Dossiervorming: personeelsdossier, bekwaamheidsdossier

Dossiervorming:
personeelsdossier, bekwaamheidsdossier en lerarenportfolio
Het onderwijs hanteert een aantal dossiers dat een beeld van de werknemer geeft. Zo is er het
personeelsdossier waarvan de werkgever volledig eigenaar is. Het bekwaamheidsdossier waar
werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor zijn. En daarnaast bestaat het
lerarenportfolio waar de werknemer eigenaar van is.
De belangrijkste redenen voor dossieropbouw zijn:

om vinger aan de pols te houden;

om werknemers te begeleiden in hun ontwikkeling;

om rechtspositionele maatregelen te kunnen onderbouwen.
Hieronder gaan we in op de verschillende dossiers, het nut van deze dossiers, de documenten
die tot de dossiers behoren en tenslotte de verschillen en overeenkomsten tussen genoemde
dossiers. Achtereenvolgens behandelen we het personeelsdossier, het bekwaamheidsdossier
en het lerarenportfolio.
1- Personeelsdossier
Wat is een personeelsdossier?
Een personeelsdossier bevat alle gegevens over de werknemer en zijn dienstverband. Bij de
indiensttreding van een werknemer is de werkgever ook verplicht een personeelsdossier aan
te maken en de arbeidsgeschiedenis van de werknemer vanaf dat moment bij te houden. Een
personeelsdossier bestaat over het algemeen uit de volgende onderdelen:

het individuele personeelsdossier

het salarisdossier

het collectieve personeelsdossier
Waarom een personeelsdossier?
Het bijhouden van personeelsgegevens door de werkgever is noodzakelijk. Zo is een
personeelsdossier nodig om bepaalde informatie te verkrijgen op basis van wettelijke
voorschriften op het gebied van de sociale zekerheid, fiscale wetgeving of de stimulering
arbeidsdeelname door minderheden. Een goed personeelsdossier bevat voldoende schriftelijke
informatie om de stand van zaken te analyseren en beslissingen te kunnen onderbouwen.
Wettelijke grondslag
Bij het aanleggen van een personeelsdossier moet rekening worden gehouden met de
wettelijke verplichtingen die voorvloeien uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en
het Vrijstellingsbesluit WBP.
De WBP spreekt in het algemeen over de verwerking van de persoonsgegevens.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een
identificeerbare natuurlijk persoon. Het verwerken van gegevens is elke handeling of elk
geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens.
Indien er sprake is van ontslag dan is het van belang dat voor de instroomtoets bepaalde
schriftelijke bewijsstukken in het personeelsdossier zijn opgenomen. Denk hierbij aan
gespreksverslagen en beschrijvingen van de activiteiten die ondernomen zijn voor
herplaatsing.
Een apart onderdeel in de WBP is artikel 13 beveiliging van persoonsgegevens. Artikel 13 WBP
maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige
Dit artikel geeft aan dat de maatregelen gericht moeten
zijn op de beveiliging van persoonsgegevens tegen onrechtmatige verwerking in elk van deze
stadia. Ook is het artikel gericht op het voorkomen van onnodig verzamelen en verder
verwerken van persoonsgegevens.
Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015
1
Wat is de inhoud van een personeelsdossier?
Voor de inhoud van het personeelsdossier geldt als hoofdregel dat alleen die gegevens in een
personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het
personeelsdossier is ingesteld1. De toegestane doeleinden voor het verwerken van gegevens in
het kader van de personeelsadministratie staan beschreven in artikel 7 van het
Vrijstellingsbesluit WBP. Voorbeelden van toegestane doeleinden voor het verwerken van
persoonsgegevens zijn o.a.: leidinggeven, salariszaken, opleidingen en het behandelen van
geschillen. Ook moet lidmaatschap van het medezeggenschapsorgaan genoemd worden
wanneer dit van toepassing is. Dit heeft namelijk specifieke gevolgen indien de werkgever tot
ontslag van deze persoon overgaat. Naast de doeleinden geeft dit artikel ook aan welke
persoonsgegevens verwerkt mogen worden, wie de toegestane categorieën ontvangers zijn en
wat de bewaartermijnen van de persoonsgegevens bedragen.
Als algemene regel voor het bewaren van persoonsgegevens geldt dat deze niet langer
bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of
worden gebruikt. De werkgever bepaalt aan de hand van het doel de bewaartermijn. Alleen
voor de fiscaal relevante gegevens van werknemers geldt een specifieke bewaartermijn van
zeven jaar na beëindiging van het dienstverband. Dit komt voort uit de belastingwetgeving.
Figuur 1 laat zien welke documenten opgenomen kunnen worden in een personeelsdossier en
of deze thuishoren in het individueel personeelsdossier/salarisdossier/ collectieve
personeelsdossier. De wettelijk verplichte documenten zijn met een * aangegeven.
2- Bekwaamheidsdossier
Wat is een bekwaamheidsdossier?
De Wet Beroepen in het Onderwijs (Wet BIO) verplicht sinds 2006 dat elke werknemer die
werkzaamheden verricht waarvoor bekwaamheidseisen zijn vastgesteld beschikt over een
bekwaamheidsdossier. De wet beoogt de borging van de minimale kwaliteit van het personeel
tijdens de loopbaan. In het bekwaamheidsdossier staan de afspraken tussen de werkgever en
de werknemer betreffende de ontwikkeling en het onderhouden van diens bekwaamheid. De
verzameling gegevens die laten zien dat de leraar bekwaam is en zijn bekwaamheid
Waarom een bekwaamheidsdossier?
De achterliggende gedachte van dit dossier is het waarborgen van de kwaliteit van het
onderwijs, waar werkgever en werknemer middels de bekwaamheidseisen en het
bekwaamheidsdossier grip op kunnen krijgen en op kunnen sturen.
Bekwaamheidseisen
Voor goed onderwijs zijn goede leraren nodig. Vanuit vier beroepsrollen (de interpersoonlijke,
de pedagogische, de vakinhoudelijke & didactische en de organisatorische rol) zijn in het
onderwijs zeven landelijke bekwaamheidseisen vastgesteld waaraan elke leraar moet voldoen.
Een goede leraar is:

interpersoonlijk competent

pedagogisch competent

vakinhoudelijk en didactisch competent

organisatorisch competent

competent in het samenwerken met collega's

competent in het samenwerken met de omgeving van de school

competent in reflectie en ontwikkeling.
Eind juni 2014 heeft de Onderwijscoöperatie een voorstel gedaan voor herijking van de
bekwaamheidseisen. Dit document is aangeboden aan de minister van OCW. De minister
bepaalt of, hoe en wanneer dit definitieve voorstel wordt overgenomen in een Algemene
Maatregel van Bestuur.
Een model privacyreglement verwerking gegevens personeel PO en VO is via de VBS
beschikbaar.
1
Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015
2
Voor schoolleiders in het primair onderwijs en voor onderwijsondersteuners zijn ook
bekwaamheidseisen geformuleerd. Deze zijn vooralsnog niet vastgelegd in een Algemene
Maatregel van Bestuur.
Wettelijke grondslag
Het bekwaamheidsdossier is wettelijk vastgelegd in de Wet BIO en vervolgens opgenomen in
de WPO, WEC en WVO. Daarbij geldt een verantwoordelijkheid voor werknemer en werkgever.
De werknemer is verantwoordelijk zijn bekwaamheid te onderhouden en de werkgever kan de
werknemer daarop aanspreken. De werkgever is verantwoordelijk voor de inzet van
gekwalificeerd personeel en voor het inzetten van middelen en faciliteiten om het personeel
ook in staat te stellen de bekwaamheden te onderhouden en te ontwikkelen. Werkgevers
hebben ook de plicht om voor iedere werknemer waarvoor bekwaamheidseisen gelden een
bekwaamheidsdossier aan te leggen.
De inhoud, de vorm en het eigenaarschap van het dossier bepalen werkgever en werknemers.
Wat is de inhoud van een bekwaamheidsdossier?
De inhoud en de vorm van het bekwaamheidsdossier is niet wettelijk vastgelegd. Hierdoor
heeft de werkgever de vrijheid het bekwaamheidsdossier qua inhoud en vorm af te stemmen
op de schoolsituatie en het gevoerde personeels- en kwaliteitsbeleid binnen de school.
De wet geeft wel criteria waaraan een bekwaamheidsdossier moet voldoen:

certificaten en een curriculum vitae. Desgewenst kan de werkgever verdere eisen
stellen aan de bekwaamheid, uit het dossier moet blijken dat de leraar ook aan deze
eisen voldoet.

De werkgever maakt afspraken met de leraar over professionele ontwikkeling.

Het bijhouden van het bekwaamheidsdossier gedurende de loopbaan van de leraar
binnen de school. Deze verantwoording ligt bij de leraar zelf.
De volgende documenten kunnen ondergebracht worden in het bekwaamheidsdossier:
een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP), persoonlijk competentieprofiel en
gespreksverslagen, evaluaties.
3- Lerarenportfolio
Wat is een lerarenportfolio?
Met een portfolio geeft de werknemer een beeld van zijn bekwaamheid. De werknemer laat
zien welke vaardigheden en kennis de werknemer in huis heeft om de taken van leraar goed
uit te voeren. Ook laat hij zien wat zijn motivatie en zijn beroepshouding is en welke waarden
en normen voor hem belangrijk zijn bij zijn beroepsuitoefening. Het directe doel van een
portfolio is zelfonderzoek naar lerarenbekwaamheid om daarmee de professionaliteit te
bevorderen. Het lerarenportfolio is een persoonlijk dossier en is niet wettelijk verplicht
gesteld.
Wat is de inhoud van een lerarenportfolio?
De volgende onderdelen kunnen deel uit maken van het lerarenportfolio: het curriculum vitae,
beroepsidentiteit en het POP. Ook is het mogelijk om momenten of kenmerkende situaties te
noemen in het portfolio.
4- Overzicht van de documenten die in de verschillende dossiers
behoren
Figuur 1 laat zien welke documenten tot een personeelsdossier, bekwaamheidsdossier dan
wel een lerarenportfolio behoren.
Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015
3
Figuur 1: Overzicht van documenten in de verschillende dossiers
Documenten
Personalia
Stamkaart
Kopie identiteitskaart
Bedrijfsvereniging
Werktijdfactor
Datum indiensttreding
Sollicitatiegegevens
Functiebeschrijving en huidige inschaling
Verklaring omtrent gedrag
Rapport psychologisch onderzoek (indien van toepassing)
CV
Arbeidsvoorwaarden
Akte van benoeming /akte van aanstelling
Afspraken wijzigingen arbeidsovereenkomst
Datum van overgang van tijdelijk naar vast dienstverband
Salaris
Werknemersverklaring loonbelasting
Bijzondere individuele afspraken
Toekenning gratificaties/toelagen
Eventuele verzoeken loonbeslag (onder couvert; direct na
opheffing beslag verwijderen)
Ziekte / Pensioen etc.
Verklaring ziektekostenverzekering
Correspondentie Arbodienst
Plan van aanpak re-integratie
Aanvragen UWV
SMT-verslagen per medewerker (onder couvert; geen
verwijderingsdatum)
Ziektegegevens (onder couvert; geen verwijderingsdatum)
Aanstellingskeuring; alleen speciale aanstellingskeuringen,
bijzondere functies / taken
In- en uittreden berichten pensioenfonds
Afspraken bijzondere uitkeringen
Functioneren en ontwikkeling medewerker
certificaten
Bewijzen van bekwaamheid (op basis van bekwaamheidseisen)
Documenten over benoembaarheid
Opleidingsplan
Studieafspraken (SMART-afspraken); POP, PAP (Persoonlijk
Actieplan). Persoonlijk professionaliseringsplan
Gespreksverslagen en formulieren (beoordelingsgesprek,
functioneringsgesprek, doelstellingengesprek etc.)
360 graden feedbackverslagen
Werkstukken
Testresultaten
Resultaten (leerlingen)enquêtes
Verslag klassenbezoek
Observatieverslagen
Specialisaties, bijzondere taken, projecten of opdrachten
Correspondentie werkgever - werknemer
Correspondentie met de medewerker (vaak over incidenten /
functioneren)
Geheimhoudingsverklaring
Disciplinaire waarschuwingsbrieven (indien van toepassing)
Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015
Personeels
dossier
Bekwaam
heids
dossier
Portfolio
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
4
5- Verschillen en overeenkomsten tussen de drie dossiers
Het bekwaamheidsdossier en het lerarenportfolio zijn een aanvulling op het
personeelsdossier.
Het doel van het bekwaamheidsdossier komt overeen met het doel van het lerarenportfolio,
namelijk de kwaliteit van het onderwijspersoneel verbeteren. Het personeelsdossier en het
bekwaamheidsdossier zijn wettelijk verplicht gesteld, het lerarenportfolio niet. Het
lerarenportfolio is ook geheel van de werknemer. De inhoud en de vorm van het
personeelsdossier is wettelijk vastgelegd, dit in tegenstelling tot de inhoud en de vorm van
het bekwaamheidsdossier en het lerarenportfolio welke de school zelf kan vormgegeven.
De drie dossiers kunnen niet los van elkaar gezien worden, maar vullen elkaar aan en
overlappen elkaar ook. Bij de uitvoering van het personeelsbeleid kan de school gebruik
maken van de verschillende dossiers. Figuur 2 geeft de overlap tussen de verschillende
dossiers weer.
Figuur 2: De overlap van de documenten uit de verschillende dossiers.
Lerarenportfolio:
Beroepsidentiteit
Persoonlijk Actieplan (PAP)
Bekwaamheidsdossier:
Testresultaten
Werkstukken
360 graden feedbackinstrumenten
Competenties
Bewijzen van bekwaamheid (diploma’s,
certificaten en bewijzen van deelname aan
professionaliseringsactiviteiten)
Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP)
Gespreksverslagen (functioneringsgesprek
en beoordelingsgesprek)
CV
Verslag klassenbezoek
Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015
Personeelsdossier:
Personalia
Legitimatiebewijs
Verklaring omtrent gedrag
Loonbelastingverklaring
Akte van benoeming
/aanstelling
5