overeenkomst - Metamorfoze

OVEREENKOMST
TUSSEN
[INSTELLING]
EN
DE KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK
DE ONDERGETEKENDEN:
A.
[INSTELLING], gevestigd en kantoorhoudende aan [ADRES], te dezen
rechtsgeldig vertegenwoordigd door [NAAM, FUNCTIE], hierna te noemen “de
instelling”,
en
B.
De Koninklijke Bibliotheek, gevestigd en kantoorhoudende aan Prins Willem-
Alexanderhof 5,
2595 BE Den Haag, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd
door mevrouw Lily Knibbeler, Algemeen Directeur, hierna te noemen “KB”,
hierna ook gezamenlijk dan wel afzonderlijk aan te duiden als “Partijen” c.q.
‘’Partij”;
IN AANMERKING NEMENDE DAT:
a. Het landelijk conserveringsprogramma Metamorfoze de uitvoering van het
traject Boeken, Kranten Tijdschriften (BKT) inzake de conservering en
digitalisering van boeken, kranten en tijdschriften met ingang van 2011 heeft
belegd bij KB;
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
1
b. KB en de [INSTELLING] ten behoeve van het Metamorfozeproject een
gezamenlijk project uitvoeren met als doel tijdschriften te digitaliseren;
c. De subsidietoekenningsbrief d.d. [DATUM] als voorwaarde voor de
toekenning van de Metamorfoze-subsidie stelt dat de [INSTELLING] een
samenwerkingsovereenkomst met KB sluit ten behoeve van de uitvoering van
de voor Metamorfoze benodigde werkzaamheden;
d. De in de vorige overweging bedoelde samenwerkingsovereenkomst de
onderhavige overeenkomst tussen KB en de [INSTELLING] betreft, waarin de
wederzijdse rechten en verplichtingen worden geregeld.
VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze Overeenkomst wordt verstaan onder:
De tijdschriften
de tijdschriften zoals gespecificeerd in Bijlage 2.
Overeenkomst
De onderhavige samenwerkingsovereenkomst
tussen KB en de [INSTELLING], bestaande uit
[AANTAL] pagina’s inclusief 3 bijlagen.
Digitale bestanden*
Masterbestanden van alle pagina’s (JP2
formaat, grayscale, 300 ppi)
ALTO bestanden
JP2 access bestanden van alle
masterbestanden (kleur, 150 ppi)
Targetbestanden in zowel JP2 formaat als
TIFF formaat
MIX bestanden van alle afzonderlijke
pagina’s
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
2
Fulltext bestanden van alle afzonderlijke
pagina’s
Beschrijvende metadata per object
Checksums voor alle aangeleverde bestanden
PDF bestanden
Structurele informatie: een
concordantietabel
Pakbon (digitaal)
*Onder voorbehoud van eventuele
toekomstige bestandsformaatwijzingen
Artikel 2. Rechten en verplichtingen van de KB
2.1
KB is verantwoordelijk voor productie, duurzame opslag en
beschikbaarstelling van gedigitaliseerde tijdschriften in het kader van het
BKT-traject. Dit behelst ondermeer het aanbesteden van de
digitaliseringswerkzaamheden, het bewaken van de voortgang en kwaliteit
van de eindresultaten. De KB legt hierover verantwoording af aan Bureau
Metamorfoze. KB verklaart zich akkoord met de rolverdeling als beschreven
in de Metamorfoze Handleiding Tijdschriften.
2.2
KB zal de tijdschriften ten behoeve van conservering digitaliseren en deze
digitaal beschikbaar stellen aan het publiek, indien mogelijk gratis op
internet. Ten aanzien van de wijze van beschikbaarstelling maakt KB het
voorbehoud dat zij de rechten dient te kunnen clearen voor (de inhoud van)
de tijdschriften waarop nog auteursrecht rust. Tevens dient KB alle overige
geldende wet- en regelgeving te respecteren, onder meer op het gebied van
privacy. Indien naar het oordeel van KB ofwel de vereiste rechtenclearing
niet (of niet toereikend) kan worden geregeld, of andere (al dan niet
wettelijke) restricties beschikbaarstelling via internet problematisch maken,
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
3
zal de KB de gedigitaliseerde tijdschriften onsite op een besloten netwerk in
haar eigen gebouw ter beschikking stellen.
2.3
KB zal aanzienlijke inspanningen verrichten om de gedigitaliseerde
tijdschriften binnen drie jaren na ontvangst van de originelen onsite dan wel
online beschikbaar te stellen. Uiterlijk na afloop van het project, of zoveel
eerder als mogelijk, zal KB de in artikel 2.8 bedoelde digitale bestanden aan
de [INSTELLING] verstrekken. Bij tussentijdse afwijkingen van de planning
wordt de instelling op de hoogte gesteld.
2.4
KB zal aanzienlijke inspanningen verrichten om de gedigitaliseerde
tijdschriften duurzaam op te slaan in haar digitaal magazijn.
2.5
KB zal zogenaamde Metamorfoze-kenmerken voor de tijdschriften
registreren in het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem
voor bibliotheken (GGC), wat betekent dat in dit systeem wordt aangegeven
dat de tijdschriften worden of zijn gedigitaliseerd in het kader van
Metamorfoze. In de beschrijving wordt ook op een voor het publiek zichtbaar
niveau aangegeven:
a. dat de betreffende publicatie digitaal beschikbaar is, indien mogelijk met
verwijzing naar een online gebruikerskopie.
b. in welke instelling en onder welk bezitskenmerk het gedrukte exemplaar
berust dat is gedigitaliseerd
2.6
KB zal de tijdschriften in bruikleen ontvangen van de [INSTELLING]. De
voorwaarden waaronder dit gebeurt, zijn beschreven in de als Bijlage 3
bijgesloten Bruikleenovereenkomst. Middels ondertekening van deze
samenwerkingsovereenkomst verklaren de [INSTELLING] en KB tevens
akkoord te zijn met deze Bruikleenovereenkomst inclusief de
bruikleenvoorwaarden.
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
4
2.7
KB heeft het recht om bij overschrijding van de (op basis van de gegevens uit
het aanmeldformulier van de [INSTELLING] begrote) kosten het project zo
nodig direct stop te zetten en in overleg te treden met de [INSTELLING] en
Metamorfoze om een oplossing te vinden.
2.8
KB zal aan de [INSTELLING] digitale bestanden verstrekken die de KB onsite
danwel online beschikbaar stelt. De digitale bestanden van de
gedigitaliseerde tijdschriften worden verstrekt conform de specificaties en
bestandnaamgeving zoals die door KB gehanteerd wordt. KB is op basis van
deze Overeenkomst niet verplicht tot eventuele aanpassingen van de digitale
bestanden ten behoeve van de [INSTELLING]. De digitale bestanden van de
gedigitaliseerde tijdschriften gaan rechtmatig onderdeel uitmaken van de
collecties van de [INSTELLING] en KB.
2.9
Indien zich elders (bij andere instellingen of bij KB) identieke exemplaren
van de te digitaliseren tijdschriften bevinden, behoudt KB zich het recht voor
het exemplaar te kiezen dat voor de efficiency van het werkproces het
gunstigst is. De KB zal ook van deze exemplaren digitale bestanden
verstrekken aan de [INSTELLING].
2.10
KB en [INSTELLING] mogen gedigitaliseerde versies van tijdschriften die
auteursrechtvrij zijn:
a. zonder beperkingen beschikbaar stellen aan het publiek, op voorwaarde
van bronvermelding.
KB zal bij digitale beschikbaarstelling duidelijk
vermelden dat iedereen auteursrechtvrije
gedigitaliseerde
tijdschriften zonder betaling of gebruiksbeperkingen voor elk doel mag
hergebruiken.
b. zonder beperkingen doorleveren aan een derde partij, waarbij KB en
[INSTELLING] een redelijke inspanning zullen verrichten om te
bewerkstelligen dat de bronvermelding eveneens wordt getoond ingeval
de derde partij het materiaal zelf beschikbaar stelt.
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
5
2.11
KB en [INSTELLING] zullen geen eigen rechten doen gelden op
gedigitaliseerde versies van individuele Tijdschriftafleveringen
Artikel 3. Rechten en verplichtingen van de [INSTELLING]
3.1
De [INSTELLING] garandeert dat de aangeleverde selectie tijdschriften
voldoet aan de criteria en doelstellingen van het Metamorfoze-programma,
zoals beschreven in de Metamorfoze Handleiding Tijdschriften.
3.2
De [INSTELLING] is verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte
informatie over de te digitaliseren tijdschriften, wat betreft omvang, staat,
ordening enzovoort zoals beschreven in het aanmeldformulier van de
instelling.
3.3
Voor Tijdschriftenprojecten die binnen het kader BKT worden uitgevoerd
dient de [INSTELLING] aanlevering van inhoudelijke, beschrijvende metadata
volgens minimale, door KB vastgestelde eisen te garanderen.
3.4
De [INSTELLING] verklaart zich akkoord met duurzame opslag van de
gedigitaliseerde tijdschriften in het digitaal magazijn van KB conform artikel
2.4.
3.5
De [INSTELLING] verklaart zich akkoord met beschikbaarstelling van de
gedigitaliseerde tijdschriften op het onsite-netwerk van KB, op andere
besloten en open (al dan niet mobiele) netwerken van KB en
websites/portals/aggregators waarin KB participeert. De wijze van
beschikbaarstelling wordt bepaald conform artikel 2.2.
3.6
De [INSTELLING] zal de tijdschriften in bruikleen aan KB verstrekken. De
voorwaarden waaronder dit gebeurt, zijn beschreven in de als Bijlage 3
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
6
bijgesloten Bruikleenovereenkomst. Middels ondertekening van deze
samenwerkingsovereenkomst verklaren de [INSTELLING] en KB tevens
akkoord te zijn met deze Bruikleenovereenkomst inclusief de
bruikleenvoorwaarden.
3.7
De [INSTELLING] draagt er zorg voor dat de te digitaliseren materialen
uiterlijk [DATUM] transportklaar zijn voor bruikleen aan KB. De datum van
transport wordt in onderling overleg bepaald.
3.8
De [INSTELLING] verklaart zich ermee akkoord dat KB op verantwoorde
wijze kleine reparaties (vlakken en indien nodig het plakken van scheuren en
het verwijderen van verpakkingsmaterialen, en nietjes/paperclips) uitvoert
aan de tijdschriften indien dat nodig is voor de digitalisering.
3.9
De [INSTELLING] verklaart zich ermee akkoord dat de KB zich het recht
voorbehoudt om delen van de tijdschriften te deselecteren, bijvoorbeeld
wanneer de staat van het materiaal naar oordeel van KB digitalisering in de
weg staat. De bruikleenvoorwaarden in Bijlage 3 bevatten aanvullende
voorwaarden, die bij niet-navolging KB kunnen doen besluiten het materiaal
niet te digitaliseren.
3.10
Na afloop van het project zal de [INSTELLING] digitale bestanden ontvangen
van de door KB gedigitaliseerde tijdschriften conform artikel 2.8. De digitale
bestanden van de gedigitaliseerde tijdschriften gaan rechtmatig onderdeel
uitmaken van de collecties van de [INSTELLING] en KB.
3.11
Indien de [INSTELLING] de gedigitaliseerde tijdschriften ook zelf
beschikbaar wil stellen aan het publiek – anders dan via een besloten onsite
netwerk dat alleen in het eigen gebouw raadpleegbaar is – is de
[INSTELLING] zelf verantwoordelijk voor het clearen van eventuele
auteursrechten en/of dient zij zelf rekening te houden met andere
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
7
(wettelijke) restricties die kunnen gelden voor (de inhoud van) de
tijdschriften, zoals privacywetgeving. KB is hiervoor niet verantwoordelijk
en aanvaardt hiervoor geen aansprakelijkheid. [INSTELLING] heeft het recht
de (metadata van de) gedigitaliseerde tijdschriften die de KB beschikbaar
stelt te embedden of om hiernaar door te linken met een hyperlink.
3.12
Niettegenstaande het voorgaande artikel 3.11 geldt specifiek voor de
bijdragen van freelancers in de tijdschriften die stammen uit de periode
1900 t/m 1939 dat [INSTELLING] deze anders dan via een besloten onsite
netwerk aan het publiek beschikbaar mag stellen op basis van de
overeenkomst die de KB met de Rechtenorganisaties Lira en Pictoright heeft
gesloten (‘CBO-overeenkomst Tijdschriften’). [INSTELLING] dient hiervoor
een aparte overeenkomst te tekenen met KB, waarin [INSTELLING] de
voorwaarden voor een dergelijke beschikbaarstelling accepteert.
3.13
[INSTELLING] verklaart zich ermee akkoord dat de KB zogenaamde
Metamorfoze-kenmerken zal registreren in het Gemeenschappelijk
Geautomatiseerd Catalogiseersysteem voor bibliotheken (GGC), wat betekent
dat wordt aangegeven dat het materiaal wordt of is gedigitaliseerd in het
kader van Metamorfoze. In de beschrijving wordt ook op een voor het
publiek zichtbaar niveau aangegeven:
a. dat de publicatie digitaal beschikbaar is, indien mogelijk met verwijzing
naar een online gebruikerskopie.
b. in welke instelling en onder welk bezitskenmerk het gedrukte exemplaar
berust dat is gedigitaliseerd.
Waar nodig zal [INSTELLING] dit faciliteren door, onder meer maar niet
beperkt tot, het geven van
een inhoudelijke toelichting op de gegevens uit het GGC en door elk
hergebruik van de door
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
8
haar geleverde gegevens, waaronder die in artikel 3.3, door KB en derden
toe te staan..
3.14
De [INSTELLING] verklaart zich akkoord met de rolverdeling als beschreven
in de Metamorfoze Handleiding Tijdschriften.
3.14
[INSTELLING] en KB mogen gedigitaliseerde versies van tijdschriften die
auteursrechtvrij zijn:
a. zonder beperkingen beschikbaar stellen aan het publiek, op voorwaarde
van bronvermelding.
KB zal bij digitale beschikbaarstelling duidelijk
vermelden dat iedereen auteursrechtvrije
gedigitaliseerde
tijdschriften zonder betaling of gebruiksbeperkingen voor elk doel mag
hergebruiken.
b. zonder beperkingen doorleveren aan een derde partij, waarbij KB en
[INSTELLING] een redelijke inspanning zullen verrichten om te
bewerkstelligen dat de bronvermelding eveneens wordt getoond ingeval
de derde partij het materiaal zelf beschikbaar stelt.
3.15
[INSTELLING] en KB zullen geen eigen rechten doen gelden op
gedigitaliseerde versies
van individuele tijdschriftafleveringen.
Artikel 4. Ingangsdatum en ontbinding van de Overeenkomst
4.1
Deze Overeenkomst treedt in werking op de dag dat de laatste van beide
partijen deze Overeenkomst ondertekent. De Overeenkomst geldt gedurende
de gehele looptijd van het Metamorfoze-programma en voor wat betreft de
artikelen 3.4 en 3.5 voor onbeperkte tijd. De toestemming ingevolge de
artikelen 3.4 en 3.5 kan na afloop van het Metamorfoze-programma niet
meer worden ingetrokken.
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
9
4.2
Een ernstige tekortkoming in de nakoming van deze Overeenkomst door een
partij (anders dan als gevolg van overmacht) geeft de wederpartij het recht
de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, tenzij de tekortkoming
gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis in relatie tot de aangegane
verbintenissen deze ontbinding niet rechtvaardigt. De ontbinding kan alleen
plaatsvinden nadat aan de wederpartij een redelijke termijn (van minimaal 2
maanden) is gesteld waarbinnen de tekortkoming kan worden opgeheven.
KB’s keuze voor de wijze van beschikbaarstelling vormt geen grond voor
ontbinding, opzegging of beëindiging van deze Overeenkomst; KB kan
hieromtrent geen garanties geven omdat zij hiervoor afhankelijk is van het
slagen van de rechtenclearing en geldende regelgeving moet respecteren (zie
artikel 2.2).
4.3
In alle gevallen waarin deze Overeenkomst wordt ontbonden, blijft zij de
verhouding tussen Partijen beheersen voor zover dit voor de afwikkeling
daarvan noodzakelijk is.
Artikel 5. Overige bepalingen
5.1
Het is Partijen niet toegestaan om de rechten en verplichtingen onder deze
overeenkomst zonder toestemming van de andere Partij geheel of gedeeltelijk
over te dragen, te bezwaren, te vervreemden of er afstand van te doen.
5.2
Wijzigingen van deze Overeenkomst kunnen uitsluitend schriftelijk worden
overeengekomen door de tekeningsbevoegde personen van beide Partijen.
5.3
Deze Overeenkomst bindt ook de rechtsopvolgers van Partijen.
5.4
Partijen trachten geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst of naar
aanleiding van deze Overeenkomst gezamenlijk in onderling overleg op te
lossen. Lukt dat niet, dan is de rechter van het arrondissement ’s-Gravenhage
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
10
bevoegd. Partijen kunnen als alternatief ook kiezen voor bindende arbitrage.
Daartoe benoemen beide Partijen een lid in de Arbitragecommissie en deze
beide leden benoemen een derde als voorzitter; de uitspraak van de
Arbitragecommissie is bindend.
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
11
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend:
Datum:
……………………
……………………………….……..
Naam:
Functie:
Namens [instelling]
Datum: ………………………
……………………………………….
Naam: Mevr. Lily Knibbeler
Functie: Algemeen Directeur
Namens de Koninklijke
Bibliotheek
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
12
Bijlage 1. Contactpersonen
Bijlage 2. Titellijst van de tijdschriften met precieze jaargangen
Bijlage 3. Bruikleenovereenkomst
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
13
Bijlage 1. Contactpersonen
Contactpersoon namens [INSTELLING]:
Naam:
Functie:
Bezoekadres:
Postcode+plaats:
Postadres:
Telefoon:
E-mail:
Contactpersoon namens KB:
Naam:
Functie:
Bezoekadres:
Rowin Parlevliet
Projectplanner afdeling Digitalisering
Prins Willem-Alexanderhof 5
Postcode+plaats: 2595 BE Den Haag
Postadres:
Postbus 90407, 2509 LK Den Haag
Telefoon:
070-3140365
E-mail:
[email protected]
Overeenkomst INSTELLING - Koninklijke Bibliotheek DATUM
14