bla

Bestek
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
AANBESTEDENDE OVERHEID: Provincie Antwerpen
Koningin Elisabethlei 22
2018 Antwerpen
GUNNINGSWIJZE: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure
met bekendmaking
SOORT OPDRACHT: Overheidsopdracht voor diensten
VOORWERP VAN DE OPDRACHT: Raamovereenkomst groenonderhoud en
snoeien van bomen
PLAATS VAN UITVOERING: Provincie Antwerpen
REFERENTIENUMMER OPDRACHT: OVHO-DOJO-2016-0004 bis
CONTACTPERSOON EN -GEGEVENS: Laurens Smaers l 03 240 67 09
[email protected]
UITERSTE DATUM EN TIJDSTIP VOOR
INDIENING OFFERTES: 27 oktober 2016 om 10u10
ADRES VOOR INDIENING OFFERTES: De offertes worden ingediend via e-tendering
pagina 2 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
Inhoudstafel
Inhoudstafel ................................................................................................................... 2
1
ADMINISTRATIEF LUIK .............................................................................................. 4
1.1
BEPALINGEN M.B.T. DE GUNNING VAN DE OPDRACHT ..............................................4
1.1.1
Aanbestedende overheid..................................................................................4
1.1.2
Gunningswijze ................................................................................................4
1.1.3
Voorwerp van de opdracht ...............................................................................5
Classificatie .............................................................................................................5
Beschrijving van de diensten .....................................................................................5
1.1.4
Toepasselijke wettelijke bepalingen ...................................................................6
1.1.5
Overige algemeen toepasselijke bepalingen .......................................................6
Contractuele voorwaarden .........................................................................................6
Interne audit ...........................................................................................................6
1.1.6
Indiening van de offertes .................................................................................6
1.1.7
Vorm en inhoud van de offerte .........................................................................7
1.1.8
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ..............................................................7
Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011) .............................................7
Technische bekwaamheidscriteria (art. 68 en 72 KB 15/07/2011) ..................................8
1.1.9
Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011) ...........................................................8
1.1.10 Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011).................................................................8
1.1.11 Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011) ............................................................8
1.1.12 Gunningscriteria (art. 107 KB 15/07/2011) ........................................................9
Prijs .......................................................................................................................9
Plan van aanpak ......................................................................................................9
Sociale economie .....................................................................................................9
1.1.13 Verbintenistermijn ..........................................................................................9
1.1.14 Verloop onderhandelingen (art. 109 KB 15/07/2011) ..........................................9
1.2
BEPALINGEN M.B.T. DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT ....................................... 10
1.2.1
Toepasselijke documenten ............................................................................. 10
1.2.2
Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013) .................................................... 10
1.2.3
Vertrouwelijkheid en informatieveiligheid ......................................................... 10
Vertrouwelijkheid (art. 18 KB 14/01/2013) ................................................................ 10
Privacy en informatieveiligheid ................................................................................. 10
1.2.4
Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013) ................................................................. 10
1.2.5
Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, 71, 72, 154 en
155 KB 14/01/2013) ................................................................................................. 10
1.2.6
Uitvoeringstermijnen (art. 147 KB 14/01/2013) ................................................ 10
1.2.7
Hoeveelheden (art. 148 KB 14/01/2013) ......................................................... 11
1.2.8
Modaliteiten inzake prestaties (art. 149 KB 14/01/2013) ................................... 11
1.2.9
Oplevering (art. 64 en 156 KB 14/01/2013) ..................................................... 11
1.2.10 Betaling van de diensten (art. 66 en 160 KB 14/01/2013) ................................. 11
2
TECHNISCH LUIK .....................................................................................................12
2.1
Samenstelling ploeg en communicatie tijdens uitvoering ......................................... 12
2.2
Case Torenhof ................................................................................................... 12
2.3
Technische informatie van de opdracht ................................................................. 12
2.3.1
Beplantingen ................................................................................................ 12
2.3.2
Algemene onderhoudszorgen ......................................................................... 13
2.3.3
Opkuis van platte daken ................................................................................ 14
2.3.4
Onderhoudsschema ...................................................................................... 14
2.3.5
Strooien en sneeuwruimen ............................................................................. 14
2.3.6
Schade aan beplantingen ............................................................................... 14
2.4
Algemene bepalingen.......................................................................................... 15
pagina 3 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
2.4.1
Kledij en gereedschap ................................................................................... 15
2.4.2
ISO 140001 ................................................................................................. 15
2.4.3
Rapportering ................................................................................................ 16
2.4.4
Klachtenbeheer ............................................................................................ 16
2.4.5
Service Level Agreements .............................................................................. 16
3
BIJLAGEN ...............................................................................................................17
3.1
Bijlage 1: Offerteformulier ................................................................................... 17
3.2
Bijlage 2: Eenheidstarieven ................................................................................. 19
3.3
Bijlage 3: Verplicht bezoekattest .......................................................................... 20
3.4
Bijlage 4: Algemene milieu en veiligheidsregels voor contractors .............................. 21
3.5
Bijlage 5: Kwaliteitscatalogus Schaalbalken ........................................................... 21
pagina 4 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
1 ADMINISTRATIEF LUIK
1.1 BEPALINGEN M.B.T. DE GUNNING VAN DE OPDRACHT
1.1.1 Aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid is de rechtspersoon Provincie Antwerpen.
De Provincie Antwerpen zal overeenkomstig artikels 2, 4° en 15 van de wet van 15 juni 2006
betreffende de overheidsopdrachten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht
uitmaken optreden als opdrachtencentrale voor:
1. al de diensten die overeenkomstig art. 219 §1 van het Provinciedecreet van 9 december
2005 (B.S., 29 december 2005, err., B.S., 5 december 2008) door de Provincie
Antwerpen worden opgericht in de vorm van provinciale extern verzelfstandigde
agentschappen
2. de rechtspersonen die overeenkomstig de criteria vooropgesteld in art. 219 §3 van
vermeld Provinciedecreet vermoed worden met welbepaalde taken van provinciaal belang
belast te zijn.
3. de Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen.
4. het Instituut voor Tropische Geneeskunde Antwerpen.
De Provincie Antwerpen staat dus in voor de gunningsprocedure.
De Provincie Antwerpen en elk van de bovengenoemde entiteiten zijn zelf verantwoordelijk voor
bestelling, opvolging van de uitvoering en betaling.
Meer informatie over de Provincie Antwerpen vindt u op www.provincieantwerpen.be
Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht:
Provincie Antwerpen
Departement Logistiek
Team overheidsopdrachten
Voor bijkomende informatie en vragen betreffende deze gunningsprocedure kan u contact
opnemen met:
Laurens Smaers l 03 240 67 09
[email protected]
1.1.2 Gunningswijze
De gunning van deze raamovereenkomst gebeurt via de vereenvoudigde
onderhandelingsprocedure met bekendmaking, gelet op artikel 26 §2, 1° d) van de wet van 15
juni 2006.
De raamovereenkomst wordt gesloten met (maximum) 3 deelnemers.
Momenteel heeft de provincie Antwerpen geen overkoepelende raamovereenkomst voor het
groenonderhoud in de verschillende provinciale domeinen en verzelfstandigde entiteiten. Om
deze reden is het op heden niet duidelijk welke domeinen/entiteiten gebruik zullen maken van
pagina 5 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
deze dienstverlening, wat de concrete opdrachten zullen zijn, en hoeveel de totale uitgaven
binnen deze raamovereenkomst zullen bedragen.
De deelnemers aan deze raamovereenkomst zullen bij elke concrete deelopdracht opnieuw in
mededinging gesteld worden via een mini-competitie.
Een deelopdracht kan verschillende vormen hebben, gaande van het éénmalig uitvoeren van een
relatief kleine taak tot het volledige groenonderhoud van een domein gedurende enkele jaren.
De aanbestedende overheid zal volgende procedure hanteren bij het voeren van de
minicompetitie:
-
-
Alle deelnemers aan de raamovereenkomst worden schriftelijk (per brief of e-mail)
uitgenodigd om deel te nemen aan de deelopdracht.
De gevraagde dienstverlening wordt hierbij duidelijk omschreven. Alle voorwaarden en
modaliteiten van onderhavig bestek, die niet gepreciseerd of aangepast worden in functie
van te gunnen deelopdracht, blijven onverminderd van kracht.
De bestellende entiteit bepaalt de uiterste indieningsdatum en tijdstip voor het indienen
van een offerte voor een deelopdracht.
De offertes dienen schriftelijk of per e-mail te worden ingezonden.
De offertes worden beoordeeld overeenkomstig de gunningscriteria vastgesteld in het
bestek van de raamovereenkomst. Het exacte gewicht van de gunningscriteria (binnen de
vorken bepaald in onderhavig bestek) dat gebruikt wordt bij de beoordeling van de
offertes wordt vastgesteld in het bestek van de deelopdracht.
De bestellende entiteit behoudt zich het recht voor om te onderhandelen met de
inschrijvers over de ingediende offertes voor een deelopdracht.
De deelopdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte
heeft ingediend.
Indien een deelnemer aan deze raamovereenkomst regelmatig verzaakt om een offerte in te
dienen voor een concrete deelopdracht, kan de aanbestedende overheid beslissen om deze
deelnemer niet meer uit te nodigen voor andere deelopdrachten.
Bij het opmaken van een offerte voor een deelopdracht is elke deelnemer gehouden aan de
maximumprijzen die bij de gunning van de raamovereenkomst werden ingediend (rekening
houdend met eventuele prijsherziening). Het is bij de opmaak van een offerte voor een
deelopdracht wel toegestaan een korting te geven op de eenheidsprijzen van de
raamovereenkomst.
De raamovereenkomst wordt afgesloten voor een periode van 48 maanden.
1.1.3 Voorwerp van de opdracht
Classificatie
Deze opdracht is een opdracht van diensten.
CPV-code: 77300000-3 - Tuinbouwdiensten
Beschrijving van de diensten
Deze raamovereenkomst is in hoofdzaak bedoeld voor het laten uitvoeren van groenonderhoud,
incl.:
- beplantingen
pagina 6 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
-
snoeien van bomen en hagen
opmaak van een boomzorgplan.
boomchirurgie (indien deze expertise niet aanwezig is binnen de eigen organisatie wordt
aangeraden dit in onderaanneming te laten uitvoeren)
Daarnaast kan eventueel volgende dienstverlening besteld worden binnen deze
raamovereenkomst:
- opkuis van platte daken
- Strooien en sneeuwruimen
1.1.4 Toepasselijke wettelijke bepalingen
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:
-
Wet van 15 juni 2006 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten.
KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke
sectoren.
KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.
en alle latere aanvullingen en wijzigingen.
1.1.5 Overige algemeen toepasselijke bepalingen
Contractuele voorwaarden
Met de overhandiging van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of
bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze worden vermeld in een of meerdere bijlagen van
zijn offerte. Door het indienen van een offerte verbinden de inschrijvers zich ertoe de bepalingen
van onderhavig bestek na te leven.
Interne audit
De interne auditor van Provincie Antwerpen heeft, binnen de limieten van zijn opdracht, het
recht informatie op te vragen met betrekking tot processen, die relevant zijn voor de specifieke
dienstverlening aan de provincie. Het kan hierbij gaan om documenten, procedures, gegevens…
Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld en kan in samenspraak met de opdrachtnemer in
een rapport verwerkt worden.
1.1.6 Indiening van de offertes
De offertes moeten worden ingediend via de applicatie e-tendering op de uiterste datum en
tijdstip voor indiening van de offertes zoals opgegeven op het voorblad van dit bestek.
De offertes moeten conform artikel 52 van het KB Plaatsing worden opgesteld en worden door
de inschrijver of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend.
pagina 7 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
De elektronische handtekening moet worden geplaatst door de personen die bevoegd zijn om de
inschrijver te verbinden. Als een gevolmachtigde niet zelf de offerte digitaal kan ondertekenen,
kan hij/zij ook vooraf een volmacht geven aan de medewerker die de offerte in zijn plaats
digitaal zal ondertekenen. De gevolmachtigde hoeft die volmacht zelf niet digitaal te
ondertekenen, een gescande handtekening op de volmacht volstaat. Deze werkwijze kan ook
gevolgd worden indien de inschrijver enkel door twee personen samen kan verbonden worden.
Wie ondertekent moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden. Dit
kan aangetoond worden door:
- Uittreksel uit het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de (functie van) de
ondertekenaar vermeld staan.
- Uittreksel uit het Belgisch Staatsblad waarin vermeld staat wie de inschrijver kan
verbinden (één bestuurder, twee bestuurders tesamen,…)
- Eventueel bijkomend: Een getekende volmacht, verleend door de daartoe bevoegd
perso(o)n(-en) (conform de statuten).
Opgelet: Het ondertekenen van offertes is geen handeling van dagelijks bestuur.
De capaciteit voor het opladen van offertes is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per
dossier.
Opgelet: De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een
unieke en enige offerte. Het indienen van een papieren versie of een veiligheidskopie is niet
toegestaan.
We raden elke inschrijvers ten stelligste aan de indieningsprocedure via e-tendering op
voorhand te testen. Daartoe ontwikkelde e-Tendering een demo-omgeving:
https://etendemo.publicprocurement.be/
We adviseren om tijdig na te gaan of u beschikt over de vereiste certificaten / eToken om de
offerte via e-Tendering te ondertekenen. Meer informatie hieromtrent, kunt u vinden op de
website http://www.publicprocurement.be of via de e-Procurement helpdesk op het nummer
+32 (0)2 790 52 00
1.1.7 Vorm en inhoud van de offerte
De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de bij het bestek horende bijlagen in.
De offerte wordt als volgt ingedeeld, waarbij elk onderdeel als een afzonderlijk bestand wordt
ingediend:
1. Offerteformulier
2. Documenten betreffende de handtekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar
3. Documenten met betrekking tot toegangsrecht en kwalitatieve selectie
4. Lijst eenheidstarieven
5. Prijsopgave voor case Torenhof
6. Documenten met betrekking tot het tweede gunningscriterium: plan van aanpak voor
case Torenhof
7. Documenten met betrekking tot het gunningscriterium sociale economie
8. Bezoekattest
9. andere
1.1.8 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011)
pagina 8 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van
uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het KB plaatsing van 15 juli 2011.
Daar de aanbestedende overheid zelf toegang heeft tot bepaalde inlichtingen betreffende de
situatie van de inschrijver, zal zij zelf deze inlichtingen nagaan en hoeft de inschrijver
volgende attesten NIET bij te voegen:
 Een attest van niet-faillissement, afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit
blijkt dat de inschrijver geen aangifte heeft gedaan van faillissement, geen gerechtelijke
reorganisatie aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een
gelijkaardige situatie verkeert;
 een RSZ-attest waaruit blijkt dat de inschrijver voldoet aan de voorschriften inzake
bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid.
 Een attest tot bewijs van betaling van fiscale schulden.
Belangrijke opmerking: inschrijvers die niet aan de Belgische wetgeving onderworpen zijn,
dienen WEL evenwaardige attesten bij te voegen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van
het land waar zij gevestigd zijn (overeenkomstig art. 61, 62 en 63 van het KB van 15 juli 2011).
Technische bekwaamheidscriteria (art. 68 en 72 KB 15/07/2011)
Om zijn technische bekwaamheid aan te tonen dient de inschrijver volgende documenten toe te
voegen:
- Een lijst met beroepskwalificaties van degene die met de dienstverlening kunnen worden
belast: minimaal wordt een gekwalificeerd boomchirurg en een gekwalificeerd hovenier
opgenomen.
1.1.9 Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011)
Wat de prijsbepaling betreft wordt deze opdracht aangezien als een gemengde opdracht,
namelijk een combinatie van een opdracht tegen globale prijs en een opdracht volgens prijslijst:
Elke deelopdracht geldt als een opdracht tegen globale prijs, namelijk de prijs van de aparte
offerte die hiervoor werd opgemaakt. Deze is gebaseerd op de prijslijsten die bij de gunning van
deze raamovereenkomst werden ingediend.
1.1.10 Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011)
Alle kosten en heffingen welke de opdracht belasten met uitzondering van de btw vallen ten
laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn inbegrepen in de globale prijzen en de
eenheidsprijzen van de opdracht.
Zijn onder meer inbegrepen:
- Vervoers- en verplaatsingskosten
- Materiaal
- …
De prijzen worden verplicht in euro opgegeven tot op twee cijfers na de komma.
1.1.11 Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011)
De eenheidsprijzen kunnen jaarlijks herzien worden, na goedkeuring door provincie Antwerpen.
pagina 9 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
De herziening wordt gebaseerd op de Agoria referteloonkost voor ondernemingen met meer dan
10 werknemers. De basis referteloonkost is die van kracht op het ogenblik dat de offertes
geopend werden. De herziening kan nooit retroactief toegepast worden.
1.1.12 Gunningscriteria (art. 107 KB 15/07/2011)
De aanbestedende overheid kiest de economisch voordeligste offerte(s) op basis van volgende
gunningscriteria:



Prijs
Plan van aanpak
Sociale economie
60%
25%
15%
Prijs
Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld aan de hand van
- de gedetailleerde prijsopgave voor de case ‘Torenhof’ gedurende 1 jaar (zie technisch
luik)
- de eenheidsprijzen zoals vermeld in de inventaris
Plan van aanpak
Het gunningscriterium ‘plan van aanpak’ wordt beoordeeld aan de hand van de case ‘Torenhof’:
De inschrijver werkt een onderhoudsprogramma uit voor deze case en geeft een toelichting bij
de werkwijze van bij oa klachtenbehandeling, opmaak planning, …
Gebruik van stil /milieuvriendelijk handgereedschap levert extra punten op (decibels worden
hierbij opgegeven).
Sociale economie
Het gunningscriterium sociale economie wordt beoordeeld aan de hand van 2 subgunningscriteria:
- Sociale tewerkstelling. Maximale punten worden verkregen indien voor deze opdracht een
samenwerking wordt aangegaan tussen sociale en reguliere economie
- Stageplaatsen: er worden punten toegekend indien voor deze opdracht stage plaatsen
voorzien worden voor beroepsopleidingen
1.1.13 Verbintenistermijn
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen,
ingaand vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.
1.1.14 Verloop onderhandelingen (art. 109 KB 15/07/2011)
Alle regelmatige offertes zullen in eerste instantie zoals ingediend beoordeeld worden aan de
hand van de gunningscriteria. De aanbestedende overheid kan op basis van die beoordeling
beslissen om de opdracht ineens te gunnen of om contact op te nemen met de (best scorende)
inschrijvers voor verdere onderhandelingen.
pagina 10 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
1.2 BEPALINGEN M.B.T. DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT
1.2.1 Toepasselijke documenten
Kwaliteitscatalogus openbare ruimte 2007 (Schaalbalken)
1.2.2 Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013)
De leidend ambtenaar is Koen van Haelst, leidinggevende team Huisvesting departement
Logistiek.
1.2.3 Vertrouwelijkheid en informatieveiligheid
Vertrouwelijkheid (art. 18 KB 14/01/2013)
Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich niet alleen tot het meest
absolute beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en uiterste discretie ten overstaan van het
personeel van het bestuur. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan het personeel van
de inschrijver, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt worden als strikt vertrouwelijk
beschouwd. Inbreuken op deze bepaling kunnen leiden tot de onmiddellijke beëindiging van het
contract, onverminderd strafrechtelijke en burgerlijke rechtsgedingen.
Privacy en informatieveiligheid
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de specifieke bepalingen m.b.t. de verwerking van
persoonsgegevens van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke
levenssfeer na te leven.
1.2.4 Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013)
Voor deze raamovereenkomsten wordt de borgtocht per gesloten opdracht gesteld:
Een borgtocht kan gevraagd worden voor deelopdrachten met een bedrag hoger dan 50.000
euro. In dat geval bedraagt de borgtocht:
- ofwel 5% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag
- ofwel 5% van het geraamde maandelijkse bedrag van de opdracht vermenigvuldigd met zes bij
meerjarige opdrachten.
1.2.5 Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, 71, 72, 154 en
155 KB 14/01/2013)
1.2.6 Uitvoeringstermijnen (art. 147 KB 14/01/2013)
De uitvoeringstermijn van een opdracht wordt in samenspraak met de opdrachtgever bepaald.
Bij noodgevallen, bijvoorbeeld een omgevallen boom, reactie op melding binnen 24 uur. In dat
geval kan de opdracht automatisch toegewezen worden aan de deelnemer die eerst ter plaatse
kan komen.
pagina 11 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
1.2.7 Hoeveelheden (art. 148 KB 14/01/2013)
Er zijn geen minimale hoeveelheden: de afname is afhankelijk van de deelnemende provinciale
entiteiten en het resultaat van de mini-competitie.
1.2.8 Modaliteiten inzake prestaties (art. 149 KB 14/01/2013)
De dienstverlening wordt uitgevoerd in de provincie Antwerpen.
1.2.9 Oplevering (art. 64 en 156 KB 14/01/2013)
Na uitvoering van de diensten gebeurt de oplevering door de siteverantwoordelijke door
ondertekening van werkbon.
1.2.10 Betaling van de diensten (art. 66 en 160 KB 14/01/2013)
De diensten kunnen pas gefactureerd worden na verstrekte en aanvaarde diensten.
pagina 12 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
2 TECHNISCH LUIK
2.1 Samenstelling ploeg en communicatie tijdens uitvoering
Elke onderhoudsploeg zal op het terrein worden bijgestaan en aangestuurd door een voldoende
geschoolde of opgeleide en ervaren medewerker die voor de opdrachtgever het aanspreekpunt
zal zijn. Deze persoon wordt in dit bestek de ‘vertegenwoordiger-hovenier’ genoemd.
Bij de aanvang van een opdracht wordt de naam en de contactgegevens van de
vertegenwoordiger-hovenier die gemachtigd is de diensten te leiden en de werkbonnen te
tekenen.
Bij elke deelopdracht wordt een siteverantwoordelijke door de opdrachtgever aangeduid.
De vertegenwoordiger-hovenier is gedurende de uitvoering van de diensten bereikbaar op een
mobiele telefoon op een Belgisch netwerk. Op eenvoudige uitnodiging neemt hij ook deel aan
elke bijkomende door de opdrachtgever of siteverantwoordelijke nodig geachte bespreking of
overlegvergadering. De vertegenwoordiger-hovenier dient Nederlandstalig te zijn.
De vertegenwoordiger-hovenier gaat alleen in op specifieke verzoeken van de
siteverantwoordelijke (of na goedkeuring van de siteverantwoordelijke).
Tijdens de onderhoudsperiode zal de opdrachtnemer de verantwoordelijke van de betreffende
site vóór aanvang van elke onderhoudsbeurt per e-mail op de hoogte brengen van de planning.
Het soort onderhoud, de tijdstippen van onderhoud en de perioden van onderhoud worden
gecommuniceerd met de siteverantwoordelijke. Dit geldt voor elk soort onderhoud: de
maaiwerken, de snoeiwerken, het onderhoud van de verhardingen, enz.
Elke wijziging van de planning of onvoorziene afwezigheden worden eveneens gemeld.
2.2 Case Torenhof
De inschrijver geeft een uitgewerkt prijsvoorstel + plan van aanpak voor het uitvoeren van het
volledige groenonderhoud gedurende een jaar in de site ‘Torenhof’ (adres: Markgravelei 86 2018
Antwerpen).
Onderstaande beschrijving kan hiervoor als richtlijn dienen maar moet niet strikt gevolgd
worden. Opkuis platte daken, sneeuwruimen en opmaak boomzorgplan dient niet voorzien te
worden.
Deze site kan bezocht worden na afspraak met Youssef El Morabiti, coördinator huisvesting van
het departement Logistiek. Contactgegevens: [email protected] T: 03
240 62 88.
2.3 Technische informatie van de opdracht
Volgende diensten kunnen binnen deze raamovereenkomst uitgevoerd worden:
2.3.1 Beplantingen
pagina 13 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
-
Bomen
Opmaak van een boomzorgplan per site om een duurzaam en veilig beheer van het
patrimonium te bekomen.
Verwijderen van hinderlijke laaghangende takken en stamscheuten.
-
Struiken
De struiken tijdig op de juiste manier snoeien, voor de ene een vormingssnoei, voor de
andere een haaksnoei, om een jaarlijkse groei en bloei te verzekeren.
Struiken die op meerderjarig hout bloeien worden kort na de bloei kort gesnoeid.
Planten aan gevel of steunstok moeten gedurende de groeiperiode maandelijks aangebonden
worden.
-
Gras
Maaien met opvang (beeldkwaliteit B, zie kwaliteitscatalogus in bijlage)
frequentie twee wekelijks
Mulchen frequentie binnen de 10 dagen
Maaien tot max 4 cm maaihoogte.
Afwerken rond obstakels in het grasveld zoals rond bomen, palen , betonnen afboording ,
straatmeubilair, enz
Twee maal bemesten van de grasvelden met organisch samengestelde meststoffen 5kg / m²
met samenstelling 7N + 4P + 9K + 3MgO
-
Hagen en heesters
Twee tot drie maal per jaar (afhankelijk van soort) scheren van de hagen.
Manuele; hakken, harken en wieden en mechanische onkruidbestrijding op de oppervlakte
onder de hagen en heesters. Door een mulchlaag aan te brengen houden we het
onkruidbestand onder controle en voeden we de beplanting om sneller een dichtgeheel te
vormen. In het voorjaar terugsnoeien van zomerbloeiers. Vb vlinderstruiken. Snoeien van
bloeiende heesters na de bloei om de bloemvorming te bevorderen afhankelijk of de heesters
bloemen op éénjarig (hortensia) of tweejarig (forsythia) hout. Snoei van rozen: verwijderen
van alle dode bruine hout, alle grondscheuten en snoeien van de takken tot op twee ogen.
Najaarsbemesting toepassen met organisch samengestelde meststof en voor de winter
aanbrengen van mulchlaag.
Algemene onderhoudssnoei van heesters om gelijkmatige en evenwichtige struiken te
vormen. In plaats van alles in ‘blokjes’ te scheren opteren wij om het gepaste onderhoud uit
te voeren bij de verschillende heesters. Hiermee bevorderen wij de bloei en de levensduur
van de aanplantingen. Vormsnoei om evenwicht in de heesters te brengen, rekening
houdend met esthetische en de symmetrie van de bladverliezende – en groenblijvende
heesters.
2.3.2 Algemene onderhoudszorgen
Deze opdracht omvat alle activiteiten die nodig zijn tot het bekomen en behouden van gezonde,
weelderige beplantingen evenals van een esthetisch uitzicht.
-
Wegnemen van gulzige twijgen, dode en gebroken takken, bloeiwijze en overtollig hout.
Wegnemen van zwerfvuil tussen de beplanting.
Het uitrukken van de schadelijke planten, distels, enz…
Tijdens de herfst regelmatig wegnemen van de dode en/of afgevallen bladeren, vergane
bloeiwijzen en twijgen tussen de beplanting en het afvoeren ervan door de opdrachtnemer
buiten het terrein.
pagina 14 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
-
Half winterharde planten voor de winter met turfstrooisel afdekken.
Eenmaal per jaar tijdig aangepaste meststoffen strooien tussen de verschillende soorten
beplanting.
Volgende veiligheidsonderhoud werkzaamheden vallen ook onder de onderhoudszorgen:
o Vervangen van dode of verwaarloosde planten
o Snoeien van de overhangende takken over de riooldeksels, verlichtingstoestellen,
hydranten, sculpturen, trappen, wegen en voetpaden, steunmuren,
vlaggenmasten.
o signalisatie (paaltjes met reflectoren, verkeersborden, …)
2.3.3 Opkuis van platte daken
-
Het onkruid dat op de platte daken en de bijgebouwen groeit een aantal keer per jaar met de
hand wieden.
alle overgroeiende klimplanten 2 maal per jaar ter hoogte van de dekstenen snoeien.
alle goten en afvoeren vrijmaken van alle zwerfvuil.
2.3.4 Onderhoudsschema
Indien er op site geen onderhoudsschema aanwezig is, kan aan de opdrachtnemer gevraagd
worden een onderhoudsschema op te maken en ter goedkeuring voor te leggen aan de
siteverantwoordelijke.
2.3.5 Strooien en sneeuwruimen
Bij hevige sneeuwval moet de sneeuw eerst worden geruimd en opgestapeld worden met behulp
van de nodige materiaal.
Bij winterweer van type C moet de opdrachtnemer 's ochtends van maandag tot vrijdag
naargelang van de weersontwikkeling beslissen om al dan niet te strooien.
Bij winterweer van types D en E moet er hoe dan ook gestrooid worden.
Per site gelden andere afspraken wanneer ten laatste de sneeuw dient opgeruimd te worden,
zodat de site voor opening toegankelijk is. Dit zal bij aanvang van het contract per site worden
vastgelegd in een afsprakennota.
2.3.6 Schade aan beplantingen
Gebruik van bestrijdingsmiddelen en methoden tegen ziekte kan enkel in overleg met provincie
Antwerpen. Het gebruik van selectieve onkruidbestrijdingsmiddelen tussen
beplantingen is ten alle tijden verboden.
Het gebruik van pesticiden is niet toegestaan. Wanneer de site verantwoordelijke vermoedt
dat ondanks het verbod toch pesticiden werden toegepast, dan zullen plantenanalyses dit
kunnen aantonen en dan zal de schade op de opdrachtnemer worden verhaald.
Wanneer door snoei, foutief beheer, onvoorzichtigheid of andere, schade aan beplanting werd
aangebracht dan worden de volgende methoden gehanteerd om de prijs van de schade te
bepalen:
Schade aan bomen: methode voor schadebepaling: De prijs wordt bepaald a.d.h.v. de
uniforme methode van waardebepaling van bomen. Hierbij worden de herstelkosten over
pagina 15 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
-
-
een periode van 4 jaar of vervangingskosten, inclusief het rooien van de beschadigde
boom, standplaatsvoorbereidingen, aankoop, leveren en plaatsen, opgeteld.
Schade aan heesters, bosgoed en kruidachtige beplantingen:
o Bij schade die herstelbaar is door aangepast beheer zal het beheer zonder
meerkost moeten uitgevoerd worden totdat de schade is hersteld. Bovendien zijn
alle extra kosten om het eindbeeld zo goed mogelijk te behouden en te bereiken
tijdens deze periode eveneens voor rekening van de aannemer.
o Bij onherstelbare schade zal de aannemer zonder meerkost instaan voor het
rooien, aankopen, leveren en plaatsen van de nieuwe beplantingen en het
reguliere onderhoud van de nieuwe aanplant gedurende 1 jaar na aanplant. Onder
‘onherstelbare schade’ wordt verstaan dat de planten wegkwijnen of dat het
gewenste eindbeeld niet meer kan bereikt worden.
Grasmatten: Alle kosten die nodig zijn voor herstel van de schade zijn ten laste van de
aannemer.
Schade aan verhardingen en constructies zijn eveneens laste van de opdrachtnemer.
2.4 Algemene bepalingen
De prestaties die geleverd worden van maandag tot vrijdag tussen 7.00 en 19.00 uur worden
beschouwd als "normale werkuren", de prestaties die op vraag van de opdrachtgever geleverd
worden buiten deze uren worden beschouwd als "buitengewone werkuren".
De opdrachtnemer dient zich te houden aan de volgende deontologische afspraken:
- respect in de omgang met collega’s,
- een klantvriendelijke ingesteldheid,
- het gebruik van de Nederlandse taal op de werkvloer wanneer zij in contact komen met
of in de omgeving komen van derden.
2.4.1 Kledij en gereedschap
De opdrachtnemer zal alle mogelijke maatregelen treffen om de veiligheid van het personeel en
van derden te verzekeren tijdens de uitvoering van de diensten.
Het personeel van de opdrachtnemer draagt signalisatiekledij conform de wettelijke normen,
veiligheidsschoeisel met stalen tip en stalen zool, handschoenen. Gepaste veiligheidskledij
afhankelijk van de gebruikte techniek.
Met uitzondering van het handgereedschap dragen alle werktuigen en machines een CE-label en
beantwoorden aan de geldende veiligheids- en geluidsnormen. De gereedschappen, werktuigen
en machines zijn in degelijke staat van onderhoud.
Bij het gebruik van klein motorisch materiaal (bv haagscharen) wordt steeds ecologische
verantwoorde brandstof gebruikt. De voorgemengde benzineformule en de nieuwe premium olie
zorgen voor duurzame, schonere motoren met uitstekende smeereigenschappen en zijn duidelijk
minder belastend voor de gezondheid door de vermindering van schadelijke uitlaatgassen.
2.4.2 ISO 140001
De provincie Antwerpen heeft in alle entiteiten een milieumanagementsysteem volgens ISO
14001. De inschrijver neemt kennis van de algemene milieu- en veiligheidsregels voor
contractors die als bijlage aan dit bestek toegevoegd is.
pagina 16 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
Door een offerte in te dienen voor deze opdracht verbindt de inschrijver zich ertoe om de
richtlijnen in deze documenten strikt op te volgen.
2.4.3 Rapportering
De inschrijver voorziet een digitale rapportage of een mogelijkheid tot digitaal raadplegen van
de gegevens aan de siteverantwoordelijk en het centrale aanspreekpunt DLOG.
Deze rapportage moet minstens volgende informatie kunnen weergeven:
 overzicht van de maandelijkse evoluties van de afnames.
 overzicht van de maandelijkse kostprijs vanaf het begin van de contractduur.
 overzicht van klachten en de wijze van afhandeling.
2.4.4 Klachtenbeheer
De opdrachtnemer zal de klacht normaal binnen de 24u na melding ontvangen. De
opdrachtnemer krijgt maximaal 2 werkdagen de tijd om een reactie te geven aan de
siteverantwoordelijk en het centrale aanspreekpunt DLOG.
i. Verklaring/verduidelijking (reden) waarom de klacht zich heeft voorgedaan
ii. De nodige acties die zullen ondernomen worden om de klacht te verhelpen;
iii. De termijn waarbinnen deze acties voltooid zullen worden.
Wanneer de opdrachtnemer de klacht niet accepteert, moet hierbij de nodige toelichting
gegeven worden over de weigering.
De opdrachtnemer dient één centraal elektronisch meldpunt aan te maken waarnaar de
verantwoordelijken van de Provincie Antwerpen klachten kunnen doorsturen. In zijn offerte legt
de inschrijver tevens uit hoe zijn huidige klachtensysteem werkt en in het bijzonder op welke
manier zij er voor zullen zorgen dat klachten geen structureel karakter krijgen, m.a.v. zich
regelmatig herhalen.
2.4.5 Service Level Agreements
Voor elk hieronder beschreven criterium geeft de inschrijver duidelijk aan op welke manier die
Service Levels omschreven en opgevolgd kunnen worden binnen het kader van een "Service
Level Agreement".
Klachten:
 Respecteren van de termijnen m.b.t. terugkoppeling van klachten
o SLA : Op maandbasis dient de inschrijver in 95% van alle gevallen de klachten te
beantwoorden binnen de vooropgestelde termijn.
 Respecteren van de minimale inhoud m.b.t. de terugkoppeling van de klachten
o SLA : Op maandbasis dient de inschrijver in 95% van alle gevallen de klachten te
beantwoorden binnen de vooropgestelde structuur.
Rapportering: tijdige en correcte managementrapportering
o SLA : de gevraagde managementinformatie dient volledig en tijdig aan Provincie
Antwerpen bezorgd te worden.
Veiligheid: het respecteren van de opgelegde veiligheidsvoorschriften van de
Provincie Antwerpen
pagina 17 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
3 BIJLAGEN
3.1 Bijlage 1: Offerteformulier
Overheidsopdracht via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande
bekendmaking voor Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
De firma
(volledige benaming en rechtsvorm)
met als adres van de maatschappelijke zetel:
(straat)
(postnr en gemeente)
(land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank
van de Ondernemingen onder
nummer
en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)
(naam)
(functie)
gedomicilieerd op het adres
(straat)
(postnr en gemeente)
(land)
als inschrijver of gevolmachtigde (bewijs bij te voegen) optreedt en hieronder ondertekent,
verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek
van de opdracht voor Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen, tegen de
hieronder vermelde prijs voor de case ‘Torenhof’:
in letters en in cijfers in EURO
waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
in letters en in cijfers in EURO
wat een bedrag, inclusief btw, geeft van:
pagina 18 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
in letters en in cijfers in EURO
In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig
de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op
technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen
door overschrijving op:
het rekeningnummer
IBAN
BIC
Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden
gestuurd naar:
(contactpersoon)
(straat)
(postnr. en gemeente)
(telefoon en faxnummer)
(emailadres)
Gedaan:
Te
op
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)
pagina 19 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
3.2 Bijlage 2: Eenheidstarieven
Overheidsopdracht via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor
groenonderhoud en snoeien van bomen
Zie Excel in bijlage.
pagina 20 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
3.3 Bijlage 3: bezoekattest
Betreft : Overheidsopdracht via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking
voor groenonderhoud en snoeien van bomen 2016-2020
Adres Torenhof: Markgravelei 86 te 2018 Antwerpen
Ik, ondergetekende,
verklaar dat (naam) ________________________________________________________
dat (naam) _______________________________________________________________
vertegenwoordiger van de firma (naam) ________________________________________
een plaats bezoek gebracht heeft overeenkomstig de bepalingen van het bestek
pagina 21 van 21
Raamovereenkomst groenonderhoud en snoeien van bomen
Team Overheidsopdrachten
Departement Logistiek
3.4 Bijlage 4: Algemene milieu en veiligheidsregels voor contractors
Zie apart document.
3.5 Bijlage 5: Kwaliteitscatalogus Schaalbalken
Zie apart document.