WORD, 116 KB - Gemeente Leiden

B en W. nr. 12.0693 dd. 3-7-2012
Onderwerp
Vaststellen brief aan de gemeenteraad betreffende het controleprotocol 2012
besluiten:Behoudens advies van de commissie
1. Vast te stellen bijgaande brief aan de gemeenteraad, waarin we een positief advies
uitbrengen over het voorstel van de Commissie voor de Rekeningen betreffende het
controleprotocol jaarrekening 2012
Pers samenvatting:
Het college brengt een positief advies uit over het controleprotocol voor de
accountantscontrole in het controlejaar 2012 van de Gemeente Leiden voor de vaststelling
hiervan door de Raad. De Commissie voor de Rekeningen biedt de gemeenteraad het
controleprotocol aan ter vaststelling in de raadsvergadering van 5 juli 2012. De ambtelijke
organisatie werkt het vastgestelde controleprotocol vervolgens uit voor een effectieve en
efficiënte uitvoering van de accountantscontrole.
Aan de gemeenteraad
Datum 3 juli 2012
Ons kenmerk DIV-2012-9263
Onderwerp Controleprotocol jaarrekening 2012
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165165
E-Mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
Contactpersoon V. van der Heide
Doorkiesnummer 5165212
Geachte leden van de gemeenteraad,
U heeft op 22 november 2003 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het
financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente
Leiden vastgesteld. In artikel 2, lid 3 van de controleverordening van de gemeente Leiden
is een aantal eisen ten aanzien van de accountantscontrole opgenomen, die (jaarlijks)
uitgewerkt moet worden in een controleprotocol.
In het controleprotocol geeft u kaders mee aan de externe accountant voor de
jaarrekeningencontrole. U kan ook specifiek accenten benoemen die door de accountant
mee kunnen worden genomen bij de controle van de jaarrekeningen.
De specifieke accenten over het controlejaar 2012 zijn:
Beheer gemeentegaranties
De afgelopen maanden zijn enkele woningcorporaties in de financiële problemen
gekomen door risicovolle beleggingen en verkeerde investeringsbeslissingen. De
gemeente Leiden staat voor tientallen miljoenen euro’s garant voor leningen van
woningcorporaties. Door de zwakke financiële positie van woningcorporaties neemt de
kans sterk toe dat er aanspraak gedaan moet wordt op de garantstelling van onze
gemeente.
Extra accent bij gemeentegaranties:
Hoe is het proces omtrent het beheer en bewaking gemeentegaranties georganiseerd en
geborgd?
Beheer contractenregister
Ook bij de controle van de jaarrekening 2011 zijn onrechtmatigheden geconstateerd bij
inkoop en aanbestedingstrajecten. In 2011 zijn al veel verbetermaatregelen getroffen om
te voorkomen dat zich onrechtmatigheden voordoen bij nieuwe aanbestedingstrajecten.
Voor de controle en beheersing van inkooptrajecten is een contractenregister
noodzakelijk. Momenteel bestaat er nog onvoldoende inzicht in de volledigheid en werking
van het contractenregister.
Extra accent beheer contractenregister:
Hoe is het beheer van de inkoopcontracten vormgegeven en geeft het contractenregister
voldoende inzicht voor een accurate controle op het inkoopproces?
Voorzieningen
De landelijk commissie BBV (besluit begroting en verantwoording) heeft in haar notitie
‘verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen’ gepubliceerd (hierna notitie
onderhoud kapitaalgoederen). In deze notitie is bepaald dat voorzieningen die worden
gevormd om onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren,
alleen ingesteld en gevoed kunnen worden op basis van een beheerplan van het
desbetreffende kapitaalgoed.
De afgelopen jaren zijn voorzieningen voor onderhoud van kapitaalgoederen vrijgevallen
omdat de accountant van mening van was dat de kwaliteit en kwantiteit van
onderhoudsplannen onvoldoende basis vormde om de voorziening in stand te houden. In
2012 zijn veel nieuwe onderhoudsplannen gemaakt en bestaande beheersplannen
geactualiseerd.
Extra accent bij voorzieningen:
Hoe verloopt het proces van de implementatie van de nieuwe beheerplannen en dragen
de beheersplannen in voldoende mate bij aan de onderbouwing van voorzieningen voor
kapitaalgoederen?
Proces kredieten
Tijdens onze verbijzonderde interne controle is een overschrijding van het
investeringskrediet voor de nieuwbouw van Da Vinci college Lammerschans van € 1,4
miljoen geconstateerd. Elk jaar krijgt u in december een raadsvoorstel met de rapportage
overschreden investeringen. Bij de behandeling van raadsvoorstel rapportage
overschreden investeringen 2011 heeft de commissie Werk en Financiën haar
ongenoegen geuit over de kredietbewaking bij investeringen, maar ging er vanuit dat met
het vaststellen van het raadsvoorstel rapportage overschreden investeringen 2011 de
onrechtmatigheidproblemen bij de jaarrekening voorkomen zouden worden.
Extra accent bij de administratie voor de bewaking en beheersing van
investeringskredieten:
Hoe is het proces van de kredietbewaking ( registratie verplichtingen budgetbewaking en
voortgangscontrole) bij investeringskredieten georganiseerd?
Proces waardering onroerende zaken
Door externe economische ontwikkelingen zijn onzekerheden ontstaan over de waarde
van de onroerende goederen die in het bezit zijn van de gemeente. Door de economische
crisis zijn prijzen voor onroerende goederen sterk aan het dalen. De opbrengst van de
verkoop van gemeentepanden vormt een belangrijke inkomstenbron voor de financiering
van grondexploitatie projecten.
Extra accent bij het proces waardering onroerende zaken:
Hoe is het proces van omtrent de waardering van onroerende zaken georganiseerd en is
er voldoende inzicht in de risico’s?
Wij brengen een positief advies uit over het controleprotocol voor de accountantscontrole
in het controlejaar 2012 van de Gemeente Leiden voor de vaststelling hiervan door de
Raad. De Commissie voor de Rekeningen biedt uw Raad het controleprotocol aan ter
vaststelling in de raadsvergadering van 5 juli 2012. De ambtelijke organisatie werkt het
vastgestelde controleprotocol vervolgens uit voor een effectieve en efficiënte uitvoering
van de accountantscontrole.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,
RAADSVOORSTEL 12.0080
Rv. nr.: 12.0080
Besluit commissie rekeningen d.d.:
28 juni 2012
Advies college d.d.: 3 juli 2012
Naam programma +onderdeel:
Bestuur en dienstverlening, raad.
Onderwerp:
Controleprotocol 2012
Aanleiding:
De gemeenteraad heeft op 22 november 2003 de verordening ex art 213 GW voor de
controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de
gemeente Leiden vastgesteld. In artikel 2, lid 3 van de controleverordening van de gemeente
Leiden is een aantal eisen ten aanzien van de accountantscontrole opgenomen, die (jaarlijks)
uitgewerkt moet worden in een controleprotocol.
Object van controle is de jaarrekening 2012 van de gemeente Leiden en specifieke
deelverantwoordingen.
Doel:
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de
reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij
verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de
jaarrekening 2012 van de gemeente Leiden.
Kader:
De Gemeentewet (GW), art 213, schrijft voor dat de gemeenteraad een accountant aanwijst
als bedoeld in art 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197
GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van de controleverklaring en het
uitbrengen van het verslag van bevindingen.
Financiën:
Er is een budget voor de controle op de jaarrekening.
Evaluatie:
Niet van toepassing.
Bijgevoegde informatie:
1. Communicatie en periodiek overleg gedurende 2012
2. Rapportages
RAADSBESLUIT
De Raad van de gemeente Leiden:
Gezien het voorstel van de commissie voor de rekeningen (raadsvoorstel 12.0080 van 2012),
mede gezien het advies van het college dd 3 juli 2012;
BESLUIT:
Vast te stellen het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2012
Gemeente Leiden, luidende
artikel 1.
Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole (getrouwheid én rechtmatigheid)
De door de raad benoemde accountant zal de controle op de in artikel 197 Gemeentewet
bedoelde jaarrekening uitvoeren en een oordeel afgeven over:
 de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en
de activa en passiva;
 het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in
overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke
regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;
 de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de
vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
 het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de
bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel
186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);
 de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole
Provincies en Gemeenten), de Kadernota Rechtmatigheid 2010 van 12 juli 2010 evenals de
Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te
voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole
decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en
balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn
met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder
gemeentelijke verordeningen ”.
artikel 2.
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen:
Fouten in de jaarrekening (% lasten)
Onzekerheden in de
controle (% lasten)
Goedkeurend
≤ 1%
Beperking
>1%<3%
Oordeelonthouding
-
Afkeurend
≥ 3%
≤ 3%
>3%<10%
≥ 10%
-
artikel 3.
Te hanteren rapporteringtoleranties:

Fouten in de jaarrekening per programma worden gerapporteerd indien een fout
gelijk of groter is dan € 250.000,-;
 Onzekerheden in de controle per programma worden gerapporteerd indien en voor
zover de inschatting van een onzekerheid gelijk of groter is dan € 500.000.
Rapporteringtolerantie Single information single audit (Sisa)
In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering
gerapporteerd met een rapporteringtolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke
uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van
prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle
gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van:
 € 10.000 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 100.000 zijn;
 10% indien de lasten groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000
zijn;
 € 100.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.
artikel 4.
Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing
De accountantscontrole op de rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2012 is gericht op de
naleving van wettelijke kaders, “externe wetgeving” en “interne wetgeving”. Dit uitsluitend
voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen.
Alle relevante algemene wet- en regelgeving en de verordeningen van de gemeente Leiden
die van belang zijn de in het kader van de rechtmatigheidcontrole zijn te vinden op;
http://zoekdienst.overheid.nl/Zoekdienst/html.onl.nl/collectie/dcr?searchform=advanced&view
=advanced&kb_reset_basket=true onder de gemeente Leiden.
Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat een duidelijke relatie met
het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten en lasten en balansmutaties
rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of alle handelingen
binnen de provincie of gemeente conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De
aandacht blijft beperkt tot de handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als
baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord.
artikel 5.
Communicatie en periodiek overleg
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek
(afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging uit raad, een
vertegenwoordiging uit de commissie van de rekeningen, de portefeuillehouder financiën, de
gemeentesecretaris en de (concern) controller. In bijlage 1 is de overlegstructuur in een
communicatiematrix vastgelegd voor het kalenderjaar 2012.
artikel 6.
Extra accenten
Beheer gemeente garanties
De afgelopen maanden zijn enkele woningcorporaties in de financiële problemen gekomen
door risicovolle beleggingen en verkeerde investeringsbeslissingen De gemeente Leiden
staat voor tientallen miljoenen euro’s garant voor leningen van woningcorporaties. Door de
zwakke financiële positie van woningcorporaties neemt de kans sterk toe dat er aanspraak
gedaan moet wordt op de garantstelling van de gemeente.
Extra accent bij gemeente garanties: hoe is het proces omtrent het beheer en bewaking
gemeentegaranties georganiseerd en geborgd?
Beheer contractenregister
Ook bij de controle van de jaarrekening 2011 zijn er onrechtmatigheden geconstateerd bij
inkoop en aanbestedingstrajecten. In 2011 zijn al veel verbetermaatregelen getroffen om te
voorkomen dat zich onrechtmatigheden voordoen bij nieuwe aanbestedingstrajecten en met
name Europese aanbestedingen. Voor de controle en beheersing van inkooptrajecten is een
contractenregister noodzakelijk. Momenteel bestaat er nog onvoldoende inzicht in de
volledigheid en werking van het contractenregister.
Extra accent beheer contractenregister: hoe is het beheer van de inkoopcontracten
vormgegeven en geeft het contractenregister voldoende inzicht voor een accurate controle op
het inkoopproces?
Voorzieningen
De landelijk commissie BBV (besluit begroting en verantwoording) heeft in de notitie
‘verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen’ gepubliceerd (hierna notitie
onderhoud kapitaalgoederen). In deze notitie is bepaald dat voorzieningen die worden
gevormd om onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren,
alleen ingesteld en gevoed kunnen worden op basis van een beheerplan van het
desbetreffende kapitaalgoed.
De afgelopen jaren zijn voorzieningen voor onderhoud van kapitaalgoederen vrijgevallen
omdat de accountant van mening van was dat de kwaliteit en kwantiteit van
onderhoudsplannen onvoldoende basis vormde om de voorziening in stand te houden. In
2012 zijn veel nieuwe onderhoudsplannen gemaakt en bestaande beheersplannen
geactualiseerd.
Extra accent bij voorzieningen: hoe verloopt het proces van de implementatie van de nieuwe
beheerplannen en dragen de beheersplannen ook bij aan de onderbouwing van de middelen
in de voorzieningen voor kapitaalgoederen?
Proces kredieten
Tijdens de verbijzonderde interne controle is een overschrijding van het investeringskrediet
voor de nieuwbouw van Da Vinci college Lammerschans van €1,4 miljoen geconstateerd. Elk
jaar krijgt de gemeenteraad in december een raadsvoorstel met de rapportage overschreden
investeringen. Bij de behandeling van raadsvoorstel rapportage overschreden investeringen
2011 heeft de commissie Werk en Financiën haar ongenoegen geuit over de kredietbewaking
bij investeringen maar ging er vanuit dat met het accorderen van het raadsvoorstel
rapportage overschreden investeringen 2011 de onrechtmatigheidproblemen bij de
jaarrekening voorkomen zouden worden.
Extra accent bij de administratie voor de bewaking en beheersing van investeringskredieten:
hoe is het proces van de kredietbewaking ( registratie verplichtingen budgetbewaking en
voortgangscontrole) bij investeringskredieten georganiseerd?
Proces waardering onroerende zaken
Door externe economische ontwikkelingen zijn er onzekerheden ontstaan over de waarde van
de onroerende goederen die in het bezit zijn van de gemeente. Door de economische crisis
zijn prijzen voor onroerende goederen sterk aan het dalen. De opbrengst van de verkoop van
gemeentepanden vormt een belangrijke inkomstenbron voor de financiering van
grondexploitatie projecten.
Extra accent bij het proces waardering onroerende zaken: hoe is het proces van omtrent de
waardering van onroerende zaken georganiseerd en is er voldoende inzicht in de risico’s?
artikel 7.
Rapportering accountant
In bijlage 2 is een overzicht opgenomen met de standaard rapportagemomenten
Tijdens en na afronding van de controle rapporteert de accountant hierna in het kort
weergegeven als volgt:
artikel 7a.
Interim-controle
De accountant voert een zogenaamde interim-controle uit. Over de uitkomsten van die
tussentijdse controle wordt een verslag(=managementletter) aan het college uitgebracht.
Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportage wensen ook aan de gemeenteraad ter kennis worden gebracht in het verslag van bevindingen naar
aanleiding van de jaarrekeningcontrole.
artikel 7b.
Verslag van bevindingen
In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een
definitief verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van
Burgemeester en Wethouders.
In dit verslag van bevindingen wordt gerapporteerd of de opzet financiële beheer en of de
beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige
verantwoording daarover waarborgen.
artikel 7c.
Controleverklaring
De controleverklaring geeft op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven,
de uitkomst van de accountantscontrole weer, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de
rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de
door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Gedaan in de openbare raadsvergadering van
de Griffier,
de Voorzitter,
Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg gedurende 2012
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het
kalenderjaar 2012. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk
gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen
de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en ambtelijke organisatie als
regel van toepassing zijn.
Raad
Aantal per Toelichting
jaar
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van
de raad.
Commissie voor de
Rekeningen (CvR)
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De CvR is
het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering.
Met de CvR zal voorafgaand aan de controle een overleg
plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere
invulling van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden
gecombineerd met het pré-audit gesprek dat ambtelijk wordt
gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de
controle zullen worden teruggekoppeld naar de CvR. Daarnaast
zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het
definitieve rapport van bevindingen) worden besproken in de CvR.
Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking.
Tevens vindt informeel voortgangsoverleg naar behoefte plaats.
Griffier
College van
burgemeester en
wethouders
Portefeuillehouder
Financiën
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van
college van burgemeester en wethouders
Drie
Gemeentesecretaris/
Concerncontroller
Periodiek
Controllersoverleg
Minimaal
drie
Pré-auditgesprek (overleg over aanvullende controleafspraken),
bespreking bevindingen interim-controle (=managementletter) en
eindejaarscontrole (=rapport van bevindingen)
De gemeentesecretaris en concerncontroller zijn voor de accountant
belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie.
Bijeenkomsten: pré-audit gesprek (voorbereiding aanvullende
controleafspraken), de bespreking van de bevindingen van interimcontrole (op basis van het concept managementletter) en de
eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van
bevindingen).
Het controllersoverleg is voor de accountant een aanspreekpunt. Er
zijn drie natuurlijke momenten: het pré-audit gesprek, de bespreking
van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan
naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse
voortgangsgesprekken.
Bijlage 2: Rapportage
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:
Rapportage
Managementletter
Tijdstip
Na afronding
van de
interimcontrole.
Definitief verslag van
bevindingen interimcontrole
Na
uitbrengen
managementletter
Definitief verslag van
bevindingen
Jaarrekeningcontrole
Na afronding
van de
controle van
de
jaarrekening.
Controleverklaring
Na afronding
van de
controle van
de
jaarrekening.
Inhoud
Mogelijke risico’s, verbeter- en
aandachtspunten betreffende de
processen en procedures
(beheersingsstructuur), beheersing
specifieke subsidiestromen evenals
overige van belang zijnde
onderwerpen. Voortgang
groeiproces invoering
rechtmatigheid.
Extract van belang zijnde
controlebevindingen uit de
managementletter, die ter kennis
moeten worden gebracht aan de
raad
Dit wettelijk voorgeschreven
verslag beantwoordt de vraag of de
inrichting van het financiële beheer
en van de financiële organisatie
een getrouwe en rechtmatige
verantwoording mogelijk maken.
Daarnaast bevat het verslag een
opsomming van resterende fouten,
onzekerheden of verbeteringen op
het gebied van verslaglegging
rekening houdend met afgesproken
rapporteringtoleranties. Relatie
tussen de controletolerantie
ingevolge controleverordening en
de feitelijke bevindingen.
Het accountantsoordeel over de
mate waarin de gemeenterekening
een getrouw beeld geeft en voldoet
aan de eisen van rechtmatigheid.
Gericht aan
College van
burgemeester en
wethouders
College van
burgemeester en
wethouders; ter
kennis name aan
CvR
Raad
in afschrift aan
College van
burgemeester en
wethouders
Raad