maak kredietbeleid zo helder mogelijk

t h e m a c r e d i t m a nag e m e n t / e - fac t u r e r i n g
Beschrijf procedures op de afdeling credit management
Maak kredietbeleid
zo helder mogelijk
De noodzaak van een
gedegen creditmanagementafdeling, om een minimale
DSO te bewerkstelligen, is
inmiddels doorgedrongen bij
organisaties van elke grootte.
Alleen de manier waarop is
niet altijd helemaal duidelijk.
Dit artikel helpt u bij een
transparante communicatie,
waarbij het bedrijfsbeleid het
uitgangspunt is.
Het leveren van krediet is een antwoord
op de klantvraag. Net als andere aspecten
van de prijs beïnvloeden de verkoopvoorwaarden van de firma en het verlenen van
krediet het verkoopvolume. Het uitbereiden van krediet aan kopers geeft vaak een
verhoging van de verkoop; concurrerende
kredietvoorwaarden kunnen zelfs noodzakelijk zijn. Een bedrijf kan speciale kredietvoorwaarden aanbieden als onderdeel
van promotie voor een product of als een
manier om te bepalen of er nieuwe marktmogelijkheden in een gebied zijn.
Sommige kopers hebben geen andere toegang tot het verkrijgen van krediet. In moeilijke krediettijden kunnen de termijnen
van de verkoperhandel of de financiering
noodzakelijk zijn. Handelskrediet levert
voordelen die niet makkelijk te verkrijgen
Door Suzanne van der Horst CICP, zijn uit andere betalingsregelingen. Een
van de grootste voordelen is de eenvoudige
S. van der Horst Trainingen & Consultancy in
manier van betalen.
’s-Hertogenbosch. Reacties zijn welkom via
Commercie versus debiteurenbeheer
De organisatie bepaalt het handelsbeleid.
Alle andere afdelingen richten hun afdeling zodanig in dat elke afdeling ernaar kan
handelen (zie figuur 1). De commerciële
afdeling is de afdeling die als eerste het krediet als onderhandelingspositie naar voren
brengt. Van oudsher was deze afdeling
verantwoordelijk voor de hoogte van het
krediet. Vandaag de dag is de commerciële
afdeling voornamelijk bezig met commerciële inspanningen en daarbij staat de omzet
centraal. Omdat organisaties zich bewust
werden van de kosten van het handelskrediet kreeg credit management steeds meer
vorm. ‘A sale is not a sale until you collect
the money’, is daarin een wijze spreuk.
Helaas zijn er organisaties waarin een
spanningsveld is ontstaan in de communicatie tussen de commerciële afdeling
en de afdeling credit management. Credit
[email protected].
Directie
bepaalt
handelsbeleid
Credit
management
Sales
ICT
Andere
afdelingen
Figuur 1. De directie communiceert met alle afdelingen en alle afdelingen
communiceren met elkaar
T I J D S C H R I F T A D M I N I ST R AT I E – N U M M E R 9 – se p tem b er 2 0 0 8
30 W W W . T I J D S C H R I F TA D M I N I S T R AT I E . N L
Transparante procedures van de afdeling credit management leiden tot meer begrip in de rest van de organisatie
en daardoor tot betere samenwerking.
‘ontwikkeld’. Meestal staan er vaagheden in als ‘zoveel mogelijk omzet kunnen
Credit
management
maken met zo weinig mogelijk verlies’ of
‘een zo laag mogelijke DSO’. Daarbij difKredietbeleid &
ferentieert men dan niet de klanten, de
kredietprocedures
gebieden, de landen. Als men dat wel zou
doen, zou er een goede basis liggen om
kredietbesluiten op te nemen. Een goed
Eigen afdeling
Klanten
Andere
beleid zou je kunnen schrijven aan de hand
afdelingen
binnen de
van de scope of credit policies (zie kader).
organisatie
Een kredietprocedure beschrijft de stappen
die daadwerkelijk genomen moeten worden om het gewenste beleidsdoel te kunFiguur 2. Aan de hand van het beleid en de procedure communiceren we
nen bereiken. Het zijn deze procedures die
binnen de eigen afdeling, met klanten en met andere afdelingen binnen de
als gids voor de afdeling moeten dienen.
organisatie.
Een kredietprocedure zou de regels en het
management zegt dat commerciële mede- Een kredietbeleid is een algemeen beleid beleid van de afdeling moeten verhelderen.
werkers de contracten té commercieel voor de afdeling credit management, De procedure kan worden gebruikt als
afsluiten en daarbij geen rekening houden waarmee algemene doelen bereikt kunnen werkcontrole en genereert een uniforme
met het kredietrisico of de kosten van het worden. Het is een algemeen statement dat werkwijze. De kredietprocedure kan ook
krediet. De commerciële afdeling zegt dat als een gids dient. Het zal veelal aanslui- worden ingezet bij het opleiden en coachen
de afdeling credit management de klanten ten op het algemene beleid voor de gehele van (nieuw) personeel.
wegjaagt. Door onbegrip en onkunde van organisatie.
ieders vak zitten ze elkaar in de haren. Bedrijven verschillen erg in de manier Hoe gaat u te werk
En dat terwijl beide afdelingen hetzelfde waarop ze hun kredietbeleid presenteren. Iemand op de afdeling credit management
doel voor ogen hebben: zorgen voor een Een beleid is dan vaak ook niet helemaal schrijft de kredietprocedure. Dat hoeft
gezonde welvarende organisatie.
Kredietbeleid en kredietprocedure
D o’s en don ’ ts kredie tprocedure
Om het werkkapitaal van de organisatie te kunnen vergroten en om het risico
te beperken, heeft elke afdeling credit
management een kredietbeleid en kredietprocedure nodig. Alleen dan kunnen we
de afdeling en de afdelingsdoelstellingen
toetsen en kunnen we transparant communiceren met de rest van de organisatie, de
klanten en de medewerkers binnen onze
afdeling (zie figuur 2). Dat leidt tot meer
begrip en daardoor is men sneller bereid
mee te denken en mee te werken.
Do’s:
Omdat het credit management nogal onderhevig is aan veranderingen, is het aan te raden
een format te kiezen waarin u gemakkelijk wijzigingen kunt aanbrengen. Illustreer de
instructies met plaatjes, grafieken etc. Maak een inhoudsopgave waarin alle onderwerpen
eenvoudig terug te vinden zijn. Een ingewikkelde inhoudsopgave wordt niet gebruikt. Daardoor zal men ook minder geneigd zijn de werkinstructies erbij te pakken. Zet in de procedure wie de verantwoordelijke is (functie of groep).
Don’ts:
Sommige creditmanagementafdelingen omschrijven de afdeling in een brochure en laten
deze rondgaan. Maar een brochure is geen kredietprocedure.
T I J D S C H R I F T A D M I N I ST R AT I E – N U M M E R 9 – se p tem b er 2 0 0 8
31 www. tijdschriftadministratie . nl
b e l a s t i n g e n
C redit management door de eeuw en heen
a l Maak
g in deeprocedure
m ookeduidelijk
e voor
n
Nederland heeft al een eeuwenoude traditie als handelsnatie. Tijdens de zeventiende
eeuw was Amsterdam hét financiële centrum van Europa. Het gebruik van kredietbrieven
was toen al erg gebruikelijk. Maar zelfs in de Middeleeuwen werd het krediet al gebruikt
om de risico’s te dekken van lange en gevaarlijke reizen. Het kon gebeuren dat een
Nederlandse handelaar een kredietfaciliteit in Rome had. Een naar Rome gezonden gezel
kon deze kredietlijn dan gebruiken om zijn verblijfskosten te betalen. Eenmaal teruggekeerd, kon hij zijn schuld (met rente) afbetalen.
Het verlenen van krediet is tegenwoordig bedrijfscultuur geworden. In feite wordt het
gebruiken van kredieten voor lief genomen. Maar het is ook een zeer belangrijke bron voor
fondsen van bedrijven; het verstrekt financiering aan ondernemingen. Zonder bedrijfskrediet zou het economische systeem zoals wij het kennen, niet bestaan.
niet per se de credit manager te zijn maar
de manager is wel degene die de kredietprocedure goedkeurt en ondertekent. Alleen getekende instructies mogen op de
afdeling worden gebruikt. Periodiek, maar
ten minste twee maal per jaar, worden alle
instructies herzien. Wijzigingen in omzet of
klanten kunnen ervoor zorgen dat de procedure moet worden aangepast. Het komt
maar zelden voor dat om die reden ook het
beleid moet worden veranderd.
Inhoud kredietprocedure
Wat moet er in een kredietprocedure zijn
verwerkt? We noemen de belangrijkste
aspecten:
- Betaaltermijnen
De procedure bevat de complete lijst van
de, door de organisatie geaccepteerde,
betaaltermijnen en een korte uitleg over
hoe ze worden gebruikt.
- Codes
De checklist voor kredietacceptatie moet
worden gecodeerd en het proces moet in
het informatiesysteem worden gezet. De
codes moeten zichtbaar zijn op alle offertes en facturen. De administratieve taken
worden in een procedure vastgelegd. Deze
procedure is dan inclusief alle codes.
- Debiteurenbeheer
Elke actie is een eigen debiteurenprobleem. Selecteer de acties en zet ze op
volgorde van intensiteit of input. Een
actie kan zijn: het versturen van de
volgende brief, een telefoongesprek,
persoonlijk bezoek. En kijk daarbij naar
de gezamenlijke acties van debiteurenbeheer en sales.
- Werkzaamheden
Alle dagelijks voorkomende werkzaamheden staan per actie in een aparte procedure. De procedures worden gebruikt
tijdens de werkzaamheden.
- Systematiek
Er moet een schema komen, waarin
iedereen een systematiek kan herkennen. Details van werkzaamheden staan
dan in een subprocedure.
- Banken
Omschrijf ook de procedures van de
verschillende banken en de verschillende
betaalvormen.
- Voorbeeldbrieven
Voor de procedure van klantenkortingen
moeten voorbeeldbrieven zijn toegevoegd.
- Afschrijven
Geef ook aan hoe mensen om moeten
gaan met faillissementen, met posten die
ter incasso worden aangeboden of die
helaas moeten worden afgeschreven.
- Rapportages
Ook voor de rapportages worden instructies geschreven. Denk aan agingrapport, controle en inspectie, forecast
en maandelijkse rapportage naar het
management. Voeg van elke rapportage
een voorbeeld toe. Het is ook belangrijk
een tijdtabel op te nemen, zodat overzichtelijk is wanneer er welke rapportage
moet worden gemaakt.
welk doel de rapportage wordt gemaakt,
voor wie die bestemd is en wie de verantwoordelijke is.
- Differentiëren
Procedures moeten worden geschreven
voor de specifieke kaders van de klanten.
Denk aan differentiatie naar land, regio
en al dan niet key account. Let daarbij
ook op de valuta.
Wordt er met verschillende landen
gewerkt, schrijf dan ook procedures voor
de verschillende valuta’s: in welke valuta
kunnen klanten betalen, welke valutadatum hanteren we, hoe gaan we om met
valutaverschillen?
Kortom, u volgt het hele debiteurenproces
en maakt voor elke stap een procedure.
Doelen
Streef voor de afdeling credit management
naar het volgende:
- De structuur van de afdeling is transparant en functioneel. Ieders verantwoordelijkheden binnen het totale proces zijn
helder.
- Doordat u regelmatig werkzaamheden
en resultaten toetst en er geregeld overleg is met de andere afdelingen binnen
de organisatie kunt u controleren of u
nog in lijn werkt met de algemene organisatiedoelstellingen.
- De afdeling wordt serieus genomen en
door wederzijds begrip zal er beter worden
samengewerkt met andere afdelingen.
- De afdeling credit management kan
beschikken over kundig en goed opgeleid personeel.
■
D e scope of credit policies
Een goed creditmanagementbeleid kunt u schrijven aan de hand van deze scope.
Dan heeft u een goede basis om kredietbesluiten op te nemen. (Vanwege de beginletters
hebben we deze tekst niet vertaald.)
P: purpose, plan, performance, perfomance measure, preparation, profitability,
protection, printed instructions, procedures, process, productivity, positive results
O:organizational expectations (goals/objectives) and behavior
L: level of understanding, limit of authority, liberality, language of the industry
I: investment, impact, individual responsibility, individual department needs
C: corporate goals and desires, credibility, consistency, cooperativeness, critique of
current methods, chain of command
I: intentions, important points, instructions, implementation, innovation
E: established ground rules, employee training manual, effectiveness, energy, employee
input, sales, service
S: stability, sensitivity, support, security, strategic planning, standardization
T I J D S C H R I F T A D M I N I ST R AT I E – N U M M E R 9 – se p tem b er 2 0 0 8
32 W W W . T I J D S C H R I F TA D M I N I S T R AT I E . N L