Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 11 november 2014
ONDERWERP
Bevindingen managementletter interimcontrole 2014.
SAMENVATTING
Als voorloper op de controle van de jaarrekening 2014 voert de accountant tussentijds een
interimcontrole uit. In een managementletter worden de tussentijdse bevindingen daarvan
gerapporteerd. Het college geeft een reactie hierop. De managementletter en de reactie van
het college worden ter kennisname naar de raad gestuurd (commissie Middelen). Tevens
worden deze stukken besproken in de auditcommissie van 27 november a.s.
BESLUIT B&W
1. Kennis te nemen van de managementletter 2014;
2. Akkoord te gaan met de reactie op de adviezen in de managementletter 2014;
3. De reactie ter kennisname te versturen naar de commissie Middelen (C-stuk).
INLEIDING
Als voorloper van de jaarrekening 2014 voert de accountant tussentijds een interimcontrole
uit. Bij de interimcontrole richt de accountant zich met name op de kwaliteit van de
bedrijfsvoering en de werking van de interne maatregelen rondom de significante
bedrijfsprocessen. In een managementletter worden de tussentijdse bevindingen
gerapporteerd. Het college geeft een reactie hierop. De managementletter en de reactie van
het college worden ter kennisname naar de raad gestuurd (commissie Middelen). Tevens
worden deze stukken besproken in de auditcommissie van 27 november a.s.
MOTIVERING
In de bestuurlijke samenvatting in de managementletter wordt door de accountant
geconstateerd dat de organisatie van Heemstede “in control” is als het gaat om de interne
beheersing en daar ook op alle niveaus in de organisatie adequaat aandacht voor heeft.
Verbeterpunten worden tijdig en effectief opgepakt.
Als bestuurlijke aandachtspunten worden genoemd: 1. Decentralisaties en 2. Samenwerking
in de regio.
Door de accountant wordt geconstateerd dat de transitie van de 3 decentralisaties op
schema ligt. Het beleid en de verordeningen zijn binnen de wettelijke termijn vastgesteld en
de inkoopcontracten, met name ten aanzien van de zorg, zijn afgesloten. De komende
maanden zal nog werk verzet moeten worden van de vertaling van het beleid naar de
uitvoering en concretisering van de beheersorganisatie.
De samenwerkingsvormen in de regio zijn geïntensiveerd. Op het gebied van de
decentralisaties wordt samengewerkt met omliggende gemeenten. Daarnaast is onlangs
besloten tot samenwerking met de gemeente Bloemendaal op het gebied van IT. Door de
accountant wordt geconstateerd dat Heemstede een duidelijke regierol vervult in de
samenwerkingsverbanden en daarbij oog heeft voor de governance structuur (taken,
bevoegdheden, mandatering en verantwoording) en de inrichting van de controlfunctie (o.a.
eisen en wensen ten aanzien van informatiebehoefte en –voorziening en tijdigheid).
Op onderdelen kan de beheersing nog verder worden verbeterd. Dit betreft met name de
interne controle in de lijnorganisatie. Tot verdere verbetering/professionalising van de
beheersorganisatie heeft de accountant op basis van de interimcontrole 2014 adviespunten
opgenomen in de Managementletter 2014. Hierna een korte omschrijving van de adviezen
en de reactie van het college.
1. Zichtbare interne controles voor het proces omgevingsvergunningen in de lijnorganisatie.
Gedurende 2014 is de applicatie Mozard voor de omgevingsvergunningen verder ontwikkeld
en uitgebreid. Door de accountant wordt geadviseerd in het proces omgevingsvergunningen
639926
1/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 11 november 2014
maatregelen te treffen die de toetsing op de hoogte van de bouwsom en de controle daarop
(4 ogen principe) beter zichtbaar maakt. Daarnaast is geconstateerd dat ten tijde van de
interimcontrole een aansluiting tussen de aanvragen (Mozard) en de tot uitdrukking
komende opbrengsten in de financiële administratie nog niet is gemaakt. Geadviseerd wordt
deze aansluiting op korte termijn te maken.
Reactie: advies wordt overgenomen.
2. Zichtbare interne controles voor het proces subsidieverstrekkingen in de lijnorganisatie.
Door de accountant wordt geadviseerd om de vastlegging inzake het voldoen aan de
subsidieverordening en eventuele gestelde voorwaarden in de verleningsbeschikking, bij
zowel subsidieaanvragen als subsidievaststellingen in de lijnorganisatie diepgaander te
documenteren, waarbij een referentie wordt opgenomen naar beoordeelde
verantwoordingsinformatie zodat ook achteraf vastgesteld kan worden op basis waarvan
conclusies zijn getrokken.
Reactie: Conform het advies van de accountant zal door de lijnorganisatie de interne
controles voor het proces subsidieverstrekkingen zichtbaar worden vastgelegd.
3. Opstellen van risico-analyses voor SiSa-regelingen in de lijnorganisatie.
Gemeenten verantwoorden op grond van wettelijke voorschriften voor een aantal specifieke
uitkeringen verantwoordingsinformatie in een bijlage bij de jaarrekening. Dit in het kader van
de Single information en Single audit (SiSa). De gemeente Heemstede legt over 6
regelingen verantwoording af, waarvan vijf binnen de IASZ. De zesde regeling betreft de
uitvoeringsregeling verkeer en vervoer (BDU-regeling). Door de accountant wordt
geadviseerd dat door de lijnorganisatie ten aanzien van deze laatste regeling meer tijdig
gedurende het jaar de risicoanalyse wordt opgesteld waarin de beheersmaatregelen om de
risico’s te mitigeren expliciet zijn benoemd.
Reactie: advies wordt overgenomen.
4. Verdere ontwikkeling van de verbijzonderde interne controlefunctie.
Er wordt door de accountant geconstateerd dat vanuit de VIC (=Verbijzonderde interne
controle) niet jaarlijks wordt geëvalueerd of de AO/IC (Administratieve Organisatie/Interne
controles), zoals deze in de lijnorganisatie wordt uitgevoerd, in opzet ongewijzigd is
gebleven en aansluit op de beheersmaatregelen (processtappen) zoals deze zijn
opgenomen in het KeyControlDashboard (KCD). Het KCD is het instrumentarium dat de
interne controleur gebruikt om de verbijzonderde interne controles uit te voeren.
Daarnaast wordt geadviseerd om in de toekomst ook de beheersmaatregelen rondom de
ICT en geautomatiseerde controles in de VIC te betrekken.
Reactie: Jaarlijks wordt een deel van de AO/IC-beschrijvingen door de lijnorganisatie
geactualiseerd. Met ingang van 2014 zal gestart worden om, tegelijkertijd met de
beoordeling van de AO/IC beschrijvingen, ook de beheersmaatregelen in het KCD te
actualiseren en daarbij niet bestaande en/of verouderde beheersmaatregelen te verwijderen.
Daarnaast zal op het moment dat de lichte gemeenschappelijke regeling m.b.t. ICT met
Bloemendaal vorm heeft gekregen, en de processen rondom ICT (opnieuw) zijn beschreven,
bekeken worden hoe invulling kan worden gegeven aan de VIC-functie.
5. Opgave externe rapportages inzake serviceorganisaties.
Voor de werking van salaris/personele gegevens en parkeeropbrengsten wordt gewerkt met
externe serviceorganisaties. Voor personeel betreft dit de serviceorganisatie Centric, voor
parkeren betreft dit Waysis/TMC en Servicehuis Parkeer- en Verblijfrechten. Deze
639926
2/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 11 november 2014
serviceorganisaties verstrekken jaarlijks een rapportage (zgn. ISAE-verklaring) welke inzicht
geeft inzake de juiste, volledig en tijdige verwerking van informatie en of de geïdentificeerde
risico’s voldoende worden afgedekt. Door de accountant wordt geconstateerd dat de toetsing
van de rapportage is uitgevoerd vanuit de VIC en dat deze niet in de lijnorganisatie wordt
uitgevoerd en gedocumenteerd. Daarnaast is geconstateerd dat de rapportages over 2013
zijn ontvangen, maar dat deze nog geen zekerheid geven omtrent de beheersing in 2014.
Reactie: De aanvraag en beoordeling van de ISAE-verklaringen zal worden overgedragen
naar de lijnorganisatie. Navraag zal worden gedaan naar de beschikbaarheid van de
rapportages 2014 bij de externe serviceorganisaties.
6. Functiescheiding invoer en verwerking van facturen door de financiële administratie.
Gedurende 2014 is geconstateerd dat in incidentele gevallen de invoer en daarna de
controle op de verwerking van facturen door eenzelfde medewerker van de financiële
administratie is uitgevoerd. Door de accountant wordt geadviseerd om maatregelen te treffen
om ervoor zorg te dragen dat na invoer en autorisatie van een factuur een andere
medewerker de invoer en autorisatie controleert alvorens de verwerking in de financiële
administratie definitief plaatsvindt.
Reactie: Mee eens. Opgemerkt wordt dat met name in de vakantieperiode de bezetting op
de financiële administratie beperkt is. Dit bemoeilijkt de functiescheiding.
7. Hogere eisen aan uitvoering van werkzaamheden in het kader van
verbijzonderde interne controle.
De accountant maakt zover mogelijk gebruik van de uitgevoerde verbijzonderde interne
controle (VIC) uitgevoerd door de interne controleurs van de gemeente Heemstede. Hierop
is de Nederlandse Controlestandaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van
interne auditors van toepassing. Deze standaard is het afgelopen jaar aangescherpt. De
gemeente Heemstede voldoet in belangrijke mate aan de hogere eisen. Een punt van
aandacht betreft het systeem van kwaliteitsbeheersing en de mate (en continuïteit) van
deskundigheid. Om van een volwaardige VIC-functie te kunnen spreken is het van belang
dat intern ook een toetsing plaatsvindt op de uitvoering van de werkzaamheden.
Geadviseerd wordt om het interne proces van kwaliteitsborging nader vast te leggen waarin
ook de beoordeling van de uitkomsten van de werkzaamheden van de VIC is benoemd.
Reactie: advies wordt overgenomen.
8. Analyse bevindingen inkoop- een aanbestedingsproces
Het inkoop- en aanbestedingsproces zijn vanuit de integrale managementverantwoordelijkheid decentraal bij de budgetverantwoordelijke belegd. Dit houdt in dat zij primair
verantwoordelijk zijn voor het naleven van de juiste aanbestedingsprocedure. In het kader
van de VIC (Verbijzonderde interne controle) wordt gecheckt of het management zich ook
aan de vastgestelde spelregels houdt. Door de accountant wordt geadviseerd om in de VICrapportage altijd een duidelijk onderscheid te maken tussen bevindingen omtrent financiële
onrechtmatigheden en bevindingen omtrent onzorgvuldigheden en ook de terugkoppeling
met de directie en herstelacties (indien nodig) te benoemen, te monitoren en te
documenteren.
Reactie: advies wordt overgenomen.
9. Controle op doorgevoerde wijzigingen personeelsbestand.
Door de accountant wordt geconstateerd dat de invoer en controle op doorgevoerde
wijzigingen zichtbaar wordt uitgevoerd, maar dat daarbij niet altijd het 4-ogen principe is
toegepast. In totaal zijn drie medewerkers bevoegd om wijzigingen door te voeren, waarbij
639926
3/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 11 november 2014
de controle door één van de andere medewerkers dient plaats te vinden. In voorkomende
gevallen heeft de controle en invoer door dezelfde persoon plaatsgevonden. Geadviseerd
wordt toe te zien op de naleving van het 4-ogen principe.
Reactie: Mee eens. Opgemerkt wordt dat met name in de vakantieperiode de bezetting op
de personele administratie beperkt is. Dit bemoeilijkt de functiescheiding.
10. Beheersing verbonden partijen.
Een verbonden partij is een derde rechtspersoon waarbij de gemeente een bestuurlijke en
financiële band heeft. Door de accountant wordt geconstateerd dat vanuit de begroting 2015
de vereiste informatie van de verbonden partijen is opgenomen. Het aantal verbonden
partijen waar de gemeente Heemstede een relatief groter risico loopt, is beperkt en de
beheersing en huidige verantwoording binnen de begroting- en jaarrekeningcyclus wordt
toereikend geacht. Echter het is volgens de accountant ook van belang om de
afhankelijkheid van de verbonden partij in ogenschouw te nemen. De mate van diepgang en
invulling van de regie en toezichthoudende rol leidt tot maatwerk per verbonden partij.
Geadviseerd wordt om in het kader van de jaarrekeningcontrole de uitkomsten vanuit de
beoordeling van de verantwoordingsinformatie per verbonden partij in een korte rapportage
inzichtelijk te maken, waarbij een conclusie wordt getrokken over de waardering van de
verbonden partij en/of eventuele verplichtingen voor de gemeente.
Reactie: advies wordt overgenomen.
FINANCIEN
Niet van toepassing.
BIJLAGEN
 Kenmerk 641221: Managementletter bevindingen interimcontrole 2014
639926
4/4