de boekhouding

DE BOEKHOUDING
het hart van de digitale transformatie van elk bedrijf
Digitale transformatie verhoogt de prestaties en biedt
bedrijven een aanzienlijk concurrentievoordeel, ongeacht hun
grootte. Nieuwe consumptietrends, innovatieve manieren
om gebruikers te benaderen of bedrijfsprocessen
optimaliseren, zijn de strategische elementen van dergelijke
transformatieprojecten.
« De digitale revolutie is
in de eerste plaats
een nieuw
managementmodel
dat innovatie, creativiteit en
ondernemingszin
mogelijk maakt met
minder hiërarchie. »
Gilles Babinet – « Digitaal kampioen » van Frankrijk
volgens de Europese Commissie - citaat uit
Les Echos van 28 december 2015
Op het vlak van bedrijfsbeheer biedt digitalisering ongeziene
kansen voor productiviteitsverhoging en de modernisering
van IT-systemen.
Daarmee samenhangend zorgen hybride cloudsystemen voor
nieuwe en krachtige mogelijkheden voor communicatie met
zakelijke partners in kleine en middelgrote ondernemingen.
Bedrijven die zouden stoppen om zich conform te gedragen
en hun missie kunnen omvormen naar waardecreatie door het
gebruik van de steeds meer en rijkere gegevens, weten dat
hun boekhouding zeer goed geplaatst is om deze
ontwikkeling te sturen in lijn met de eigen context en de
ondernemingsstrategie.
2
DE BOEKHOUDING
ONDERSTEUNT DIGITALISERING
p. 4
STIMULEERT BEVEILIGING
p. 7
ZORGT VOOR RAPPORTERING
p. 10
VERHOOGT DE PRESTATIES p. 13
3
De Boekhouding
ONDERSTEUNT
DIGITALISERING
>
SAMENVATTING
4
DE BOEKHOUDING • ONDERSTEUNT DIGITALISERING
« Organisaties veranderen door digitalisering. Je hoeft bijna
geen gegevens meer in te voeren; de boekhouding wordt een
overkoepelend controleorgaan voor gegevenscoherentie,
voor controle op registraties, integraties …»
Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 « De rol van de boekhouding »
De context
Digitalisering maakt het mogelijk om alle boekhoudkundige documenten
en gegevens volledig te integreren in één workflow. Facturen, sociale en
fiscale documenten, betalingen, loonfiches en andere documenten
worden onmiddellijk en in één keer verwerkt.
Door digitalisering verkrijg je een veel vlottere uitwisseling van
documenten tussen de eigen onderneming en derden, kunnen
medewerkers veel gemakkelijker informatie delen en kan je veel sneller
transacties traceren.
LOPENDE DIGITALE PROJECTEN IN BEDRIJVEN
Digitalisering
van processen
« Du fait de
la digitalisation,
Aanstellen van een projectmanager
les organisations
changent.31%
digitale transformatie
Il n’y a presque
plus de saisies ;
30%
Mobiliteit
la fonction comptable
Cloud
27%
se transforme
en contrôleur
Analytics / Big data
24%
de cohérence, pour vérifier
Interne sociale netwerken
23%
les imports,
les intégrations…»
57%
Source : PwC, Prioriteiten van de financiële directeur in 2015
>
SAMENVATTING
5
DE BOEKHOUDING • ONDERSTEUNT DIGITALISERING
DE UITDAGINGEN
igitalisering moet de boekhoudkundige en
D
juridische regels naleven en eveneens
tegemoetkomen aan de vereisten van sociale
instellingen en de fiscale administratie
1
2 De eigen organisatie en de gebruikte
IT-systemen moeten evolueren zodat ze volop
voordelen kunnen halen uit de digitalisering
3 Derden (klanten, leveranciers, onderaannemers)
begeleiden bij het invoeren van nieuwe
processen en oplossingen om de
digitalisering naar alle activiteiten van
het bedrijf uit te breiden
>
SAMENVATTING
Wat heeft de boekhouding hiermee te maken?
Traditioneel legt de boekhouding haar focus op de volledige conformiteit van procedures
en een absoluut respect voor regels. Onder impuls van de overheid is de boekhouding
echter een voorloper in de digitalisering en is ze het best geplaatst om die te leiden. Ze komt
daarmee ook tegemoet aan de vraag van de overheid en zet deze om in de praktijk.
Door de modernisering van de werking en het automatiseren van een aantal taken, is de
bevoegdheid van de boekhouding geleidelijk uitgebreid naar financiën, lonen en fiscaliteit.
Ze is hierdoor gaan samenwerken met andere afdelingen in het bedrijf. De boekhouding kreeg
een leidende functie bij projecten en werd een operationele raadgever.
Toch blijven er hindernissen om naar een papierloze administratie over te gaan.
Archiveringsproblemen, heterogeniteit in het proces (doorsturen en valideren van gegevens),
rigide reglementering en oude gewoontes van het uitvoerende management blijven
belemmeringen voor een volledige digitalisering van de boekhoudkundige en financiële
processen. Omdat de boekhouding elke dag de voordelen van digitalisering ondervindt,
engageert ze zich meer dan anderen in het verder uitbouwen ervan en verwacht ze ook
ondersteuning van softwarehuizen en overheden.
6
De Boekhouding
STIMULEERT
BEVEILIGING
>
SAMENVATTING
7
DE BOEKHOUDING • STIMULEERT BEVEILIGING
« Wij zijn niet langer alleen
de boekhouding.
We zijn de boekhouders
en de informatici.»
Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015« De rol van de boekhouding »
DE UITDAGINGEN
De context
De boekhouding is een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Ze maakt het
mogelijk om in te geven, te classificeren, cijfergegevens te registreren en
rekeningen te presenteren die een correct beeld van de activa, de
financiële situatie en de ondernemingsresultaten weergeven op elke
afsluitdatum.
Elk bedrijf moet er ook over waken dat nieuwe praktijken en
digitaliseringsprocessen geen hindernis vormen of strijdig zouden zijn
met de verplichtingen.
>
SAMENVATTING
1
Fraudepreventie
2 Kunnen aantonen dat men voldoet aan de regels
3 Garanderen dat gegevens bewaard worden en
leesbaar blijven
4 Toezien dat audits steeds uitgevoerd worden
5 Voldoen aan de vereisten van een belastingscontrole
8
DE BOEKHOUDING • STIMULEERT BEVEILIGING
... ...
BETALINGSFRAUDE
5 tips om zich te
beveiligen
€
Invoeren
of versterken van procedures
voor interne controle, onder
meer door de banken erbij te
betrekken.
Niet online vrijgeven
van gevoelige
bedrijfsinformatie
(organigram van het
bedrijf, enz.).
Communiceren
met medewerkers over de
verschillende risico’s en
waarschuwingsprocedures
voorzien.
Instellen
van een validatieproces voor
betalingsopdrachten en laten
voorzien van een dubbele
handtekening om de morele druk
niet op één enkele medewerker te
leggen.
Digitaliseren
van papieren
betaalopdrachten.
Wat heeft de boekhouding hiermee te maken?
De boekhouding werkt volgens het principe van een dubbele of
driedubbele controle van de facturen, wat zorgt voor nauwkeurige
bedragen, hoeveelheden en ontvangen goederen zoals vermeld op de
facturen van de leverancier. Met deze procedures probeert men verliezen te
vermijden als gevolg van fraude of nalatigheid. De elektronische
handtekening blijft een veilig alternatief, maar wordt niet veel gebruikt
omdat ze te duur is.
De technologieën achter de digitalisering van de financiën garanderen dat
ontvangen bestanden strikt identiek zijn aan de verzonden bestanden en
conform aan de België regelgeving, bijvoorbeeld over facturatie.
Na de Europese richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010 werd een Belgische wet
goedgekeurd. Sinds 2013 heeft de elektronische factuur in België dezelfde
geldigheid als een papieren factuur.
>
SAMENVATTING
Daarom moet elke factuur, ongeacht de vorm, voldoen aan vereisten voor
authenticiteit, oorsprong en integriteit van de inhoud.
De toename van elektronische betalingen en de internationalisering van
de handel hebben echter geleid tot een nieuwe vorm van fraude waardoor
steeds sterkere beveiliging nodig is.
Deze veiligheidsmaatregelen hebben betrekking op de gehele betaalketen
(banken, bedrijven, openbare diensten ...).
De boekhouding moet er zich van verzekeren dat de elektronische bestandsformaten en de manieren van gegevensopslag conform zijn met de geldende
fiscale regels en procedures. Dat verleent de boekhouding een nieuw
technisch karakter.
9
De Boekhouding
ZORGT VOOR
rapportering
>
SAMENVATTING
10
DE BOEKHOUDING • ZORGT VOOR RAPPORTERING
« Nu wil men elk detail van het
grootboek zien, om te kunnen
vergelijken met het vorig boekjaar
en in functie van het budget. »
Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 « De rol van de boekhouding »
De context
Digitalisering zorgt ervoor dat men steeds meer soorten gegevens
verzamelt, dat het genereren van indicatoren versnelt en dat men
steeds vaker managementinformatie raadpleegt. Dat maakt het
volledige management betrokken partij bij de volledige keten van
productie tot gebruik van de bedrijfsgegevens.
Door de digitalisering verwacht het management meer complexe
rapporten, bij voorkeur in real-time. De boekhouding speelt hierin de
belangrijkste rol en moet dus kunnen teruggrijpen naar solide software
voor consolidatie en rapportering.
>
SAMENVATTING
DE UITDAGINGEN
1
lle relevante informatie binnen het bedrijf kunnen
A
identificeren, verzamelen en delen
2 Analytische rapportering optimaliseren
3 Forecasting voorzien om beslissingen te helpen nemen
11
DE BOEKHOUDING • ZORGT VOOR RAPPORTERING
« In het begin van mijn carrière
was ik veel bezig met gegevens
invoeren. Nu zorg ik voor meer
gegevensanalyse dan -invoer ».
Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 « De rol van de boekhouding »
Wat heeft de boekhouding hiermee te maken?
In een geïntegreerd bedrijfsbeleid is de boekhouding de belangrijkste
schakel in de financiële keten bestaande uit de verschillende interne
afdelingen (verkoop, inkoop, productie, logistiek), met als doel het opstellen
van optimaliseringsprojecten voor de cash-flow en de budgettering.
De samenwerking met collega’s en partners evolueert echter zodanig dat
de boekhouding automatisch een "leverancier" van gekwalificeerde gegevens wordt, in real-time en met een groeiend aantal gesprekspartners.
In begeleiding van de overgang naar digitalisering en om ervoor te zorgen
dat men alles haalt uit die digitale revolutie, geeft men aan de boekhouding
een strategische positie zodat ze volop kan werken aan communicatie en
continue verbetering. Het financiële team nemen nieuwe rollen op, zoals
"informatiearchitect" of "procesbewaker”.
>
SAMENVATTING
Naast het gebruik van traditionele rapporteringstools, is de boekhouding
steeds meer geïnteresseerd in oplossingen die hen toelaten om meer
analyses uit te voeren.
“Met tools voor gegevensvisualisering in business intelligence-software
kunnen ze bijvoorbeeld meer waarde halen uit informatie, die laten bewerken
en delen met alle betrokken collega’s. Financiële teams kunnen zodoende
een interactieve rol krijgen tussen de controlling en de mensen op de
werkvloer.“
Pascal Corcos, partner bij PwC, verantwoordelijk voor financieel advies - citaat vermeld in
een artikel van Anne del Pozo, gepubliceerd op de blog Option Finance op 18 mei 2015: “Het
digitale arriveert bij de financiële experten."
12
De Boekhouding
VERHOOGT
DE PRESTATIES
>
SAMENVATTING
13
DE BOEKHOUDING • VERHOOGT DE PRESTATIES
« We versturen bestanden en hoeven geen
gegevens in te voeren. We moeten alleen nagaan
of er geen tegenstrijdigheden of fouten voorkomen.
Die rechtstreekse gegevenstransfers
vereenvoudigen ons werk. We zijn meer
geconcentreerd en verliezen minder tijd. »
Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 « De rol van de boekhouding »
DE UITDAGINGEN
De context
Vanuit managementperspectief, verhoogt de digitalisering de
bedrijfsprestaties op vier manieren:
• het verhoogt de productiviteit dankzij geautomatiseerde verwerking,
papierloze uitwisseling en een gemakkelijke, mobiele toegang tot
gegevens,
• het waarborgt de betrouwbaarheid en de traceerbaarheid van de
operationele activiteiten,
• het stimuleert de collectieve intelligentie en geeft inzicht in problemen
dankzij het delen van informatie,
• het ontwikkelt het concurrentievermogen door een beter en sneller
gegevensbeheer.
>
Een beter geïnformeerd, interactiever en flexibeler bedrijf verhoogt zijn
waarde en zijn impact op de markt.
SAMENVATTING
1
etere ervaringen en een grotere tevredenheid van
B
klanten bij risicobeheer, facturering en opvolging van
betalingen
2 Verhoogt de productiviteit met minder kosten en/of
investeringen
3 Mobiele gegevenstoegang gebruiken in
beslissingsprocessen
4 De collectieve dynamiek gebruiken voor het creëren van
waarde en innovatie
14
DE BOEKHOUDING • VERHOOGT DE PRESTATIES
Wat heeft de boekhouding hiermee te maken?
De boekhouding stuurt de facturatie en de betalingsopvolging in de meeste
organisaties. Het versnellen, meer betrouwbaar maken en beter traceren
van klantenbetalingen, staat centraal in hun denken. Dat geldt ook voor de
risicobeoordeling, die vereenvoudigd werd dankzij een betere toegang tot
historische en meer diverse gegevens.
Nu de boekhouding steeds minder gegevens moet invoeren noch
archiveren, verhoogt de meerwaarde van de boekhouding, zoals
beheercontrole en ondersteuning bij de besluitvorming van het
management.
Bovendien verkrijgt de boekhouding een voorbeeldfunctie in de
automatisering van taken en andere besparingen voor het bedrijf.
De cloud zit achter dit nieuwe samenwerkingsmodel: de IT-systemen
worden hybride en leiden tot een betere communicatie.
Als voorloper in deze evolutie haalt de boekhouding vooral winst uit de
vereenvoudiging van de uitwisseling van documenten met partners, de
optimalisatie van de algehele responsiviteit en het creëren van nieuwe
dynamieken.
>
SAMENVATTING
Nu de boekhouding in staat is om in real-time beleidsinformatie te
verwerken, kan ze een nieuw licht werpen op de bedrijfsactiviteiten en
kritieke punten.
De medewerkers voelen zich meer betrokken bij de financiële waardeketen
en in het bijzonder bij de bewaking van de cashpositie.
15€
GEMIDDELDE KOST VAN EEN
PAPIEREN FACTUUR
(gegevensinvoer, printen, papier,
envelop, port, archivering)
4€
GEMIDDELDE KOST VAN EEN
ELEKTRONISCHE FACTUUR
Bron: Orde van experten-boekhouders
15
HET DIGITALE VERANDERT
DE BOEKHOUDING
de veranderingen begrijpen wat zijn de uitdagingen? noodzakelijke investeringen en
de opbrengsten ervan technologieën implementeren en het verwachte gebruik ervan
EVOLUTIE VAN DE PROCESSEN
EVOLUTIE VAN HET BEROEP
RATIONALISEREN VAN DE MISSIE
AUTOMATISCHE GELDSTROMEN
sociale stroom
(sociale
secretariaten…)
fiscale stroom
(BTW, Intrastat ...)
financiële stroom
(SEPA betaalverkeer …)
boekhoudkundige stroom
(cash, banken)
ommerciële stroom
c
(offertes, facturen,
bestelbonnen van klanten,
leveringsnota’s)
• digitaliseren van de
processen
• gegevens in real-time gebruiken
• krachtige rapportering
inzetten
• kosten verlagen
+ opdrachten met
toegevoegde waarde
• consulting
• analyse
• meewerken aan de
bedrijfsstrategie
•v
erwerkingstijden
versnellen
• kasstroom optimaliseren
• transacties beveiligen
•v
ersnellen van de
boekhoudkundige
afsluitingen
BEVORDERING VAN
HET BEROEP
+ meer interactie met de
operationele teams
en externe partners
(banken ...)
16
DE BOEKHOUDING
het hart van de digitale transformatie van elk bedrijf
BRONNEN
De rol van de boekhouding Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015
Het digitale arriveert bij de financiële experten dossier in Option Finance van 18 mei 2015
Financiële processen van morgen en de toekomstige rol van de boekhouding gepubliceerd in 2014 door BearingPoint in opdracht van de APDC (Association Professionnelle
des Directeurs Comptables d'entreprise)
De digitalisering van de boekhoudkundige verwerking begrijpen artikel gepubliceerd op 2 december 2011 op de website van het CREG (Centre de Ressources
en Economie-Gestion van de Academie van Versailles)
Tel. 0800/99.265
www.sage.com/be