taakomschrijving administratie

a.
FUNCTIEBESCHRIJVING EN –PROFIEL VAN DE ADMINISTRATIEF BEDIENDE
Doel van de functie:
Het efficiënt beheren van de administratie van de voorziening volgens de wettelijke
voorschriften en bepalingen.
Plaats in de organisatie:
De administratieve bediende staat rechtstreeks onder de directeur en heeft een
vertrouwensfunctie.
Activiteiten en Verantwoordelijkheden:
1. Loonadministratie
- Bijhouden van individueel personeelsdossier i.v.m. loonadministratie
- Administratie bij ziekte, vervanging van personeelsleden, aanwerving en ontslag
- Bijhouden van algemeen dossier i.v.m. vervangingen, i.v.m. bijzondere prestaties
- Bijhouden van gegevens voor dagprijsdossier
- Informatie opzoeken en verschaffen aan personeelsleden (kinderbijslag, pensioen,
tijdskrediet, etc.)
- Contacten onderhouden met Acerta Sociaal Secretariaat:
- Maandelijks gegevens ingeven voor de loonverwerking
- Controle van de loonberekening
- Doorsturen van in te vullen formulieren
- Bijhouden van dossier Sociale Maribel:
- Nodige formaliteiten in orde brengen
- Trimestriële prestatiestaten invullen en doorsturen
- Semestriële rapporten invullen en doorsturen
- Berekeningen controleren.
- Klasseren van personeelsdossiers (archief aanleggen)
- Bijhouden van dossier van de vrijwilligers:
- Opmaken arbeidsovereenkomsten
- Opmaken en bijhouden nodige documenten.
- A3-A4-modellen opmaken en controleren
2. Boekhouding
- Invoeren van alle gegevens in het geautomatiseerde boekhoudingspakket:
(bankuittreksels, facturen, kasboeken, listings, loongegevens, journaalposten)
- Voorbereiden van alle gegevens om in te brengen (oa. Kasboeken samenvatten)
- Boekhouding van de vzw doen
- Controle boekhouding met de financieel adviseur en de verificateurs
- Opvolging begroting en vergelijken boekhouding en bespreking met de directeur
- Bereid zijn tot het volgen van bijscholing i.v.m. boekhouding
3. Financieel Beheer
- Ingeven van de omslagoverschrijvingen voor PC-banking
- Klasseren facturen en bankuittreksels
- Beheer kasboeken en kastoestand: tellen, aanvullen, verwerken
- Aan de directeur misbruiken en/of onregelmatigheden signaleren
- Voorstellen uitwerken en formuleren voor optimaal gebruik gelden, voor optimaal
organisatorisch systeem van financiële beheersing, of kassystemen
- Zakgelden klaarmaken en aan het begeleidend team geven
- Opvolging van alle aankopen en betalingen
- Naar bank en post gaan: geld, postzegels halen, uittreksels ophalen
4. Verzorging van de jongerenadministratie
Bij opname:
-
5.
6.
7.
8.
9
Dossier aanleggen en alle administratieve gegevens verwerken, doorgeven en
klasseren
- Jongere invullen in het gegevensbestand
- Brieven voor verwijzers, school, kinderbijslag opmaken en versturen
- Medische fiche en bijhorende documenten bijhouden
- Ontvluchtingfiche samen met de jongere invullen
Tijdens verblijf:
- Verlenging van verblijf aanvragen
- Besprekingen organiseren, uitnodigingen versturen, personeel op de hoogte brengen
wanneer de besprekingen doorgaan
- Driemaandelijks de listing van de jongeren invullen en nakijken op de juistheid van
de afrekeningen
- Wekelijks het zakgeld berekenen
- Administratie van de jaarlijkse verlof van de jongeren
Bij vertrek:
- De jongere uitschrijven in het gegevensbestand
- De bezetting uitrekenen
- Verslagen bundelen en doorsturen naar de betreffende instanties
- Dossier in orde maken en klasseren
- Het zakgelddocument voor ontvangst laten aftekenen door de jongere
- Tevredenheid verwijzers versturen en naderhand verwerken
Andere activiteiten
- Opstellen werkagenda pedagogisch team
- Schema’s opstellen voor de leefgroep en andere disciplines
- Praktische organisatie vervoer jongeren naar school
Administratieve taken
- Meewerken aan het jaarverslag
- Diverse typopdrachten van de directie en bijhorende documenten versturen
- Allerlei
administratieve
opdrachten:
nieuwjaarskaarten,
kerstactie,
sponsoringsacties,
- Bestellingen bureelgerief in samenspraak met de directeur
- Alle verzendingen: frankeren en op de post doen
Communicatie en netwerkbeheer
- Onthaal
- Telefoonpermanentie: noteren en doorschakelen
- Netwerkbeheer
Administratie en externe diensten
- Invullen en controleren van listings
- Opmaken subsidiedossiers voor provincie en andere overheden
- Administratie educatief verlof
Beheer archief
- Aanleggen van allerlei klassementsystemen
- Verantwoordelijkheid over de archiefruimtes
Specifieke opdrachten
- Bijhouden van dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks terugkerende logistieke
werkzaamheden
- Opvolging logistiek
- In samenspraak met de directeur het dossier ‘veiligheid en hygiëne op het werk’
bijwerken
- Opvolging van verplichte uitvoering allerhande externe controles (speeltuigen,
schouwvegen, onderhoud centrale verwarming, enz)
- Verantwoordelijk voor opvolging brandveiligheid
-
Organiseren en leiden van oefeningen brandveiligheid
Verantwoordelijk voor dossier welzijn op het werk als Interne Preventieadviseur.
Relaties met andere functies
De administratieve bediende krijgt een takenpakket van de directeur. Hij/zij kan zelf
bepalen hoe hij /zij dit uitwerkt en legt verantwoording af aan de directeur. De
administratief bedienden zijn ondersteunend voor de andere functies.
Functieprofiel
1.
2.
-
Vaardigheden:
Beheersen van het boekhoudprogramma
Goede kennis Nederlands, elementaire kennis Frans
Kennis hebben van informatica: minimaal Word en Excel
Organisatorische kwaliteiten
Verantwoordelijkheidszin hebben
Attitude
Discreet zijn betreffende de vertrouwelijke gegevens; respecteren van de wet op de
privacy, het beroepsgeheim en de rechtspositie van de minderjarige
- Stipt, punctueel en efficiënt werken
- Zin voor afwerking en orde
3. Functie eisen
- Minimaal A2-diploma, bij voorkeur met administratieve of boekhoudkundige inslag