Best practices: transitie van personeel - Ngi-NGN

Best practices: transitie van personeel
Ervaringen met en adviezen op grond van
een aantal uitbestedingen met overgang van personeel
Maarten Jan Officier
Utrecht, 12 December 2006
Atos, Atos and fish symbol, Atos Origin and fish symbol, Atos Consulting, and the fish itself are registered trademarks of Atos Origin SA. August 2006
© 2006 Atos Origin. Confidential information owned by Atos Origin, to be used by the recipient only. This document or any part of it, may not be reproduced, copied,
circulated and/or distributed nor quoted without prior written approval from Atos Origin.
Inhoud presentatie
» De spreker
» Doel presentatie
» 3 cases
» Veranderingen voor de medewerkers
» Alternatieven uit de cases
» Voorkeur presentator/discussie
2
Best practices: transitie van personeel
De spreker
» Maarten Jan Officier
» Wiskundige en bedrijfskundige
» 20 jaar ervaring als manager: lijn/business/transitie zowel
nationaal als internationaal
» Momenteel betrokken bij outsourcing deals in Frankrijk en
België
3
Best practices: transitie van personeel
Doel van de presentatie
» Aan de hand van een drietal cases bespreken van keuzes die gemaakt worden en
de consequenties ervan
» Levende vragen liefst zoveel mogelijk interactief adresseren
4
Best practices: transitie van personeel
Case 1: Startpositie
» Transitie van een desktopunit van een klant
» Omvang ca. 60 personen
» Arbeidsvoorwaarden afwijkend; o.a. 36 uur werkweek
» Goed ingeregelde processen (ITIL) en tooling, maar geen Atos Origin
» Totaaloplossing inclusief alle functies (helpdesk t/m architectuur)
5
Best practices: transitie van personeel
Case 1: Aanpak
» Arbeidsvoorwaarden AO met overgangsmaatregelen; behoud van aantal
elementen (36 uur werkweek)
» Behoud van zelfstandigheid en dienstverlening gedurende ca. 1 jaar
» Eigen locatie buiten de klantenlocatie (latende partij) na 3 maanden:
» inrichten infrastructuur zoals connectivity, security; opname in mailsystemen en
interne Atos Origin systemen
» introductie in deze systemen en de manier van werken
» introductie in de Atos Origin organisatie
» geen integratie in de staande organisatie, dus behoud van aanwezig
management
» wekelijkse personeelsvergaderingen met transitiemanager
» Geleidelijke overgang van de dienstverlening naar de staande organisatie per
activiteit, zoals helpdesk, incidentmanagement enz.
» Hierbij ook naar nieuwe locaties
6
Best practices: transitie van personeel
Case 2: Startpositie
» Transitie van een full service organisatie van een zusterorganisatie naar Atos
Origin met verplaatsen van de dienstverlening naar andere landen
» De dienstverlening was superkritisch: interrupties kosten waanzinnig veel geld en
geven grote exposure van de klant
» Omvang ruim 100 personen
» Grote afwijking arbeidsvoorwaarden van IT-arbeidsvoorwaarden
» Goed ingeregelde processen (ITIL/Prince2), zowel in delivery als marketing/HR
enz.
» Totaaloplossing inclusief alle functies (helpdesk t/m architectuur)
7
Best practices: transitie van personeel
Case 2: Aanpak
» Behoud van zelfstandigheid en dienstverlening tijdens overdracht gedurende
ca. 2 jaar
» Indien overgang naar AO, arbeidsvoorwaarden AO met overgangsmaatregelen
» Eigen locatie blijft in stand:
» inrichten parallel infrastructuur zoals connectivity, security; opname in
mailsystemen en interne Atos Origin systemen (o.a. intranet)
» introductie in deze systemen en de manier van werken
» introductie in de Atos Origin organisatie
» geen integratie in de staande organisatie, dus behoud van aanwezig
management tot transitie klaar is. Wel bundeling van activiteiten
» wekelijks personeelsvergaderingen met transitiemanager
» Geleidelijke overgang van de dienstverlening naar de andere landen organisaties
» Begeleiding van de medewerkers naar nieuwe functies bij vervallen oude functies
» Hierbij ook naar nieuwe locaties
8
Best practices: transitie van personeel
Case 3: Startpositie
» Transitie van een full managed operations service unit van een klant naar Atos
Origin
» Drie fases
» Overname as is met dienstverlening en locaties as is (Current Mode of Operations)
gedurende paar maanden
» Transitie/transfer naar Atos Origin organisatie zonder het karakter van de
dienstverlening te veranderen (Present Mode of Operation)
» Transformatie naar nieuwe technologie en nieuwe dienstverlening. Totaal duurt een
jaar
» Omvang ca. 50 personen
» Arbeidsvoorwaarden niet al te afwijkend van IT
» Goed ingeregelde processen (ITIL)
9
Best practices: transitie van personeel
Case 3: Aanpak
» Behoud van zelfstandigheid gedurende CMO (ca. 3 maanden) onder eigen
management en overall manager van Atos Origin
» Voorbereiding van de Atos Origin systemen (monitoren, helpdesk enz)
» Voorbereiden van de overdracht van mensen en dienstverlening naar staande
organisatie (PMO); dienstverlening naar de staande organisatie
» Eigen locatie blijft in stand gedurende de korte CMO:
» inrichten parallel infrastructuur zoals connectivity, security; opname in mail
systemen en interne Atos Origin systemen (intranet)
» introductie in deze systemen en de manier van werken
» introductie in de Atos Origin organisatie
» Hierbij ook naar nieuwe locaties
» Inrichten nieuwe dienstverlening (FMO)
10
Best practices: transitie van personeel
Veranderingen voor de medewerkers
11
Best practices: transitie van personeel
De medewerker:Mijn persoonlijke beleving
telt...
Outsourcing is ook afscheid nemen van zekerheden en ik heb dit niet gekozen...
Mensen vinden veranderen niet zso erg; wel veranderd worden...
12
Best practices: transitie van personeel
Outsourcing: bedreigingen en kansen
»
grote organisatie verandering in korte tijd
»
start van een nieuwe periode
»
‘verkocht’ worden
»
‘gekocht’ worden
»
gedwongen afscheid van werkgever en
collega’s
»
nieuwe werkgever en collega’s
»
begin van een nieuwe periode en nieuwe
mogelijkheden
»
ik ben welkom!
»
van overhead naar core
»
van kostenpost naar inkomstenbron
»
kansen…..
»
Voordelen zelf benutten: kansen grijpen
»
afsluiting van een periode
»
verandering van cultuur en
arbeidsvoorwaarden
»
ben ik welkom?
»
bedreigingen……
»
13
‘Elk nadeel heb zijn eigen voordeel’, dus:
Best practices: transitie van personeel
Alternatieven uit de cases
Opname in moederorganisatie
Snel
Geleidelijk/langere tijd
Transitie dienstverlening
Big bang
Geleidelijk, dienst na dienst of eerst
CM-PMO-FMO
Focus medewerker
Langere tijd op oude functie
Snel naar andere klanten
Aanpassing medewerker
Centrale begeleiding via o.a. HR
Socialisatie/acculturatie
En nog meer...
...
...
14
Best practices: transitie van personeel
Opname in moederorganisatie
» Voordeel van een snelle opname is:
» onzekerheidsreductie bij de medewerker
» snelle professionalisering
» gewenning bij de klant aan nieuwe relatie
» Nadeel:
» kennisverlies bij klantspecifieke dienstverlening/te korte kennisoverdracht
» versnippering van de dienstverlening
» onthechting
15
Best practices: transitie van personeel
Transitie dienstverlening
» Voordeel Big bang:
» (vaak) snel voordeel van de outsourcing voor zowel de klant als de leverancier
(case 3, vrijmaken van ruimte voor de klant; risico reductie van verouderde
infrastructuur)
» opruiming legacy
» Nadeel big bang:
» vaak kapitaal vernietiging
» door extreme complexiteit risicovol, zie case 2
16
Best practices: transitie van personeel
Focus medewerker
» Voordeel langere tijd op oude functie (zelfs vanuit nieuwe organisatie):
» continuïteit dienstverlening (o.a. Kennis van de klant enz)
» medewerker voegt direct waarde toe aan de nieuwe organisatie (zelfwaarde)
» Nadeel:
» verzakelijking klant leverancier relatie duurt langer
» toekomst van de medewerker ligt verder weg en diens inzet op andere trajecten
» vertraagde professionalisering
17
Best practices: transitie van personeel
Aanpassing medewerker
» Voordeel Centrale begeleiding o.a. door HR:
» snelle volledige informatie overdracht, daarmee onzekerheidsreductie
» Nadeel: cultuurproblemen:
» vanzelfsprekendheden werken niet. Het bedrijf is “vreemd”. Onwennigheid duurt
lang. Afspraken zijn lastig
18
Best practices: transitie van personeel
Voorkeur presentator
» Initieel de medewerkers in aparte unit houden die wel is opgenomen in het nieuwe
bedrijf
» De dienstverlening verplaatsen als ze volledig is ingericht en als daar een zakelijk
trigger voor bestaat (voorbeeld: naar nieuw datacenter voor nieuwe systemen en
apps). De processen en tooling van de ontvangende partij zo snel mogelijk
implementeren
» De medewerker op oude functie houden zolang deze niet vervalt (door andere
organisatie of technologie)
» Aanpassing medewerker: mengvorm. Initieel in de eerste paar weken centrale
informatie en strakke begeleiding vanuit HR. Daarna overdracht naar de lijn en
kennismaken met de toekomstige organisatie (afdelingen) enz. Eventueel dotted
line verantwoordelijkheid
» Vervanging van (deel van) het management
19
Best practices: transitie van personeel
discussie
?
20
Best practices: transitie van personeel
For more information please contact:
Maarten Jan Officier
m +31(0)6 53 838 778
[email protected]
Atos Origin, Papendorpseweg 93, 3528 BJ Utrecht
www.atosorigin.com
Atos, Atos and fish symbol, Atos Origin and fish symbol, Atos Consulting, and the fish itself are registered trademarks of Atos Origin SA. August 2006
© 2006 Atos Origin. Confidential information owned by Atos Origin, to be used by the recipient only. This document or any part of it, may not be reproduced, copied,
circulated and/or distributed nor quoted without prior written approval from Atos Origin.