Verslag KasCie de Kuil boekjaar 2014 d.d. 25 maart 2015

Verslag KasCie de Kuil boekjaar 2014 d.d. 25 maart 2015
TENNISVERENIGING “DE KUIL”
Huizen maart 2015
De kascontrole commissie bestond afgelopen jaar uit de leden Eppo Boot, Jac Reniers en voorzitter Freek
de Ruiter.
Dit jaar heeft de commissie in overleg haar taken uitgebreid met het ondersteunen van de penningmeester
via 4 vergaderingen i.p.v. slechts de jaarlijkse kascontrole.
Het op deze manier beter voorbereiden van de begroting en de jaarcijfers is succesvol gebleken.
De vergaderingen worden genotuleerd zodat gemaakte afspraken zijn terug te vinden en gevolgd kan
worden of actiepunten nog open staan of reeds zijn uitgevoerd.
In de commissie heerst de overtuiging dat haar onafhankelijkheid niet in het geding is gekomen door deze
nauwere samenwerking.
De kascontrole commissie heeft in de 4e van deze vergaderingen op 18 maart 2015 de financiële
administratie van de Tennisvereniging “De Kuil” over de periode 01/01/2014 tot en met 31/12/2014
gecontroleerd en wij kunnen mededelen:







dat er geen onregelmatigheden in de financiële administratie zijn geconstateerd;
dat de saldi van de diverse bankrekeningen per 31/12/2014 zijn gecontroleerd, in orde zijn bevonden
en aansluiten met de balans;
dat de toevoegingen aan de voorzieningen aansluiten met de stand van de voorzieningen in de balans;
dat de afschrijvingen aansluiten met de stand van de bezittingen in de balans;
dat de aansluiting tussen resultaat en de ontwikkeling van het eigen vermogen er is;
dat het resultaat over 2014 € 15.211,- ( positief ) bedraagt.
dat per saldo het eigen vermogen per ultimo 2014 na toevoeging van dit resultaat € 294.596,beloopt.
Op grond daarvan stelt de kascontrole commissie voor om het bestuur, inclusief de penningmeester te
dechargeren voor het gevoerde financiële beleid in 2014.
De commissie heeft nog de volgende opmerkingen:
In het afgelopen jaar is geconstateerd dat er in de huidige situatie sprake is van een ongewenste
vermenging van 2 boekhoudkundige methodieken, namelijk het zowel doteren aan voorzieningen voor
komend groot onderhoud aan banen, gevolgd door het laten vrijvallen van deze voorzieningen bij het
uitvoeren van dit groot onderhoud, als ook het (deels) activeren van banen als bezit en het vervolgens
jaarlijks weer afschrijven daarvan.
De kascontrole commissie heeft de penningmeester geadviseerd hier bij de eerstvolgende grote
investeringen (vervanging van de gravelbanen in 2019) een einde aan te maken en met een
beleidswijziging dienaangaande aan te koersen op een stelselherziening waarbij alle banen als bezit
worden geactiveerd en vervolgens met een vast bedrag per jaar worden afgeschreven. Het is de bedoeling
dat dit leidt tot een beter inzicht in de financiële administratie, waarbij het doteren aan, en weer (deels)
laten vrijvallen van, voorzieningen alleen plaats heeft voor onderhoud tussen de grote investeringen door.
De kascontrole commissie constateert in het verslag van de penningmeester dat hij dit advies nog niet
geheel heeft overgenomen, aangezien hij voornemens is om na 2019 weer te doteren aan de voorziening
voor de vervanging van de smashcourtbanen, hetgeen de ongewenste vermenging van de 2
boekhoudkundige methodieken langer zou laten voortduren.
Verder is in het afgelopen jaar geconstateerd dat het gewenst is om voortaan de verschillen tussen de
voornemens en de daadwerkelijke realisatie transparant te laten blijken uit de verschillen tussen de
begroting en de uiteindelijke jaarcijfers. De penningmeester zal daartoe op verzoek van de kascontrole
commissie de begroting 2016 opstellen conform de structuur van de jaarcijfers en de begroting 2015
alsnog conform deze structuur beschikbaar stellen.
De ontwikkeling van het leden aantal is nog steeds zorgelijk. De kascontrole commissie adviseert het
bestuur om zich maximaal te blijven inspannen om de dalende trend te keren.
In de kascontrole commissie ontstaat een vacature door het aftreden van voorzitter Freek de Ruiter. Wij
stellen de vergadering voor om tot lid van de kascontrole commissie te benoemen: Hans Bakels.
De commissie dankt penningmeester Steven van den Eynde, leden administrateur Katja de Jonge,
contributie administrateur Peter-Paul Schouten, lesgelden administrateur Evelien de Klerk en
competitiebijdragen administrateur Els IJkelenstam voor hun inzet en de zorgvuldige wijze waarop de
administratie is gevoerd.