Functiebeschrijving - Welkom op de jobsite van Thomas More!

Functiebeschrijving
Ondersteuning collectiebeheer Kon. Schenking te Tervuren
Vanuit de eigen technische specialisatie, studie en verdieping van de kennis van de collectie,
voorbereiden en opmaken van plannen, de uitvoering ervan opvolgen teneinde specialistische
kennis te leveren ter realisatie van een optimaal collectiebeheer en een bijdrage aan het algemeen
bos- en natuurbeheer in de regie mee te realiseren.
Resultaatgebieden
1. VOORBEREIDING
De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren en kennis
nemen van specifiek uit te voeren opdrachten (intern of extern) teneinde de werking van de regie
efficiënt te laten verlopen.
Voorbeelden van activiteiten
Raadplegen van de instructies van de regisseur
Kennis nemen van uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen
en terugkoppelen
Het opmaken van een realistische planning op korte termijn en van een kostenefficiënte
jaarplanning en beheervoorstellen
Vragen van partners in de planning verwerken
Voorbereidende vergaderingen bijwonen
Ramingen maken van de benodigde middelen, opmaken van begrotingen
Consulteren van de beheerplannen en de praktische uitvoering ervan voorbereiden
2. UITVOERING EN OPVOLGING
Werken uitvoeren en begeleiden teneinde bij te dragen tot een efficiënte en tijdige afhandeling van
de dagelijkse opdrachten van de regie.
Voorbeelden van activiteiten
Coördineren van terreinwerk
Bosbehandeling zoals hameringen uitvoeren, bestandsmetingen…
Uitvoeren van activiteiten ter plaatse zoals meten, controleren, schatten, fotograferen…
Fauna -en florabeheer met inbegrip van monitoring
Opmaken van prijsaanvragen
Opmaken van eenvoudige technische plannen en ontwerpen
Maatregelen voorstellen/nemen om de veiligheid op het terrein te waarborgen
Instaan voor onderhoud van eigen materiaal
Een oplossing zoeken voor defecten en problemen met machines
Een ploeg arbeiders aansturen
Controleren van uitgevoerde werken
3. TECHNISCH ADVIES
Geven van technisch advies en informatie aan (voornamelijk interne, soms externe) klanten
teneinde hen toe te laten het beheer van het domein optimaal te onderbouwen.
Voorbeelden van activiteiten :
- Verlenen van advies tijdens de uitvoering van de werken
- Geven van advies rond technische problemen en/of gebreken, uitvoeren van determinaties,
prospectie van andere collecties etc
- Verstrekken van informatie over reglementeringen en technieken
- Adviesverlening bij het opmaken van voorschriften en procedures
4. RAPPORTERING
Bijhouden van administratie en verslag uitbrengen over de werkzaamheden en het terrein teneinde
een professioneel beheer van collectie, kwekerij etc te ondersteunen, en de collega’s en de
regisseur in staat te stellen het resultaat te beoordelen en professionele adviezen te geven
Voorbeelden van activiteiten
Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de leidinggevende
Registreren van uitgevoerde werkzaamheden: agenda, planning en outputindicatoren, ingave in
databanken
Gegevens verzamelen voor de rapportering, bv in het kader van een beheerplan, in kader van
collectiebeheer arboretum, …
5. TECHNISCHE KENNISONDERSTEUNING
Studie van collectiebeheer en dendrologie, en het uitwisselen van kennis terzake met interne en
externe betrokkenen in het vakgebied teneinde anderen toe te laten de technische aspecten goed
te interpreteren.
Voorbeelden van activiteiten
Kennis nemen van evoluties in collecties en dendrologie (taxonomie, teelttechniek, bostypologie
van gematigde streken)
- Verstrekken van informatie over collectiebeheer, specifieke soorten, determinaties en technieken
Gevraagde adviezen (nav verjonging of uitbreiding collectie, publicaties,… ) correct en tijdig
bezorgen aan de regisseur
vanuit praktische kennis van het terrein een concrete bijdrage leveren bij de opmaak van
beheerplannen en terreinvisies
6. GASTHEERSCHAP
Informatie uitwisselen en contacten onderhouden teneinde ervoor te zorgen dat burgers zich
welkom voelen en betrokken zijn.
Voorbeelden van activiteiten
Bezoekers ontvangen (gastheerschap), organisatie van excursies, meetings,… ook in andere
talen
peilen naar de meningen van bezoekers en partners
communicatie naar aanleiding van specifieke werken/gebeurtenissen
input leveren voor educatieve dragers en infrastructuur
overleg en samenwerking met partners
7. SPECIFIEKE KENNIS M.B.T. TERREIN EN VAKGEBIED
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde een doordacht
terreinbeheer te voeren en de kwaliteit van de dienstverlening op te optimaliseren. Bijzondere
aandacht gaat voor deze specifieke functie naar kennis van dendrologie, taxonomie van de
houtachtige gewassen en kennis van / interesse in collectiebeheer
Voorbeelden van activiteiten
Goede algemene kennis van bos, natuur en openbaar groen bijhouden
grondige kennis en vlot determineren van houtige gewassen
inventariseren, karteren en opvolgen van databanken van collecties
Diepgaande terreinkennis verwerven en onderhouden
Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan gespecialiseerde opleidingen inzake dendrologie
Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied
Bijhouden van documentatie en ervaring en uitwisselen ervan met collega‟s, andere arboreta,..
Specialisatie ontwikkelen inzake kwekerij, collecties …
Vaktechnische competenties
- grondige kennis van dendrologie en taxonomie conform de meest recente taxonomische regelsgrondige kennis van actueel bos-, natuur en parkbeheer
- basiskennis van praktisch beheer van domeinen, inzet van machines, arbeidsmiddelen,
planningsmethodiek.
- basiskennis informatica
- rijbewijs B
Gedragscompetenties
Voortdurend verbeteren =
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen
II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering
van taken
- Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe
regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …)
- Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur,
neemt deel aan congressen …)
- Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk
- Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden
- Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die
mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen
Klantgerichtheid =
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende
soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
I. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en
problemen die minder voor de hand liggen
- Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de
klant verder te helpen
- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze
- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de
klant
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp
- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
Samenwerken =
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het
niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
I. Werkt mee en informeert anderen
- Houdt rekening met de mening van anderen
- Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen
- Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn
- Aanvaardt groepsbeslissingen
- Toont respect voor de verscheidenheid van mensen
Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” =
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit,
milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk
- Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe)
- Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
- Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
- Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een
soortgelijke houding aan.
- Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid
- Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
Netwerken =
Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen
organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie en medewerking te verkrijgen.
I. Maakt actief gebruik van de bestaande contacten voor de eigen opdracht
- Neemt regelmatig opnieuw contact op met anderen om zijn bestaande netwerk te onderhouden
- Werkt regelmatig samen met collega‟s uit andere entiteiten voor specifieke problemen
- Beschikt over enkele vaste contactpunten binnen de organisatie op wie hij regelmatig een beroep
doet
- Werkt actief mee aan vragen die vanuit andere afdelingen komen (deelt informatie, geeft advies
…)
- Neemt zelf contact op om informatie, steun of samenwerking te verkrijgen
- Maakt gebruik van contacten die ontstaan zijn bij beurzen, seminaries, vakverenigingen,
opleidingen
Resultaatgerichtheid =
Concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen.
I. Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen
- Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline
bepalen)
- Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat,
wanneer)
- Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling
- Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen
- Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid
Organiseren =
De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen
te bereiken conform de planning
I. Organiseert het eigen werk
- Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af
- Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn werk afronden
- Pakt de zaken efficiënt aan
- Kan inspelen op wijzigende omstandigheden
- Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht
Richting geven =
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers of derden zodat ze hun afspraken op een
correcte manier kunnen nakomen
I. Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan
- Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het
team over uit te voeren taken
- Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen …) die de medewerkers nodig
hebben om goede resultaten te halen
- Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht
- Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken
doelstellingen en afspraken
- Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken
- Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden
opgenomen
- Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team
- Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede
voorbeeld
Organisatie betrokkenheid =
Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij
anderen.
I. Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie
- Staat achter beslissingen die voor de entiteit nuttig zijn, zelfs als die minder populair of
controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen
- Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen
- Toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (bv. informeert zich regelmatig)
- Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enzovoort kritiek uiten op de organisatie
- Respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures