Handboek voor de interne communicatiespecialist

Handboek voor de interne
communicatiespecialist
Basiselementen van interne communicatie
Marleen Boer – Noordhoff Uitgevers
Presentatie door Eva Denorme
Interne communicatie
• Definitie: Interne communicatie is het faciliteren van en het adviseren over
de continue informatiestroom en interactieprocessen in een organisatie die
bijdragen aan de organisatiedoelstellingen
• Voorbeelden:
•
•
•
•
Twee medewerkers die bijpraten
Houding van medewerkers aan een vergadertafel
Kledingkeuze van de directeur
…
Communicatiewerk
• Stroomschema communicatieactiviteiten:
Aanvoer
Handeling
Uitvoer
• Aanvoer: aanvoer van jouw werk
•
•
Voorbeeld vanuit de organisatie: opdracht door communicatiemanager of directeur
Voorbeeld zelf ontwikkelingen signaleren: verdiepen in een bepaalde opdracht
• Handeling: iets doen met de vragen en opdrachten die binnenkomen  verfijnen van de
vraag of opdracht
•
•
Nood aan eigen kennis
Nood aan kennis van de organisatie op het gebied van beleid, structuur en cultuur
• Uitvoer: je product uitvoeren  evaluatie krijgen  beginnen aan nieuwe opdracht
Functies van interne communicatie
• Het faciliteren van werkprocessen: Alle werknemers moeten weten wat ze
moeten doen en volgens welke procedures en technieken
• Het vernieuwen van kennis/verbeteren
• Het motiveren en (ver)binden van medewerkers
• Het richten van de organisatie en het versterken van de identificatie
Bron: Interne communicatie als managementinstrument (2008) van Huib Koeleman - Kluwer
Communicatie
Totstandkoming van interne communicatie
Beleid en strategieën
Cultuur
Structuur
• Beleid en strategieën: bepaalde handelwijze en
bepaalde instructies, maar variaties mogelijk
• Cultuur: verschillende ingrediënten vormen één
geheel
• Structuur: kwaliteit van middelen die je gebruikt is
belangrijk
• Communicatie
Communicatiemodel
• Communicatiemodel:
Zender
Boodschap
Ontvanger
• Klassieke communicatie-telefoniemodel:
Informatieve bron
Transmiter
(encoder)
Kanaal
Ruis
Ontvanger
(decoder)
Eindstation
Een model in ontwikkeling
• Aanvullingen en kanttekeningen bij het klassieke communicatiemodel:
• Meerdere intenties voor een boodschap mogelijk
• Meerdere zenders of ontvangers mogelijk
• Elementen zoals kennis, omgeving en codering zijn ook belangrijk
• Het model kan worden beïnvloed door verschillende vormen van ruis
Zender
Boodschap
Ontvanger
Zender
• Zender: uitsturende partij bij informatieoverdracht
• Van wie komt de informatie?
• Wat zijn de intenties?
• Waarom is juist die persoon of instantie de zender?
• Wat wil de zender bereiken?
• ! Meerdere zenders mogelijk !
Boodschap
• Verschillende vormen van informatie:
• Taakinformatie: informatie gericht op het goed uitvoeren van je taak (werkinstructies,
procesafspraken, telefoonlijsten, …)
• Beheerinformatie: vormen van informatie die gaan over het beheer binnen een
organisatie (werkplanningen, huishoudelijke taken, arbeidsvoorwaarden, …)
• Beleidsinformatie: alle vormen van informatie die te maken hebben met beleid
(beleidsstrategieën, beleidsdoelen, …)
• Motiverende informatie: informatie om mensen te motiveren (verhalen uit het bedrijf,
motiverend interview, …)
Bron: Geïntegreerde communicatie (2000) van Vos, M. & Schoemaker, H. – Boom Lemma Uitgevers
Ontvanger
• Ontvanger: diegene die signalen ontvangt en deze vervolgens verwerkt of interpreteert
• Bij interne communicatie zijn dit meestal de medewerkers
• Belangrijke elementen:
• Kennisniveau
• Opleidingsniveau
• Betrokkenheid bij het onderwerp
• Omgeving
• Middel waarmee de boodschap wordt overgedragen
• Tijdstip waarop de boodschap aankomt bij de ontvanger