Functiebeschrijving Manager RVE Kern/doel van de functie De manager RVE geeft integraal leiding aan een resultaat verantwoordelijke eenheid (RVE). Geeft op ondernemende en ontwikkelingsgerichte wijze invulling aan het dienstverleningsaanbod van de RVE. Levert een bijdrage aan het beleid van de regio/sector en aan het Zozijnbrede beleid. Zorgt voor goede kwaliteit en veiligheid van zorg en arbeid in de RVE binnen de door Zozijn gestelde kaders. Plaats in de organisatie Situatieschets Zozijn kent drie geografische regio’s (Salland/Graafschap, Liemers/Achterhoek en OostVeluwe) en twee sectoren (Kind & Jeugd en Niet Aangeboren Hersenletsel) die geleid worden regio/sector directeuren. De regio’s en sectoren zijn opgedeeld in RVE’s die geleid worden door een Manager RVE. Deze manager is integraal verantwoordelijk voor de RVE en kan gebruik maken van een ondersteuningsstructuur in de regio/sector (o.a. regioadministratie, teamcoach) en op Zozijnniveau in de vorm van stafdiensten. Voor diverse aandachtsgebieden zijn er binnen de RVE aandachtsfunctionarissen. Verder ligt de coördinatie rondom het zorgplan en coaching op de uitvoering van het zorgproces bij de coördinerende medewerkers. Voor zorgadvies & behandeling wordt gewerkt met dienstverleningsafspraken, waarbij de samenwerking met en dienstverlening door artsen, gedragswetenschappers en paramedici is vastgelegd. Leiding ontvangen/leiding geven De manager RVE ontvangt direct hiërarchisch leiding van de regio/sectordirecteur. De manager RVE geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers binnen de RVE. Interne en externe contacten Interne contacten met de regio/sector directeur, collega-managers, medewerkers, adviseurs stafdiensten, managers Zorgadvies & Behandeling, zorgbemiddelaars, teamcoaches, gedragswetenschappers, regio-administratie, medewerkers van Vastgoed &Bedrijfsdiensten, medewerkers PR&Communicatie en Kwaliteit. Externe contacten met o.a. wettelijk vertegenwoordigers/ouders van cliënten, gemeenten (WMO), ketenpartners, samenwerkingspartners, andere zorgaanbieders, thuishulporganisaties, woningbouwcoöperaties, scholen, VGN, regionale netwerken, eigen professioneel netwerk. Taken /verantwoordelijkheden in hoofdlijnen Taak 1. Is resultaatverantwoordelijk voor de inrichting van het zorgverleningsproces en voor de kwaliteit, kwantiteit, continuïteit en veiligheid van de zorgverlening. Taak 2. Leiding geven aan medewerkers en het creëren van een leerrijke werkomgeving voor medewerkers, stagiaires en leerlingen. Taak 3. Het (mede) formuleren en operationaliseren van beleid. Taak 4. Is resultaatverantwoordelijk voor het behalen van de productieafspraken budgetbeheer en het voeren van een transparante bedrijfsvoering. _________________________________________________________________________ Taak 5: Het verrichten van overige taken. Uitwerking in activiteiten Taak 1: Is resultaatverantwoordelijk voor de inrichting van het zorgverleningsproces en voor de kwaliteit, kwantiteit, continuïteit en veiligheid van de zorgverlening. Is, in nauwe samenwerking met de zorgbemiddelaar, verantwoordelijk voor de instroom van nieuwe cliënten: het intake- en plaatsingsproces. Brengt het zorgaanbod van Zozijn onder de aandacht bij toekomstige cliënten, hun netwerk en verwijzers. Richt het zorgverleningproces zodanig in dat met de beschikbare middelen de meest optimale zorg wordt verleend, binnen de kaders van Zozijn. Schept voorwaarden voor een leefsituatie van cliënten in dag en nacht waarin veiligheid en welzijn gewaarborgd zijn. Zorgt voor een personele bezetting in de zorgverlening die kwalitatief en kwantitatief is afgestemd op de zorgvraag; is verantwoordelijk voor een adequaat rooster en personeelsplanning, zodat de continuïteit en kwaliteit van zorg gewaarborgd zijn. Stelt jaarlijks in overleg met de managers van Zorgadvies & Behandeling de inzet van gedragswetenschappers, artsen en paramedici vast en legt dit vast bij de inkoopafspraken (opdrachtgeverschap), evalueert de geleverde diensten. Draagt in nauwe samenwerking met de gedragswetenschapper of i.c. de arts AVG verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het zorgaanbod. Draagt zorg voor toetsing van het zorgaanbod en initieert van daaruit verbetering en vernieuwing; Ziet kansen voor nieuw zorgaanbod en neemt het initiatief dit vorm te geven (ondernemerschap); onderzoekt daarbij mogelijkheden voor samenwerking en ketenzorg. Geeft projectmatig vorm aan zorgverbetering en vernieuwing en weet hierbij interne en externe kennis en ervaring te vinden en verbinden. Stimuleert en geeft vorm aan medezeggenschap van cliënten en verwanten; kan klachten omzetten naar verbetering/vernieuwing in de zorg. Betrekt de imput van cliënten en verwanten in de beleidsvorming. Taak 2: Het leiding geven aan medewerkers en het creëren van een leerrijke werkomgeving voor medewerkers, stagiaires en leerlingen Geeft leiding aan de medewerkers binnen de RVE, Maakt resultaat- en ontwikkelafspraken en schept voorwaarden voor en coacht medewerkers om deze te kunnen realiseren. Schept voorwaarden voor een werksetting waarbinnen teams en zorgverleners zich kunnen ontwikkelen: een leerrijke werkomgeving. Laat zich hierbij zo nodig ondersteunen. Richt de samenwerking met de ondersteuningsstructuur in regio/sector en op Zozijnniveau in en zorgt voor duidelijke proces- en resultaatafspraken. Zorgt voor een goede informatievoorziening binnen de RVE en is voorzitter van het teamoverleg. Geeft ontwikkelingsgericht uitvoering aan het PO&O beleid binnen de RVE; werkt hierbij samen met de stafdienst PO&O. Geeft impulsen aan methodisch en cyclisch werken en stimuleert het delen van kennis, ervaring, best practices. Inspireert medewerker tot verbetering/vernieuwing in de zorg. Stimuleert (multidisciplinaire) uitwisseling van deskundigheid en brengt interne en zo nodig externe deskundigheden samen voor de aanpak van complexe problematiek. Taak 3: Het (mede)formuleren en operationaliseren van beleid. Integreert de visie, waarden en gedragscode van Zozijn in beleid en uitvoering en stemt het eigen handelen daarop af (vervult daarin een voorbeeldfunctie). Maakt de visie operationeel binnen de eigen RVE en in nieuwe initiatieven Organiseert, faciliteert en ziet toe op de naleving van wet/regelgeving en Zozijn-beleid in samenwerking met de adviseurs en medewerkers van de ondersteuning in de regio/sector en van de stafdiensten. Stelt samen met teams een jaarplan op, volgt/evalueert de uitvoering conform de beleidscyclus en stuurt op resultaten. Realiseert de benodigde randvoorwaarden voor medewerkers om de gevraagde resultaten te behalen. Ontwikkelt (tactisch) beleid voor de RVE en levert als generalist een bijdrage aan het (tactisch/strategisch) regio/sector- en instellingsbeleid op diverse beleidsterreinen. Taak 4: Is resultaatverantwoordelijk voor het behalen van de productieafspraken, budgetbeheer en het voeren van een transparante bedrijfsvoering. Maakt op basis van het geformuleerde jaarplan een begrotingsvoorstel. Is verantwoordelijk voor de realisatie en verantwoording van de in het zorgplan overeengekomen zorg en realisatie van het jaarplan en de productieafspraken. Dit conform de interne en externe richtlijnen/afspraken en binnen de vastgestelde begroting. Is verantwoordelijk voor juiste en tijdige registratie van gegevens in de systemen, stemt hierover af met de regioadministratie. Legt verantwoording af over de bedrijfsvoering conform afspraken in de beleidscyclus. Beheert en bewaakt het personele en materiële budget, bespreekt afwijkingen van de begrotingsafspraken vroegtijdig met de adviseur financiën en bedrijfsvoering en de regio/sectordirecteur en doet voorstellen voor het treffen van maatregelen. Draagt zorg voor beheer van gebouwen en inventaris en doet voorstellen voor onderhoud en vervanging conform beleid en afspraken binnen Zozijn. Ziet toe op hygiëne, veiligheid en arbeidsomstandigheden conform wetgeving en richtlijnen. Taak 5: overige taken Geeft op verzoek van de regio/sector directeur leiding aan projecten of neemt deel aan organisatiebrede of branchegerichte (VGN) projecten. Brengt daarbij eigen kennis in en weet kennis in en buiten de organisatie te vinden en verbinden. Stimuleert een optimale inzet van vrijwilligers ter bevordering van het welzijn van cliënten, aanvullend op de zorg. Schept voorwaarden waarbinnen een vrijwilliger zich welkom en gewaardeerd voelt. Is verantwoordelijk voor afspraken over de inzet. Bouwt een professioneel netwerk op, onderhoudt dit en weet dit in te zetten. Voert bereikbaarheidsdiensten uit en is op dat moment verantwoordelijk voor alle RVE’s binnen de regio/sector. Schat bij calamiteiten en problemen risico’s in, handelt adequaat en schakelt benodigde deskundigen of verantwoordelijken in. Geeft uitvoering aan opdrachten van de regio/sectordirecteur die geen specifieke relatie kennen met de functie, maar in redelijkheid verlangd mogen worden. Vastgesteld d.d.: September 2012 Gewijzigd d.d.: Door: Bestuurder Door: Wijziging betreft: Toelichting bij functie-eisen Manager Primair Proces Kennis Beschikt over een HBO werk- en denkniveau, een (post)HBO managementopleiding en meerjarige werkervaring in een leidinggevende functie in een complexe omgeving. Kennis van projectmatig en procesgericht werken. Kennis van wet- en regelgeving en financiering in de zorg. Algemene ontwikkelingen in de zorg en ontwikkeling t.a.v. de zorg voor specifieke doelgroepen wordt bijgehouden. Kennis van de organisatie, de samenhang tussen de verschillende organisatieonderdelen en de inhoud van de dienstverlening van andere organisatieonderdelen is nodig om hiervan effectief gebruik te kunnen maken. Zelfstandigheid Er wordt zelfstandig integraal leiding gegeven aan het toegewezen organisatieonderdeel. Verantwoording wordt achteraf afgelegd aan en terugval is mogelijk op de regio/sector directeur. Problemen op gebied van leiding geven en beslissingen aangaande zorginhoudelijke, personele, financiële en organisatorische zaken worden zelfstandig opgelost. Zelfstandig wordt een jaarplan opgesteld en uitgevoerd, aan de hand van kaders. Zelfstandig wordt leiding gegeven aan projecten. Sociale vaardigheden Sociale vaardigheden zijn nodig om richting te geven/sturen vanuit visie, mensen mee te nemen in een proces. Tevens om verbinding te maken met en tussen mensen en bij het voeren van een dialoog. Tact en inlevingsvermogen zijn van belang bij het hanteren van conflicten met of kritiek van wettelijk vertegenwoordigers/ouders of van medewerkers/teams en is in staat dit om te zetten in constructieve communicatie. Tegenstellingen overbruggen is aan de orde bij het focussen op gezamenlijke doelen/resultaten. Onderhandelingsvaardigheid bij vastleggen van afspraken met gemeenten, samenwerkingen ketenpartners. Sensitiviteit en doortastendheid om gevoelige kwesties aan de orde te stellen en confrontaties aan te gaan. In staat te oordelen met afweging van risico’s. Organisatiesensitiviteit is nodig bij het doen van voorstellen en oplossen van problemen. Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde zorg. Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor beheer van het budget, verantwoording en operationalisering van beleid. Er is invloed op het beleid van de regio/sector en instelling. Bij gebreken in het zorgaanbod is er risico voor veiligheid, gezondheid en welzijn van cliënten en financiële risico’s voor de RVE en kans op imagoschade voor Zozijn als zorginstelling. Bij gebreken in de uitvoering van het PO&O beleid is er risico voor veiligheid, gezondheid en welzijn van medewerkers en tevens financiële risico’s en imagoschade voor Zozijn als werkgever. In externe contacten is er risico op imagoschade voor de instelling. Bij het verrichten van bereikbaarheidsdiensten wordt verantwoordelijkheid gedragen voor inschatting van risico’s en adequaat handelen bij calamiteiten en problemen voor de gehele regio of sector. Uitdrukkingsvaardigheid Uitdrukkingsvaardigheid is nodig bij een op heldere wijze met diverse doelgroepen communiceren, zowel schriftelijk als mondeling. Uitdrukkingsvaardigheid is tevens nodig voor het opstellen van jaarplannen, beleidsvoorstellen en projectplannen en het presenteren daarvan. Uitdrukkingsvaardigheid is tevens van belang omdat gecommuniceerd moet worden met zeer diverse groepen. Bewegingsvaardigheid Bewegingsvaardigheid is nodig voor het werken met de PC Oplettendheid Oplettendheid is van belang bij het bewaken van de kwaliteit, kwantiteit en veiligheid van de geleverde zorg, uitvoering van het PO&O beleid, bewaken van het budget, realiseren van het jaarplan, monitoren van de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten met stafdiensten. Oplettendheid is ook van belang om in- en externe ontwikkelingen te zien en te vertalen naar kansen voor de organisatie. Oplettendheid is tevens van belang bij het delegeren van werkzaamheden. De oplettendheid wordt bemoeilijkt door de veelzijdigheid van het pakket en het veelvuldig schakelen tussen operationele en beleidsmatige zaken. Overige functie-eisen - volharding, geduld en doorzettingsvermogen Volharding, geduld en doorzettingsvermogen zijn nodig bij het realiseren van doelen, het leidinggeven aan medewerkers (ontwikkeling competenties, gedragsverandering en cultuurbeïnvloeding) en beïnvloeding/besluitvorming in een grote organisatie. - gevoel voor systematiek, ordelijkheid en hygiëne Gevoel voor systematiek en ordelijkheid zijn van belang bij het beheren van een budget, de management- en beleidscyclus, operationalisering van het jaarplan en het leiden van een project. - integriteit en betrouwbaarheid Integriteit en betrouwbaarheid zijn van belang bij het omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige cliënt- en personeelsgegeven. Bij het beschikken van kennis over de organisatiestrategie. Tevens bij het hanteren van diverse belangen bij het leiding geven aan teams en het vervullen van een voorbeeldfunctie als leidinggevende. - voorkomen en/of gedrag Eisen worden gesteld aan voorkomen en gedrag bij de veelheid aan contacten op verschillende niveaus, zowel intern als extern. De manager is het gezicht van de organisatie naar buiten toe. - gevoel voor het menselijk lichaam, materiaal en/of apparatuur: niet van toepassing. Inconveniënten - fysieke belasting: niet van toepassing. - psychische belasting Psychische belasting treedt op bij het oplossen van diverse problemen die gelijktijdig spelen en het verantwoordelijk zijn voor resultaten die door anderen behaald moeten worden. Psychische belasting treedt tevens op doordat gevolgen van genomen beslissingen niet altijd te overzien zijn en de uitkomsten ook door anderen worden beïnvloed. In contact met ouders/verwanten en cliënten confrontatie met persoonlijk leed. Bij calamiteiten in bereikbaarheidsdiensten is sprake van psychische belasting omdat in zeer kort tijdsbestek de juiste beslissingen moeten worden genomen, op grond van de dan beschikbare informatie. - bezwarende omstandigheden - risico persoonlijk letsel Vastgesteld d.d.: September 2012 Gewijzigd d.d.: Door: Bestuurder Door: Wijziging betreft: Competentieprofiel manager RVE Doelstellingen Richt het zorgverleningsproces in en draagt verantwoordelijkheid voor kwaliteit, kwantiteit, continuïteit en veiligheid Geeft leiding aan medewerkers van de RVE en creëert een leerrijke werkomgeving Formuleert en operationaliseert beleid op basis van de visie en waarden van Zozijn Zorgt voor het behalen van productieafspraken, beheert het RVE-budget en voert een transparante bedrijfsvoering Resultaatgebieden Optimale zorg en ondersteuning aan cliënten in de RVE Een leerrijke en resultaatgerichte werkomgeving met vakbekwame medewerkers Adequate bedrijfsvoering van de RVE Kwalificaties HBO werk- en denkniveau Managementopleiding op (post)HBO-niveau Ruime leidinggevende ervaring in een complexe omgeving Kerncompetentie Professioneel handelen Zozijn heeft professioneel handelen als kerncompetentie benoemd. Deze kerncompetentie geldt voor iedere medewerker van Zozijn, ongeacht de functie en ongeacht de positie in de organisatie. Medewerkers die als hun functie professioneel uitvoeren laten dat zien door de volgende gedragskenmerken: kent de missie en de visie van Zozijn en draagt deze uit; handelt op basis van fundamentele gelijkwaardigheid van mensen; laat de regie bij het individu, werkt vraaggestuurd en schept keuzemogelijkheden; kent werkzaamheden, functiebeschrijving, verantwoordelijkheden, rechten en plichten en handelt daarnaar; maakt knelpunten in randvoorwaarden, werkklimaat en cultuur bespreekbaar; voelt zich eigenaar van zijn/haar professionele en persoonlijke ontwikkeling, houdt zich voortdurend op de hoogte van ontwikkelmogelijkheden en neemt benodigde acties; heeft een goed zelfbeeld van eigen kunnen en mogelijkheden en benut mogelijkheden om dit beeld te toetsen en aan te scherpen; heeft een proactieve houding en leert van fouten; heeft theoretische en praktische kennis van het eigen vakgebied, blijft dat ontwikkelen en stelt het beschikbaar; levert een bijdrage aan innovaties op het eigen vakgebied; geeft feedback en kan feedback ontvangen en kan dat vertalen naar concreet gedrag; gunt collega’s hun ontwikkelingsmogelijkheden en levert een actieve bijdrage aan de hun ontwikkeling; is onderdeel van functionele netwerken. Gedragscompetenties Analyseren Systematisch onderzoeken en in kaart brengen van problemen en vragen. Ontleden van relevante informatie, processen en structuren. Verbanden leggen tussen gegevens en inschatten van gevolgen/ consequenties. Niveau 3: alternatieven onderzoeken rafelt complexe vraagstukken en problemen uiteen, doorziet processen en structuren en speelt actief in op trends; beschouwt complexe vragen, problemen vanuit meerdere invalshoeken op grond van onvolledige informatie; kan ook tegengestelde meningen en zienswijzen van anderen op juiste wijze betrekken bij en integreren in de eigen analyse; onderzoekt diepgaand alternatieven om zich een gefundeerd oordeel te vormen over en omschrijft realistische scenario’s met relaties tussen oorzaak en gevolg; overziet gevolgen van besluiten op termijn en redeneert logisch wat de effecten van acties zijn, ook voor anderen; toetst eigen vooronderstellingen bij anderen op validiteit/ betrouwbaarheid en volledigheid. Besluiten Besluiten nemen door middel van het ondernemen van acties of zich vastleggen door het uitspreken van meningen. Keuzen maken en knopen doorhakken. Niveau 3: niet eenduidig in te schatten risico neemt beslissingen waarbij meerdere belangen spelen, betrekt daarbij collega’s; neemt de impact van de gevolgen mee in de beslissing; neemt beslissingen op basis van onvolledige informatie; neemt zonodig niet-populaire beslissingen, waar weerstand / verzet verwacht kan worden Leiderschap Het aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de afdeling/ team realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niveau 3: richting geven door het uitdragen van visie is een stuwende kracht voor medewerkers (inspireert, heeft dynamiek, heeft passie); communiceert periodiek over de opdracht van het team/ de afdeling/ de regio; geeft richting en sturing door het uitdragen van een duidelijk en inspirerend beleid (waar gaan we naar toe); formuleert haalbare, maar uitdagende doelstellingen voor individu, team/ afdeling; introduceert nieuwe structuren, processen en procedures; inspireert en enthousiasmeert medewerkers door voorbeeldgedrag. Coachen Anderen (medewerkers en /of teams) ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van kennis, competenties en talenten. Niveau 3: versterken van zelfvertrouwen en taakvolwassenheid zet de ander aan tot het stellen van vragen over valkuilen, motieven, drijfveren, idealen; zet eigen oordelen opzij en bouwt aan het zelfvertrouwen van de ander, maakt gebruik van voorbeeldgedrag; geeft bij teamontwikkeling aandacht aan individuele bijdragen, zorgt dat deze zichtbaar worden/ blijven; voorkomt meelift gedrag, differentieert eigen werkwijze en begeleiding in relatie tot individuele ontwikkeling en bijdrage; straalt bij het ondersteunen en begeleiden van de ander vertrouwen, rust en veiligheid uit; stimuleert anderen tot systematische reflectie en kritische zelfbeoordeling leert de ander om in de (samen)werkrelatie een eigen aandeel te zien en daar verantwoording voor te nemen. Klantgericht werken Herkennen van de wensen, behoeften en belangen van zowel interne als externe klanten (waaronder ook cliënten) en hiernaar handelen. Zich inleven in klantsituaties, denken in klant oplossingen en deze omzetten in activiteiten/ handelingen. Niveau 4: anticiperen en ontwikkelen onderhoudt en legt langere termijn relaties met klanten (-vertegenwoordigers); vertaalt op juiste wijze complexe uitgesproken en onuitgesproken wensen van klanten naar nieuw te ontwikkelen concepten, diensten, producten en overlegt hierover met klanten; verbetert de afstemming en samenwerking tussen organisatie onderdelen om de klanten beter te kunnen bedienen. Resultaatgericht- en procesgericht handelen Het formuleren van doelstellingen (SMART, specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsbepalend) ten behoeve van het behalen van resultaten. Het ondanks problemen, tegenslag, tegenwerking of afleidingen blijven richten op het bereiken van de doelen met aandacht voor het proces. Niveau 4: langere termijn resultaten formuleert meetbare strategische doelstellingen en definieert de resultaten op langere termijn; formuleert de voorwaarden die nodig zijn om resultaten te bereiken en vult deze in, maakt plannen implementabel; zorgt voor heldere structuren, taakverdeling en procedures en verdeelt bevoegdheden die een effectieve en efficiënte inzet van medewerkers bevorderen; coördineert veel werkzaamheden die inhoudelijk van elkaar verschillen, met een langere doorlooptijd of met gevolgen voor de langere termijn; spreekt zichzelf en anderen tijdig en regelmatig aan op het nakomen van afspraken en het realiseren van doelstellingen; achterhaalt achterliggende oorzaken bij niet nakomen van afspraken of niet behalen van resultaten en stuurt bij. Ondernemen en onderhandelen Kansen signaleren en deze omzetten in verbetering- of vernieuwingsacties die bijdragen aan betere resultaten; daarbij verantwoorde risico’s durven nemen/ je nek uitsteken. Niveau 3: actief ondernemen, risico’s aangaan zoekt actief naar nieuwe mogelijkheden; levert ongevraagd bijdragen en pakt uitdagingen op; zet zich in voor Zozijnbrede belangen door pro-actief op zaken af te stappen; neemt, met inschatting van het risico, beslissingen over veranderingen van werkwijzen/ dienstverlening; neemt, met inschatting van het risico, financiële beslissingen waarvan nog niet duidelijk is wat de effecten zullen zijn. Vastgesteld d.d.: September 2012 Gewijzigd d.d.: Door: Bestuurder Door: Wijziging betreft: