Bijlage 3 Functiebeschrijving preventieadviseur

Protocolakkoord Co-RA – GPD BIJLAGE 3
Preventieadviseur
Gemeenschappelijke preventiedienst
Voor akkoord
Datum en handtekening:
Functiehouder:
Graad:
Rang:
Afdeling:
Sector:
Datum en handtekeningen:
Functionele chef*:
Eerste evaluator: Algemeen directeur
Tweede evaluator:
* Indien niet gelijk aan eerste evaluator.
1. Functiefamilie en niveau
3.1 Controle en audit functies
2. Doel van de functie
Ter plaatse bij onderwijsinstellingen van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap de
naleving van welzijnsreglementeringen, normen, ed controleren of interne preventieaudits
uitvoeren teneinde hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of
zelf de gepaste acties te ondernemen
Context: de controle/audit gebeurt onafhankelijk volgens vastgelegde normen en procedures
(vastgelegd door de welzijnswet of afspraken binnen de Gemeenschappelijke preventiedienst).
3. Resultaatgebieden
3.1 PLANNING EN VOORBEREIDING
Plannen en voorbereiden van de controle/audit teneinde er voor te zorgen dat de controle/audit ter
plaatse efficiënt kan verlopen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Zich informeren over de te controleren onderwijsinstellingen om het dossier in de juiste context te
kunnen plaatsen
 Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig
te maken
 Studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of
gelijkaardige controles/audits …
 Opmaken van eigen planning
3.2 UITVOERING
Ter plaatse uitvoeren van controles/audits en analyses teneinde de naleving van de geldende (*)
normen (reglementeringen, wetgeving, kwaliteitsstandaarden, …) na te gaan.
(*)
opgelegde normen en procedures, vastgelegd door wet of door de Gemeenschappelijke
preventiedienst
Voorbeelden van activiteiten:
 Ter plaatse veelvuldig onderzoeken uitvoeren ter ondersteuning van de hiërarchische lijn;
 Nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten én op basis van reële, materiële
vaststellingen
 Opsporen van afwijkingen en onregelmatigheden; deze onderzoeken en interpreteren
 Vanuit de eigen deskundigheid, optreden als onafhankelijk adviseur naar werknemer en naar
werkgever
 Adviseren van de hiërarchische lijn bij het inventariseren, het analyseren en het evalueren van
risico’s met het oog op het beheersen ervan
 Advies geven bij de aankopen van arbeidsmiddelen en van individuele en collectieve
beschermingsmiddelen
 Adviseren bij het opmaken van veiligheidsinstructies
 Adviseren bij in/uit dienst stellen van arbeidsmiddelen






Toezien op de naleving van de veiligheidsaspecten bij indienststelling van arbeidsmiddelen
Advies geven en toezicht houden bij brandpreventie
Voorstellen doen vanuit vaststellingen en bevindingen uit onderzoeken ter plaatse
Opsporen, identificeren en inventariseren van risico’s
Voorstellen doen inzake prioritaire acties
Onderzoeken arbeidsongevallen (ter plaatse) en formuleren van voorstellen hoe A.O. te voorkomen
 Mee uitvoering geven aan het jaaractieplan
3.3 RAPPORTERING
Samenvatten en vastleggen van de bevindingen teneinde de bevoegde instanties (algemeen directeur,
directeur, voorzitter raad van bestuur, overlegcomité, werknemers,…) volgens de geldende richtlijnen te
informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen of zelf de gepaste
maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft.
Voorbeelden van activiteiten:
 Objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen ter plaatse gedaan in een
preventieverslag
 Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering
 Uitbrengen van gemotiveerde aanbevelingen
 Rapporteren over de wijze waarop beleidsaspecten worden uitgevoerd in de praktijk;
 Regelmatig rapporteren aan en informeren van de overlegcomités
 Aanspreekpunt zijn voor de hiërarchische lijn en het personeel binnen de overlegcomités, die zijn
toegewezen
 Rapporteren van managementinformatie aan de preventieadviseur regiomanager en coördinator
3.4 OPVOLGING
Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het preventieverslag teneinde bij te
dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, …
Voorbeelden van activiteiten:
 Nagaan of geformuleerde aandachtspunten werden opgenomen
 Nakijken of er gevolg werd gegeven aan opgelegde maatregelen,…
 Bijkomende voorwaarden opnieuw inspecteren
 Eventueel bijkomende onderzoeken en controles uitvoeren
 Toezien dat de noodzakelijke vormingsinitiatieven genomen zijn
3.5 ADMINISTRATIEF BEHEER
Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de
Gemeenschappelijke preventiedienst teneinde alle relevante gegevens i.v.m. de controle/audit samen
te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden.
Voorbeelden van activiteiten:










Verzorgt het eigen secretariaat en de briefwisseling;
Verzorgt de administratieve opvolging van de uit te voeren taken / opdrachten;
Alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren
(laten)beheren en actualiseren van het klassement van alle dossiers
Opmaken verslagen conform de regelgeving en afspraken
Plaatsen van de preventieverslagen op de site van de Gemeenschappelijke preventiedienst
Opmaken van maandplanningen en maandverslagen
Aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen
Ontwerpen van formulieren voor een preventieaudit
Aanleggen, invullen en updaten van databanken, met de belangrijkste gegevens van controle of
audit
 Statistieken opmaken
 Bijdragen tot het opmaken van het jaarverslag (Fod Waso en GO!);
 Uitschrijven verslagen van meetings, vergaderingen, studiedagen,…
3.6 COMMUNICATIE EN CONTACTEN
Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak teneinde
er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te
leven.
Voorbeelden van activiteiten:
 Contacten onderhouden met belanghebbenden, administraties, het werkveld, openbare besturen
e.a. met het oog op informatie-uitwisseling
 Voorlichtingsvergaderingen organiseren en algemene communicaties geven over de materie aan
betrokkenen
 Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen en een positieve
veiligheidshouding
 Contacten onderhouden met de te controleren onderwijsinstellingen
 Motiveren van het personeel in het kader van het preventiebeleid, wijzen op vorming- en
opleidingsmogelijkheden
3.7 OVERLEG
Samenwerken en overleggen met diverse collega’s teneinde een uniforme aanpak van het controle- of
auditproces te garanderen
Voorbeelden van activiteiten:






Overleggen over een éénvormige dossierafhandeling
Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken
Streven naar uniformiteit van de aanpak
Deelname aan regelmatige interne werkvergaderingen
Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega’s
Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te controleren onderwijsinstellingen) om
een zo goed mogelijke oplossing te vinden
3.8 KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van
de uit te voeren opdrachten op individueel en op niveau van de Gemeenschappelijke preventiedienst te
optimaliseren.
Voorbeelden van activiteiten:
 Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en
beschikbaar te maken
 Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen, studiedagen, seminaries
 Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden
 Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch
vlak en in de praktijk
 Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen
 Zichzelf permanent bijscholen
 Zich informeren bij collega’s (intern en extern)
3.9 : ADVIES
Adviseren van de onderwijsinstellingen waar een controle of audit werd uitgevoerd teneinde de
vastgestelde tekortkomingen te verhelpen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Identificeren van problemen en opportuniteiten met de directies; knelpunten bespreken en
oplossingen aanreiken
 Beantwoorden van specifieke vragen van de directies en werknemers om inlichtingen
 Gevolg geven aan verzoeken om bijstand
4. Waardegebonden en gedragscompetenties
4.1 Voortdurend verbeteren
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen
II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering
van taken.
Indicatoren:
-
-
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe
regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …)
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur,
neemt deel aan congressen …)
Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk
Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden
Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die
mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen
4.2 Samenwerken
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het
niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
II. Helpt anderen en pleegt overleg.
Indicatoren:
-
-
Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te
komen
Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht
Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
4.3 Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende
soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren
II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen
die minder voor de hand liggen
- Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant
verder te helpen
- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is met de klant
- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstlevering
- Probeert zelf antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp
- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
4.4 Betrouwbaarheid
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen
(diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk.
Indicatoren:
-
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe)
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een
-
-
soortgelijke houding aan.
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
4.5 Probleemanalyse (analytisch denken)
Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende,
relevante informatie
I. Ziet de essentie van het probleem.
Indicatoren:
-
Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken
Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem
Omschrijft duidelijk de kern van het probleem
Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek
Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem
4.6 Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep
II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of
het publiek
Indicatoren:
-
-
Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn
Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm
zijn op elkaar afgestemd)
Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …)
Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten …)
Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende
doelgroepen
4.7 Assertiviteit
Voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met respect voor anderen, zelfs als er
vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen
II. Komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de
belangen van de entiteit en de grenzen ervan
Indicatoren:
-
-
Komt op een respectvolle wijze op voor de eigen standpunten of de belangen van de entiteit
Kiest eerder voor directe confrontatie en directe beïnvloeding dan voor manipulatieve of indirecte
beïnvloedingstechnieken
Brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en directe manier
Komt uit eigen beweging met standpunten naar voren die afwijken van de standpunten van zijn
gesprekspartner
Handhaaft bij de verdediging van eigen voorstellen voldoende openheid en flexibiliteit voor
tegenargumenten, weerstand en kritiek
5. Vaktechnische competenties
5.1 Diploma
HOKT (professioneel gerichte Bachelor) met ervaring OF HOLT, universitair (Master) OF
gelijkwaardig door ervaring
5.2 Ervaring
Eventueel
5.3 Functiespecifieke kennis
Grondige kennis en begrip van de regelgeving betreffende welzijn op het werk en aanverwante
regelgeving en normen
Kennis van de organisatie en het overleg binnen het GO! onderwijs van de Vlaamse
Gemeenschap
Technische kennis en inzicht in risicobeheer
Geavanceerde kennis inzake werken met een (draagbare) computer en
toepassingsmogelijkheden van geïnstalleerde programma’s
Heeft een getuigschrift van veiligheidskunde niveau 2 (of is deze bereid dit te behalen na het
volgen van een cursus veiligheidskunde niveau 2 bij een erkende instelling)
6. Opmerkingen