Verdien geld met goed debiteuren beleid

DEBITEURENBEHEER
DOOR LEO VAN MOERGESTEL, TRAINER GRAYDON
Verdien geld
met goed
debiteurenbeleid
In de huidige crisis is optimale beschikbaarheid van liquide middelen zeer belangrijk. Daarvoor moeten bedrijven een
goed debiteurenbeleid voeren. Zo wordt voorkomen dat het werkkapitaalbeslag onnodig oploopt en daarmee ook de
financieringskosten. Bovendien levert het keiharde euro’s op.
Financiële Kredietcrisis noopt tot efficiëntere aanpak
H
et is heel gebruikelijk dat bedrijven voor alle posten
aan de activazijde van de balans maatregelen treffen
om risico’s te beperken. Men verzekert materiële vaste
activa, evenals voorraden. Liquide middelen parkeren
ondernemingen doorgaans bij een veilige bank. Maar wat doen ze
om debiteuren tijdig te laten betalen en het risico op wanbetaling
te beperken? Hier laten organisaties nog wel eens steken vallen.
Dat goed debiteurenbeheer lonend kan zijn, blijkt uit het gestileerde rekenvoorbeeld in figuur 1. Hieruit wordt duidelijk dat het
terugdringen van de DSO (days sales outstanding) met vijftien
Figuur 1. Gaat u voor omzet of gaat u voor winst?
Bron: Graydon
T I J D S C H R I F T A D M I N I S T R AT I E – N U M M E R 4 – A P R I L 2 0 0 9
22-23_graydon.indd 22
dagen net zoveel winst oplevert als een omzetverhoging van twintig procent. Dit bij een cost of capital van twaalf procent op jaarbasis en een brutomarge van vijf procent.
Neem maatregelen
Er zijn diverse maatregelen die u kunt nemen om het risico op
wanbetaling te beperken en de DSO terug te dringen:
1. Structureer uw debiteurenbeheer
Zowel in het minnelijke als het juridische traject staat u sterker als
u uw algemene leveringsvoorwaarden getekend retour heeft van
uw klanten.
Factureer zo snel als mogelijk is en zorg ervoor dat facturen en
aanmaningen zo zijn opgesteld dat deze eerder uitnodigen tot
betalen dan dat ze allerlei vragen oproepen.
2. Screen al uw debiteuren
Screen potentiële, nieuwe en bestaande debiteuren. In feite
begint dit proces al bij het zoeken naar nieuwe klanten. Als u
de keuze heeft tussen een prospect met een positieve kredietwaardigheidsbeoordeling en een met een negatieve beoordeling, dan is het beter om tijd en energie te steken in de eerste
partij. Door gebruik te maken van bedrijfsinformatie voorkomt
u dat u opeens wordt geconfronteerd met niet- of slechtbetalende klanten.
2 2 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I S T R AT I E . N L
25-03-2009 15:44:02
tie en de daarop gebaseerde ratings. Hiermee bepalen ze onder
welke condities zij u leveren of u krediet verstrekken.
Hanteer vaste structuren voor uw debiteurenbeheer.
4. Automatiseer waar mogelijk
Zet credit management software in. Financiële gegevens uit de
eigen omgeving en uit externe bronnen worden gecombineerd
met een agenderingssysteem. Consequent en strak geregisseerd
actiepaden bewandelen, leidt tot snellere betalingen en daarmee
tot een verlaging van de DSO.
5. Los ondercapaciteit op
Los tijdelijke of structurele ondercapaciteit altijd op. Als het debiteurensaldo hoog is en er achterstanden zijn bij het aanmanen of
bellen bij openstaande posten, maak dan capaciteit vrij of huur
deze in door gedetacheerden op het gebied van credit management of debiteurenbeheer in te schakelen.
6. Train!
Debiteurenbeheer is een vak. Als er te weinig vakinhoudelijke
kennis is, kan dat geleerd worden. Deze trainingen variëren van
het maken van debiteurenbeleid op strategisch niveau tot hele
praktische sessies waarbij vaardigheden als telefonisch incasseren
worden ontwikkeld.
7. Samen met verkoop
Betrek de verkoopafdeling bij uw plannen. Zonder draagvlak van
de verkoop lukt het niet om goed debiteurenbeleid effectief te
laten zijn. Positioneer uzelf niet als degene die altijd moeilijk doet
en die een stokje steekt voor fantastische commerciële buitenkansen. Zet uzelf daarentegen neer als degene die juist commerciële
kansen biedt omdat u zorgt voor de o zo belangrijke kasstroom.
Cash is king!
Bij nieuwe klanten is het van belang om te weten tot welk bedrag
het een verantwoord zakelijk risico is om op rekening te leveren.
Als op rekening leveren niet verantwoord is, vraag dan (gedeeltelijk) vooruitbetaling.
Zeker in deze tijden kunnen zich bij bestaande klanten opeens
wijzigingen voordoen. Een van de eerste indicatoren van een verslechterde liquiditeitspositie is vertraagd betaalgedrag. Door het
monitoren van bestaande relaties kunt u hier tijdig op inspelen.
Door de hele portefeuille te laten doorlichten, wordt direct duidelijk waar de risico’s zitten. Op deze risicovolle debiteuren kunt dan
actie ondernemen. Dit kan variëren van versneld aanmanen tot
een persoonlijk bezoek.
3. Geef juiste informatie
Voorzie bedrijfsinformatiebureaus van de juiste informatie.
Neemt u risicodragende beslissingen op basis van de blauwe ogen
van uw zakenpartner? Uw leveranciers, kredietverstrekkers en
kredietverzekeraars doen dat niet. Zij kijken naar bedrijfsinforma-
W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I S T R AT I E . N L
22-23_graydon.indd 23
23
8. Zet KPI’s op agenda
Bepaal de belangrijkste KPI’s (kritische prestatie-indicatoren) en
laat die steeds weer terugkeren in managementvergaderingen. Op
deze manier houdt u de organisatie scherp en heeft u inzicht in
geleverde prestaties. Ook niet-financiële indicatoren zijn van
belang, zoals bijvoorbeeld het aantal klachten over facturen.
9. Denk aan debiteurenfinanciering
Door middel van debiteurenfinanciering, zoals factoring en kredietverzekering, kan snel over liquide middelen worden beschikt.
Bij factoring gebeurt dat op basis van een percentage van het totaal
uitstaande debiteurensaldo. Met kredietverzekering wordt het risico van non-betaling beperkt of uitgesloten. Let wel op de kosten en
in hoeverre (beperkende) polisvoorwaarden van kracht zijn.
10. Besteed credit management uit
Besteed credit management volledig of gedeeltelijk uit. Gespecialiseerde bedrijven kunnen de kwaliteit van de debiteurenportefeuille verbeteren en daarmee voordelen opleveren. Zij nemen tijdig maatregelen in geval van non-betaling.
Er is voor u dus genoeg te doen om uw werkkapitaal onder controle te houden.
T I J D S C H R I F T A D M I N I S T R AT I E – N U M M E R 4 – A P R I L 2 0 0 9
25-03-2009 15:44:03