Overleg in verband met ziekteverzuimbegeleiding

Ziekteverzuimprotocol
Inclusief instructieblad met toelichting voor genummerde invulvelden.
Protocol | Versie 1.0
Iedere organisatie die personeel in dienst heeft, krijgt te maken met zieke werknemers. Met dit model kunt
u eenvoudig een ziekteverzuimprotocol opstellen.
Om ziekteverzuim zo kort mogelijk te laten duren, is het van belang dat direct na een ziektemelding maatregelen
worden genomen om de zieke werknemer zo snel mogelijk te laten terugkeren op de werkvloer. Een goed
ziekteverzuimprotocol is hierbij onmisbaar, want hiermee zorgt u ervoor dat alle betrokkenen precies weten wat er
van hen wordt gevraagd als een medewerker zich onverhoopt ziek meldt.
Onze Experts:
De vaktools en trajecten worden ontwikkeld en onderhouden door een team van ervaren experts.
Kijk voor een overzicht van alle experts op: www.mkbvaktools.nl/experts.
Deze vaktool is mede mogelijk gemaakt door:
MKB Vaktools
MKB Vaktools-app
Download op: http://www.rendement.nl/app
Disclaimer
Zonder schriftelijke toestemming van MKB Vaktools/Rendement is het de gebruiker niet toegestaan deze vaktool te
verveelvoudigen en/of openbaar te maken, met uitzondering van verveelvoudiging voor eigen gebruik. Voor de
volledige bepalingen verwijzen wij u naar de uitgebreide disclaimer op: http://mkbvaktools.nl/disclaimer en
http://rendement.nl/premium/vaktools/disclaimer
Ziekteverzuimprotocol van naam organisatie
Inleiding
Voor de ziekteverzuimbegeleiding maken wij gebruik van een [1] gekozen ziekteverzuimbegeleiding.
Per ingangsdatum contract instantie is onze arbeidsorganisatie contractueel verbonden aan een [1] gekozen
ziekteverzuimbegeleiding die verantwoordelijk is voor de deskundige ondersteuning, voor wat betreft
arbeidsgezondheidskundige begeleiding van onze werknemers. Vandaar dat in dit protocol hun aandeel in ons
verzuimbeleid wordt beschreven.


Wat betreft het aandeel van onze arbeidsorganisatie in het verzuimbeleid ligt de primaire verantwoordelijkheid
voor de uitvoering (het maken van afspraken, het toezien op naleving van afspraken, het opleggen van sancties,
etc.) bij de direct leidinggevende. Hij is de sleutelfiguur, die het besef moet hebben dat hij zijn verzuimprobleem
zelf kan beïnvloeden door het consequent toepassen van het verzuimprotocol, door het bewaken van de kwaliteit
van de arbeid binnen de werkeenheid en door daar met zijn medewerkers over te praten.
Op individueel niveau zijn verantwoordelijkheidsgevoel en collegialiteit belangrijke factoren voor het doen slagen
van het verzuimbeleid. Bij de afweging wel of niet ziek melden moet doorslaggevend zijn dat het niet gaat om een
klein ongemak maar dat er sprake is van arbeidsongeschiktheid.
Per 1 april 2002 is de Wet verbetering poortwachter ingevoerd met als doel de kansen op re-integratie te verbeteren
door de werknemer én de werkgever meer verantwoordelijkheid te geven. Nieuwe instroom in de WIA (Wet werk en
inkomen naar arbeidsvermogen) moet door deze wet worden teruggedrongen. De wetgever schrijft daarom nieuwe en
strengere verplichtingen voor en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) kan zwaardere sancties
opleggen aan zowel de werkgever als aan de werknemer.
Uitgangspunten
De uitgangspunten van het ziekteverzuimbeleid van onze organisatie zijn:




De werknemer heeft een eigen verantwoordelijkheid als het gaat om het herstelproces, het bereiken van
werkhervatting en het (doen) registreren van de benodigde gegevens.
Ziekteverzuim betekent een last voor zowel de werknemer als de werkgever. De begeleiding van de zieke is erop
gericht de sociale, de financiële en de organisatorische consequenties zo beperkt mogelijk te houden.
De regie van de ziekteverzuimbegeleiding is in handen van de (direct) leidinggevende (als vertegenwoordiger van
de werkgever).
De leidinggevende, eventueel andere betrokkenen en [1] gekozen ziekteverzuimbegeleiding of bedrijfsarts
zorgen ervoor dat de gegevens over de werknemer en diens ziekteverzuim vertrouwelijk worden behandeld.
Ziektemelding
De werknemer meldt zijn ziekte op de eerste werkdag uiterlijk om tijdstip melden uur bij zijn leidinggevende. Het is
belangrijk en verplicht dat de zieke zich zelf meldt en de leidinggevende informeert, maar als dit niet mogelijk is, er in
elk geval voor zorgt dat de leidinggevende wordt geïnformeerd over:






het verblijfadres;
onder welk telefoonnummer de werknemer bereikbaar is;
de vermoedelijke datum van werkhervatting;
welke zaken volgens de werknemer als gevolg van zijn/haar ziekte op het werk geregeld moeten worden;
of de ziekte/het ziekteverzuim verband houdt met het werk of de werksituatie;
of een bezoek aan de huisarts is/zal worden afgelegd.
Wijziging van het verblijfadres of van het telefoonnummer waaronder de zieke bereikbaar is, moeten zo spoedig
mogelijk aan de leidinggevende worden doorgegeven. Bij afwezigheid van de leidinggevende meldt de werknemer
zich ziek bij degene die op het moment van ziek melden als vervanger fungeert.
<uw bedrijfsgegevens>
Pagina 1 van 4
Tijdens het ziekteverzuim















De werknemer blijft op het opgegeven adres bereikbaar totdat met de leidinggevende een andere afspraak is
gemaakt. De enige uitzondering hierop mag gemaakt worden voor een bezoek aan de behandelend arts of
therapeut.
De werknemer geeft gevolg aan een oproep van de arboverpleegkundige/bedrijfsarts om op het spreekuur te
verschijnen. Deze oproep is vooraf met de leidinggevende besproken.
Ook hier is een uitzondering mogelijk vanwege een af te leggen bezoek aan de behandelend arts of therapeut,
dan wel als de aard of de ernst van de ziekte of aandoening een bezoek niet mogelijk maakt.
Bij het voornemen om geen gevolg te geven aan een oproep, is het nodig hiervan direct melding te doen aan de
leidinggevende en de arboverpleegkundige of bedrijfsarts. De leidinggevende beslist over het vervolg.
De oproep blijft geldig, ook als de werknemer van plan is het werk op de dag van de oproep of de dag erna te
hervatten.
Bij werkhervatting voorafgaande aan de dag van de oproep, dient de werknemer dit tijdig te melden aan de
arboverpleegkundige of bedrijfsarts en de leidinggevende, en is een bezoek alleen nodig als de leidinggevende
dit gewenst vindt.
De werkgever en/of leidinggevende heeft de plicht en zorg om tijdens de ziekteperiode (eventueel tijdelijke)
passende werkzaamheden mogelijk te maken. Hierover wordt vooraf advies aan de arboverpleegkundige of
bedrijfsarts gevraagd.
Het herstel- en/of re-integratieproces moet alle kans krijgen en mag niet worden belemmerd door andere dan de
overeengekomen werkzaamheden en activiteiten, bijvoorbeeld door sporten, e.d.
De werknemer zal medewerking verlenen aan het beoordelen van de arbeids(on)geschiktheid.
De werkgever en/of leidinggevende, arboverpleegkundige of bedrijfsarts en de werknemer zullen alle redelijke
mogelijkheden benutten om aanleidingen en oorzaken van het (ziekte)verzuim te voorkomen of uit te schakelen
en de ziekteperiode zo veel als mogelijk bekorten.
Als de werknemer tijdens ziekte/arbeidsongeschiktheid met vakantie wil gaan, dan zal hij/zij vooraf toestemming
moeten vragen aan de leidinggevende. De leidinggevende zal eventueel de arboverpleegkundige of bedrijfsarts
raadplegen over de consequenties van de vakantieperiode voor het herstelproces of het re-integratieproces.
Na het verstrijken van een periode van 14 kalenderdagen na de ziektemelding, neemt de leidinggevende contact
op met de personeelsfunctionaris over de wenselijkheid de ziekgemelde werknemer op te roepen voor een
spreekuurbezoek van de arboverpleegkundige of bedrijfsarts. Dit spreekuurcontact kan, met name bij de
verwachting van langer durende ziekte, nodig zijn om de ziektesituatie en de mogelijkheden tot werkhervatting te
bespreken en te beoordelen. Zoals eerder aangegeven geeft de werknemer gevolg aan deze oproep, tenzij
zijn/haar leidinggevende anders beslist.
De leidinggevende wordt van de resultaten van het gesprek op de hoogte gesteld, behalve van strikt medische
gegevens en van informatie waarover in het gesprek geheimhouding is overeengekomen. Bij een langer durende
ziekte zal de arboverpleegkundige of bedrijfsarts na in elk geval zes weken een probleemanalyse opstellen en
een advies over mogelijkheden van terugkeer naar de werksituatie.
Voor het einde van de achtste week zullen werknemer en werkgever (= direct leidinggevende) een concept plan
van aanpak bespreken en het definitieve plan van aanpak ondertekenen.
Voor het vervolg van de activiteiten en verplichtingen van werkgever, werknemer en de arboverpleegkundige
en/of bedrijfsarts, ook na de achtste week, wordt aan de werknemer een aparte brochure verstrekt. In deze
brochure wordt o.a. ingegaan op het opbouwen/bijhouden van een re-integratiedossier en het houden van
evaluatiegesprekken.
<uw bedrijfsgegevens>
Pagina 2 van 4
Regels Poortwachter
Week 4
De leidinggevende reikt de Poortwachter-brochure ‘Als u niet kunt werken' uit aan de werknemer en kondigt aan dat
een oproep volgt voor het spreekuur van de arboverpleegkundige of bedrijfsarts.
Week 6
Uiterlijk in week 6 voert de leidinggevende overleg met de arboverpleegkundige of bedrijfsarts over de
probleemanalyse (en het re-integratieadvies) van de zieke werknemer. Tijdens dit overleg bespreekt hij het reintegratiedossier waarin de afspraken met de werknemer zijn vastgelegd.
Week 8
 Uiterlijk in week 8 stelt de leidinggevende samen met de zieke werknemer een plan van aanpak op, voorzien van
een planning, op basis van de probleemanalyse van de arboverpleegkundige of bedrijfsarts en de voorgestelde
re-integratieactiviteiten.
 De leidinggevende en de werknemer ondertekenen het plan en de leidinggevende zorgt ervoor dat de
personeelsfunctionaris, de werknemer en de bedrijfsarts een afschrift van het plan ontvangen.
 De leidinggevende ziet erop toe dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en deze spreekt met de
werknemer periodieke evaluatiegesprekken af (geadviseerd wordt zeswekelijks).
 Periodiek (geadviseerd wordt zeswekelijks) evalueert de leidinggevende de voortgang van de afgesproken reintegratieactiviteiten.
Week 42
De [2] keuze bij wie werknemer zich moet melden ziet erop toe dat de werknemer wordt ziek gemeld bij het UWV,
uiterlijk op de eerste werkdag nadat de werknemer 42 weken ziek is.
Het UWV informeert daarna de werknemer over de aanmelding van de ziektemelding van de werkgever.
Week 91
De leidinggevende evalueert met de werknemer het plan van aanpak en maakt het deel op van het reintegratieverslag; hij overhandigt de documenten, die horen bij het re-integratieverslag, aan de werknemer die voor
verzending aan het UWV moet zorgdragen.
Uiterlijk maand 20
Het UWV stelt de werknemer in kennis over de mogelijkheid van de uitkering.
Uiterlijk maand 21
De aanvraag van WIA-beoordeling door de werknemer inclusief het re-integratieverslag inclusief het medisch deel dat
door een bedrijfsarts is ingevuld.
Overleg in verband met ziekteverzuimbegeleiding
De direct leidinggevenden hebben de mogelijkheid om vóór en na het spreekuur hun zieke medewerkers met een
arboverpleegkundige of bedrijfsarts te bespreken.
Daarnaast vindt periodiek (ongeveer vier maal per jaar) overleg plaats van het sociaal-medisch team (SMT).
Tweemaal per jaar, afhankelijk van de behoefte, vindt tevens een beleids-SMT plaats.
Bij beide vormen van SMT-overleg zijn aanwezig de personeelsfunctionaris, de casemanagers (= alle
leidinggevenden) van de afdelingen, de arboverpleegkundige en de bedrijfsarts. Van deze SMT-overleggen vindt
verslaglegging plaats.
[3] optioneel in te voegen
<uw bedrijfsgegevens>
Pagina 3 van 4
Tijdens verblijf in het buitenland
Als de werknemer zich tijdens of bij het ontstaan van de ziekte in het buitenland bevindt, moet de ziektemelding op de
hiervoor aangegeven manier plaatsvinden.
Dit houdt in dat:




bij een te verwachten zeer kort ziekteverzuim, door de werkgever akkoord wordt gegaan met een verder verblijf in
het buitenland;
de werknemer een medische verklaring zal moeten overleggen van een geraadpleegde arts of controleorgaan in
het buitenland;
als de werknemer aangeeft niet in staat te zijn tot reizen, hij/zij bij terugkeer in Nederland een verklaring van nietreisvaardigheid moet kunnen overleggen, afgegeven door een geraadpleegd arts of controleorgaan in het
buitenland;
van de werknemer wordt verlangd dat hij/zij na afloop van de vakantieperiode en zodra in staat tot reizen, zo
spoedig mogelijk naar Nederland terugkeert, zodat beoordeling van arbeids(on)geschiktheid door een bedrijfsarts
kan plaatsvinden.
De werkgever zorgt ervoor dat de melding en overige gegevens worden doorgeven aan de arboverpleegkundige of
bedrijfsarts. Naar aanleiding van de ziektemelding zal de arboverpleegkundige of bedrijfsarts uitsluitend contact met
de werknemer opnemen als dit met de leidinggevende is overeengekomen.
De direct leidinggevende bespreekt met de werknemer de wijze waarop tijdens de ziekteperiode contact tussen hen
beiden zal worden gehouden, zodat een passende begeleiding mogelijk wordt gemaakt.
Herstelmelding
De werknemer geeft de vermoedelijke datum van werkhervatting zo spoedig mogelijk door aan de leidinggevende. De
werknemer zal bij arbeidsgeschiktheid direct de werkzaamheden hervatten, tenzij de leidinggevende anders beslist.
Dit geldt ook in de situatie waarin met de arboverpleegkundige of bedrijfsarts een latere datum voor de werkhervatting
is afgesproken.
Algemeen
De leidinggevende, eventueel andere betrokkenen en arboverpleegkundige of bedrijfsarts zorgen ervoor dat de
gegevens over de werknemer en diens ziekteverzuim vertrouwelijk worden behandeld.
Zowel werknemer als leidinggevende hebben het recht om met betrekking tot de beoordeling van de
arbeids(on)geschiktheid van de werknemer een zogenoemde second opinion aan te vragen bij het UWV.
Als de werknemer zich niet houdt aan de bepalingen ingevolge de Wet verbetering poortwachter, de procesgang
eerste en tweede ziektejaar, alsmede de regels die de werkgever heeft opgesteld in een ‘Regeling voorzieningen bij
arbeidsongeschiktheid', alsmede dit ziekteverzuimprotocol, kan aan de werknemer een sanctie worden opgelegd op
basis van de eerder genoemde Regeling.
<uw bedrijfsgegevens>
Pagina 4 van 4
Instructieblad: Ziekteverzuimprotocol
1. Van welke ziekteverzuimbegeleiding maakt u gebruikt? Kies uit: arboverpleegkundige, bedrijfsarts, externe
arbodienst of interne arbodienst.
2. Bij wie moet de werknemer zich ziek melden? Kies uit: arbodienst, bedrijfsarts, leidinggevende of
personeelsfunctionaris.
3. Als uw organisatie een OR heeft, kunt u hieronder de volgende tekst opnemen (tekst kopiëren). “Eén keer per
jaar wordt met de OR overlegd over het ziekteverzuim binnen de organisatie.”

Als u het model integraal overneemt, kost het u ongeveer 10 minuten om aan de hand van het model een
ziekteverzuimprotocol voor uw organisatie op te stellen.

Binnen de grenzen van de wet bent u vanzelfsprekend vrij om het model dusdanig aan te passen zodat dit
optimaal aansluit bij het verzuimbeleid van uw organisatie. Hierover kunt u nadere afspraken maken met uw
arbodienst-, of bedrijfsarts. Zorg er dan wel voor dat u al deze afspraken correct vastlegt in uw verzuimprotocol.

Vergeet niet het ziekteverzuimprotocol te verspreiden onder alle betrokkenen, zoals de werknemers,
leidinggevenden en arbodienstverleners.
www.mkbvaktools.nl