Project Brief - Operatie BRP

P ROJECTVOORSTEL
Project Voorstel
Project: Invoering Basisregistratie Personen (BRP)
Auteur:
[Naam van de auteur]
Opdrachtgever /
[Naam opdrachtgever]
Paraaf akkoord Opdrachtgever:
Budgethouder:
Datum:
[dd-mm-jjjj]
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
1
P ROJECTVOORSTEL
Documentbeheer
Datum
Opsteller
Versie
Wijziging
0.1
Initieel document
0.2
Eerste conceptversie
[x.x]
[Tweede etc] conceptversie
1.0
Definitieve versie
Wijzigingen
Datum
Versie
Korte weergave wijziging
0.1 Initieel
Distributie
Datum
Naar
Versie
Opmerkingen
0.1
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
2
P ROJECTVOORSTEL
1
PROJECTDEFINITIE ........................................................................................................................... 4
1.1
ACHTERGROND PROJECT ...................................................................................................................... 4
1.2
PROJECT DOELSTELLINGEN .................................................................................................................. 5
1.3
BEREIK EN AFBAKENING ....................................................................................................................... 6
1.4
RESULTATEN ......................................................................................................................................... 6
1.5
VOORWAARDEN & BEPERKINGEN ........................................................................................................ 6
1.6
RELATIES MET ANDERE PROJECTEN ..................................................................................................... 7
2
BUSINESS CASE ................................................................................................................................... 7
3
KWALITEITSVERWACHTINGEN KLANTEN ............................................................................ 8
4
ACCEPTATIE CRITERIA .................................................................................................................... 8
5
REEDS GEÏDENTIFICEERDE RISICO’S .................................................................................... 8
6
PROJECTAANPAK ................................................................................................................................ 9
7
PROJECTINITIATIE ............................................................................................................................ 9
7.1
PROJECTMEDEWERKERS ....................................................................................................................... 9
7.2
PROJECTPLANNING ............................................................................................................................. 10
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
3
P ROJECTVOORSTEL
1
PROJECTDEFINITIE
In dit hoofdstuk beschrijft u waarom het project moet worden opgestart. Wat is de aanleiding en de
context van het project?
1.1
Achtergrond project
In het kader van de modernisering van de Gemeentelijke Basisadministratie
Persoonsgegevens en de komst van de nieuwe wet BRP wordt landelijk de Basisregistratie
Personen (BRP) ingevoerd. Op basis van de nieuwe wet moeten alle afnemerorganisaties in
de periode februari 2014 tot juli 2016 op deze landelijke voorziening aansluiten. De
uitvoering van het project Invoering BRP stelt onze organisatie in staat om zich goed en
tijdig voor te bereiden zodat een soepele overgang van de huidige GBA naar de
toekomstige BRP gerealiseerd kan worden en daarmee te voldoen aan de nieuwe wet BRP.
Onderstaande figuur 1 geeft een beknopte weergave hoe aansluiting op het huidige GBAstelsel is geregeld en wat er verandert in het BRP-stelsel.
Burgerzaken
modules
GBA
Burgerzaken
modules
GBA
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Model obv PL’en
GBA-V
Genormaliseerd
informatiemodel
GBA–V
Ad hoc
GBA–V
Full Service
• Nieuwe gegevens
• Nieuwe diensten
Identificatie:
gebruikersnaam
& wachtwoord
Mailbox
Autorisatiebesluit GBA
Near realtime
XML
Diginetwerk
LO 3.X
Terugmelden
Gemeente
BRP
Afnemer
Digikoppeling 3.0
Digimelding
2.0
Informatiebeveiliging
Opvang
berichten
Afnemer
Autorisatiebesluit BRP
Figuur 1: Aansluiting op GBA-V versus aansluiting op de BRP
In de volgende figuur is puntsgewijs aangegeven wat de BRP oplevert ten opzichte van de
huidige situatie en wat dit voor een afnemerorganisatie betekent / kan betekenen. Voor de
eigen organisatie zal de definitieve impact vastgesteld moeten worden. Dit is een van de
stappen tijdens de projectinitiatie (zie h.7).
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
4
P ROJECTVOORSTEL
BRP voor afnemers
Wat levert het op?
Near realtime levering
Wat is de globale impact?
Diginetwerk, Digikoppeling:
Nieuwe adapters voor bevragen &
leveren
Aanvragen OIN
Aanvragen PKI Overheid certificaat
Uitfaseren VOA & GBA mail
•
Informatieuitwisseling cf
e-overheidsstandaard
Nieuwe berichttypen &
informatie cf. LO BRP
Nieuwe gegevens
•
•
•
Impact LO, gegevens & berichten:
XML
Genormaliseerd informatiemodel
Aanpassen (interne) gegevensverwerking
(systemen, processen, medewerkers,
etc)
•
•
•
Nieuwe typen dienstverlening
Eén leverancier van persoonsgegevens
Keuzes maken o.a.:
Hogere kwaliteit gegevens
Autorisatie:
Realtime verwerken?
Bewerker?
•
•
Omzetten autorisatie ( i.s.m.
Agentschap BPR )
•
1
Figuur 2: De BRP: wat levert het op en wat is globaal de impact?
1.2
Project doelstellingen
Wat wilt u als afnemerorganisatie bereiken na realisatie van de projectresultaten (de outcome van het
project)? Onderstaand is een aantal mogelijke doelstellingen opgenomen. Bepaal voor uw organisatie
welke doelstellingen van toepassing zijn en vul deze waar gewenst aan.
Met het project Invoering BRP streeft onze organisatie de volgende doelstellingen na:

Het tijdig aansluiten op de landelijke voorziening BRP en daarmee voldoen aan de
nieuwe wet BRP.

Wijze van gegevensverstrekking behouden zoals deze in de huidige situatie is.

Realtime ontvangen (en verwerken) van de BRP-berichten.

Vermindering van performance-problemen.

Geen last meer van de huidige problemen in GBA-stelsel, bijvoorbeeld t.a.v. het
onderhouden van gegevens.



Verbetering in gebruik van persoonsgegevens, bijvoorbeeld:
o
zoeken van personen
o
gebruik van RNI-gegevens
Vermindering van aantal controles door o.a. auditors:
o
efficiënter operationeel proces
o
kostenbesparing
Gebeurteniscodes uit de BRP als zaaktype toevoegen aan het zaaksysteem en
daarmee taakspecifieke processen optimaliseren.
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
5
P ROJECTVOORSTEL
1.3
Bereik en afbakening
Het bereik of de scope is datgene wat bij het project hoort, zowel de inhoud als de omgeving en de
omgevingscondities. Het is essentieel om de scope goed vast te leggen, met een duidelijke afbakening.
Dit betekent naast zeggen wat je doet, ook duidelijk aangeven wat je niet doet. Maak bijvoorbeeld
organisatieonderdelen die niet tot het project behoren, expliciet.
1.4
Resultaten
Wat is er klaar als het project Invoering BRP is afgerond (de output van het project)? Neem hier een zo
helder en eenduidig mogelijke lijst van de belangrijkste op te leveren producten op voor zover op dit
moment mogelijk. Onderstaand is een aantal mogelijke resultaten opgenomen. Bepaal voor uw
organisatie welke resultaten van toepassing zijn en vul deze waar gewenst aan.
Het eindresultaat van het project is dat onze organisatie volgens planning is aangesloten op
de BRP. Daarvoor zijn de volgende resultaten bereikt (dit zijn enkele voorbeelden):

De koppeling tussen de relevante processen en systemen en de BRP is
gerealiseerd.

De organisatie is direct aangesloten op de BRP.

De organisatie is via gegevensbewerker X aangesloten op de BRP.

Digikoppeling is geïmplementeerd.

Het autorisatiebesluit BRP is vastgesteld.

Autorisaties voor bestaande gegevens zijn (waar van toepassing) in de
distributiesystemen/servicebussen aangepast en voor de nieuwe gegevens
ingericht.

GBA gegevens zijn gemigreerd naar de BRP (applicaties/systemen/administraties)

Werkprocessen zijn waar nodig aangepast

De medewerkers zijn opgeleid om te werken met de nieuwe BRP

De applicatie voor ontvangst van persoonsgegevens is BRP-proof gemaakt.
Wijzigingen zijn doorgevoerd, getest en in gebruik en beheer genomen.

De applicaties voor verwerking van persoonsgegevens zijn BRP-proof gemaakt.
Wijzigingen zijn doorgevoerd, getest en in gebruik en beheer genomen.

1.5
GBA-systemen zijn ontmanteld en buiten gebruik gesteld.
Voorwaarden & beperkingen
Wat is het beeld van de omgeving waar u rekening mee houdt c.q. mee dient te houden? Wat zijn de
omstandigheden die aanwezig moeten zijn bij de uitvoering van het project? Onderstaand is een aantal
mogelijke voorwaarden & beperkingen opgenomen. Bepaal voor uw organisatie welke van toepassing
is/zijn en vul deze waar gewenst aan.

Er is voldoende capaciteit beschikbaar voor uitvoering van het project. Dit stelt
eisen aan de juiste capaciteit en het tijdig beschikbaar hebben van deze
capaciteit.
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
6
P ROJECTVOORSTEL

Er is voldoende budget gereserveerd c.q. er kan voldoende budget gealloceerd
worden. Voor het tijdig reserveren van budget dient rekening gehouden te worden
met de begrotingscyclus.

Er is voldoende prioriteit om de nodige ontwikkelingen en aanpassingen tijdig door
te kunnen voeren.

De overgang van de GBA-V naar de BRP levert geen verstoringen op in de
dienstverlening.

De organisatie heeft er geen last van dat gemeenten en / of andere relevante
afnemers eerder of later aansluiten op de BRP.

Er is voldoende capaciteit bij het Agentschap BPR voor het beantwoorden van
vragen.
1.6
Relaties met andere projecten
Hier beschrijft u de afhankelijkheden en koppelingen met andere projecten binnen uw organisatie. Wat
zijn de onderlinge verwachtingen? Is het resultaat van het ene project bijvoorbeeld van invloed op een
ander project? Denk hierbij ook aan de projectbemensing.
Het project Invoering BRP heeft relaties met de volgende projecten:
[Naam van het project]
[Beschrijving van de relatie]
[Naam van het project]
[Beschrijving van de relatie]
2
BUSINESS CASE
Vragen die in dit hoofdstuk worden beantwoord: Waarom moet het project uitgevoerd worden? Wat
zijn de baten en de besparingen? Welke knelpunten worden erdoor verholpen? Welke kansen worden
ermee vergroot? Wat gebeurt er als het project niet wordt uitgevoerd? Het kostenplaatje zal in deze
fase vaak niet volledig in kaart gebracht kunnen worden. Een globale inschatting is in dat geval een
minimale vereiste.
Potentiële antwoorden op enkele van deze vragen:

In het huidige GBA-stelsel zijn er veel problemen. Met de BRP wordt verwacht dat
deze problemen opgelost worden. Bijvoorbeeld t.a.v.:

o
Performance
o
Onderhouden van gegevens
Verbetering van de manier waarop gebruik gemaakt kan worden van de
persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het zoeken van personen.

Ook niet-ingezetenen zijn onderdeel van de BRP.

Kostenbesparing door efficiënter operationeel proces (o.a. het gebruik van een
gebeurteniscode).

Verbetering van kwaliteit gegevens.
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
7
P ROJECTVOORSTEL

Verbetering bedrijfsvoering door bijvoorbeeld realtime leveren van
persoonsgegevens.

Invloed kunnen uitoefenen op de ontwikkeling binnen programma mGBA
(specifiek voordeel voor koploperschap).
3
KWALITEITSVERWACHTINGEN KLANTEN
Geef hier aan wat van wezenlijk belang is aan de op te leveren producten van dit project. Het is
belangrijk dat de klant en de leverancier het samen eens zijn over het gewenste kwaliteitsniveau
voordat het project wordt gestart. Hierbij zal meestal een afweging gemaakt moeten worden tussen
tijd, kosten en kwaliteit. Deze kwaliteitsverwachtingen vormen de basis voor de acceptatiecriteria.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de huidige dienstverlening richting klanten zoals continue
beschikbaarheid van gegevens (24x7).
4
ACCEPTATIE CRITERIA
Dit zijn meetbaar opgestelde eisen (SMART) waaraan de eindproducten moeten voldoen, bijvoorbeeld
ten aanzien van de (onderhouds)kosten, de data, functionaliteit, veiligheid, gebruikersvriendelijkheid.
De eisen worden opgesteld vanuit het perspectief van de toekomstige gebruikersgroepen. Aan deze
eisen kan een MoSCoW-prioriteit worden toegekend:

Must have – eisen: worden gegarandeerd opgeleverd;

Should have – eisen: noodzakelijk, maar een tijdelijke oplossing is acceptabel;

Could have – eisen: duidelijk toegevoegde waarde, maar zijn niet noodzakelijk;

Won't have – eisen: kunnen worden gemist in dit project maar kunnen in een volgende
verbeterslag worden meegenomen.
Enkele voorbeelden van deze acceptatiecriteria zijn:

Medewerkers moeten hun werk zonder verstoringen kunnen blijven uitvoeren.

De organisatie moet minimaal dezelfde set gegevens blijven ontvangen.

Personeel is voldoende opgeleid om te kunnen werken volgens de principes van de
nieuwe wet BRP.

Nieuw opgeleverde c.q. aangepaste systemen zijn goed gedocumenteerd en
overgedragen aan de beheerorganisatie.
5
REEDS GEÏDENTIFICEERDE RISICO’S
U beschrijft hieronder de reeds geïdentificeerde risico's voor het project. In het projectplan maakt u
een volledige risicoanalyse. Hier gaat het slechts om een opsomming.
De volgende risico’s zijn reeds geïdentificeerd. In het projectplan zal een verdere
uitwerking van de risicoanalyse worden opgenomen.
Voorbeelden van risico’s zijn:

Er is onvoldoende bestuurlijk draagvlak waardoor ….
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
8
P ROJECTVOORSTEL

Er is onvoldoende budget opgenomen in de jaarbegroting waardoor de uitvoering van
het project niet conform planning gerealiseerd kan worden.

Er is onvoldoende prioriteit op de releasekalender waardoor ontwikkeling van de
benodigde systemen(onderdelen) niet conform planning gerealiseerd kan worden.
6
PROJECTAANPAK
Voor de uitvoering van het project wordt gebruikt gemaakt van het “Draaiboek invoering
BRP afnemers”. Dit is ontwikkeld door het programma mGBA. De laatste versie van dit
draaiboek is beschikbaar gesteld op http://www.operatiebrp.nl/homepage-afnemers. In
dit draaiboek is de invoering van de BRP voor afnemers onderverdeeld in 5 hoofdstappen.
Elke hoofdstap kent een normplanning en opeenvolgende activiteiten. Elke afnemer
doorloopt deze hoofdstappen, maar hoeft niet per se alle activiteiten uit te voeren. Dit is
afhankelijk van de specifieke situatie per afnemerorganisatie. Verplichte activiteiten zullen
door elke afnemer uitgevoerd moeten worden.
Per hoofdstap zijn meerdere mijlpalen gedefinieerd:
1. Oriëntatie: Definiëren project en aanwijzen projectleider;
2. Analyse: Impact op de organisatie bepaald en een plan voor de aanpak opgesteld;
3. Voorbereiding: Organisatie- en ict-huishouding aangepast;
4. Aansluiting: Kwaliteit op orde en feitelijk aansluitmoment bepaald;
5. Gebruik: Aansluiting op BRP voltooid en GBA buiten werking.
7
PROJECTINITIATIE
7.1
Projectmedewerkers
Hier beschrijft u de opzet en invulling van de tijdelijke projectorganisatie aan. Indien mogelijk neemt u
de specifieke medewerkers op, maar dat zal niet altijd in deze fase mogelijk zijn. Raadpleeg voor een
indicatie van de benodigde typen resources de website http://www.operatiebrp.nl/homepageafnemers. Per onderwerp is - voor zover op dit moment bekend - aangegeven welke expertise nodig is/
kan zijn. Een minimale vereiste is welke betrokkenheid vanuit elk organisatie-onderdeel nodig is.
Projectleider:
[Naam beoogd projectleider]
Betrokkenheid directie/ management:
Projectleden:
Afdelingsnaam
Medewerker
Functie
[Naam afdeling]
[Naam medewerker]
[Functie medewerker]
[Naam afdeling]
[Naam medewerker]
[Functie medewerker]
[Naam afdeling]
[Naam medewerker]
[Functie medewerker]
[Naam afdeling]
[Naam medewerker]
[Functie medewerker]
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
9
P ROJECTVOORSTEL
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
10
P ROJECTVOORSTEL
7.2
Projectplanning
Onderstaand is een opzet van de projectplanning opgenomen, gebaseerd op de stappen uit het
faseplan. Ter indicatie is de normplanning per hoofdstap opgenomen zoals opgenomen in het
Draaiboek. Waar mogelijk maakt u deze planning specifiek voor uw organisatie.
Oriëntatie
Doel
Actief oriënteren op de inhoud van de modernisering van de GBA en de invoering van de
BRP. Het gaat er daarbij om zicht te krijgen op consequenties en de noodzakelijke
activiteiten van de invoering van de BRP in de eigen organisatie.
Start
<Startdatum>
Eind
<Startdatum + 1 maand>
Activiteit
Documentatie raadplegen op http://www.operatiebrp.nl/homepage-afnemers
Resultaat
Inzicht in de consequenties en de noodzakelijke activiteiten.
Analyse
Doel
Gedetailleerd inzicht in de impact (functioneel en financieel) van de invoering van de BRP
voor uw eigen organisatie.
Start
<Startdatum>
Eind
<Startdatum + 4 maanden>
Activiteit

Documentatie raadplegen op http://www.operatiebrp.nl/homepage-afnemers
Afweging maken van de te verwachten kosten en baten

Resultaat
Opstellen plan van aanpak voor verdere uitvoering van het project.
Plan van aanpak dat wordt voorgelegd ter goedkeuring aan de directie/ het management.
Voorbereiding
Doel
Uw organisatie is voorbereid op de aansluiting op de BRP.
Start
<Startdatum>
Eind
<Startdatum + 4 tot 12 maanden>
Activiteit
Uitvoering plan van aanpak waaronder:

Aanschaffen en implementeren van de benodigde apparatuur en software;

Gereed maken van de lokale infrastructuur en netwerkverbindingen;

Maken van plannen voor migratie en aansluiting, werkprocessen, opleiding,
communicatie en beheer;
Resultaat

Nieuw autorisatiebesluit BRP.

Aangepaste lokale infrastructuur en netwerkverbindingen;

Plannen van aanpak voor activiteiten uit de aansluitingsfase.
Aansluiting
Doel
Uw organisatie kan voldoen aan de verantwoordelijkheid als afnemer conform het
autorisatiebesluit en de wet BRP.
Start
<Startdatum>
Eind
<Startdatum + 4 maanden>
Activiteit

Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Opleiden medewerkers;
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
11
P ROJECTVOORSTEL
Resultaat

Installeren certificaten;

Uitvoeren proeftuin;

Uitvoeren aansluittoets.
Uw organisatie is aangesloten op de BRP.
Gebruik
Doel
Ingebruikname van de BRP
Start
<Startdatum>
Eind
<Startdatum + 2 maanden>
Activiteit
Resultaat

Gebruik maken van de gegevens uit de BRP;

Ontmantelen oude GBA(-V)-systeem (indien nodig).
Uw organisatie maakt gebruik van de BRP en het project Invoering BRP wordt decharge
verleend.
Bestandsnaam:
Document1
Versie:
[x.x]
Datum opgeslagen:
19 juli 2017
Auteur:
[Naam van de auteur]
Project:
Invoering BRP
12