Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 17 november 2015
ONDERWERP
Bevindingen managementletter interimcontrole 2015.
SAMENVATTING
Als voorloper op de controle van de jaarrekening 2015 voert de accountant tussentijds een
interimcontrole uit. In een managementletter worden de tussentijdse bevindingen daarvan
gerapporteerd. Het college geeft een reactie hierop. De managementletter en de reactie van
het college worden ter kennisname naar de raad gestuurd (commissie Middelen). Tevens
worden deze stukken besproken in de auditcommissie van 26 november a.s.
BESLUIT B&W
1. Kennis te nemen van de managementletter 2015;
2. Akkoord te gaan met de reactie op de adviezen in de managementletter 2015;
3. De reactie ter kennisname te brengen van de commissie Middelen (C-stuk).
INLEIDING
Als voorloper van de jaarrekening 2015 voert de accountant tussentijds een interimcontrole
uit. Bij de interimcontrole richt de accountant zich met name op de kwaliteit van de
bedrijfsvoering en de werking van de interne maatregelen rondom de significante
bedrijfsprocessen. In een managementletter worden de tussentijdse bevindingen
gerapporteerd. Het college geeft een reactie hierop. De managementletter en de reactie van
het college worden ter kennisname naar de raad gestuurd (commissie Middelen). Tevens
worden deze stukken besproken in de auditcommissie van 26 november a.s.
MOTIVERING
De belangrijkste bestuurlijke aandachtspunten in de managementletter zijn:
1. Decentralisaties sociaal domein;
2. Invoering vennootschapsplicht voor overheidsbedrijven per 1 januari 2016;
3. Overige aandachtspunten geformuleerd door de auditcommissie (Intergemeentelijk
Toezicht en informatiebeveiliging);
4. Aandachtspunten jaarrekeningcontrole.
Ad. 1 Decentralisaties sociaal domein.
Door de accountant is de opzet en bestaan van nieuwe procedures als gevolg van nieuwe
activiteiten vanuit de drie decentralisaties beoordeeld. Hierbij wordt een onderscheid
gemaakt naar het deel dat binnen de gemeente is georganiseerd en een deel waar de
gemeente afhankelijk is van derden, waarvan de zorgaanbieders, de sociale
verzekeringsbank en het CAK (Centraal Administratie Kantoor) belangrijke partijen zijn die
een bijdrage dienen te leveren aan het kunnen aantonen van de geleverde zorg. Door de
accountant wordt geconstateerd dat hetgeen de gemeente zelf kan organiseren goed is
ingeregeld en dat de informatievoorziening goed verzorgd is. De front- en backoffice zijn
adequaat ingericht. De toetsing van de interne controles zal nog worden uitgevoerd. Door de
accountant wordt geconcludeerd dat Heemstede behoort tot de koplopers. Desalniettemin
wordt door de accountant ook aangegeven dat een risico bestaat dat voor dit onderdeel toch
geen goedkeurende controleverklaring voor 2015 kan worden verstrekt. Dit richt zich op het
kunnen aantonen van de geleverde zorg en de juiste toerekening van de baten en lasten
aan het verantwoordingsjaar. Hiervoor is de gemeente Heemstede afhankelijk van derde
partijen. Om tijdig inzicht te verkrijgen in de specifieke knelpunten die voor de gemeente
Heemstede gelden is door de accountant een “verantwoording en controlescan” uitgevoerd
(zie hoofdstuk 2.2. van de Managementletter). De specifieke aanbevelingen die hieruit
voortvloeien zijn in het vervolg van deze notitie opgenomen en voorzien van een reactie.
660779
1/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 17 november 2015
Ad. 2 Invoering vennootschapsplicht (VPB) voor overheidsbedrijven per 1 januari 2016
Met ingang van 1 januari 2016 treedt de wet Modernisering vennootschapsbelasting voor
overheidsondernemingen in werking. Volgens deze wet moeten overheden die winst of
structureel overschotten behalen met activiteiten die concurreren met de markt vanaf 1
januari 2016 in principe vennootschapsbelasting betalen. Inmiddels zijn alle activiteiten van
de gemeente intern geanalyseerd op VPB-plicht. De inventarisatie is getoetst door een
externe partij. Over de uitgangspunten is overleg aangevraagd bij de belastingdienst. Als dit
tot een positieve afstemming leidt is Heemstede op geen van haar eigen activiteiten VPBplichtig. Door de accountant wordt opgemerkt dat Heemstede voorop loopt.
Ad. 3 Overige aandachtspunten auditcommissie
Naast de processen met betrekking tot het sociaal domein zijn door de auditcommissie t.b.v.
deze interimcontrole de volgende aandachtspunten geformuleerd: a interbestuurlijk toezicht
en b. beoordeling informatiebeveiligingsplan.
Interbestuurlijk Toezicht
Het Interbestuurlijk Toezicht houdt samengevat in dat de controlerende rol over
verantwoordingsinformatie van benoemde medebewindstaken is verlegd van de provincie
naar de gemeenteraad. Het betreft de volgende taken: Wet Algemene Bepalingen
Omgevingsrecht (WABO), Wet Ruimtelijke Ordening (WRO), Besluit Risico’s Zware
Ongevallen en Besluit externe veiligheid inrichtingen (nvt op Heemstede) en de Archiefwet.
Om deze controlerende rol te kunnen invullen is door het college in juni 2015 een
afzonderlijke rapportage opgesteld en aan de raad voorgelegd. Door de accountant wordt
geconstateerd dat de rapportage alle taken omvat waarover de gemeente verantwoording af
moet leggen en voldoet aan de verordening die hierover door de provincie Noord-Holland is
opgesteld en daaraan ten grondslag liggende wetgeving. Door de accountant wordt als
aandachtspunt meegegeven dat het voor het uitoefenen van de controlerende taak van de
raad van belang is dat de raad in vervolgrapportages geïnformeerd wordt over de opvolging
van de aanbevelingen opgenomen in de rapportage van juni 2015.
Beoordeling informatiebeveiliging
Bij deze interimcontrole heeft de accountant kennis genomen van een conceptversie van het
informatiebeveiligingsbeleid. Het beleid gaat o.a. in op de taken en verantwoordelijkheden,
de gewenste eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging, relevante wet- en
regelgeving en de cyclus waarbinnen hierover verantwoording wordt afgelegd. Door de
accountant wordt geconstateerd dat veel activiteiten rondom informatiebeveiliging in de
huidige situatie impliciet plaatsvinden. De uitwerking van het plan, de inrichting van de
procedures en toetsing op de naleving daarvan zorgen ervoor dat dit meer expliciet wordt
nageleefd. Door de accountant wordt aangegeven dat op dit moment nog niet kan worden
gesteld dat de gemeente Heemstede op dit punt zichtbaar “in control” is. In bijlage 3 van de
Managementletter wordt een overzicht gegeven van door de accountant eerder gedane
aanbevelingen en de opvolging hiervan.
Ad. 4 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole.
Op blz 8 van de rapportage van de accountant wordt een aantal aandachtspunten ten
behoeve van de jaarrekeningcontrole opgesomd. Al deze punten zijn reeds toegepast
binnen de gemeente. Concrete uitwerking vindt plaats in de jaarrekening.
Naast de bestuurlijke aandachtspunten worden in de interimcontrole ook overige processen
in Heemstede door de accountant beoordeeld. Door de accountant wordt geconcludeerd dat
in z’n algemeenheid de processen in Heemstede in de basis goed op orde zijn. Op
onderdelen kan de beheersing nog verder worden verbeterd. Dit betreft met name de interne
controle in de lijnorganisatie. Tot verdere verbetering/ professionalisering van de
beheersorganisatie heeft de accountant op basis van de interimcontrole 2015 adviespunten
660779
2/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 17 november 2015
opgenomen in de Managementletter 2015. Hierna een korte omschrijving van de adviezen
en de reactie van het college.
1. Inkoop en aanbestedingsproces.
Toetsing van de juistheid en rechtmatigheid van het inkoop- en aanbestedingsbeleid maakt
structureel deel uit van de VIC (Verbijzonderde Interne Controle). Voor 2015 is intern door
de gemeente Heemstede zelf één rechtmatigheidsfout geconstateerd. Een meervoudige
onderhandse aanbesteding had, gezien de totale waarde van de opdracht, Europees
aanbesteed moeten worden. De contractwaarde van deze aanbesteding betreft € 304.500
en beslaat een periode van 3 jaar en wordt als onrechtmatigheidsfout bij de jaarrekening
2015 geëvalueerd. Door de accountant wordt opgemerkt dat dit naar verwachting zal leiden
tot een controleverklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid, gelet op de
goedkeuringstolerantie van € 490.000. Aangezien de accountant de controle op basis van
deelwaarnemingen uitvoert, hanteren zij een lagere foutengrens.
Reactie: Jaarlijks wordt intern de aanbestedingen binnen de organisatie getoetst op
rechtmatigheid. Intern is geconstateerd dat dit jaar 1 aanbesteding niet rechtmatig heeft
plaatsgevonden. Het betreft derhalve een incident. De omstandigheden die hiertoe hebben
geleid zijn specifiek te benoemen. Achtergrondinformatie: In 2015 heeft een Europese
aanbesteding plaatsgevonden voor hard- en software in het kader van de nieuwe ICT
samenwerking met Bloemendaal. De aanschaf van Microsoftlicenties was in eerste instantie
onderdeel van de Europese aanbesteding. Tijdens de aanbestedingsprocedure werd
duidelijk dat alvorens de gemeente Heemstede licenties voor de gemeente Bloemendaal kon
aanbesteden eerst een zgn. Participation Agreement met Microsoft moest worden gesloten.
Om een Agreement te kunnen sluiten moest eerst de Gemeenschappelijk Regeling
Informatie Technologie (GRIT) zijn vastgesteld in het college. Dit heeft 3 november 2015
plaatsgevonden. De termijn voor de aanbesteding liep echter in september af. De licenties
konden dus niet in de aanbesteding blijven en zijn uit de lopende Europese aanbesteding
gehaald. Theoretisch had dit onderdeel vervolgens weer opnieuw Europees moeten worden
aanbesteed. Opgemerkt wordt dat er maar één eindleverancier is op de markt, en dat is
Microsoft. De daadwerkelijke leveringen van de licenties vindt plaats via tussenleveranciers/marktpartijen. Er is derhalve voor gekozen om 3 offertes aan te vragen bij deze
tussenleveranciers/marktpartijen.
2.Personeel en salarissen
In 2015 is intern geconstateerd dat een aantal (5) personeelsvergoedingen
(kilometervergoeding, overwerkvergoeding, toelage onregelmatige dienst) onjuist zijn
uitbetaald. Door de accountant wordt geadviseerd de procesgang waarin deze fouten
hebben plaatsgevonden nader te beoordelen en te trachten deze fouten aan de voorkant te
voorkomen en de AO/IC hierop aan te passen.
Reactie: Het advies wordt overgenomen.
3.Wet Sociale Werkvoorziening naar Participatiewet.
In 2015 is de Wet Sociale Werkvoorziening in de Participatiewet opgegaan. Vanaf 2015
ontvangt de gemeente derhalve geen aparte geldstromen meer vanuit het Rijk inzake de
voormalige WSW. Wel heeft de gemeente de bestaande WSW gecontinueerd en betaalt
gelden aan de directe uitvoeringsorganisatie Paswerk. Door de accountant wordt
geadviseerd nadere afspraken te maken met Paswerk over hoe, wanneer en welke
verantwoordingsinformatie de gemeente nodig heeft om de getrouwheid en rechtmatigheid
van deze gelden te kunnen beoordelen bij de jaarrekening 2015.
660779
3/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 17 november 2015
Reactie: Samen met de andere participanten zal in overleg worden getreden met de
controller van Paswerk om afspraken te maken over de benodigde
verantwoordingsinformatie.
4.Doorvertalen normenkader naar op te stellen toetsingskader.
Jaarlijks wordt een normenkader voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole door het college
vastgesteld. De commissie Middelen wordt in de gelegenheid gesteld haar zienswijze over
het normenkader kenbaar te maken (B-stuk). Het normenkader geeft aan welke interne
verordeningen en wettelijke bepalingen relevant zijn. Door de accountant wordt geadviseerd
het normenkader door te vertalen naar een toetsingskader en de VIC werkzaamheden
hierop aan te laten sluiten.
Reactie: Gedurende het jaar vindt dit impliciet plaats. Vanaf 2016 zal expliciet het
normenkader worden vertaald naar een toetsingskader. Vervolgens worden de VIC
(Verbijzonderde Interne Controle) -werkzaamheden vastgesteld.
5.Uitvoeren contractenanalyse en verwerken in toetsingskader.
Door de accountant wordt geconstateerd dat er nog geen toetsingskader is opgesteld op
basis van het concept normenkader voor de nieuwe taken sociaal domein. Aanvullingen
vanuit de nog uit te voeren contractenanalyse dient nog te worden verwerkt in dit
toetsingskader. Door de accountant wordt geadviseerd om de contractanalyse spoedig af te
ronden en eventuele getrouwheids- of rechtmatigheidseisen door te vertalen in het
toetsingskader.
Reactie: De opstelling van het betreffende toetsingskader –op basis van de
contractenanalyse- zal vóór 2016 plaatsvinden.
6. Volledigheid eigen bijdragen in het kader van WMO.
De volledigheid van de eigen bijdrage die door de CAK wordt geïnd is niet geborgd. Door de
accountant wordt geadviseerd om afspraken te maken met het CAK betreffende de
eindverantwoording. Tevens dient de onzekerheid toegelicht te worden in de jaarrekening.
Tot slot dient de gemeente zelf inzicht te krijgen in de geschatte volledigheid.
Reactie: Er vindt lokaal en regionaal afstemming plaats met het CAK. Om inzicht te krijgen in
de volledigheid en de juistheid van de aanlevering door de zorgaanbieders vindt een nadere
analyse plaats van de bij het CAK beschikbare data. Gedurende het jaar is dit tevens
onderwerp van gesprek geweest in de periodieke overleggen met de zorgaanbieders.
7. Inzicht in werkvoorraad zorgleveranciers/onderbouwing prestatielevering van
gedeclareerde zorg.
Door de accountant wordt geadviseerd om het controleprotocol voor zorgaanbieders te
finaliseren voor de WMO (jeugd is al geformaliseerd), waarbij met de zorgaanbieders
duidelijke afspraken worden gemaakt voor een tijdige aanlevering van facturen, informatie
over het onderhanden werk en de jaarverantwoording (al dan niet met controleverklaring) die
voldoet aan alle contractvoorwaarden.
Reactie: In het vervolg op het recent vastgestelde Verantwoordingsprotocol Jeugdhulp zal
het Verantwoordingsprotocol WMO naar verwachting in december 2015 door de colleges
van alle regiogemeenten (IJmond en Zuid-Kennemerland) kunnen worden vastgesteld.
8. Controle recht op zorg (Jeugdzorg).
Op basis van de uitgevoerde interne controle blijkt dat de vastlegging van de beoordeling
van de aanvraag en rapportage in de front-office door de collegiale toetser onvoldoende
zichtbaar is. Door de accountant wordt geadviseerd om de interne rapportages op deze
660779
4/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 17 november 2015
punten uit te breiden dan wel concreet te maken zodat de beoordeling “recht op zorg” in alle
gevallen voldoende zichtbaar is vastgelegd door de front-office.
Reactie: Op dit moment vindt de beoordeling van de collegiale toetser per mail plaats. We
zullen deze zichtbaarheid vóór 2016 versterken middels het nader vastleggen van de
beoordeling door de toetser.
9. Onzekerheid rondom rechtmatigheid PGB-lasten.
Het risico bestaat dat geen toereikende verantwoording vanuit de SVB (Sociale
Verzekeringsbank) wordt verkregen rondom de juistheid en rechtmatigheid van de lasten
rondom de persoonsgebonden budgetten. Dit kan leiden tot een onzekerheid in het kader
van de jaarrekeningcontrole. Door de accountant wordt geadviseerd om te analyseren in
welke mate de gemeente zelf gegevensgericht de juistheid en rechtmatigheid van de lasten
kan vaststellen op basis van de zorgovereenkomst, de indicatiestelling/beschikking en
eventueel declaraties vanuit de PGB-ontvanger.
Reactie: Met inachtneming van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden in deze,
zorgen we voor de vaststelling van de juistheid van verstrekkingen (beschikkingen). Tevens
zorgen we voor zicht/behouden we het zicht op de onverschuldigde betalingen vanuit de
gemeente aan de SVB (met name als gevolg van het feit dat de verstrekking toch uit de Wet
langdurige zorg plaatsvindt). De vaststelling van de juistheid van de declaratie is echter
nadrukkelijk een verantwoordelijkheid van de SVB.
10. Interne controles nieuwe taken sociaal domein
De accountant constateert dat ten tijde van de tussentijdse controle de interne controles voor
de nieuwe taken sociaal domein nog niet zijn uitgevoerd. Er is inmiddels wel gestart met de
beoordeling van de opzet en bestaan van de AO/IC. Het toetsingskader moet nog worden
uitgewerkt. Vervolgens dient de controle op de werking van de AO/IC nog te worden
uitgevoerd. Door de accountant wordt geadviseerd om de AO/IC in opzet en werking nader
te beoordelen en voor 2016 gereed te hebben.
Reactie: De opzet en werking van de AO/IC zal vóór 2016 worden ingevuld.
11.Zichtbare interne controles voor het proces omgevingsvergunningen in de lijnorganisatie.
Door de accountant wordt geadviseerd in het proces omgevingsvergunningen, maatregelen
te treffen die de toetsing op de hoogte van de bouwsom en de controle daarop (4 ogen
principe) beter zichtbaar maakt. De toetsing vindt plaats, maar onvoldoende zichtbaar.
Voor de jaarrekeningcontrole 2015 dient een gegevensgerichte controle te worden
uitgevoerd op de omgevingsvergunningen waarbij de bouwsom nader wordt onderbouwd
met onderliggende documentatie.
Reactie: In Mozard wordt een wijziging doorgevoerd, waarbij de verantwoordelijke afdeling
wordt verplicht een onderbouwing van de bouwsom aan te geven.
Daarnaast wordt door de accountant geadviseerd om aan het eind van het boekjaar vanuit
Mozard alle aanvragen voor omgevingsvergunningen te herleiden en daarbij aan te geven
welke aanvragen hebben geleid tot legesvrije vergunningen en welke hebben geleid tot
verleende vergunningen en bijbehorende leges. De omgevingsvergunningen met opgelegde
leges dienen zichtbaar te zijn aangesloten met de verantwoording van GBKZ en de
verantwoording in de financiële administratie. Door de accountant wordt geadviseerd om
deze controle structureel in de lijn en periodiek te laten plaatsvinden, waardoor de
volledigheid van de baten wordt gewaarborgd.
660779
5/6
Collegebesluit
Collegevergadering: 17 november 2015
Reactie: Advies wordt overgenomen. Bij het opstellen van de jaarrekening 2015 zullen de
genoemde overzichten c.q. controles worden gemaakt.
12. Functiescheiding invoer en verwerking van facturen door de financiële administratie.
Door de accountant wordt geadviseerd om maatregelen te treffen om ervoor zorg te dragen
dat na invoer en autorisatie van een factuur een andere medewerker de invoer en autorisatie
controleert alvorens de verwerking in de financiële administratie definitief plaatsvindt. Ten
tijde van de interimcontrole 2015 zijn geen bevindingen geconstateerd dat deze gewenste
functiescheiding is doorbroken.
Reactie: Mee eens. Het bestaande proces wordt geëvalueerd en zonodig aangepast met als
uitgangspunt dat de functiescheiding bij invoer en verwerking van facturering is/blijft
geborgd.
13. Zichtbare interne controles voor het proces subsidieverstrekkingen in de lijnorganisatie.
Door de accountant wordt geadviseerd om de vastlegging inzake het voldoen aan de
subsidieverordening en eventuele gestelde voorwaarden in de verleningsbeschikking, bij
zowel subsidieaanvragen als subsidievaststellingen zichtbaar te laten vastleggen door de
lijnorganisatie. Als overweging wordt meegegeven om een checklist te hanteren waarin de
toetsingscriteria bij verlenen en vaststellen van een subsidie zijn opgenomen en zichtbaar
worden afgewerkt met referenties naar onderliggende documentatie.
Reactie: In december 2015 wordt het Subsidiebeleid 2016 t/m 2019 ter vaststelling aan de
gemeenteraad aangeboden. Onderdeel van dit nieuwe subsidiebeleid is het
transparanter/zichtbaar maken van de toetsing en toekenning i.c. Hiermee wordt tevens
voldaan aan de hierboven gegeven overweging van de accountant.
FINANCIEN
Niet van toepassing.
BIJLAGEN
 Kenmerk 660788: Managementletter interimcontrole 2015
660779
6/6