Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 28 juni 2016
ONDERWERP
Accountantsrapport definitieve jaarrekening 2015 (incl. sociaal domein).
SAMENVATTING
De bevindingen van de accountant naar aanleiding van de controle van de definitieve
jaarrekening 2015 zijn verwoord in een rapport van bevindingen dat rechtstreeks is gericht
aan de leden van de raad. Een afschrift daarvan is verzonden aan het college van B&W. In
deze adviesnota wordt ingegaan op het rapport van EY en de door hun gedane
aanbevelingen.
In het college van B&W van 19 april jl., de auditcommissie van 21 april jl. en de commissie
Middelen van mei is het voorlopige accountantsrapport over de voorlopige jaarrekening 2015
(excl. sociaal domein), alsmede de reactie van het college van B&W, besproken. Voorts is in
de auditcommissie van 15 juni het voorlopige accountantsrapport (incl. sociaal domein) met
de accountant besproken. Thans wordt het definitieve accountantsrapport over de definitieve
jaarrekening 2015 (incl. sociaal domein) voorgelegd. De reactie van het college van B&W op
de bevindingen van de accountant is integraal verwoord in deze adviesnota d.w.z. de reactie
verwoord in het collegevoorstel van 19 april is wederom opgenomen, aangevuld met de
reactie van het college van B&W op de aanbevelingen van de accountant in het kader van
het sociaal domein.
BESLUIT B&W
1. Kennis te nemen van het definitieve rapport van EY bij de controle van de (definitieve)
jaarrekening 2015 (inclusief sociaal domein);
2. Akkoord te gaan met de reactie op de adviezen in het controlerapport;
3. Dit advies, gezamenlijk met de (definitieve) jaarrekening 2015, te behandelen in de Raad.
INLEIDING
De accountant brengt jaarlijks twee rapportages uit. De eerste rapportage betreft de
“tussentijdse” controle die in het najaar wordt uitgevoerd waarbij met name gekeken wordt
naar de opzet en werking van de administratieve organisatie en het doelmatigheidsbeheer.
De tweede rapportage betreft de controle van de jaarrekening en die wordt uitgevoerd eind
maart/begin april.
Naar aanleiding van de bevindingen van de tussentijdse controle in oktober 2015 is een
rapportage uitgebracht in uw collegevergadering van 11 november 2015. Tijdens de controle
van de jaarrekening is door de accountant ook gekeken naar de opvolging van deze eerder
gedane aanbevelingen.
Tijdens de controle van de jaarrekening 2015 heeft de accountant geconstateerd dat er
zaken zijn die beter kunnen of op een andere manier verantwoord moeten worden. Daartoe
zijn door EY enkele aanbevelingen gedaan, die hierna worden toegelicht. Het sociaal
domein is nu ook in het definitieve rapport van bevindingen van EY opgenomen.
De eerste zeven bevindingen en de reactie van het college van B&W hierop zijn reeds
eerder aan u voorgelegd. Deze waren gebaseerd op het voorlopige accountsrapport over de
voorlopige jaarrekening 2015 (excl. sociaal domein). Het standpunt van de accountant op
bevindingen 3 en 6 is aangepast. De reacties op de bevindingen 6 en 7 zijn geactualiseerd.
De bevindingen 8 en 9 zijn gebaseerd op het definitieve accountantsrapport (incl. sociaal
domein).
676045
1/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 28 juni 2016
MOTIVERING
Bevinding 1 (bladzijde 8):
Geconstateerd wordt dat geen inzicht wordt gegeven in de cijfermatige opbouw van het
totale weerstandsvermogen, dat naast de algemene reserve ook bestaat uit de post
onvoorzien, de onbenutte belastingcapaciteit en eventueel aanwezige stille reserves. De
omvang van de algemene reserve is als beschikbare incidentele weerstandscapaciteit
toegelicht, waarbij al rekening is gehouden met de voorgestelde bestemming van het
rekeningresultaat. De onbenutte belastingcapaciteit is in de gemeente Heemstede op basis
van het huidige financieel beleid geen onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit.
Geadviseerd wordt om dit nader toe te lichten in de paragraaf weerstandsvermogen en
risicobeheer.
Reactie:
De toelichting op de onbenutte belastingcapaciteit zal in het vervolg worden opgenomen in
het jaarverslag.
Bevinding 2 (bladzijde 9):
EY plaatst twee opmerkingen bij enkele belangrijke subjectieve posten in de jaarrekening
waarbij in het bijzonder de aandacht uitgaat naar de daarbij gehanteerde veronderstellingen
en gemaakte inschattingen. Het gaat daarbij om de volgende 2 posten:
- Waardering debiteuren.
Opmerking: aannames over de toepassing van percentages kunnen beter worden
onderbouwd.
- Beoordeling toereikendheid en onderbouwing voorzieningen.
Opmerking: Inzicht in gerealiseerd onderhoud versus het geplande onderhoud op basis van
de planvorming en (aanpassing) van het gewenste onderhoudsniveau kan nog worden
verbeterd.
Reactie:
De aanbevelingen inzake de waardering van de debiteuren en de beoordeling en onderbouwing van de voorzieningen nemen wij over. Ter info: in het tweede kwartaal wordt een
opdracht verstrekt aan een extern bureau om het onderhoud voor de woningen en
gebouwen voor de komende 10 jaar in beeld te brengen zodat de voorziening daarop kan
worden afgestemd.
Bevinding 3 (bladzijde 11):
Door EY is na een uitgebreide inkoopanalyse geconstateerd dat inzake één aanbesteding er
niet conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gehandeld. Dit heeft een
rechtmatigheidsfout opgeleverd. Deze bevinding was ten tijde van de interim controle
bekend en gerapporteerd in de managementletter d.d. 6 november 2015. Door de
accountant is toen in de managementletter opgemerkt dat dit naar verwachting zal leiden tot
een controleverklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid, gelet op de
goedkeuringstolerantie van € 490.000. Aangezien de accountant de controle op basis van
deelwaarnemingen uitvoert, hanteren zij een lagere foutengrens. De bevinding voor de
rechtmatigheid van € 304.500 valt uiteindelijk toch binnen de goedkeuringstoleranties, omdat
bijna alle bestedingen van Heemstede zijn gecheckt en er geen andere fouten naar voren
zijn gekomen en de fout zelf door Heemstede is ontdekt.
Reactie:
Jaarlijks worden intern de aanbestedingen binnen de organisatie getoetst op rechtmatigheid.
Intern is geconstateerd dat dit jaar 1 aanbesteding niet rechtmatig heeft plaatsgevonden. Het
betreft derhalve een incident. De omstandigheden die hiertoe hebben geleid zijn specifiek te
benoemen. Achtergrondinformatie: In 2015 heeft een Europese aanbesteding
plaatsgevonden voor hard- en software in het kader van de nieuwe ICT samenwerking met
676045
2/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 28 juni 2016
Bloemendaal. De aanschaf van Microsoftlicenties was in eerste instantie onderdeel van de
Europese aanbesteding. Tijdens de aanbestedingsprocedure werd duidelijk dat alvorens de
gemeente Heemstede licenties voor de gemeente Bloemendaal kon aanbesteden eerst een
zgn. Participation Agreement met Microsoft moest worden gesloten. Om een Agreement te
kunnen sluiten moest eerst de Gemeenschappelijk Regeling Informatie Technologie (GRIT)
zijn vastgesteld in het college. Dit heeft 3 november 2015 plaatsgevonden. De termijn voor
de aanbesteding liep echter in september 2015 af. De licenties konden dus niet in de
aanbesteding blijven en zijn uit de lopende Europese aanbesteding gehaald. Theoretisch
had dit onderdeel vervolgens weer opnieuw Europees moeten worden aanbesteed.
Opgemerkt wordt dat er maar één eindleverancier is op de markt, en dat is Microsoft. De
daadwerkelijke leveringen van de licenties vinden plaats via
tussenleveranciers/marktpartijen. Er is derhalve voor gekozen om 3 offertes aan te vragen
bij deze tussenleveranciers/marktpartijen.
Bevinding 4 (bladzijde 12):
Bij de uitvoering van de controle is door EY geconstateerd dat er enkele activa in eigendom
van de gemeente met een boekwaarde van nihil niet meer zijn geregistreerd in de
activamodule. De gemeente heeft deze activa wel in beeld middels andere bronnen. EY
adviseert om deze activa tevens te registreren in de activamodule om daarmee de
zichtbaarheid en informatie te waarborgen. Deze waarborging helpt eveneens bij een
beoordeling van de volledigheid van baten en lasten inzake huur- en pachtopbrengsten en
het inzicht in eventuele stille reserves in de activa module te waarborgen.
Reactie:
Deze aanbeveling wordt overgenomen.
Bevinding 5 (bladzijde 12):
EY heeft geconstateerd dat de baten omgevingsvergunning te laag zijn verantwoord in de
jaarrekening (tot een bedrag van € 39.200). Deze omissie is ontstaan door het volgen van de
opgave van het GBKZ voor deze batenstroom inzake omgevingsvergunningen. De
gemeente is echter zelf verantwoordelijk voor het verantwoorden van de gerealiseerde
baten, en de volledigheid daarvan, en GBKZ is verantwoordelijk voor het opleggen en innen
van de leges. EY heeft dit controleverschil opgenomen in de bijlage als ongecorrigeerd
controleverschil.
Reactie:
Met GBKZ is hierover gesproken en zijn afspraken gemaakt om dit in de toekomst te
voorkomen.
Bevinding 6 (bladzijde 13):
EY constateert dat het belang van een adequate beheersing van verbonden partijen in het
algemeen toeneemt door een aantal maatschappelijke ontwikkelingen, waaronder de
decentralisaties in het sociaal domein. Anderzijds legt de huidige financiële situatie extra
druk op de financiële positie van de verbonden partijen. Het financieel risico voor de
gemeente neemt hierdoor toe. De gemeente Heemstede heeft verschillende deelnemingen
met een verhoogd (financieel of bestuurlijk) risicoprofiel. De gemeente Heemstede houdt
toezicht op verbonden partijen door haar actieve rol en invulling van het
aandeelhouderschap en het benoemen van leden van de RvC/bestuursleden. De spelregels
zijn vastgelegd in de financiële verordening. De gemeenteraad wordt jaarlijks tweemaal
geïnformeerd via de paragraaf “verbonden partijen” als onderdeel van de P&C-cyclus en
wordt gedurende het jaar geïnformeerd over de begroting, eventuele tussentijdse
rapportages en de jaarverantwoordingen van de verbonden partijen. De organisatie heeft
inzichtelijk gemaakt op welk niveau en op welke momenten de gemeente toezicht uitvoert op
de verbonden partijen. De toezichthoudende rol is hiermee voldoende.
676045
3/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 28 juni 2016
Als aandachtspunt merkt EY op dat de vastleggingen van deze toezichthoudende rol
verbeterd kan worden om daarmee de zichtbare beheersing verder te verbeteren. Vanuit de
rapportage van de Rekenkamer Heemstede is dit advies naar voren gekomen en volgt de
organisatie het advies om in de komende begrotingen de verbonden partijen verder toe te
lichten en indicatoren op te nemen.
Reactie:
De toezegging van het college aan de raad inzake de verbonden partijen naar aanleiding
van het rapport van de rekenkamercommissie worden bij de begroting 2017 e.v. ingevuld.
Bevinding 7 (bladzijde 25):
EY geeft aan dat het definitieve Wijzigingsbesluit vernieuwing BBV met de wijzigingen
voortvloeiende uit het traject Vernieuwing BBV en uit de invoering van de
Vennootschapsbelasting gevolgen heeft voor de begroting 2017 e.v. en de jaarrekening
2016 e.v. Daarnaast heeft de commissie BBV naar aanleiding van het wijzigingsbesluit een
aantal geactualiseerde richtinggevende notities gepubliceerd.
Reactie:
De wijzigingen zijn bij ons bekend en er is een ambtelijke werkgroep BBV ingesteld die de
consequenties in beeld heeft gebracht. Het gaat dan met name om de gevolgen voor de
begroting 2017. Door het hoofd Financiën is 9 juni jl. een presentatie gegeven aan
raadsleden over de gevolgen van het traject vernieuwing BBV voor de Heemsteedse
planning & control cyclus.
Aanvullingen naar aanleiding van het definitieve accountantsrapport:
Bevinding 8 (blz 15)
De gemeente Heemstede heeft in regionaal verband een controleprotocol opgesteld voor
zorgaanbieders binnen de WMO. Hierin wordt verantwoording (bij een besteding >
€ 100.000 op regionaal niveau) gevraagd vanuit de gemeenten aan de aanbieders en deze
dient te worden voorzien van een controleverklaring van een accountant. Er is geconstateerd
dat lang niet alle zorgaanbieders aan deze uitvraag hebben voldaan. EY adviseert echter om
dit voor 2016 nader af te stemmen met de betreffende zorgaanbieders om hier wel verder
inzicht in te kunnen verkrijgen en aanvullende zekerheid door middel van verantwoordingen
en controleverklaringen van zorgaanbieders.
Reactie:
Zoals in de Rapportage Sociaal Domein 2015 (Q1 t/m Q4) reeds aangegeven, is het voor
niet alle betreffende zorgaanbieders mogelijk gebleken om tijdig hun verantwoording
inclusief controleverklaring in te dienen. Dit wordt voor een groot deel veroorzaakt door het
feit dat per 2015 ook voor hen sprake was van een nieuwe situatie met
verantwoordingsverplichtingen aan - in voorkomende gevallen vele - gemeenten in plaats
van een verantwoording aan uitsluitend één financierder.
Het ligt in de rede dat deze situatie met betrekking tot het volgende verantwoordingsjaar,
nu de transitie is uitgevoerd, zal verbeteren in de zin dat sprake is van tijdige indiening van
de verantwoording. Dit laat onverlet dat wij in de (regionale) overleggen die we met hen
voeren, het belang van de naleving van de afspraken i.c. nadrukkelijk onder de aandacht
van de aanbieders zullen brengen.
Ten aanzien van de geleverde ondersteuning door de gecontracteerde aanbieders van wie
we op het moment van het opstellen van het onderhavige accountantsrapport nog geen
accountantsverklaring hadden ontvangen, merken we het volgende op:
676045
4/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 28 juni 2016
a.
b.
Op basis van (100%) controles die hebben plaatsgevonden voorafgaand aan de
betalingen van de facturen, kan met grote mate van zekerheid worden gesteld dat
de gefactureerde ondersteuning in alle gevallen past binnen de afgegeven
beschikkingen en tevens in overeenstemming is met het betreffende
overeengekomen tarief.
Door de zorgvuldige wijze waarop het toegangsproces (inclusief nazorg) is ingericht,
het administratieve proces (inclusief de factuurbehandeling) is ingeregeld en
uitgevoerd en de door de aanbieders uitgevoerde ondersteuning door ons is
gemonitord (via kwartaalgesprekken, ondersteuning door de toezichthouder,
klantonderzoek), kan met grote mate van zekerheid worden gesteld dat alle
aanbieders daadwerkelijk de ondersteuning hebben geleverd die is gefactureerd.
Wij zullen deze werkwijze borgen en waar we mogelijkheden tot verbetering zien verder
ontwikkelen.
Bevinding 9 (blz 16)
Door EY wordt opgemerkt dat de onder de decentralisaties gerapporteerde onzekerheden
over 2015 enerzijds een oorzaak kennen die buiten de directe beïnvloedingssfeer van de
gemeente ligt, door het ontbreken van een toereikende controleverklaring van de SVB,
anderzijds moet er op het gebied van de interne beheersing nog wel een verbetering
doorgevoerd worden. Dit laatste speelt met name bij de Jeugdzorg in natura. Hier blijft
overigens volgens EY ook een stuk afhankelijkheid bestaan van het tijdig opleveren van de
controleverklaringen door de zorgaanbieders. Het is volgens EY aan de gemeente om hier
voldoende aandacht aan te (blijven) besteden om zodoende de omvang van de
onzekerheden te reduceren danwel tot nihil te brengen
Reactie
Zoals in de Rapportage Sociaal Domein 2015 (Q1 t/m Q4) reeds aangegeven, is het niet
voor alle betreffende aanbieders van jeugdhulp mogelijk gebleken om tijdig hun
verantwoording inclusief controleverklaring in te dienen. Ook in dit geval wordt opgemerkt
dat dit voor een groot deel is veroorzaakt door het feit dat per 2015 sprake was van een
nieuwe situatie bestaande uit contracten met - in voorkomende gevallen vele - gemeenten in
plaats van een financiële relatie met sec één partij.
Het ligt in de rede dat deze situatie met betrekking tot het volgende verantwoordingsjaar,
nu de transitie is uitgevoerd, zal verbeteren in de zin dat sprake is van tijdige indiening van
de verantwoording. Dit laat onverlet dat wij in de (regionale) overleggen die we met hen
voeren, het belang van de naleving van de afspraken in deze nadrukkelijk onder de
aandacht van de betreffende aanbieders zullen brengen.
Aanvullend merken we met betrekking tot de in het voorliggende accountantsrapport
aangegeven onzekerheid op het vlak van de jeugdhulpondersteuning het volgende op:
a.
Met betrekking tot de (54) vrijgevestigde aanbieders (Jeugd-GGZ en Dyslexiezorg)
geldt dat zij - in overeenstemming met de gesloten overeenkomsten - geen
controleverklaring en/of verantwoording hoefden in te dienen.
Hiervoor is (regionaal) geopteerd met het oog op het streven naar vermindering van
de bureaucratische lasten; er is hierbij is sprake van een geringe zorgomvang en
een geringe omzet per vrijgevestigde.
Inzicht in de ondersteuning die zij bieden is evenwel op cliëntniveau aanwezig via de
verstrekte beschikkingen en de - in voorkomende gevallen - ingediende facturen (zie
verder onder sub c).
676045
5/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 28 juni 2016
b.
Met betrekking tot de ondersteuning op het vlak van de Jeugd- en opvoedhulp,
e
jeugdbescherming, jeugdreclassering, pleegzorg en Jeugdzorg Plus (1 tranche) is
sprake van solidariteitsafspraken tussen de gemeenten van Zuid-Kennemerland
(raadsbesluit februari 2015). Dit betekent dat alle gemeenten van ZuidKennemerland hebben besloten eenzelfde percentage van hun rijksbudget in te
zetten voor de inkoop van het aanbod én dat alle gemeenten van dat totale aanbod
gebruik konden maken zonder dat sprake is van onderlinge verrekening.
c.
Voor de bekostiging van de inzet van gecontracteerde instelling voor Jeugd-GGZ en
Dyslexiezorg (3e tranche) wordt gewerkt met zogenoemde Diagnose behandel
combinaties (DBC’s). Op grond van landelijke (verplichte) afspraken kan een DBC
pas na afsluiting worden gedeclareerd. Deze systematiek impliceert dat
zorgaanbieders geen facturen hebben ingediend, c.q. konden indienen, voor zorg
die in 2015 is gestart, maar nog in 2016 doorloopt.
Dit betekent echter niet dat er geen inzicht i.c. aanwezig is. De aanbieders hebben
conform afspraak in de opgave na afloop van het jaar (de waarde van) het
zogenoemde onderhanden werk opgenomen. Dit zijn werkzaamheden die al zijn
uitgevoerd, maar nog niet gedeclareerd omdat de ondersteuning nog doorloopt.
Deze opgave is op cliëntniveau gecontroleerd aan de hand van de verstrekte
beschikkingen.
Ten aanzien van de geleverde ondersteuning merken we het volgende op. Op grond van de
wijze waarop het toegangsproces is ingericht (inclusief de toeleiding via beschikkingen), het
administratieve proces (inclusief factuurbehandeling met 100% controle, waaronder op
woonplaatsbeginsel) is ingeregeld en uitgevoerd en de uitvoering van de ondersteuning (via
frequent/maandelijks overleg met de aanbieders) is gemonitord, hebben wij inzicht op
cliëntniveau en het vertrouwen dat de aanbieders daadwerkelijk de ondersteuning hebben
geleverd die is gefactureerd en dat de facturaties passen binnen de afgegeven
beschikkingen/de gemaakte afspraken. We merken in dit kader nog op dat het frequent
gevoerde overleg met de aanbieders mede van belang is voor het verkrijgen van inzicht in
de gedwongen ondersteuning die plaatsvindt via toeleiding door met name de kinderrechter
(in deze gevallen is geen sprake/kan geen sprake zijn van een beschikking).
Resumerend zullen wij de gerealiseerde werkwijze borgen en waar we mogelijkheden tot
verbetering zien verder ontwikkelen.
BIJLAGE
Accountantsrapport EY definitieve jaarrekening 2015, inclusief sociaal domein.
676045
6/6