FAQ van de infosessie van 07/09/2015 voor AMIF-15

Infosessie AMIF 15 OPVANG, 07/09/2015 om 14 u
 Wat zijn de verschillen tussen de projecten die door Fedasil en door AMIF gefinancierd worden ?
Fedasil financiert kleinere projecten, vaak testprojecten. AMIF financiert grotere projecten. Voor
deze oproep moet het budget van een project op jaarbasis minimum 133.000 euro bedragen om
door AMIF te kunnen worden gefinancierd (de aan AMIF gevraagde subsidies moeten op jaarbasis
minimum 100.000 euro bedragen).
 Komen ook projecten van kleine partners in aanmerking, die vooral zich vooral richten op een
bepaalde regio ?
Dit hangt af van het aantal en de kwaliteit van de ingediende projecten, en van het gevraagde
budget. Het toespitsen op één regio is zeker geen pluspunt, maar ook geen uitsluitingscriterium.
Er is wel een minimumbudget per project bepaald: 100.000 € AMIF subsidie op jaarbasis. Voor
projecten die 2 jaar lopen gaat het dus om een bedrag van minimum 200.000 € vanuit het AMIF
(75%) + 66.666,7 € eigen cofinanciering (25%). Totale minimum projectkost bedraagt dus 266666,7 €.
Er is geen maximumbudget per project vastgelegd (behalve dan het maximum beschikbaar budget
voor deze projectoproep). Indien het totaal gevraagde bedrag hoger is dan het beschikbare budget
voor deze oproep kan het wel zijn dat de stuurgroep beslist om de budgetten van de ingediende
projecten lineair te verminderen.
 In actie 2 van het Belgisch nationaal programma « Enhance the reception quality » wordt als
voorbeeld van een actie « Provide psychological and legal assistance » genoemd. Waarom heeft
men het in de AMIF 15-oproep niet over de juridische kant ?
Het gaat om een voorbeeld van een actie voor de programmering 2014-2020. De AMIF 15-oproep
viseert projecten die betrekking hebben op de psychologische bijstand, en niet op de juridische
bijstand. De psychologische bijstand is de absolute prioriteit voor deze oproep.
 Is het normaal dat bepaalde acties van het Belgisch nationaal programma in deze oproep
ontbreken ?
Ja, het nationaal programma heeft betrekking op de jaren 2014-2020 en het is niet zo dat alle acties
steeds in elke oproep hernomen worden.
Nadruk van deze oproep ligt op de prioriteiten zoals beschreven in de projectoproep. Psychologische
problematiek is een absolute prioriteit. Het gaat om een relatief kleine, maar belangrijke groep met
specifieke noden. Een aanpak op maat is voor hen belangrijk.
Prioriteit van deze oproep : creatie van individuele plaatsen in plaats van gemeenschappelijke
plaatsen.
 Is het mogelijk om bepaalde punten van de projectfiche te overlopen ?
Ja. De volgende punten worden vermeld door de deelnemers :






BTW-attest : aan de lokale administratie moet een document gevraagd worden dat stipuleert
of de begunstigde al dan niet het recht heeft om de BTW te recupereren.
Cofinanciering : 75% EU-subsidies en 25% via andere inkomsten (eigen financiering of door
(een) partner(s) of door een derde of inkomsten van het project of een combinatie van deze
opties).
Verschillende mogelijke gevallen van cofinanciering : dotatie, enveloppefinanciering,
financiering per prestatie, subsidies die verbonden zijn met een persoon, inzet van het
personeel.
Er moet een attest worden toegevoegd dat aantoont dat de projectverantwoordelijke werd
gekozen om deze post te bekleden.
Het belang van een goede definitie en omschrijving van de doelgroep !
Indicatoren : common indicator (pt.4 van de projectfiche) is : C1 – Number of target group
persons provided with assistance through projects in the field of reception and asylum
systems supported under this Fund. Deze indicator wordt opgelegd voor deze oproep. Voor
de eigen indicatoren (pt.5 van de projectfiche) kunnen andere indicatoren toegevoegd
worden of kan de C1-indicator uitgesplitst worden.
Wat de partnerschappen betreft, volstaat een verklaring van intentie van partnerschap
wanneer het project ingediend wordt.
 Hoe gebeurt de indiening ?
Projecten (projectfiche, budgetfiche en bijlagen) moeten per mail aan de cel Europese Fondsen van
de FOD Binnenlandse Zaken bezorgd worden, ten laatste op maandag 21 september om 23u59.
Opgelet met zware bijlagen: het is beter om het project te versturen in meerdere mails (bijvoorbeeld
een mail met projectfiche en budgetfiche en een andere mail met de bijlagen). Bestanden via Wetransfer versturen mag ook.
 Onder welke vorm moet het BTW attest bezorgd worden ? Organisatie kan een deel van de BTW
recupereren, maar het exacte percentage moet nog vastgesteld worden door het BTW-kantoor.
Het BTW-attest moet afgeleverd worden door het lokale BTW-kantoor. De ervaring met de vorige
oproep heeft aangetoond dat dit snel kan afgeleverd worden. Indien er problemen zijn omwille van
mogelijkheid om BTW gedeeltelijk te recupereren wordt er aangeraden om hierover bijkomende
informatie te bezorgen aan de verantwoordelijke autoriteit.
 Op welke momenten worden de betalingen door AMIF uitgevoerd ?
Prefinanciering in het begin van het project, vervolgens jaarlijkse stortingen (indien gevraagd, en
onder bepaalde voorwaarden) en betaling van het saldo na afloop van het project. Voor de details
wordt verwezen naar het ministerieel besluit dat de subsidie voor een specifiek project toekent. In
de financiële identificatiefiche moeten de nodige financiële gegevens worden meegedeeld, zodat de
betalingen correct kunnen worden uitgevoerd.
 Hoeveel moet de totale kost van het project bedragen ?
Dit is niet vastgelegd, maar de aan AMIF gevraagde subsidie moet op jaarbasis minimum 100.000
euro bedragen (of 200.000 euro voor een project van 2 jaar).
 Is het beter om een groot project voor te bereiden of om projecten met kleinere budgetten voor
te bereiden ?
Het is moeilijk om een antwoord te geven op deze vraag. Alles hangt af van de kwaliteit van het
project. Indien zeer veel goede projecten worden ingediend kan het Stuurcomité vragen om de
gevraagde subsidie te verminderen. De enige voorwaarde is dat de AMIF-subsidie op jaarbasis
minimum 100.000 euro bedraagt.
 Hoe zit het met de verplichting om een beroep te doen op de overheidsopdrachten ?
Deze verplichting geldt voor alle betrokken organisaties. Op de site van de Cel Europese Fondsen zal
binnenkort uitgebreidere informatie over dit onderwerp worden gepubliceerd.
 In het kader van de overheidsopdrachten heeft een organisatie reeds een oproep gelanceerd
voor een project dat enkele jaren oud is. Is het mogelijk om deze opdracht verder te gebruiken
voor een nieuw project ?
Ja. Zie ook informatie over verplichtingen inzake overheidsopdrachten die gepubliceerd zal worden
op de website van de Cel Europese Fondsen.
 Wat wordt er bedoeld met indirecte kosten ?
Indirecte kosten zijn kosten die niet kunnen worden aangewezen als specifieke kosten van het
project die rechtstreeks verband houden met de uitvoering ervan. Voor indirecte kosten moeten
geen bewijsstukken worden bijgehouden.
De indirecte kosten worden berekend op een percentage van de totale projectkost. Voor deze
oproep kunnen de projectindieners kiezen tussen maximum 7% van de subsidiabele directe kosten,
of maximum 15% van de subsidiabele directe loonkosten. Welke optie het voordeligst is hangt af van
de aard van het project.
 Welke cofinanciering komt in aanmerking ?
Maximum 75% van de projectkost kan gefinancierd worden vanuit het AMIF. De overige 25% moet
eigen cofinanciering zijn. Deze cofinanciering kan verschillende vormen aannemen: een dotatie, inzet
personeel, personeelssubsidies, andere projectsubsidies, giften, … Belangrijk is dat de cofinanciering
gelinkt is aan het project. Bij controles wordt heel het project gecontroleerd (eigen financiering +
AMIF financiering). Personeel dat niet op het project werkt kan niet ingebracht als cofinanciering.