Inleiding van het plan
advertisement
Sjabloon voor het opstellen van een arbobeleidsplan Voorwoord Door het opstellen van een arbobeleidsplan kun je helder krijgen of je organisatie op een goede manier omgaat met zaken als arbeidsomstandigheden, verzuim en reintegratie en hoe je deze beleidsterreinen verder wilt ontwikkelen. Dit sjabloon ondersteunt je bij het opstellen van je eigen arbobeleidsplan. In het sjabloon vind je: Een stap-voor-stap beschrijving van de inhoud van het plan. Voorbeeldteksten uit de praktijk. Verwijzingen naar instrumenten zoals quickscans en praktijkgidsen om je plan te implementeren. Deze instrumenten vind je op www.fcbwjk.nl. Daar staat ook belangrijke achtergrondinformatie om je kennis van arbobeleid verder te verdiepen. Voordat je begint Wat wil je met je arbobeleidsplan bereiken? En voor wie schrijf je het? Door doel en doelgroep te formuleren kun je bij het opstellen van je plan duidelijke keuzes maken. Je kúnt bij het opstellen van je eigen arbobeleidsplan de onderwerpen in dit sjabloon overnemen, maar dat hoeft niet. Je eigen situatie maakt wellicht dat je bepaalde onderwerpen ruimer, minder ruim of niet aan bod laat komen. Je doel en doelgroep zal deze keuze vergemakkelijken! Ook raden wij je aan om nog voordat je begint even stil te staan bij de communicatie. Deze keuze hangt samen met de keuze van doelgroep en doel. Voor wie schrijf je het plan en wie mogen het inzien? Wie stuur je het hele plan en wie een samenvatting? En kondig je het nieuwe arbobeleidsplan ook aan in het personeelsblad? Voorbeelden Mogelijke doelgroepen Besluitvormers, bijvoorbeeld de directie, het managementteam en de ondernemingsraad. Beleidsuitvoerders, bijvoorbeeld arbocoördinatoren, leidinggevenden, (personeels)adviseurs en arbocommissieleden. Belanghebbenden, bijvoorbeeld de medewerkers die baat gaan hebben bij het beleid en de maatregelen die voortvloeien uit het beleid. Mogelijke doelen Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Overzicht voor uzelf en/of anderen creëren in wat er in je organisatie op arbogebied gebeurt en gaat gebeuren, hoe arbo georganiseerd is, wie waarvoor verantwoordelijk en bevoegd is. Bezinning op wat er al is gebeurd op arbogebied en wat je al hebt bereikt; prioriteiten stellen wat er de komende jaren zou moeten gebeuren. Op weg gaan naar nóg betere arbeidsomstandigheden en nóg prettiger werk. Met arbo, verzuim en re-integratie als beleidsgebied een serieuze plek in het algehele organisatiebeleid consolideren. Anderen enthousiasmeren en inspireren ten aanzien van het nut en de noodzaak van goed arbo, verzuim en re-integratiebeleid. Communicatie Ons arbobeleid is ons visitekaartje. Het arbobeleid is voor iedere medewerker toegankelijk. Intern verspreiden we het arbobeleidsplan aan alle leidinggevenden en medewerkers van P&O diensten. Extern verspreiden we het aan de arbodienst of andere deskundigen en enkele collega organisaties. Medewerkers kunnen het arbobeleidsplan inzien via leidinggevenden, P&O-ers en op intranet. Ze worden op het nieuwe arbobeleidsplan geattendeerd via een bericht op intranet, een artikel in het personeelsblad en via hun leidinggevende in het werkoverleg. Inleiding van het plan Bij de inleiding kun je iets vertellen over: De aanleiding om dit arbobeleidsplan te schrijven. Voor hoeveel jaar het geldt. Het doel en de doelgroep. Op welke manier het tot stand is gekomen, wie het heeft geschreven, hoe de besluitvormingsprocedure eruit zag. Wanneer en hoe je dit arbobeleidsplan gaat evalueren. In welke gevallen en hoe je het bij zult stellen. Een leeswijzer, uit welke hoofdstukken het plan bestaat, wat de lezer waar kan vinden. Voorbeeldteksten Start van een plan: ‘De medewerkers zorgen voor onze cliënten, wij zorgen voor onze medewerkers’. Dit arbobeleidsplan is een meerjarenplan waarin we verwoorden hoe het arbobeleid past binnen het gehele organisatiebeleid, hoe het aansluit bij de missie en visie van de gehele organisatie, wat de doelen en speerpunten voor de komende jaren op arbogebied zijn en wat het ons kwalitatief en kwantitatief oplevert. Het arbobeleidsplan is tot stand gekomen na een strategische analyse die is uitgevoerd door de arbocommissie in samenwerking met het managementteam en in overleg met de ondernemingsraad. De arbocoördinator heeft de daar afgesproken beleidslijnen verwoord in dit plan. Het plan is in de MT vergadering van datum ... en ondernemingsraadvergadering van ... geaccordeerd. Doelgroep: Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Dit plan is in eerste instantie bedoeld voor degenen die het arbobeleid uitvoeren en toetsen. Dit zijn het management, alle leidinggevenden, de arbocommissieleden en ondernemingsraadleden. Het arbobeleid zelf is voor alle medewerkers bedoeld. Dit plan is daarom in tweede instantie ook voor alle medewerkers geschreven. In het personeelsblad vermelden we daarom de start van het nieuwe arbobeleidsplan, geven we een samenvatting van de belangrijkste speerpunten en moedigen medewerkers aan het arbobeleidsplan bij hun leidinggevende of de arbocoördinator op te vragen. Leeswijzer: In dit arbobeleidsplan gaan we allereerst in op de organisatie van ons arbomanagementsysteem. Vervolgens komen de belangrijkste speerpunten uitgebreid aan bod. Tot slot geven we een overzicht van de verwachte kosten en baten van het arbo-, verzuim- en re-integratiebeleid. Intenties, doelen en speerpunten In dit hoofdstuk beschrijf je wat je organisatie wil bereiken voor hun klanten (cliënten, bewoners, patiënten) én voor hun medewerkers. Soms is er al een officiële missie en visie geformuleerd, soms kun je deze zelf onder woorden brengen, bijvoorbeeld ‘zorgen dat mensen zo lang mogelijk zelfstandig en in hun eigen omgeving kunnen blijven wonen’. Geen papieren tijger Wat is de plaats van arbo in dat verhaal? Is het management echt van mening dat als je je medewerkers goed verzorgt, zij je klanten ook goed verzorgen? Of wil het management alleen aan de wet voldoen en zo min mogelijk kosten aan arbo, verzuim en re-integratie besteden? Het gaat erom dat je een beeld hebt van de intenties van je organisatie op het gebied van arbo. Als je deze intenties van je organisatie verwoordt en ondertekent, heb je een intentieverklaring. Dit kun je officieel doen, bijvoorbeeld als startsein om te werken aan het nieuwe arbobeleidsplan. Als je de intentieverklaring gebruikt in de communicatie naar medewerkers, zorg er dan wel voor dat de intentieverklaring duidelijk leesbaar is en geen papieren tijger vormt! Vanuit de visie, missie en intenties beschrijf je welke doelen je organisatie de komende jaren wil behalen en welke speerpunten zij daartoe in haar arbobeleid benoemt. Om dit te beschrijven zul je de huidige situatie van je organisatie en de sterktes en zwaktes van het huidige arbobeleid moeten analyseren. Het wettelijke kader kun je in dit hoofdstuk ook noemen. We raden je aan om hierbij de hoofdlijnen te vermelden en eventuele relevante wetgeving in een bijlage op te nemen. Zo voorkom je dat lezers afhaken doordat zij de wetgeving al kennen of minder interessant om te lezen vinden. Voorbeeldteksten Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Zorg die past Vanuit de visie van een zorginstelling een intentie ten aanzien van arbeidsomstandigheden: ‘Onze slogan is ‘zorg die past’. Zowel voor de klant als voor de medewerker. Wij werken met uitstekend opgeleide medewerkers, die hun voldoening halen uit het vertrouwen en de waardering van zowel klanten als ook van de eigen organisatie. Zij werken zelfstandig en met grote deskundigheid en zetten zich in voor de hoogst haalbare kwaliteit van leven van de klant. Vandaar dat wij ervoor kiezen om de gezondheid, veiligheid en welzijn van onze medewerkers zo veel als mogelijk te bevorderen.’ Gelegenheid voor ontwikkeling creëren De visie op arbo en het totale beleid in een organisatie in de Kinderopvang: Het doel van de wet op de arbeidsomstandigheden is het bevorderen van ‘menswaardige arbeid’ door ‘een zo groot mogelijke veiligheid’, ‘een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid’ en ‘het bevorderen van het welzijn’. Dit alles voor zover dat ‘redelijkerwijs gevergd kan worden’. Dit arbo-beleidsplan is hierop gericht. Onze visie: ‘wij creëren de gelegenheid voor mensen om zich te ontwikkelen’, sluit hier bij aan. Door een omgeving te creëren waar mensen zich veilig, fit en thuis voelen verwachten wij dat we die arbeidsomstandigheden creëren waarin mensen zich kunnen ontwikkelen. Een formele intentieverklaring voor veiligheid, gezondheid en welzijn: De Raad van Bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor bescherming van de veiligheid en gezondheid en bevordert het welzijn van haar personeel. Zij voert daartoe een actief beleid. Het beleid dat de Raad van Bestuur zal volgen is, dat zij zich bij het voorbereiden en uitvoeren van het algemeen bedrijfsbeleid zal laten leiden door de volgende uitgangspunten: 1. Het beleid is gericht op een zo groot mogelijke veiligheid, een zo goed mogelijke bescherming van gezondheid en het bevorderen van het welzijn van de werknemer binnen het bedrijf of de inrichting (artikel 3 Arbowet). 2. Het arbeidsomstandighedenbeleid is verweven met het financieel, economisch, technisch en sociaal beleid van onze onderneming. De Raad van Bestuur zal er voor zorgen dat er voldoende geld, tijd en middelen beschikbaar zijn voor het uit te voeren arbobeleid. 3. Het meerjarenbeleid inzake de arbeidsomstandigheden zal worden vastgelegd binnen de vastgestelde kaders in het arbozorgsysteem. 4. De voorbereiding en uitvoering van het arbobeleid zal onderwerp van gesprek zijn in zowel het overleg met de OR als in andere reguliere overlegvormen binnen onze organisatie. Denk hierbij ook aan het werkoverleg. 5. Deze intentieverklaring kan in geval van conflicten als toetsinstrument gebruikt worden. 6. De uitvoering van het beleid, gericht op arbeidsomstandigheden, zal geschieden op basis van maximale inspanning, waarbij binnen de kaders van de Arbowet gestreefd zal worden naar een zo optimaal mogelijk resultaat. Om het resultaat te meten zal de arboscan jaarlijks worden ingevuld. Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Vastgesteld op: Plaats : Naam : (de werkgever) Instrumenten Op www.fcbwjk.nl vind je de volgende instrumenten: Werkdruk en werkstress - Praktijkgids Algemeen, hoofdstuk 4 Quickscan praktijkregels. Met behulp van deze quickscan kun je op een snelle en eenvoudige manier bepalen hoe je organisatie ervoor staat op het gebied van werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en verzuim en re-integratie. Organisatie: cycli en systemen Veel organisatie werken met een arbocyclus, bijvoorbeeld die van willen-wetenwegen-werken en waken, plan-do-check-act en RI&E uitvoeren, plan van aanpak opstellen, uitvoeren en evalueren. Sommige organisaties hebben een arbozorg-, arbomanagement- of kwaliteitssysteem ingevoerd om ervoor te zorgen dat het arbobeleid structureel en systematisch aandacht krijgt. In dit hoofdstuk beschrijf je hoe in je organisatie de arbocyclus en eventuele systemen eruit zien. Ook geef je aan wat de plaats van het arbobeleidsplan in deze cycli en systemen is. Voorbeeldteksten Duidelijke cyclus: We beginnen met een uitgebreide risico-inventarisatie en -evaluatie. Op basis van de uitkomsten hiervan maken we een actieplan en een jaarplan. Dit jaarplan zal jaarlijks geëvalueerd worden in het managementteam en met de OR. Op basis van de evaluatie zal het plan voor het volgende jaar worden opgesteld. Eens in de drie jaar stellen we een arbobeleidsplan zoals dit op, waarin we de grote lijnen van deze jaarlijkse cyclus vorm geven. Aansluiting bij planning en controlcyclus: In de huidige planning- en controlcyclus staat het strategisch beleidsplan voor de lange termijn centraal. Hierin wordt voor een periode van ongeveer drie jaar de koers van de organisatie op hoofdlijnen vastgelegd. Voorafgaand aan het opstellen van het strategisch beleidsplan vindt volgens de planning en controlcyclus een strategische analyse plaats, waarin de voor de organisatie belangrijkste interne en externe ontwikkelingen worden onderzocht. Arbozorg vormt een vast onderdeel van dit strategische beleidsplan. Gezien het specifieke karakter van een strategische analyse op het gebied van arbozorg wordt deze uitgevoerd door de centrale arbocommissie. De prioriteiten en doelstellingen op het gebied van arbozorg staan dus in het strategische beleidsplan verwoord. In dit arbobeleidsplan werken we de prioriteiten en doelstellingen verder uit. Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Organisatie: betrokkenen, taken en overleg Wie zijn bij het arbobeleid in je organisatie betrokken? Welke externe betrokkenen zijn er? Wat zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van elk van deze betrokkenen? En op welke manieren werken zij samen? Bij het beschrijven van de betrokkenen is het de kunst om volledig én duidelijk te zijn. Als je hier bijvoorbeeld duidelijk verwoord wat je van je arbocommissie verwacht, kan dat helpen om nieuwe arbocommissieleden voor te bereiden bij hun taak. Voorbeeldteksten Arbo-spilfunctie ook voor medewerkers weggelegd De leidinggevende is in onze organisatie verantwoordelijk voor het uitvoeren van het arbobeleid. Door in elk team 1 arbo-contactpersoon te benoemen, een uitvoerend medewerker, krijgen wij voor elkaar dat ook voor medewerkers een spilfunctie is weggelegd. Deze arbocontactpersoon: Is aandachtsfunctionaris arbeidsomstandigheden binnen het team. Stimuleert veiligheid, gezondheid en welzijn binnen de afdeling. Plaatst arbo als vast punt op de agenda van de werkbespreking. Draagt actief bij aan de uitvoering van het arbobeleid. Kort maar krachtig betrokkenen in beeld Directie De directie is eindverantwoordelijk voor het arbobeleid en in het bijzonder voor de correcte implementatie hiervan op alle locaties en bij alle activiteiten. Direct leidinggevenden De direct leidinggevenden zijn de spil van het arbobeleid. Zij zijn ervoor verantwoordelijk om de stand van zaken op hun afdeling/ team te kennen, actieplannen op te stellen en uit te voeren. Zij ontvangen informatie én waardering over de voortgang van hun beleid. Zij zijn betrokken bij de evaluatie en starten een nieuwe cyclus. De direct leidinggevenden worden gedurende de gehele cyclus gefaciliteerd door de arbocoördinator. Medewerkers Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen arbeidsomstandigheden. Ze worden betrokken bij het inventariseren van de stand van zaken. Ze werken mee aan het opstellen van actieplannen en aan de uitvoering. Ze monitoren hun eigen arbeidsomstandigheden en vragen indien nodig ondersteuning bij het verbeteren hiervan. Doelstelling en rol van een AVR commissie Onze AVR commissie bestaat uit vaste leden, namelijk het hoofd P&O, de arboadviseur en de verzuim- en re-integratieadviseur en leden voor de duur van 2 jaar, namelijk drie leidinggevenden uit de organisatie. De OR is steeds aanwezig als Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] toehoorder en de AVR-commissie wordt administratief ondersteund door een secretaresse. Doelstelling Doelstelling van de AVR commissie is: Het doen van voorstellen aan het MT op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn; waardoor sprake is van een continue, systematische en aantoonbare beheersing en verbetering van alle arbo-elementen. Het rapporteren, signaleren en adviseren aan het MT over arbeidsomstandigheden, verzuim en re-integratie. Het initiëren van projecten en het aansturen van werkgroepen op het gebied van AVR-beleid. Het evalueren van het AVR-beleid teneinde continue en systematisch inzicht te geven in de ontwikkelingen, de voortgang en de resultaten. Het verzamelen van informatie op AVR-gebied en deze vertalen naar bruikbare nieuwe initiatieven. Communicatie naar medewerkers (bijvoorbeeld via het personeelsblad of intranet). Rol AVR- commissie Aanjaagfunctie: het initiëren van projecten, maken van projectbeschrijvingen en het aansturen van werkgroepen. De maatschappelijke en landelijke ontwikkelingen op het gebied van AVR volgen, toetsen en er een voortrekkersrol in vervullen. AVR-beleid onder de aandacht brengen door periodieke publicaties in het personeelsblad en/of andere communicatiemiddelen. Het AVR-beleid organisatiebreed toegankelijk maken op een voor iedere medewerker aantrekkelijke manier. Bewaken van Arbeidsomstandigheden, verzuimcijfers en reintegratiemogelijkheden. Het geven van zowel gevraagd als ongevraagd advies aan het MT. Ondersteuning leidinggevenden en medewerkers op AVR gebied. Het signaleren van knelpunten en het doen van aanbevelingen ter verbetering. Het doen van voorstellen tot het oplossen van knelpunten in bestaand beleid. Evalueren van het beleid op AVR-gebied en voorstellen voor bijsturing. De arbodienst als externe betrokkene Onze organisatie is op dit moment nog aangesloten bij de gecertificeerde arbodienst… Deze arbodienst draagt in ieder geval zorg voor: 1. Een bedrijfsgezondheidskundig spreekuur voor medewerkers. 2. Een arbeidsgezondheidskundig onderzoek gericht op beperken van werkgerelateerde gezondheidsrisico’s. 3. Het aanleveren van gegevens m.b.t. ziekteverzuim. 4. Signaleren en melden van beroepsziekten. 5. Gedeeltelijke uitvoering (medisch gedeelte) van verplichte meldingen aan de UitvoeringsInstelling (UVI). Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] 6. Rapportages aan onze organisatie m.b.t. arbeidsongeschikte medewerkers. 7. Periodiek en incidenteel overleg met onze organisatie t.b.v. terugdringen ziekteverzuim (algemeen) en begeleiding van specifieke arbeidsongeschikte medewerkers. Nogmaals de arbodienst als externe betrokkene (maar dan anders) Wij houden volledig de regie over de arbodienstverlening. Het management stuurt hierbij actief en is resultaatgericht. De organisatie investeert in deskundigheid van zijn leidinggevenden en P&O-afdeling. Activiteiten die uitbesteed worden aan de arbodienst zijn onder meer de probleemanalyse, het bijhouden van het medisch dossier en advisering over interventies. De bedrijfsarts heeft de rol van adviseur van de leidinggevenden en het management. Het tijdstip van de adviesvraag aan de bedrijfsarts wordt door de organisatie zelf bepaald. Arbeidsomstandighedenbeleid Dit hoofdstuk zal uit meerdere paragrafen bestaan. Je kunt ervoor kiezen om álle arbo-onderwerpen in dit hoofdstuk te beschrijven of alleen de speerpunten uit het hoofdstuk ‘intenties, doelen en speerpunten’. De keuze of je verzuim en reintegratie als apart hoofdstuk opneemt of als paragraaf in dit hoofdstuk, neem je zelf. Wij hebben hier de preventieve arbo-speerpunten die in meerdere branches gelden genomen. Per onderwerp dat je uitwerkt zul je steeds beschrijven: Wat de huidige situatie is. Wat je steeds structureel doet om het op orde te houden. Wat je doet om het verder te ontwikkelen. Wat je specifiek wilt bereiken. Werkdruk en psychische belasting Werkdruk en psychische belasting speelt in vrijwel alle branches van zorg en welzijn een rol. De gevolgen van een te hoge werkdruk zijn divers en vervelend, van sneller geïrriteerd zijn naar klanten en collega’s via concentratieverlies en het maken van fouten tot psychische klachten en verzuim. Vaak hebben de oorzaken te maken met het werk, bijvoorbeeld de manier waarop het werk georganiseerd is en de wijze van samenwerking. Als onderdeel van samenwerking kan ook pesten opgenomen in het beleid. Er zijn dan ook meerdere instrumenten om werkdruk aan te pakken ontwikkeld. Is werkdruk en/of psychische belasting de komende jaren een speerpunt? Wat is in je organisatie de huidige situatie rond werkdruk? Wat doe je al structureel om het onder controle te houden? Wat je doet om het verder onder controle te krijgen? Wat wil je daar de komende jaren specifiek mee bereiken? Voorbeeldteksten Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Hoge noodzaak om de werkdruk aan te pakken Uit de gehouden RI&E is naar voren gekomen dat de werkdruk in onze organisatie momenteel het grootste risico voor de gezondheid en welzijn van onze medewerkers is. In alle afdelingen en op alle organisatorische niveaus is de werkdruk hoog. Wij hebben werkdruk dan ook tot speerpunt en prioriteit 1 benoemd. We zullen de komende 3 jaar bij teams met werkdruksignalen de noodzaak per team vaststellen, de oorzaken inventariseren, maatregelen bedenken, bepalen, implementeren, evalueren en verankeren. Om er zorg voor te dragen dat we tot goede teamoverstijgende maatregelen komen wordt er voor de looptijd van drie jaar een projectteam ‘werkdruk’ geformeerd. Aan de slag met de resultaten van de quickscan in de Jeugdzorg Bij het opstellen van dit arbobeleidsplan is de quickscan Werkdruk en werkstress afgenomen. Hieruit kwamen de volgende 3 knelpunten als meest urgent naar voren: Medewerkers hebben onvoldoende mogelijkheden om problemen in het werk zelf op te lossen. Leidinggevenden herkennen signalen van werkdruk/ stress onvoldoende bij medewerkers en maken ze onvoldoende bespreekbaar. Medewerkers nemen geen of onvoldoende pauzes. De komende tijd zullen we aan de slag gaan om deze knelpunten op te lossen. Hiertoe zullen we de leidinggevenden een workshop aanbieden waarin zij leren om signalen te herkennen en te bespreken en hoe ze houding en gedrag van de medewerkers, bijvoorbeeld met weerbaarheid, kunnen stimuleren. Bij deze werkoverleggen zal de personeelsadviseur als razende reporter optreden en de handigste oplossingen verzamelen en verspreiden. Instrumenten Op www.fcbwjk.nl vind je de volgende instrumenten: Werkdruk en werkstress Praktijkgidsen 1 t/m 3 voor Jeugdzorg. Werkdruk en werkstress Praktijkgidsen 1 t/m 3 voor Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening. Aan de slag met werkdruk, agressie en ziekteverzuim - Praktijkgids algemeen. Fysieke belasting Van het tillen van kinderen tot bejaarde bewoners, van de transfer van een gehandicapte cliënt tot het de trap op tillen van te zware stofzuigers, van te lang stilzitten achter het beeldscherm tot te weinig stilzitten voor korte koffiepauzes, ook de fysieke belasting is en blijft in veel branches een speerpunt. Hoe zit, loopt of staat dat bij je organisatie? Wat is bij de huidige situatie rond fysieke belasting? Wat doe je structureel om de fysieke belasting te beperken en om er goed mee om te gaan? Wat doe je om de fysieke belasting verder aan te pakken? Wat wil je daar specifiek mee bereiken? Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Agressie, geweld en/of sociale veiligheid Het derde onderwerp dat in vrijwel alle branches van zorg en welzijn een risico voor veiligheid, gezondheid én welzijn van de medewerkers vormt, is agressie en geweld. In sommige branches valt dit thema onder de noemer sociale veiligheid. Het gaat hier om arbeidsomstandigheden waarin de medewerkers niet geconfronteerd worden met allerlei vormen van ongewenst gedrag die intimiderend en bedreigend zijn, met of zonder lichamelijk en/ of geestelijk letsel. Speelt agressie ook bij je organisatie en zo ja, houdt je organisatie de agressie al in toom? Wat is de huidige situatie rond agressie, geweld en/ of sociale veiligheid? Wat doe je steeds structureel om agressie te voorkomen en incidenten goed op te vangen? Wat doe je om agressie verder aan te pakken? Wat wil je daar specifiek mee bereiken? Agressie aanpakken Medewerkers lopen het risico om tijdens hun werk met agressie van onder andere cliënten en bezoekers te worden geconfronteerd. Een risico dat de nodige aandacht verdient, onder meer omdat gevoelens van onveiligheid de werksfeer kunnen aantasten en kunnen leiden tot ziekteverzuim en personeelsverloop. Natuurlijk kunnen spanningen, pesterijen en intimidatie ook voorkomen tussen collega’s onderling, maar in dit beleid wordt vooral aandacht besteed aan agressie en bedreigingen van cliënten en van ouders/verzorgers, gericht tegen medewerkers. Om de blootstelling van medewerkers aan agressief gedrag van cliënten of van ouders/verzorgers van cliënten te voorkomen heeft een organisatie de volgende actiepunten opgesteld: Het hanteren en bijstellen van het agressiebeleid, gedragscode en agressieprotocol. Alle medewerkers die met deze doelgroepen in aanraking komen, te verplichten om een weerbaarheidstraining te volgen in het eerste jaar dat zij bij ons werkzaam zijn. Een effectieve registratie van incidenten. Een jaarlijkse informatieve terugkoppeling naar alle medewerkers met betrekking tot agressie en onveiligheid. In het bijzonder zal er per incident een terugkoppeling plaatsvinden aan de getroffen medewerker(s). Er zal opvang geregeld worden voor medewerkers die agressie en onveiligheid hebben ondervonden. Naast de eerste opvang door collega’s en leidinggevende kunnen onze vertrouwenspersonen worden ingezet. Tevens kan, wanneer nodig, externe hulp worden ingezet door deskundigen. Een tweejaarlijkse terugkerende vragenlijst waarbij het gevoel van veiligheid van onze medewerkers gemeten wordt. Doelstelling hierbij is dat het gevoel van veiligheid in aanvang groter wordt en vervolgens op hetzelfde niveau blijft. Sociale veiligheid De afgelopen jaren hebben steeds meer medewerkers te maken gekregen met agressie, geweld en seksuele intimidatie. Niet alleen bij cliënten thuis of op straat Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] (nachtdiensten), maar ook binnen de organisatie (pesten). De gevolgen hiervan moeten niet onderschat worden. Het is de oorzaak van veel verzuim. De komende jaren willen we hier gericht aandacht aan besteden door zowel: Organisatorische maatregelen zoals het opzetten van een meldings- en registratiesysteem, het verbeteren van vervoersmogelijkheden, het inzetten van extra personeel in gevaarlijke situaties, etc. Materiële maatregelen als het goed verlichten van de gebouwen en parkeerplaatsen, het gebruik maken van videobewaking, etc. Personele maatregelen als het geven van voorlichting, instructie en training gericht op het vergroten van de sociale weerbaarheid en assertiviteit, het zorgen voor goede opvang en begeleiding, etc. Procedure en maatregelen bij maatschappelijk werk De medewerker die te maken krijgt met agressie en geweld brengt dit bij de ander (veroorzaker) onder de aandacht. Elke vorm van te verwachten agressie of geweld wordt voorafgaand aan de hulpverlening gemeld bij de direct leidinggevende. De leidinggevende neemt maatregelen om agressie en geweld te voorkomen, bijvoorbeeld door het mobiliseren van collega's of het informeren van de politie. De medewerker die met agressie en geweld wordt geconfronteerd, moet zich richten tot de leidinggevende en zo nodig de vertrouwenspersoon. Beiden zorgen voor opvang en begeleiding. Hierbij wordt de vertrouwelijkheid van het gesprek gewaarborgd. De leidinggevende informeert altijd de directeur. Tijdens een contact met een cliënt waarbij de medewerker te maken krijgt met agressie en/of geweld, is men verplicht het gesprek zo spoedig mogelijk af te breken. De medewerker meldt dit direct bij de leidinggevende. Bij (verbale) bedreiging zal er, nadat er melding en/of aangifte is gedaan bij de politie, in onderling overleg tussen de medewerker, directeur en teamleider gekeken worden naar de te nemen vervolgstappen. De betreffende medewerker krijgt ondersteuning en begeleiding van de leidinggevende. Indien nodig zal er professionele hulp worden ingezet. Mocht doorwerken niet mogelijk zijn, dan zal er in onderling overleg gekeken worden welke stappen er nodig zijn om tot werkhervatting te komen. Medewerkers zullen gestimuleerd worden met elkaar te praten over nare gebeurtenissen en over het voorkomen van agressie en geweld c.q. ongewenst gedrag. Dit kan ook door middel van deskundigheidsbevordering, in de vorm van cursussen, trainingen, themabesprekingen of intervisie. Om te kunnen reageren op agressie van cliënten/bezoekers is het van belang dat men leert, hoe men de gemoedstoestand van de agressor kan herkennen en hoe daarop moet worden gereageerd. Overige speerpunten Bij overige speerpunten kun je denken aan onderwerpen als trauma-opvang, (seksuele) intimidatie, beeldscherm-/kantoorwerkplekken, bedrijfshulpverlening, vergunningen, gevaarlijke stoffen, rookbeleid, Hepatitis B en cytostatica. Als deze onderwerpen in je organisatie niet of nauwelijks spelen, hoef je ze niet in je Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] arbobeleidsplan te noemen. Wel moet worden opgemerkt dat de wetgever je verplicht om rondom seksuele intimidatie beleid op te stellen. Vallen de onderwerpen geheel onder structureel beleid, dan kun je ze kort noemen. Ook bij deze speerpunten beschrijf je: Wat de huidige situatie is. Wat je structureel doet om het op orde te houden. Wat je doet om het verder te ontwikkelen. Wat je specifiek wilt bereiken. Voorbeeldteksten Doelen en stappen voor traumaopvang: Wij willen zo goed mogelijk met traumatische gebeurtenissen omgaan om: Gevolgschade van incidenten voor medewerker en organisatie te beperken. Deskundige en effectieve opvang en begeleiding aan potentiële slachtoffers aan te bieden. Dreigende verwerkingsproblematiek tijdig te signaleren en -zo nodig doorverwijzing naar externe deskundigen te organiseren. Het gevoel van veiligheid te vergroten: ‘Als mij iets overkomt is de organisatie er (ook) voor mij.” (Ziekte)verzuim te voorkomen of te beperken. Binnen onze organisatie kunnen we de drie vormen van traumazorg organiseren, namelijk gestructureerde opvang, gestructureerde nazorg en gestructureerd werkoverleg en zo informatieve, cognitieve, sociale en emotionele steun verschaffen. Om dit te realiseren zijn de volgende stappen noodzakelijk: 1. Deskundigheid op het gebied van ‘collegiale opvang’ verbeteren. 2. Beleid vaststellen: wat zijn de verantwoordelijkheden van het Bedrijfsopvangteam, de teamleiders, de dienstdoende arts en de medewerkers (ook afstemming met Bedrijfshulpverleners). 3. Een bedrijfsopvangteam instellen (waarin zitting hebben: de arbocoördinator, de psycholoog en de vertrouwenspersonen), die ingezet kan worden als de teamleider dit noodzakelijk acht (ook buiten werktijden). 4. De teams en teamleiders beter toerusten, dmv een workshop ‘traumaopvang’ en/of gestructureerd werkoverleg. 5. Informatiemateriaal voor medewerkers verzamelen (folders, handboek en intranet). Maatregelen tegen ongewenste omgangsvormen: Voorbeelden van ongewenste omgangsvormen (verbaal en non-verbaal) zijn: Opmerkingen over iemands uiterlijk en afkomst. Het kleineren van iemand en vormen van machtsmisbruik. Het stellen van intieme vragen en zinspelen op seksuele kwaliteiten. Opvallend (regelmatig) aanraken van iemand. Aanstootgevende foto's of lectuur. Het schrijven van intieme brieven. Schelden, schreeuwen. Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Pesten. In de leveringsvoorwaarden voor cliënten is een tekst inzake bejegening met respect opgenomen. Alle medewerkers zijn geïnformeerd over het beleid en maatregelen van onze organisatie ten aanzien van ongewenste omgangsvormen. Nieuwe medewerkers ontvangen bij indiensttreding een brochure ongewenste omgangsvormen. Tijdens de inwerkperiode van nieuwe medewerkers is voorlichting en instructie over ongewenst gedrag een vast programmaonderdeel. Minimaal 1x per jaar wordt onderwerp ongewenste omgangsvormen opgevoerd op de agenda van de reguliere werkbesprekingen, signalen van medewerkers worden direct besproken. Scholing en voorlichting: de belangrijkste aandachtspunten voor zowel uitvoerenden als leidinggevenden zijn: leren herkennen van ongewenst gedrag en leren hoe hierop te reageren. Hierbij kunnen aan de orde komen: Het onderzoeken van de grens tussen gewenst en ongewenst gedrag. Eigen grenzen leren stellen en de eigen gevoelens leren herkennen. Leren de cliënt duidelijk op zijn gedrag aan te spreken door dit gedrag concreet te benoemen en aan te geven dat men er niet van gediend is. De rechten en plichten in geval van ongewenste omgangsvormen duidelijk maken. Ondersteuning en melding klachten: Er zijn vertrouwenspersonen in dienst van onze organisatie, waar alle medewerkers een beroep op kunnen doen. De vertrouwenspersonen zijn voor het maken van een afspraak 7x24 uur bereikbaar per telefoon en per e-mail. De vertrouwenspersonen brengen éénmaal per jaar een verslag uit over het aantal behandelende klachten, de aard van de klachten en de wijze waarop deze zijn afgehandeld. Een medewerker kan aangifte doen bij de politie. Aangifte bij de politie door de medewerker gebeurt op persoonlijke titel. Advies kan worden ingewonnen bij de direct leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon. De arbo-adviseur (preventiemedewerker) registreert de gemelde incidenten volgens de vastgestelde procedure. Per kwartaal wordt een rapportage opgesteld en wordt er een jaarverslag gemaakt. Maatregelen Informatievoorziening en overleg: Een korte verwijzing naar structureel rookbeleid Beleid aangaande het roken op de kantoren en bij klanten thuis is vastgesteld en opgenomen in het Handboek Personeel. Een niet-roken beleid Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Roken brengt risico’s voor de gezondheid met zich mee. Daarnaast kan de nietroker directe hinder ervaren ten gevolge van het roken in zijn nabijheid. In een organisatie als de onze past het niet om iets toe te staan waarvan bekend is dat het de roker zelf, maar ook de (ongewilde) meeroker ziek kan maken. Roken is strijdig met de maatschappelijke functie van onze organisatie en de uitoefening daarvan door haar medewerkers. Ook de kwaliteit van de dienstverlening en de kwaliteit van de arbeid maakt een niet-rokenbeleid noodzakelijk. Wij spreken daarom de volgende vier vuistregels af met medewerkers, bezoekers, cliënten en onderhuurders: 1. (Mee)roken is ongezond. 2. Wij nemen verantwoordelijkheid voor en naar elkaar. 3. In onze panden en bij cliënten thuis wordt niet gerookt. 4. Wij laten ons daarop aanspreken. Stelregel is dus dat daar waar roken overlast veroorzaakt, niet mag worden gerookt. Bij de cliënt thuis mag dus niet gerookt worden door onze medewerk(st)ers. De cliënt wordt verzocht tijdens de zorgverlening zorg te dragen voor een rookvrije omgeving. Dit wordt in de leveringsvoorwaarden vastgelegd. Geeft hij/zij daaraan geen gehoor, dan stelt de leidinggevende vast welke consequenties dit heeft voor de zorgverlening. Zowel werknemer als bezoeker en cliënten zijn verplicht zich te houden aan wettelijke en door de organisatie voorgeschreven regels. De leidinggevende kan de normale stuur- en sanctiemogelijkheden hiervoor aanwenden. Als werkgever vergoeden we aan werknemers de kosten om deel te nemen aan de cursus ‘Stoppen met roken’. We blijven oefenen met bedrijfshulpverlening In de afgelopen jaren hebben we medewerkers opgeleid tot bedrijfshulpverlener. Hiermee voldoen we sinds een jaar aan onze wettelijke verplichtingen over de aantallen benodigde bedrijfshulpverleners per locatie. Vorig jaar hebben we een op twee locaties een oefening gehouden. Hierbij bestond de calamiteit uit een kleine brand en waren levensreddende handelingen (op een lotus slachtoffer) nodig. De oefening was voor alle betrokkenen zeer leerzaam. De komende jaren blijven we onze aantallen bedrijfshulpverleners monitoren en zonodig (bij verloop van huidige bedrijfshulpverleners) aanvullen. De huidige bedrijfshulpverleners zullen we regelmatig bijscholen. Ook zullen we op alle locaties een oefening houden. Verzuimbeleid Hoe ziet het verzuim er in je organisatie uit? Op welke wijze gaat je organisatie om met verzuim en wat doe je de komende jaren om het verzuim (verder) te verminderen? Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Een grondige analyse van het verzuim helpt om gerichte speerpunten te benoemen. Hoe ziet het verzuim eruit? Wat is het verzuimpercentage, de meldingsfrequentie, oorzaken per leeftijdsgroep en per afdeling/ team? Welke ontwikkelingen zie je in het verzuim in de afgelopen jaren? Ook in dit hoofdstuk kun je op hoofdlijnen beschrijven hoe je met verzuim omgaat. Voor zover mogelijk kun je verwijzen naar bestaande documenten zoals een verzuimprotocol. Interessant in het arbobeleidsplan is vooral ook wat je de komende jaren wilt doen om het verzuimbeleid verder te ontwikkelen en wat je daar specifiek mee wilt bereiken. Wellicht gerichte acties bij de teams met het hoogste verzuim? Of acties om de verzuimcultuur in de gehele organisatie te beïnvloeden? Voorbeeldteksten Oude en nieuwe speerpunten in de Kinderopvang Voor het beleid van de komende jaren is gekeken naar de successen van het verzuimbeleid van de afgelopen 2 jaar en zal alles wat op dit gebied is gedaan voortgezet worden en zonodig bijgesteld worden. Daarnaast zijn nieuwe speerpunten opgesteld. De nieuwe speerpunten zijn: Tools voor leidinggevenden ter voorkoming van verzuim, waarbij belangrijke aandachtspunten zijn de sfeer, openheid en communicatie. Kort verzuim terugdringen. Redenen verzuim beter in kaart brengen, zodat daar zo mogelijk verdere gerichte acties op kunnen worden ondernomen. Hieraan zal ook het effect van arbeidstherapeutische inzet en wat het kost aan inspanning gekoppeld worden. Wat we al hebben is: Contract met arbodienst of bedrijfsarts. Registratie van ziektegevallen. Werkinstructie verzuim. Per kwartaal verzuimcijfers per locatie, per werksoort, en per reden verzuim. Minimaal 4 x per jaar een Sociaal Medisch Team (SMT), ten einde (langdurige) ziektegevallen waarover onduidelijkheid bestaat of een plan van aanpak besproken moet worden met de bedrijfsarts te bespreken. Uitvoering van de Wet verbetering Poortwachter, teneinde langdurig verzuim en instroom in de WIA tegen te gaan. Gebruik van subsidiemogelijkheden, bijvoorbeeld vanuit de wet REA en ESF subsidie. Verzuimbegeleiding en re-integratiegesprekken. Tilcursussen. Ergonomisch meubilair (op sommige vestigingen in bestelling). Zonodig inzet bedrijfsmaatschappelijk werk of loopbaanbegeleiding. Integrale maatregelen bij een welzijnsorganisatie Net als in de afgelopen jaren zullen we ook de komende jaren ons verzuimprotocol naleven. Daarnaast gaan wij aan de slag met: Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Opbouw van een betrouwbaar verzuimregistratie- en informatiesysteem. Opzetten van intervisie voor de leidinggevenden rond verzuimcasussen. Stimuleren van de naaste collega’s om problemen te signaleren die belemmerend werken voor een team of individuele collega’s en vervolgens een bijdrage te leveren aan de oplossing van deze problemen. Inzicht ontwikkelen van medewerkers om hun eigen evenwicht tussen draagkracht en draaglast te bewaken en hen te stimuleren om datgene te ondernemen wat nodig is om fysiek en psychisch fit te blijven of te worden. Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] Instrumenten Op www.fcbwjk.nl vind je de volgende instrumenten: Ziekteverzuim en re-integratie Praktijkgidsen 1 t/m 5 voor de Jeugdzorg. Ziekteverzuim en re-integratie Praktijkgidsen 1 t/m 5 voor Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening. Bereken de kosten van verzuim op www.verzuimkosten.nl/mkb Re-integratiebeleid Hoe ziet de huidige situatie rond re-integratie eruit? Wat is het WIAinstroompercentage? Heb je een beeld van hoeveel medewerkers er reïntegreren, binnen of buiten je organisatie, op een andere of op hun eigen (al dan niet aangepaste) werkplek? Ben je daar tevreden over? Zo ja, dan kun je hier verder beschrijven wat je structureel doet om re-integratie voorspoedig te laten verlopen. Als je denkt dat het beter kan, kun je hier bovendien benoemen wat je de komende jaren gaat doen om het re-integratiebeleid verder te ontwikkelen en wat je daar specifiek mee wilt bereiken. Voorbeeldteksten Voorraad passend werk creëren De re-integratie-inspanningen worden steeds kritischer bekeken door het UWV bij de beoordeling van de WIA. Ook het CWI is kritisch als aan een werknemer geen alternatief werk aangeboden kan worden en daarom ontslag wordt aangevraagd. Werkgever moet zich steeds meer verantwoorden. Daarom is het raadzaam, naast actieve aanpassing van de eigen werkplek, om ervoor te zorgen dat er plekken zijn binnen de organisatie waar medewerkers snel (tijdelijk) kunnen reïntegreren of ervaring op kunnen doen, zogenaamde reintegratieplekken. Vorig jaar is naar voren gekomen dat de leidinggevenden slecht zicht hebben op wat passend werk is en waar dat te vinden is. Het komende jaar zullen we daarom een project starten om samen met leidinggevenden tot een eerste voorraad passend werk te komen en deze voorraad zodanig te gaan beheren dat ze actueel blijft en daadwerkelijk medewerkers vaker en sneller dankzij deze voorraad gereïntegreerd worden. Voorkomen van terugval In een analyse van het verzuim vanwege psychische klachten is opgevallen dat veel medewerkers die vanwege psychische klachten verzuimen een terugval kennen. We willen daarom een project opzetten om dit te voorkomen. Elke medewerker die het komende jaar na een episode van verzuim vanwege psychische weer aan het werk gaat voert in dat jaar 8 gesprekken om verzuim te voorkomen. De helft van de medewerkers voert dit gesprek met zijn leidinggevende, de andere helft met de verzuimcoach. Doel van de gesprekken is om terugval te voorkomen. Nagegaan wordt daarom in het gesprek hoe de stand van zaken is, in hoeverre de medewerker signalen van naderend verzuim ervaart, of klachten en oorzaken voldoende aangepakt zijn en wat de betrokkenen kunnen doen om eventuele terugval te voorkomen. Aan het eind Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] van het jaar wordt de aanpak geëvalueerd en worden kosten en baten geanalyseerd. Interventietrajecten Wij willen de arbeidsgeschiktheid van de groep langdurig uitgevallen medewerkers bevorderen. Om dit te bereiken investeren we in interventie trajecten en z.n. opleidingen. Daarnaast creëren we werkervaringsplaatsen, waar medewerkers tijdelijk ervaring op kunnen doen. Langdurig verzuimende medewerkers worden ingedeeld in 4 groepen (de ‘trajecten’), op basis van het advies van de bedrijfsarts. Dreigend langdurig uitgevallen medewerkers die (tijdelijk) niet meer voor de eigen functie geschikt zijn, worden verplicht gesteld een interventietraject te volgen met z.n. scholing, die doorstroom naar (nog wel) passend werk mogelijk maakt. Er is hiervoor een re-integratie budget opgenomen in de begroting. Wanneer onze organisatie deze medewerker (tijdelijk) passend werk kan bieden, is de medewerker verplicht dit te aanvaarden. Interventietrajecten worden in principe betaald door de werkgever. Medewerkers die herplaatst moeten worden, worden vooral opgeleid voor functies waar intern en/of extern regelmatig vacatures voor zijn. Voorbeelden hiervan zijn praktijkopleider, kinderopvang, medewerker administratie, telefoniste /receptioniste, kantinemedewerker, etc. De leidinggevende bepaalt het traject in samenwerking met de betreffende medewerker en in overleg met de personeelsfunctionaris. Instrumenten Op www.fcbwjk.nl vind je de volgende instrumenten: Ziekteverzuim en vroegtijdige re-integratie - Praktijkgids 3. Vroegtijdige re-integratie, Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening. Ziekteverzuim en vroegtijdige re-integratie - Praktijkgids 3. Vroegtijdige re-integratie, Jeugdzorg Voorlichting en training Wat doe je om ervoor te zorgen dat medewerkers zich bewust zijn van arborisico’s en bekwaam zijn om met deze arborisico’s om te gaan? Wat doe je structureel, wat herhaal je periodiek, wat doe je de komende jaren vanwege speerpunten? Wat doe je voor nieuwe medewerkers en wat voor de al langer werkzame medewerkers? In hoeverre mogen medewerkers kiezen of ze van het trainingsaanbod gebruik maken en in hoeverre hoort het er gewoon bij? Het gaat hier om de grote lijnen, voor zover mogelijk kun je naar bestaande documenten verwijzen. VOORBEELDTEKSTEN Een essentieel onderdeel van werkzaamheden Wij zullen zorgdragen voor een zodanige introductie, opleiding, instructie en training dat veiligheid, gezondheid en welzijn een essentieel onderdeel vormen van de werkzaamheden, en dat deze voorlichting bijdraagt tot het nemen van maatregelen in gevallen van een afwijking. Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] De afgelopen jaren hebben we hiervoor een introductietraining voor nieuwe medewerkers opgezet. Ook vaste medewerkers volgen jaarlijks een arbotraining, waarbij deze elk jaar varieert tussen fysieke belasting, psychische belasting en omgaan met agressie. Interne communicatie In ons maandelijkse personeelsblad wordt elke maand een halve pagina gereserveerd voor arbozaken. Zo zullen we erin vertellen wat de stand van zaken is bij de speerpunten, zo nu en dan een oproep in doen om reacties en tips aan en van medewerkers in verzamelen. De eerstvolgende thema’s zijn het melden van incidenten en de start van de nieuwe RI&E. Een tweede vorm van communicatie over arbeidsomstandigheden die van groot belang is vindt plaats in het werkoverleg in de teams. Hier kunnen arbozaken bespreekbaar en concreet worden gemaakt. Leidinggevenden hebben afgesproken om arbo standaard op de agenda van het werkoverleg te plaatsen. Zij ontvangen geregeld suggesties over thema’s en werkvormen die zij kunnen hanteren en die aansluiten bij de huidige arbo-speerpunten. Daarnaast zal in het kader van de speerpunten en projecten specifieke communicatie gebruikt worden. Speciale doelgroepen Zwangere medewerkers, uitzendkrachten, vakantiehulpen, jeugdige of juist oudere medewerkers, nieuwe medewerkers, cliënten of bezoekers. Speciale doelgroepen hebben vanuit de arbowetgeving speciale arbo-aandacht nodig. Voor welke doelgroepen doe je iets bijzonders en wat doe je dan? Voorbeeldteksten Continue aandachtspunten voor speciale doelgroepen in de Kinderopvang Zo kennen wij als continue aandachtspunten: Nieuwe medewerkers: op hun introductiedag informeren over ons arbobeleid. Oproepkrachten: informeren en zoveel mogelijk betrekken bij de organisatie, contact houden met oproepkrachten en informatie van oproepkrachten verzamelen. Zwangeren: voldoende aandacht voor hun arbeidsomstandigheden en zonodig specifieke aanpassingen aanbrengen (m.n. gezien de lichamelijke belastende werkzaamheden). ‘Derden’ (schoonmaakbedrijf e.d.): wijzen op evt. specifieke risico’s, ‘derden’ inhuren die aangesloten zijn bij branche-organisaties en voldoen aan de arbotoets. Richtlijnen en interne afspraken voor de inzet van jeugdigen Jeugdigen /vakantiehulpen van 15 jaar worden niet ingezet binnen onze organisatie. Jeugdigen /vakantiehulpen van 16 en 17 jaar krijgen instructie/voorlichting voordat zij met hun werkzaamheden beginnen door Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected] het volgen van een bijeenkomst (zie reader Opleidingen) en door instructie van de leidinggevende /manager. De jeugdigen /vakantiehulpen worden gewezen op de risico's die het werk met zich mee kan brengen (zie RI&E), uitgangspunt hierbij zijn de hygiëne en infectiepreventie richtlijnen zoals deze zijn opgenomen in ons kwaliteitshandboek. Maar ook de inrichting en arbeidsplaats moeten voldoen aan de normen genoemd in het Arbowet. Er wordt rekening gehouden met de fysieke factoren en de psychische belasting van jeugdigen. Jeugdigen /vakantiehulpen krijgen gedurende hun werkzaamheden geregeld (minimaal 1 maal per maand) toezicht van een collega of de leidinggevende /manager. Van elk toezicht wordt een verslagformulier ingevuld (format zie kwaliteitshandboek). Kosten en baten Wat levert het op als je organisatie de doelstellingen behaalt? En welke kosten zijn er aan de uitvoering van arbotaken verbonden, welke budgetten zijn er gereserveerd? In hoeverre is het mogelijk om subsidies te ontvangen? In dit hoofdstuk kun je beschrijven op welke wijze en met welke bedragen en budgetten het arbobeleid gefinancierd wordt. Wij raden daarnaast vooral aan om uit te rekenen hoeveel het oplevert om de doelstellingen te behalen, bijvoorbeeld per procent verzuimdaling, verminderde WIA-instroom en lagere PEMBApremies. Het rekenmodel en de andere instrumenten die we hier noemen kunnen helpen om met behulp van enkele kerngegevens zicht op deze bedragen te krijgen. Voorbeeldteksten Verzuimkosten in geld Voor onze organisatie hebben wij, rekening houdend met de gemiddelde loonkosten en het aantal medewerkers, berekend dat 1% verzuim € 80.000 kost. Hierbij hebben we nog geen rekening met vervangingskosten of kosten verbonden aan WIA-instroom gehouden. Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht • Postbus 2103 3500 GC Utrecht tel. 030 2985 350 • fax 030 2985 333 • [email protected]
