wordt pas in een volgende fase beslist, met name op basis
van de inhoud van de opdrachtdocumenten en finaal bij de toewijzing van de opdrachten.
Precommerciële innovatieprojecten
Er kan cofinanciering worden verstrekt voor de aankoop van O&O-diensten in het kader van
precommerciële innovatieprojecten (PCP). De middelen gaan rechtstreeks van het Programma
Innovatieve Overheidsopdrachten naar de uitvoerders van de opdracht. Het Programma Innovatieve
Overheidsopdrachten (departement EWI) treedt, net als de aanvragende overheid, op als contractant
in de overeenkomst met de uitvoerders. De aanvragende organisatie en het Programma Innovatieve
Overheidsopdrachten delen de financieringskosten 50/50 van de aankoop van de O&O-diensten. In
de precommerciële PCP aanpak nemen de leveranciers ook steeds zelf een deel van de kosten op zich.
Testfase aankoop van innovatieve oplossingen
Bepaalde innovatieve oplossingen zijn reeds ontwikkeld en (bijna) op de markt beschikbaar maar
houden voor de aankopende overheidsorganisatie nog belangrijke onzekerheden of risico’s in. In
dergelijke situaties kan het belangrijk zijn om een validatie- of testfase in te lassen in het
aankooptraject. De organisatie van dergelijke testen brengt ook kosten met zich mee. Ook hier
werken we met het principe dat de kosten 50/50-verdeeld worden over de aankopende
Pagina 2 van 3
overheidsorganisatie en het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten. De kosten kunnen
betrekking hebben op de activiteiten van deelnemende leveranciers en op de activiteiten noodzakelijk
om een testomgeving of testinfrastructuur ter beschikking te stellen.
Financiële middelen
In totaal is er voor het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten 5 mio euro beschikbaar in 2017
op het Hermes-fonds. Het is niet onze bedoeling om nu reeds bepaalde afbakeningen te maken in de
toewijzing van de budgetten.
We willen vooral de specifieke noden en potentiële impact van de trajecten als basis nemen voor de
beslissingen over het inzetten van middelen. Om toch enige houvast te bieden, kan wel aangegeven
worden dat we voor een ‘gemiddeld’ project volgende inzet van middelen voorzien :
- Max. 25.000 euro voor inzet van externe expertise, uitvoering van marktconsultaties,
organisatie gebruikersbevragingen end.
- Max. 1.000.000 euro voor cofinanciering van precommerciële projecten
- Max. 50.000 euro voor dragen van kosten voortvloeiend uit de opzet van een validatie- of
testfase, voorafgaand aan de aankoop van een innovatieve oplossing.
Timing
De lancering en verspreiding van de oproep is voorzien op 18 april 2017 met een uiterste indiendatum
op 15 juni 2017. De doorlooptijd voor de beoordeling van de aanvragen wordt zo kort mogelijk
gehouden. Het aantal te behandelen aanvragen kan mogelijk een vertragende factor zijn.
Voor de lancering van de oproep voor projectvoorstellen zullen diverse communicatiekanalen
gebruikt worden zoals directe mailing, website, muurkrant enz. Daarnaast zullen er ook meerdere
infosessies georganiseerd worden. Voor de potentiële aanvragers zal een informatiepakket
beschikbaar zijn dat alle nodige toelichting geeft en een contactpunt waar men terecht kan met
vragen.
Het is de bedoeling om in het najaar van 2017 de oproep te herhalen.
Juridisch kader
Voor de verankering van het concept van precommercieel aankopen in de Vlaamse regelgeving en
voor het toekennen van cofinanciering door het Hermes-beslissingscomité zullen in de loop van 2017
besluiten van de Vlaamse Regering worden opgemaakt. In afwachting van deze besluiten worden de
beslissingen over de (co)financiering van precommerciële trajecten vanuit het Hermes-fonds,
genomen door de Vlaamse Regering.
De Vlaamse minister van Werk, Economie, Innovatie en Sport
Philippe MUYTERS
Bijlage: aanvraag voor begeleiding en cofinanciering van innovatieve overheidsopdrachten
Pagina 3 van 3