Hoofdstuk 6 - Scholieren.com

Hoofdstuk 6
Communicatie vindt plaats vanwege:
- het vragen van informatie
- het geven van informatie
- het beïnvloeden van houding of gedrag
Verloop van het communicatieproces: de Zender stuurt met behulp van een Medium een
Boodschap naar één of meer Ontvangers (ZMBO- model)
Functies boodschap:
- referentiële functie, waarbij het gaat om de inhoud (bijv. handleiding)
- expressieve functie, waarbij de zender in de boodschap iets van zichzelf laat zien (bijv.
recensie)
- relationele functie, waarbij iets gebeurt met de relatie tussen zender en ontvanger
(bijv. mentorgesprek)
- appellerende functie, waarbij een beroep wordt gedaan op de ontvanger
Het medium of middel is datgene wat nodig is om de boodschap over te dragen (brief, tv etc.)
Het vormgeven van de boodschap is coderen. Decoderen is het vertalen van de boodschap
door de ontvanger. De ontvanger moet de boodschap decoderen om die te kunnen begrijpen.
De mix ‘gevoelens, waarden, normen en ideeën of meningen’ van deze elementen noemen we
het referentiekader van een persoon. Dit werkt als een filter.
Feedback is de reactie van de ontvanger op de boodschap van de zender. Als de zender
vervolgens weer reageert op de feedback van de ontvanger, is er sprake van terugkoppeling.
Als uit de gegeven feedback blijkt dat de ontvanger de boodschap duidelijk heeft begrepen,
kan de zender verdergaan met zijn boodschap; dit heet de follow- up
Ruis is iedere verstoring of ongunstige beïnvloeding tijdens het transport van een boodschap.
We onderscheiden:
- externe ruis: oorzaak ligt in de omgeving (bijv. onweer, zon)
- interne ruis: oorzaak ligt bij de zender of ontvanger (bijv. prijzen niet bij formulier)
- non- intentionele ruis: niet bedoelde ruis (bijv. onduidelijk verhaal, schrijffout)
- intentionele ruis: bedoelde ruis (bijv. activist)
Redundantie is overtolligheid of overbodigheid, ‘teveel’, in de communicatie.
- functioneel: bewust overtolligheid aan boodschap:
- disfunctioneel: eindeloos uitweiden, wekt ergernis op en heeft negatieve invloed
Verticale communicatie verloopt verticaal tussen hogere en lagere functies;
- van hoog naar laag: top- down
- van laag naar hoog: bottom- up
Horizontale communicatie is communicatie tussen werknemers van verschillende afdelingen
van gelijk niveau.
Diagonale communicatie is communicatie tussen werknemers van verschillende afdelingen
van ongelijk niveau.
Hoofdstuk 7
Mondelinge communicatie omvat alle communicatie waarbij we spreken. Schriftelijke
communicatie is alle communicatie die geschreven is.
Verbale communicatie is alle communicatie waarbij we geschreven of gesproken woorden
gebruiken.
Non- verbale communicatie is alle communicatie waarbij we geen woorden gebruiken.
Lichaamstaal behoort tot de non- verbale communicatie. Voorbeelden van lichaamstaal zijn:
- houding: manier waarop iemand staat of zit en de gehanteerde afstand tot anderen
- gebaren: alle bewegingen met de handen
- mimiek: gezichtsuitdrukking
- intonatie: manier waarop je iets zegt
- vocale communicatie: geluiden maken maar geen woorden
Bij eenzijdige communicatie brengt de zender een boodschap over naar de ontvanger en geeft
de ontvanger geen waarneembare feedback.
Bij tweezijdige communicatie geeft de ontvanger feedback op de boodschap van de zender.
Bij meerzijdige communicatie komen meer zenders en meer ontvangers met elkaar in contact.
Formele communicatie is alle communicatie binnen een organisatie die officieel is
vastgelegd en volgens vaste lijnen en structuren verloopt (bijv. vergadering)
Informele communicatie is alle communicatie die niet door vaste regels en structuren wordt
bepaald. Ontstaat min of meer spontaan. (bijv. discussie tijdens een pauze)
Er is sprake van communicatie tussen persoon als er actie en reactie plaatsvindt.
Massacommunicatie is communicatie die zich richt op de massa, op grote groepen mensen.
Gesprekken tussen twee personen zijn tweegesprekken.
Een formeel tweegesprek voldoet aan drie voorwaarden:
- tevoren vastgesteld doel
- gespreksleider
- bekend gespreksonderwerp
De algemene gesprekstechniek splitsen we in:
- voorbereiding van het gesprek
- vaststellen hoofd- en subdoelen van het gesprek
- nadenken over de relatie
- een planning van het gesprek maken
- de structuur van het gesprek bepalen
- voeren van het gesprek
De gespreksleider moet beschikken over:
- luistervaardigheden
- regulerende vaardigheden (samenvatten, controle dat naar doel wordt toegewerkt, en
let op het verloop van het gesprek)
- samenvattende vaardigheden
- assertieve vaardigheden (leiding over het gesprek houden)
- de vaardigheid de juiste vragen te stellen
Veelvoorkomende problemen bij het voeren van gesprekken:
- halo- effect: een goede eigenschap overheerst de andere
- horneffect: een slechte eigenschap overheerst de andere
- stereotypering: een eigenschap verwachten op grond van iemands geslacht of
achtergrond
- projectie: veronderstellen dat anderen hetzelfde inzicht/ denkbeeld hebben als degene
die projecteert
- suggestie: de spreker dringt een mening op waardoor een open gesprek niet meer
mogelijk is
De structuur van een toespraak ziet er als volgt uit:
- inleiding: circa 1/5 van de beschikbare tijd
- middenstuk: circa 3/5 van de beschikbare tijd
- slot: circa 1/5 van de beschikbare tijd
Een vergadering is een bijeenkomst van personen die uitgenodigd zijn, en volgens een
bepaalde procedure met elkaar spreken over één of meer van tevoren vastgestelde
onderwerpen.
Voorbereiding van de vergadering: de uitnodiging en agenda
Agendapunten:
- opening
- notuleren van de vorige vergadering
- mededelingen
- ingekomen en uitgaande stukken
- wisselende agendapunten of thema’s
- wat verder ter tafel komt
- rondvraag
- sluiting
Deelnemers: voorzitter, notulist en overige deelnemers
Soorten vergaderingen:
- informatieve vergaderingen: informatie uitwisselen
- probleemoplossende vergadering
- brainstorm: ideeën verzamelen over het gespreksonderwerp. Associatief: het ene idee
kan het andere uitlokken. Geen negatief oordeel of commentaar geven.
- besluitvormende vergadering: twee of meer oplossingen voor het idee bedenken. Doel
is iedere deelnemer betrekken.
- instructieve vergadering: af spreken wie iets doet, hoe en wanneer
- evaluatieve vergadering: een mening kunnen geven