Project Brief - Operatie BRP

P ROJECTVOORSTEL
Project Voorstel
Project: Invoering Basisregistratie Personen (BRP)
Auteur:
Opdrachtgever /
Budgethouder:
Datum:
Bestandsnaam:
[x.x]
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
[x.x]
[Naam van de auteur]
[Naam opdrachtgever]
Paraaf akkoord Opdrachtgever:
[dd-mm-jjjj]
Auteur: [Naam van de auteur]
Project: Invoering BRP
1
P ROJECTVOORSTEL
Documentbeheer
Datum
Opsteller
Versie
Wijziging
0.1
Initieel document
0.2
Eerste conceptversie
[x.x]
[Tweede etc] conceptversie
1.0
Definitieve versie
Wijzigingen
Datum
Versie
Korte weergave wijziging
0.1 Initieel
Distributie
Datum
Naar
Versie
Opmerkingen
0.1
Bestandsnaam:
[x.x]
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
[x.x]
Auteur: [Naam van de auteur]
Project: Invoering BRP
2
P ROJECTVOORSTEL
1 Projectdefinitie ......................................................................................... 4
1.1
Achtergrond project ............................................................................................ 4
1.2
Project doelstellingen .......................................................................................... 5
1.3
Bereik en afbakening .......................................................................................... 5
1.4
Resultaten ......................................................................................................... 6
1.5
Voorwaarden & beperkingen ................................................................................ 6
1.6
Relaties met andere projecten .............................................................................. 6
2 Business Case ........................................................................................... 7
3 Kwaliteitsverwachtingen klanten .............................................................. 7
4 Acceptatie Criteria .................................................................................... 7
5 Reeds geïdentificeerde risico’s .................................................................. 7
6 Projectaanpak ........................................................................................... 7
7 Projectinitiatie .......................................................................................... 8
7.1
Projectmedewerkers ........................................................................................... 8
7.2
Projectplanning .................................................................................................. 8
Bestandsnaam:
[x.x]
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
[x.x]
Auteur: [Naam van de auteur]
Project: Invoering BRP
3
P ROJECTVOORSTEL
1
PROJECTDEFINITIE
In dit hoofdstuk beschrijft u waarom het project moet worden opgestart. Wat is de aanleiding en de
context van het project?
1.1
Achtergrond project
De Basisregistratie Personen (BRP) bevat persoonsgegevens over ingezetenen van
Nederland en vervangt de Gemeentelijke Basisadministraties persoonsgegevens (GBA)
waarin deze gegevens eerder werden vastgelegd. De BRP bevat daarnaast ook
persoonsgegevens over niet-ingezetenen. Het betreft dan personen die niet of niet meer in
Nederland verblijven, maar wel een dusdanige relatie met de Nederlandse overheid hebben
dat registratie zinvol is. Ook kan het gaan om personen die zelf een verzoek doen tot
inschrijving in de BRP. De BRP is bedoeld om overheidsorganen en ‘derden’ – organisaties
die publiekrechtelijke taken uitvoeren of werkzaamheden verrichten met een gewichtig
maatschappelijk belang – te voorzien van persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk
zijn voor de vervulling van hun taak.
De juridische basis voor de BRP is de Wet Basisregistratie personen (Wet Brp). Deze wet:

bepaalt dat er een Basisregistratie Personen is, over welke personen gegevens worden
vastgelegd en welke gegevens dat zijn.

beschrijft de bijhouding van de gegevens en behandelt de verantwoordelijkheden en
plichten van degenen die de gegevens invoeren, aanpassen of gebruiken.

besteedt aandacht aan de rechten en plichten van de personen waarover gegevens
worden bijgehouden.

geeft de regels voor het verstrekken van gegevens uit de basisregistratie aan
overheidsorganen en derden, verder in dit document samen aangeduid als ‘afnemers’.
De figuur hiernaast geeft een beknopt en
vereenvoudigd beeld van de verschillen
tussen een aansluiting op het GBA-koppelvlak
en het BRP-koppelvlak. De aanpassingen die
nodig zijn, gaan (veel) verder dan een
reguliere LO-wijziging. De invoering van de
BRP heeft technische, juridische en
organisatorische consequenties. De mate
waarin zal echter per afnemer variëren. De
omvang van de voorbereidingen zal
afhankelijk zijn van bijvoorbeeld de huidige
aansluiting(en) en autorisatie(s), de
complexiteit van het ICT-landschap, de
processen en de ambities om gebruik te
maken van nieuwe functionaliteiten van de
BRP.
Bestandsnaam:
[x.x]
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
[x.x]
Auteur: [Naam van de auteur]
Project: Invoering BRP
4
P ROJECTVOORSTEL
In het onderstaande overzicht is globaal aangegeven wat de BRP een afnemer oplevert en
waar een afnemer qua impact – mogelijk - rekening mee moet houden bij de invoering van
de BRP.
1.2
Project doelstellingen
Wat wilt u als afnemerorganisatie bereiken na realisatie van de projectresultaten (de outcome van het
project)? Onderstaand is een aantal mogelijke doelstellingen opgenomen.
•
Voldoen aan de verplichting om tijdig aangesloten te zijn op de centrale BRP voorzieningen.
•
Wijze van gegevensverstrekking behouden zoals deze in de huidige situatie is.
•
Afname van kopiebestanden door (meer) ad hoc te bevragen (i.p.v. mutatielevering).
•
Optimaliseren van de dienstverlening door near realtime ontvangen én verwerken van de BRP-berichten.
•
Minimaliseren van het onderhoud van gegevens door kwalitatief hoogwaardige gegevens in de BRP.
•
Verbetering gebruik van persoonsgegevens door bijvoorbeeld slimmer zoeken in de BRP.
•
Vermindering van aantal controles door o.a. auditors. Dit levert op:
•
1.3
-
efficiënter operationeel proces;
-
kostenbesparing.
Gebruik maken van de administratieve handeling bij mutatielevering.
Bereik en afbakening
Het bereik of de scope is datgene wat bij het project hoort, zowel de inhoud als de omgeving en de
omgevingscondities. Dit betekent dat u ook duidelijk aangeeft wat u niet doet.
Bestandsnaam:
[x.x]
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
[x.x]
Auteur: [Naam van de auteur]
Project: Invoering BRP
5
P ROJECTVOORSTEL
1.4
Resultaten
Wat is er klaar als het project Invoering BRP is afgerond (de output van het project)? Neem hier een zo
helder en eenduidig mogelijke lijst van de belangrijkste op te leveren resultaten op. Onderstaand is een
aantal voorbeelden opgenomen.
•
De koppeling tussen de BRP en de eigen, relevante systemen en processen is gerealiseerd.
•
De organisatie is direct aangesloten op de BRP.
•
De organisatie is via gegevensbewerker X aangesloten op de BRP.
•
Er is een beveiligde verbinding opgezet met de centrale BRP voorzieningen op basis van Diginetwerk en
Digikoppeling 3.0.
1.5
•
De autorisatie(s) en autorisatiebesluit(en) BRP zijn aangepast.
•
Interne autorisaties zijn aangepast.
•
GBA gegevens (LO3) zijn gemigreerd naar de BRP (LO BRP) in applicaties/ systemen/ administraties.
•
Werkprocessen X, Y, Z zijn aangepast.
•
De medewerkers zijn opgeleid om te werken met de nieuwe BRP.
•
GBA-systemen zijn ontmanteld en buiten gebruik gesteld.
Voorwaarden & beperkingen
Wat is het beeld van de omgeving waar u rekening mee houdt c.q. mee dient te houden? Wat zijn de
omstandigheden die aanwezig moeten zijn bij de uitvoering van het project?
1.6
Relaties met andere projecten
Hier beschrijft u de afhankelijkheden en koppelingen met andere projecten binnen uw organisatie.
•
•
Wat zijn de onderlinge verwachtingen?
Is het resultaat van het ene project bijvoorbeeld van invloed op een ander project? Denk hierbij ook aan de
projectbemensing.
Het project Invoering BRP heeft relaties met de volgende projecten:
[Naam van het project]
[Beschrijving van de relatie]
[Naam van het project]
[Beschrijving van de relatie]
Bestandsnaam:
[x.x]
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
[x.x]
Auteur: [Naam van de auteur]
Project: Invoering BRP
6
P ROJECTVOORSTEL
2
BUSINESS CASE
Vragen die in dit hoofdstuk worden beantwoord:
•
Waarom moet het project uitgevoerd worden?
•
Wat zijn de baten en de besparingen?
•
Welke knelpunten worden erdoor verholpen?
•
Welke kansen worden ermee vergroot?
•
Wat gebeurt er als het project niet wordt uitgevoerd?
Geef indien het kostenplaatje in deze fase nog niet volledig in kaart gebracht kan worden, een globale inschatting.
3
KWALITEITSVERWACHTINGEN KLANTEN
Geef hier aan wat van wezenlijk belang is aan de op te leveren producten van dit project.
Het is belangrijk dat de klant en de leverancier het samen eens zijn over het gewenste kwaliteitsniveau voordat het
project wordt gestart. Hierbij zal meestal een afweging gemaakt moeten worden tussen tijd, kosten en kwaliteit. Deze
kwaliteitsverwachtingen vormen de basis voor de acceptatiecriteria.
4
ACCEPTATIE CRITERIA
Dit zijn meetbaar opgestelde eisen (SMART) waaraan de eindproducten moeten voldoen, bijvoorbeeld ten
aanzien van de (onderhouds)kosten, de data, functionaliteit, veiligheid, gebruikersvriendelijkheid.
De eisen worden opgesteld vanuit het perspectief van de toekomstige gebruikersgroepen. Aan deze eisen kan een
MoSCoW-prioriteit worden toegekend:
•
Must have: eisen worden gegarandeerd opgeleverd;
•
Should have: eisen zijn noodzakelijk, maar een tijdelijke oplossing is acceptabel;
•
Could have: eisen hebben een duidelijk toegevoegde waarde, maar zijn niet noodzakelijk;
•
Won’t have: eisen kunnen worden gemist in dit project maar kunnen in een volgende verbeterslag worden
meegenomen.
5
REEDS GEÏDENTIFICEERDE RISICO’S
U geeft hier een opsomming van de reeds geïdentificeerde risico's voor het project. In het projectplan
maakt u een volledige risicoanalyse.
6
PROJECTAANPAK
Hier beschrijft u in het kort de wijze waarop u de invoering van de BRP gaat realiseren. U kunt voor de
aanpak gebruik maken van de stappen uit het Draaiboek (van oriëntatie tot en met het daadwerkelijke
gebruik van de BRP).
Aansluiten op de BRP heeft voor elke afnemer technische, organisatorische en juridische consequenties. De aard en
de omvang van deze consequenties zullen echter per afnemer variëren. Dit is onder meer afhankelijk van de
complexiteit van de bestaande autorisatie(s) en/of aansluiting(en) op GBA-V, het eigen ICT-landschap maar
bijvoorbeeld ook van de keuzes die deze organisatie maakt om gebruik te maken van nieuwe mogelijkheden die de
BRP biedt.
Bestandsnaam:
[x.x]
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
[x.x]
Auteur: [Naam van de auteur]
Project: Invoering BRP
7
P ROJECTVOORSTEL
7
PROJECTINITIATIE
7.1
Projectmedewerkers
Hier beschrijft u de opzet en invulling van de tijdelijke projectorganisatie aan. Indien mogelijk neemt u de
specifieke medewerkers op.
Projectleider: [Naam beoogd projectleider]
Betrokkenheid directie/ management:
Projectleden:
7.2
Afdelingsnaam
Medewerker
Functie
[Naam afdeling]
[Naam medewerker]
[Functie medewerker]
[Naam afdeling]
[Naam medewerker]
[Functie medewerker]
[Naam afdeling]
[Naam medewerker]
[Functie medewerker]
[Naam afdeling]
[Naam medewerker]
[Functie medewerker]
Projectplanning
Hier neemt u een globale projectplanning op. U kunt deze baseren op de vijf hoofdstappen uit het
Draaiboek Invoering BRP l Afnemers of op de door u gedefinieerde aanpak.
Bestandsnaam:
[x.x]
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
[x.x]
Auteur: [Naam van de auteur]
Project: Invoering BRP
8