De administratieve verwerking van vorderingen en schulden

De administratieve verwerking
Pagina 1 van 1
De administratieve verwerking van vorderingen en schulden
Bijna elk bedrijf krijgt in de praktijk te maken met twee groepen: debiteuren en crediteuren.
Een gast die op rekening koopt, noemen we een debiteur. Het tegenovergestelde van een
debiteur is de crediteur. Dit zijn de mensen of organisaties die juist geld krijgen van het
horecabedrijf, bijvoorbeeld leveranciers.
Het is verstandig dat zowel de debiteuren als de crediteuren goed in de financiële administratie
worden verwerkt.
Debiteuren en crediteurenbeheer: plaatsing op de balans
Zoals gezegd is een debiteur een gast die op rekening koopt. Debiteuren waarvan het twijfelachtig is of deze nog kunnen betalen worden dubieuze debiteuren genoemd.
Het totaal van ‘gezonde’ vorderingen die de horecaondernemer nog moet innen, wordt
weggeschreven op de grootboekrekening Debiteuren. Vorderingen waarvan wordt getwijfeld of
ze nog betaald worden, worden overgeboekt naar de grootboekrekening Dubieuze debiteuren.
Zowel de post Debiteuren als Dubieuze debiteuren moeten aan de debetzijde van de balans
worden geplaatst. Als één van de dubieuze debiteuren nu inderdaad niet in staat blijkt te zijn
te betalen (bijvoorbeeld door faillissement), dan moet het verschuldigde bedrag worden
afgetrokken van de balanspost Dubieuze debiteuren. Dit bedrag is dan definitief oninbaar en
moet geboekt worden als afschrijvingskosten op de grootboekrekening Afschrijvingskosten
dubieuze debiteuren.
Daarnaast moet het totaal aan schulden dat de manager zelf heeft (bijvoorbeeld aan
leveranciers) worden geplaatst op de grootboekrekening Crediteuren. Aangezien schulden
altijd kosten met zich mee brengen is het verstandig deze post zo klein mogelijk te houden.
Naast alleen de totaalbedragen op deze beide grootboekrekeningen is het overzichtelijk om
wat meer gespecificeerde informatie over debiteuren en crediteuren bij te houden. Hiervoor
kan de manager naast het grootboek ook subgrootboeken bijhouden. Dit zijn specificaties van
een grootboekrekening. De twee belangrijkste subgrootboeken zijn het debiteurenboek en het
crediteurenboek.
Het debiteurenboek
Het debiteurenboek geeft onder andere aan welke gasten nog geld schuldig zijn en hoe groot
het te vorderen bedrag is. Iedere debiteur heeft een aparte rekening die debet wordt geopend.
Een voorbeeld van een debiteurenboek:
Debiteurennr.
Naam / Adres / Woonplaats
Datum
Boekingnr.
Omschrijving
Debet
Credit
Saldo
Op het moment dat een vordering van een gast toeneemt, wordt dit bedrag bijgeschreven in
de debetkolom. Als de vordering afneemt, komt het bedrag in de creditkolom.
Na elke verandering (toe- of afname van de vordering) wordt het saldo opnieuw bepaald. Dit
wordt gedaan door het bedrag dat debet staat vermeld af te trekken van het bedrag dat credit
staat vermeld. Aan het eind van de periode (meestal een maand) moet het saldo van het
debiteurenboek gelijk zijn aan het saldo op de grootboekrekening debiteuren.
Het crediteurenboek
Het crediteurenboek werkt in principe hetzelfde als het debiteurenboek. Het crediteurenboek
moet echter altijd credit worden geopend. Na elke verandering (toe- of afname van de schuld)
wordt het saldo opnieuw bepaald op dezelfde wijze als bij het debiteurenboek. Het totaalsaldo
volgens het crediteurenboek moet aan het eind van de periode weer gelijk zijn aan het saldo
op de grootboekrekening crediteuren.