voorbeeldcontract - Fonds voor Cultuurparticipatie

Overeenkomst in het kader van subsidieregeling ‘Cultuureducatie met Kwaliteit in het
Primair Onderwijs 2013-2016’ van het Fonds voor Cultuurparticipatie
1.
Partijen: ………… en……...
2.
Basis samenwerking: Door het Fonds voor Cultuurparticipatie (FCP) is een
subsidie toegekend in het kader van de subsidieregeling ‘Cultuureducatie met
Kwaliteit in het Primair Onderwijs 2013-2016’ ten behoeve van doorgaande leerlijnen
en bijkomende activiteiten op de terreinen muziek, beeldende vorming en erfgoed.
Deze is toegekend aan……., als centrale aanvrager en penvoerder van de gemeente
(DMO), met …………..en ……….als partners. Als centrale aanvrager draagt ………..in
formeel opzicht de verantwoordelijkheid voor het naleven van de verplichtingen die
voortvloeien uit de toegekende subsidie.
3.
Subsidiebedrag: Er is voor vier jaar (2013-2016) een bedrag toegekend van ……
Daarvan is …. bestemd voor…….., per jaar komt dit neer op ….. voor ………... Dit komt
overeen met de bedragen die zijn opgenomen in de begroting die is ingediend bij het
FCP. De coördinatiekosten van…., ad……. , die in de begroting zijn opgenomen,
worden jaarlijks met deze bedragen verrekend. De ingediende aanvraag inclusief
begroting zijn een integraal onderdeel van deze overeenkomst.
4.
Bevoorschotting: ……..ontvangt de toegekende subsidie van het FCP jaarlijks in
vier termijnen van 6,25%, te weten in januari, april, juli en oktober. ……….ontvangen
daarvan ieder per termijn………, binnen 14 dagen nadat ……..het termijnbedrag van
het FCP heeft ontvangen. De coördinatiekosten van………., ad……., worden jaarlijks
met het termijnbedrag van juli verrekend.
5.
Activiteiten: Het activiteitenplan en de bijbehorende prestaties die zijn
opgenomen in de aanvraag en op grond waarvan de subsidie van het FCP is
toegekend vormen het uitgangspunt bij de uitvoering van de activiteiten. ……..en
……….zijn hieraan gebonden. De activiteiten dienen aan te vangen in het schooljaar
2013-2014.
6.
Voortgang: Jaarlijks vindt tweemaal een gesprek plaats tussen….., …..en…..,
waarin de voortgang van de activiteiten en de prestaties voor het desbetreffende jaar
centraal staan. ………. en …………..worden geacht hierin afwijkingen in het
activiteitenplan of in de verwachte prestaties te melden. Daarnaast vinden er
gezamenlijk gesprekken met het Fonds voor Cultuurparticipatie plaats.
7.
Verantwoording: …….. is verplicht om jaarlijks voor 1 juni een inhoudelijke en
financiële verantwoording over het voorgaande boekjaar bij het FCP in te dienen
(beginnend op 1 juni 2014, daarna 1 juni 2015, 2016 en 2017). Ten behoeve daarvan
dienen …….. en ……. jaarlijks voor 1 april een financiële en inhoudelijke
verantwoording in te dienen bij…….. De financiële verantwoording bestaat uit een
jaarrekening, die voorzien is van een controleverklaring van een accountant, en een
overzicht van baten en lasten die is opgesteld volgens een door het FCP verstrekt
model. De inhoudelijke verantwoording bestaat uit een bestuursverslag in de
jaarrekening, waarin een apart hoofdstuk wordt gewijd aan de directe en indirecte
matching in het kader van de regeling Cultuureducatie met Kwaliteit en waarin wordt
ingegaan op: 1) een inhoudelijke beschrijving van de gerealiseerde activiteiten; 2) de
manier waarop de werkverhoudingen tussen culturele instellingen en het onderwijs
vorm heeft gekregen en is vastgelegd; 3) de locaties van de activiteiten. Daarnaast
dient de inhoudelijke verantwoording een prestatieverantwoording te bevatten,
opgesteld volgens een door het FCP verstrekt model, en waarin in ieder geval een
reflectie op de prestatie-eisen die in de beschikking zijn vermeld dient te zijn
opgenomen. De gegevens die worden aangeleverd door ……… en ………. zullen door
……. worden gebruikt voor het opstellen van haar verantwoording bij het FCP. Daarbij
zullen de verstrekte jaarrekeningen door …… als bijlage van de verantwoording bij het
FCP ingediend worden. Ten eerste verwacht ……..een activiteitenplan met tijdspad
ingaande per .. …. 201. van…………..
8. Verminderen of intrekken van de subsidieverlening: het FCP geeft vijf situaties die
kunnen leiden tot vermindering of intrekking van de subsidie:
a.
het aantal verwachte deelnemers neemt met meer dan 25% af
b.
het aantal activiteiten neemt met meer dan 25% af
c.
de dekking van de begroting neemt met meer dan 25% af
d.
de termijn van de uitvoering van de activiteiten wijzigt en dit wordt niet
gemeld
e.
er kan anderszins niet worden voldaan aan de verplichtingen
Sancties van het FCP als gevolg van acties van……………, zoals het niet behalen van de
prestatie-eisen, die tot vermindering of intrekking van de subsidie leiden, zullen door
…….. worden verrekend met het subsidiebedrag van de desbetreffende partner.
9. Code Cultural Governance: Alle werkzaamheden moeten zodanig worden geregeld
dat een goed beleid en beheer wordt gevoerd volgens de Code Cultural Governance.
10.
Monitoring en Evaluatie: Het FCP stelt hoge eisen aan de monitoring en
evaluatie voor dit project. ………. zorgt voor de rapportage hieromtrent, maar heeft
daarvoor regelmatige input van ……….. en ………. nodig. Voor details wat betreft de
invulling van de monitoring en evaluatie wordt in overleg een format bepaald dat in
augustus 2013 gereed moet zijn.
11.
Disputen: Bij verschillen van mening over de uitvoering en/of uitleg van deze
overeenkomst zullen partijen, als ze er onderling niet uitkomen, de diensten van een
onafhankelijke bemiddelaar inhuren. De uitkomst van de bemiddeling zal bindend
zijn.
12.
Communicatie: Partijen zullen afzonderlijk afspraken maken over een
gemeenschappelijke communicatie over het project en over het gebruik van elkaars
naam en beeldmerk op publiciteitsmateriaal.
13.
Geheimhouding: De inhoud van deze samenvatting, de op te stellen
overeenkomst en de subsidieverlening zijn vertrouwelijk en zullen alleen worden
gedeeld met de geëigende partijen zoals de directies en besturen/Raden van Toezicht
van de drie partijen.
Aldus overeengekomen in tweevoud opgemaakt en ondertekend te … op … …. 201..
…
…