Algemene voorwaarden deelnemers Souvenirbeurs 2017

Algemene voorwaarden deelnemers Souvenirbeurs 2017
Artikel 1
Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
1.
Organisatie:
Vereniging van Souvenirfabrikanten (VSF) zijnde de organisator van de beurs.
2.
Deelnemer:
Het bedrijf, dat met de organisatie van de Souvenirbeurs een overeenkomst heeft gesloten.
Artikel 2
De overeenkomst tot deelname
1.
De Deelnemer verklaart alle consequenties van de overeenkomst tot deelname te zullen aanvaarden die
voortvloeien uit de ondertekening, ook indien de ondertekening is gedaan door een niet -tekeningsbevoegde.
2.
De organisatie behoudt zich het recht voor de overeenstemming tot deelname af te wijzen op grond van
overtekening, bijzondere redenen zoals de vrees voor verstoring van de orde, het niet passen in het concept van
het evenement of desnoods zonder opgave van redenen.
3.
De inschrijver is niet gerechtigd zijn overeenkomst tot deelname aan een derde over te dragen.
4. Alleen deelnemers uit Nederland en de EU mogen deelnemen aan de Souvenirbeurs. Bedrijven buiten de EU
worden van deelname uitgesloten.
Artikel 3
1.
Data en duur
De organisatie stelt de plaats en tijd van de beurs vast, waaronder de data voor opbouw, houden en afbouw. In
2017 zal de Souvenirbeurs van 8 t/m 10 januari 2017 in de Passenger Terminal Amsterdam worden gehouden.
Indien naar het oordeel van de organisatie bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan de organisatie de
vastgestelde data en/of locatie wijzigen, dan wel besluiten de beurs geen doorgang te doen vinden.
2.
Onder bijzondere omstandigheden in het vorige lid bedoeld zijn begrepen marktomstandigheden en alle overige
omstandigheden, die na belangenafweging naar het oordeel van de organisatie het welslagen van de beurs in
gevaar kunnen brengen.
3.
Bij wijziging van de vastgestelde data en/of locatie blijft de overeenkomst van deelname onverkort van kracht.
Indien de organisatie besluit de beurs geen doorgang te doen vinden, blijft de Deelnemer gehouden de in verband
met zijn deelname, op zijn verzoek door of middels door de organisatie gemaakte overige kosten integraal te
voldoen.
4.
In geen geval kan de Deelnemer jegens de organisatie enig recht op enigerlei schadevergoeding in verband met
een besluit zoals omschreven in lid 1 van dit artikel doen gelden, noch kan hij vergoeding van enige gemaakte
kosten van de organisatie vorderen.
1
Artikel 4
Betaling
1.
Bij inschrijving ontvangt de deelnemer in september 2016 een factuur. Deze dient binnen 14 dagen na
factuurdatum te zijn voldaan.
2.
De organisatie heeft het recht te factureren zodra de overeenkomst tot deelname tot stand is gekomen.
3.
De Deelnemer is aansprakelijk voor alle aan de organisatie verschuldigde kosten die op enigerlei wijze verband
houden met zijn deelneming, ongeacht of deze kosten zijn gemaakt door de Deelnemer zelf of door derden,
handelend in zijn naam.
4.
Bij niet tijdige betaling van enig aan de organisatie verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente in rekening
gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is. Incassokosten zijn voor rekening van de Deelnemer
waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op 15% van de hoofdsom.
5.
De organisatie is gerechtigd betalingen gedaan ter zake van een overeenkomst tot deelname allereerst in
mindering te brengen op ten laste van de Deelnemer nog openstaande vorderingen uit eerdere deelnemingen.
6.
De organisatie is gerechtigd de overeenkomst tot deelname na schriftelijke of mondelinge aanzegging en
ingebrekestelling met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen, indien de Deelnemer de
deelnamekosten of enig ander aan de organisatie verschuldigd bedrag niet, niet geheel of niet tijdig heeft voldaan.
In een zodanig geval blijft de Deelnemer gehouden de volledige deelnamekosten, alsmede de in verband met zijn
deelneming gemaakte overige kosten integraal te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding van
schade, in welke zin dan ook, ter zake van de beëindiging.
7. Bij het, zonder geldige reden, in gebreke blijven van de betaling van de factuur zal er geen toegang tot de
beursvloer worden verleend.
Artikel 5
1.
Annulering, ontbinding
Indien de Deelnemer zijn overeenkomst wenst te annuleren, ook als de factuur nog niet is overgemaakt, en geen
sprake is van een situatie als bedoeld in lid 2 of 3 van dit artikel, blijft de Deelnemer de volledige kosten voor zijn
deelname aan de organisatie verschuldigd.
Een inschrijving kan niet eenzijdig door de Deelnemer worden ingetrokken dan wel gewijzigd. De organisatoren
kunnen een verzoek tot annulering van de inschrijving inwilligen onder voorwaarde dat de betrokken Deelnemer
een annuleringsvergoeding voldoet. Deze vergoeding bedraagt tenminste:
- 25% van de totale deelnamekosten: bij annulering van de inschrijving na ontvangst van het bindend formulier;
- 75% bij annulering minder dan 2 maanden voor de opbouwdag van de Souvenirbeurs;
- 100% bij annulering minder dan 30 dagen voor de opbouwdag van de Souvenirbeurs;
vermeerderd met de verschuldigde BTW.
2.
Ingeval ten aanzien van de Deelnemer op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst tot deelname
surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd, wordt de overeenkomst tot deelname door het enkele
intreden van vorenbedoelde aanvrage ontbonden en blijft de Deelnemer het volledige bedrag geheel
verschuldigd, alsmede de in verband met zijn deelneming op zijn verzoek door of middels door de organisatie
gemaakte overige kosten, onverminderd het recht van de organisatie tot het vorderen van kosten, schaden en
interest.
3.
Annulering of ontbinding op grond van dit artikel kan nimmer aanleiding zijn tot het vergoeden van enigerlei
schade door de organisatie aan de Deelnemer.
2
Artikel 6 Toewijzen van standruimte en formaat stands
1.
Leden van de Vereniging van Souvenirfabrikanten (VSF) krijgen voorrang bij de toewijzing van een standplaats op
de beursvloer zowel in de Main Hall als op het Promenade Deck of Panoramadeck.
2.
Met de voorkeursplaatsing van leden, die zich voor 15 juli 2016 inschrijven, zal zoveel mogelijk rekening worden
gehouden. Mocht echter blijken dat er meerdere leden voor dezelfde plaats opteren zal de datum van inschrijving
beslissend zijn. Bij dispuut beslist het bestuur van de Vereniging.
3. Standaardstands met een formaat onder de 20 M2 zullen automatisch op het Promenade deck of Panoramadeck
worden geplaatst.
4. Eigen standbouwers met een stand van 20 M2 en groter, komen per definitie in de Mainhall te staan. Als de
Mainhall vol is zal er worden uitgeweken naar het Promenadedeck. Datum van inschrijving is beslissend.
5.
Leden van de Vereniging van Souvenirfabrikanten (VSF) met een standaarstand van 20 M2 of groter komen per
definitie in de Mainhall te staan. Als de Mainhall vol is zal er worden uitgeweken naar het Promenadedeck. Datum
van inschrijving is beslissend.
6.
Het minimale standformaat waarvoor ingeschreven kan worden is 4 M2.
Artikel 7 Opbouw en inrichting stand
1.
Deelnemers krijgen de ruimte ter beschikking inclusief overeengekomen opbouw van activiteit, tenzij in de
overeenkomst van deelneming anders is bepaald. Nutsvoorzieningen, stopcontacten en meubilair dienen door de
Deelnemer zelf bij de standbouwer UniExpo te worden aangevraagd en worden separaat aan de Deelnemer in
rekening gebracht. De exacte naam op de frieslijst dient voor 10 december 2016 aan uniExpo te zijn doorgegeven
[email protected]
Als u de exacte naam niet voor 10 december aan uniExpo heeft doorgegeven zal de naam van het
inschrijvingsformulier worden opgenomen op de frieslijst. Als u deze naam alsnog na 10 december en voor de
opbouw van de beurs wilt wijzigingen zijn daar meerkosten aan verbonden.
2.
De standaardstandbouw heeft een hoogte van 2,50 meter. Indien u gebruik maakt van eigen standbouw die hoger
gaat dan 2,50 meter, dient u vooraf aan de organisatie toestemming te vragen en een constructie/ontwerp
tekening te overleggen. Deze kunt u sturen naar: [email protected]. Deadline: 1 oktober 2016.
Etagebouw moet altijd bij de organisatie worden aangevraagd. Voor etagebouw gelden strikte regels. Naast
toestemming van de organisatie bent u ook verplicht goedkeuring van de Brandweer en Bouw -en Woning toezicht
te hebben. Uw aanvraag bij de organisatie kunt u sturen naar: [email protected]. Deadline: 1 oktober
2016.
3.
Vanaf het moment waarop de ruimte aan de Deelnemer ter beschikking wordt gesteld, tot het moment waarop
de ruimte aan de organisatie leeg wordt opgeleverd, is de ruimte voor risico van de Deelnemer. Alle gebreken
en/of schade die bij de oplevering aan de ruimte worden geconstateerd komen voor rekening van de Deelnemer,
tenzij deze voor of bij de aanvaarding van de ruimte schriftelijk melding heeft gemaakt van deze gebreken en/of
schade, of sprake is van overmacht.
4.
Niettemin is de Deelnemer gehouden tot het nemen van alle maatregelen die redelijkerwijs van hem gevergd
kunnen worden om schade aan de standbouw te voorkomen gedurende de periode dat de beschikbare ruimte
voor zijn risico is.
5.
Het is de Deelnemer, de kiest voor eigen standbouw, niet toegestaan om gebruik te maken van aanliggende
standaardstandbouwwanden.
3
6.
Het is de Deelnemer niet toegestaan vloeren, wanden of plafonds van de PTA te gebruiken voor de bevestiging
van materiaal. Alle te gebruiken materialen dienen te voldoen aan de Brandvoorschriften. Er mogen geen
onafgewerkte wanden te zien zijn.
7.
Wateraansluitingen zijn niet mogelijk in de beursruimte.
8.
Als er tapijt wordt neergelegd dan is gebruik gaffertape en daar bovenop dubbelzijdig tape verplicht.
Mocht na afbouw van de stand blijken dat er schade aan de vloer is aangebracht zullen deze kosten worden
doorberekend aan de exposant.
Artikel 7
Gebruik ruimte
1.
De Deelnemer is niet gerechtigd:
a.
de standruimte geheel of ten dele aan derden in gebruik af te staan of de ruimte te (doen) gebruiken voor een
ander doel dan in de overeenkomst van deelneming is omschreven, tenzij anders schriftelijk overeengekomen met
de organisatie.
b. een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere Deelnemers of bezoekers daardoor schade en/of
hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van
lichtval of uitzicht of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van de organisatie.
c. gevaarlijke stoffen en/of goederen, waaronder licht ontvlambare stoffen, gassen of chemische
bestrijdingsmiddelen of radioactieve goederen, te gebruiken of deze op te slaan in of bij zijn standruimte.
Artikel 8
Afbraak
1.
De Deelnemer is verplicht binnen de daarvoor gestelde termijnen zijn activiteit te ontruimen en, indien van
toepassing, af te breken.
2.
Deelnemers zijn verplicht de locatie in de oorspronkelijke staat weer aan de organisatie op te leveren.
3.
Eventuele beschadigingen aan goederen van de locatie of organisatie komen voor rekening van de Deelnemer.
4.
De deelnemer mag niet eerder afbouwen of de beursvloer/locatie verlaten zonder goede reden. Mocht de
deelnemer dit zonder overleg met de organisatie doen, zal dit gevolgen hebben voor deelname in de toekomst.
Artikel 9
Deadlines
1.
Uiterste reserveringsdatum voor deelname aan de Souvenirbeurs is 4 november 2016.
2.
Mocht blijken dat er veel interesse is voor standruimte en de beschikbare ruimte voor de Souvenirbeurs in de
Passenger Terminal te Amsterdam daardoor voor 4 november vol is, kan de reserveringsdatum worden
aangepast.
Artikel 10
Overige voorschriften
1.
De Deelnemer is verplicht uitgevaardigde voorschriften, overheidsvoorschriften en aanvullende, door de
organisatie gegeven voorschriften en aanwijzingen stipt na te leven en op te volgen.
2.
Indien de Deelnemer deze verplichting niet, niet behoorlijk of niet tijdig nakomt is de organisatie gerechtigd al die
maatregelen te treffen die zij voor het welslagen van de Souvenirbeurs noodzakelijk acht. De organisatie kan
hiertoe onder meer de overeenkomst van deelneming met onmiddellijke ingang beëindigen, in welk geval de
Deelnemer gehouden blijft de volledige kosten, de in verband met zijn deelneming gemaakte overige kosten,
alsmede de kosten van te zijnen aanzien getroffen voorzieningen, te voldoen, zonder dat de Deelnemer enige
aanspraak kan maken op vergoeding van enigerlei schade, ter zake van de beëindiging of de getroffen voorziening.
4
Artikel 11
Aansprakelijkheid en verzekering
1.
Het in dit Reglement bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door de Deelnemer ter zake van zijn
deelname aan de Souvenirbeurs ingeschakelde derden, zoals standbouwers, leveranciers etc. De Deelnemer staat
in voor, en blijft te allen tijde hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de bepalingen uit dit Reglement.
2.
Indien de Deelnemer of een door hem ingeschakelde derde, enige bepaling uit dit reglement niet, niet tijdig of
niet behoorlijk nakomt, is de organisatie gerechtigd:
a.
de Deelnemer of de door hem ingeschakelde derde(n) de toegang tot de beurs te ontzeggen;
b.
de activiteit van de Deelnemer te sluiten en/of hieruit voor rekening en risico van de Deelnemer de
bezwaarlijke goederen te verwijderen en op te slaan, af te voeren en/of te vernietigen.
3.
De Deelnemer is verplicht alle schade die de organisatie lijdt ten gevolge van een aan hem toe te rekenen
tekortkoming, waaronder het niet, niet behoorlijk of niet tijdig naleven van enige bepaling uit dit reglement en/of
overige door de organisatie van overheidswege uitgevaardigde voorschriften, te vergoeden en vrijwaart de
organisatie ter zake voor aanspraken van derden.
4.
De Deelnemer dient zich ter zake van zijn deelname aan de Souvenirbeurs afdoende te verzekeren.
5.
De organisatie is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de Deelnemer, diens
personeel of diens bezoekers – gevolgschade, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke oorzaak
dan ook inbegrepen – tenzij haar ter zake opzet of grove nalatigheid kan worden verweten.
6.
De organisatie is niet aansprakelijk voor schade aan goed en/of lichaam, ontstaan doordat aanwijzingen en
voorschriften die door de organisatie zijn uitgevaardigd, niet, niet tijdig of niet geheel zijn opgevolgd.
7.
De Deelnemer aan de Souvenirbeurs dient zelf zorg te dragen voor een verzekering van het materiaal dat wordt
meegenomen naar de Souvenirbeurs en voor een verzekering van het personeel dat door de Deelnemer wordt
ingehuurd.
Opgesteld, mei 2016
5