Ik werk bij het OCMW van Gent

“Werken aan een positieve bedrijfscultuur:
een onthaalconcept voor nieuwe medewerkers toegelicht”
Ik werk bij het OCMW van Gent....
Onthaalvorming voor nieuwe personeelsleden in OCMW Gent
Edwin Looman, wd. vormingsambtenaar
Frank Gabriels, vormingsmedewerker
situering OCMW Gent
Het OCMW van Gent stelt ruim 1 600 personeelsleden tewerk en
werft jaarlijks een honderdtachtig nieuwe medewerkers aan. Eind
2001 nam de Dienst Vorming en Loopbaanbegeleiding het initiatief
om een project ‘Onthaalvorming voor nieuwe medewerkers’ op poten
te zetten.
getuigenis
“Van 1988 tot 1992 werkte ik in de keuken van een rusthuis,
behorende tot het OCMW van Gent. Tijdens deze tewerkstelling
kwam ik nauwelijks in contact met andere diensten van het OCMW,
tenzij de Dienst Personeel. Sporadisch zag ik enkele collega’s uit de
andere rusthuizen tijdens een zeldzaam vormingsmoment.
In die periode wist ik eigenlijk niks van het OCMW. Hoe het OCMW
functioneert; hoe groot het is, welke taken een OCMW heeft, welke
diensten er zijn.. Ik kon er geen antwoord op geven.
Sedert 1997 werk ik in een andere dienst.
Gelukkig is er nu onthaalvorming. Na het volgen van deze vorming
heb ik een ruimere kijk op het OCMW.”
historiek
 Voor 1 april 2002 kregen nieuwe personeelsleden bij
indiensttreding een hoop losse documenten (reglementen,
circulaires, aanvraagformulieren voor tussenkomsten, enz...) met
allerlei informatie en to-do-papieren. Daarmee moesten ze zich
behelpen.
Maar wie neemt deze berg door, wie kan alles onthouden?
Over de organisatie zelf kreeg men geen uitleg.
 Eind 2001 kwam de werkgroep ‘Onthaalvorming voor nieuwe
personeelsleden’ voor de eerste maal samen, op initiatief van de
Dienst Vorming. Een tiental medewerkers uit verschillende
diensten inventariseerden de onthaalproblematiek, bepaalden
onthaaldoelstellingen en stelden het onthaalprogramma samen.
 Deze aanzet werd een stapsteenproject: er worden nog steeds
1
“Werken aan een positieve bedrijfscultuur:
een onthaalconcept voor nieuwe medewerkers toegelicht”
Edwin Looman, wd. vormingsambtenaar
Frank Gabriels, vormingsmedewerker
G: Algemeen/Winword/EthiasCA.onthaalvorming20061128
28 november 2006
aanpassingen 30 november 2006
nieuwe elementen aan het onthaalprogramma toegevoegd.
 In 2005 keurde het bestuur een introductieregeling op de
werkplek goed voor nieuwe medewerkers in de ouderenzorg.
Negen onthaalfacetten dienen binnen de maand na de
indiensttreding afgewerkt te zijn.
 Datzelfde jaar werd met het project “Eén cliënt, vele handen …”
ook een belangrijke stap in dienstoverschrijdende beeldvorming
gezet.
basisdoelstellingen
Met de onthaalvorming wil de Dienst Vorming en
Loopbaanbegeleiding de volgende basisdoelstellingen realiseren:
 De nieuwe personeelsleden informeren over het OCMW van
Gent
 De personeelsleden informeren over hun rechten en hun plichten
 De personeelsleden informeren over het evaluatiegebeuren en een
basisopleiding ‘functioneringsgesprekken’ aanbieden
 Een verbondenheid met de organisatie creëren.
de projecten
Via een onthaal- en introductieprogramma de HRM-visie op
betrokkenheid en samenwerking introduceren bij nieuwe
personeelsleden vormt de belangrijkste pijler van de onthaalvorming.
De werkgroep ‘onthaalvorming’ werkte hiertoe meerdere projecten
uit:
Project 1: de verwelkomingsmap
Bij de aanstelling of ondertekening van het contract krijgen de
nieuwe personeelsleden een verwelkomingsmap.
Met deze nieuwe en dynamisch ogende verwelkomingsmap wil de
Dienst Vorming en Loopbaanbegeleiding i.s.m. de Dienst
Personeelsbeheer de nieuwe personeelsleden duidelijk
gestructureerde basisinformatie meegeven (organogram van het
OCMW, personeelsreglement, geldelijke statuut, evaluatiebrochure,
richtlijnen bij arbeidsongeschiktheid,...), evenals een stadsplan van
Gent met aanduiding van de verschillende OCMW-locaties.
Project 2: de dienstgerichte onthaalvorming.
 Handleiding
De dienstgerichte onthaalvorming is een handleiding die gebruikt kan
worden in alle OCMW-diensten. De leidinggevende gebruikt deze
handleiding om relevante informatie te verstrekken aan het nieuwe
personeelslid. Alle nieuwe personeelsleden krijgen zo een volledig
pakket aan nuttige dienstgebonden informatie.
 Introductieattest
Bij attestering door het nieuwe personeelslid én de direct
leidinggevende van het doorlopen van een introductieprogramma op
de werkvloer (opgemaakt aan de hand van een gestandaardiseerd
onthaaldocument), kan deze introductie-inspanning eenmalig als
2
“Werken aan een positieve bedrijfscultuur:
een onthaalconcept voor nieuwe medewerkers toegelicht”
Edwin Looman, wd. vormingsambtenaar
Frank Gabriels, vormingsmedewerker
G: Algemeen/Winword/EthiasCA.onthaalvorming20061128
28 november 2006
aanpassingen 30 november 2006
vormingspakket (max. 4 uur 30 minuten) meegerekend worden voor
de functionele loopbaan van de nieuwe medewerker.
Project 3: de modulaire onthaalvorming
De modulaire onthaalvorming bespreken we in het volgende
hoofdstuk.
De modulaire
onthaalvorming
Project 3: de modulaire onthaalvorming, is samengesteld uit drie
aparte modules:
Module 1: Structuur en werking van het OCMW
Op deze interne vorming krijgt de nieuwe medewerker uitleg over de
structuur en werking van het OCMW, de sociale dienst voor het
personeel, de hospitalisatieverzekering, de vakbonden, de Dienst
Veiligheid.
Module 2: Functioneringsgesprekken
In deze module wordt het theoretisch kader en de praktische
opleiding ‘Functioneringsgesprekken voeren als medewerker’
behandeld. Voor deze praktische training doet het OCMW beroep op
een externe deskundige.
Module 3: Specifieke oriëntatie voor nieuwkomers
Deze oriëntatie wordt opgebouwd per doelpubliek.
Sinds 2006 wordt het afwerkingstraject van een ‘typedossier
hulpverlening’ tussen de Sociale Dienst en diverse ondersteunende
diensten zes maal per jaar in beeld gebracht onder de veelzeggende
naam “Eén cliënt, vele handen”.
Deze dossierroute werd visueel uitgetekend voor nieuwkomers van
de Sociale Dienst en van ondersteunende diensten (zowel
administratieve medewerkers als maatschappelijk werkers en
kaderleden) die intussen circa 6 maand werkervaring hebben
opgedaan.
frequentie, duur en aantal Module 1: Structuur en werking van het OCMW duurt één volle dag
en gaat telkens door op de eerste maandag van elke maand. De groep
deelnemers
bestaat uit maximaal 15 personeelsleden die de maand voordien in
dienst kwamen. Zijn er minder nieuwe personeelsleden, dan vullen
we de groep aan met medewerkers die al wat langer in dienst zijn en
willen deelnemen.
Module 2: Functioneringsgesprekken duurt eveneens een volle dag
en gaat gemiddeld eenmaal door per maand. Nieuwe personeelsleden
worden door de Dienst Vorming hiervoor uitgenodigd.
Module 3: project Eén cliënt, vele handen duurt een halve dag en gaat
door om de twee maanden.
module 1 van de modulaire Module 1 vormt het kernstuk van de onthaalvorming.
3
“Werken aan een positieve bedrijfscultuur:
een onthaalconcept voor nieuwe medewerkers toegelicht”
Edwin Looman, wd. vormingsambtenaar
Frank Gabriels, vormingsmedewerker
G: Algemeen/Winword/EthiasCA.onthaalvorming20061128
28 november 2006
aanpassingen 30 november 2006
onthaalvorming
Op beide zomermaanden na, organiseert de Dienst Vorming en
Loopbaanbegeleiding
maandelijks
in
samenwerking
met
representatieve andere diensten deze eerste dag van de modulaire
onthaalvorming.
Dit programma verloopt als volgt:
verwelkoming
De onthaaldag begint in het hoofdbestuur van OCMW Gent met een
verwelkoming door een stafmedewerker van de Dienst Vorming en
Loopbaanbegeleiding.
De deelnemers ontvangen een lijst met namen en functies van de
deelnemers, het programma van de dag en krijgen informatie over de
volgende modules.
secretaris
Na de introductie neemt de secretaris van het OCMW het woord en
heet iedereen welkom.
Nadien stelt elk personeelslid zich voor, op welke dienst hij / zij
begint te werken en in welke functie.
Vervolgens ligt de secretaris aan de hand van beeldmateriaal
volgende zaken toe:
 De definitie van de organisatie
 Wat is het OCMW?
 De historische ontwikkeling
 De missieverklaring van OCMW Gent
 Het organogram van OCMW Gent
 De opdrachten van OCMW Gent
 Hoe functioneert OCMW Gent
Deze presentatie verschaft de nieuwe personeelsleden een bredere en
verdiepende kijk op de organisatie.
Sociale dienst voor het personeel
Hierna volgt een woordje door de Sociale Dienst voor het Personeel.
Die legt de voordelen van het lidmaatschap uit en geeft informatie
over de gratis hospitalisatieverzekering.
Veiligheid
Na een koffiebreak geeft de preventieadviseur praktische tips rond
preventie en bescherming op de werkvloer.
Verwelkoming door de voorzitter
Ook de voorzitter van het OCMW staat erop alle nieuwe
personeelsleden persoonlijk welkom te heten in de organisatie.
Tijdens de korte toespraak verwijst de voorzitter naar de rol van het
OCMW en de bijdrage die elk personeelslid moet leveren tot het
realiseren van de organisatiemissie.
4
“Werken aan een positieve bedrijfscultuur:
een onthaalconcept voor nieuwe medewerkers toegelicht”
Edwin Looman, wd. vormingsambtenaar
Frank Gabriels, vormingsmedewerker
G: Algemeen/Winword/EthiasCA.onthaalvorming20061128
28 november 2006
aanpassingen 30 november 2006
Rondleiding hoofdbestuur
Na dit theoretisch gedeelte volgt een rondleiding in het hoofdbestuur
zelf. In de Dienst Financiën en in de postkamer legt een medewerker
uit wat de taken van deze dienst zijn.
Bezoek lokaal dienstencentrum
Eerst bezoeken we een lokaal dienstencentrum. De centrumleider
licht de werking en de rol van een lokaal dienstencentrum in de wijk
toe.
Bezoek welzijnsbureau
Na een korte rit met het openbaar vervoer komen we aan in een
welzijnsbureau. Hier krijgen de nieuwe medewerkers informatie over
de complexe taken van maatschappelijk werkers.
Lunch in sociaal restaurant
In het welzijnsbureau bevindt zich een sociaal restaurant. De
deelnemers krijgen een lunch aangeboden in dit restaurant. Na de
koffie vertrekken we met het openbaar vervoer naar het Opleidingsen Tewerkstellingscentrum (OTC).
Bezoek OTC
Dit Opleidings- en Tewerkstellingscentum vervult via diverse
projecten een speerpuntfunctie in het sociaal beleid van het OCMW
en speelt ondermeer een belangrijke rol in het begeleiden van cliënten
die tewerkgesteld zijn in een art. 60§7-contract.
Bezoek rust- en verzorgingstehuis
Eén van de woonzorgcentra van het OCMW vormt de laatste halte
van de dag. Na een welkomstwoordje door de directeur en uitleg over
het centrum zelf, bekijken we de voorzieningen, o.a. de
snoezelruimte.
Afsluiter
Na het bezoek overloopt de begeleider de volledige dag, legt uit hoe
de onthaalvorming in de organisatie verder zal verlopen en geeft de
deelnemers een aangepast beoordelingsformulier. Op dit
beoordelingsformulier kunnen de deelnemers de dag evalueren en
suggesties schrijven.
vervoer
Voor de onthaalmodule 1 doet de groep deelnemers alle
verplaatsingen tussen de bezochte locaties te voet of met het
openbaar stadsvervoer (trolley, bus of tram).
De voordelen van zo’n verplaatsing zijn:
- het is goedkoop en gaat vlot
- het bevordert de interactie tussen de deelnemers.
beoordeling
De nieuwe personeelsleden evalueren de diverse modules van de
5
“Werken aan een positieve bedrijfscultuur:
een onthaalconcept voor nieuwe medewerkers toegelicht”
Edwin Looman, wd. vormingsambtenaar
Frank Gabriels, vormingsmedewerker
G: Algemeen/Winword/EthiasCA.onthaalvorming20061128
28 november 2006
aanpassingen 30 november 2006
onthaalvorming positief tot zeer positief en dit op alle vlakken.
Enkele reacties (module 1):
“De praktische bezoeken geven een goed beeld rond wat het OCMW
doet. Ik heb veel bijgeleerd.”
“Ik heb zeer duidelijke uitleg gekregen, veel gezien en veel
bijgeleerd.”
“Het was zeer gezellig om eens te praten met collega’s die we pas
kenden.”
“Tijdens de uitleg en bijhorende rondleiding krijg je een duidelijk
beeld over de werking van de organisatie.”
toekomst
1) Pilootprojecten als gangmakers
Pilootprojecten zoals de dossierroute ‘Eén cliënt., vele handen...’
(2006) en de dienstgerichte onthaalvorming (introductieattest,
sinds 2005) hebben intussen hun nut bewezen. In de
departementen waar zo’n onthaalscenario opgestart werd, raakt
deze onthaalvorming steeds beter ingeburgerd.
-
-
Het vormingsinitiatief ‘dienstgerichte onthaalvorming’
(introductie op de werkvloer) wordt vanaf 2007 ook in andere
departementen van het OCMW ter implementatie voorgesteld.
Het uittekenen van een schakelroute om de bekendheid met
elkaars werk te verhogen en zo de samenwerking en
ondersteuning tussen de diensten te verbeteren, wordt ook
voor andere departementen overwogen. Bv.: dossier
‘Naadloze zorg’ voor de seniorenopvang in het OCMW.
2) De modulaire onthaalvorming: stapstenen tot een draaiboek
Er staan nog meerdere nieuwe initiatieven op stapel die moeten
uitmonden in een heus draaiboek “Onthaal en introductie”.
Staan op de werkplank als uit te werken onthaalthema’s:
- De deontologische code
- Het arbeidsreglement
- De tijdsregistratie
- De huisstijl.
besluit
Het gezicht van de organisatie
Het onthaal en de introductie van nieuwe medewerkers bepaalt
van meet af aan het gezicht van de organisatie, waarop ook al hun
volgende indrukken geënt zullen worden. Het opbouwen van een
kwaliteitsvolle dienstverlening begint in een organisatie bij
aandacht voor de interne klant, al vanaf diens eerste werkdag.
Intern onthaal als erezaak
Het ontwikkelen van een professioneel onthaal is een ‘never
6
“Werken aan een positieve bedrijfscultuur:
een onthaalconcept voor nieuwe medewerkers toegelicht”
Edwin Looman, wd. vormingsambtenaar
Frank Gabriels, vormingsmedewerker
G: Algemeen/Winword/EthiasCA.onthaalvorming20061128
28 november 2006
aanpassingen 30 november 2006
ending story’, omdat het OCMW als trendsetter en als ‘lerende
organisatie’ zelf in haar werking allesbehalve ter plaatse mag
trappelen. Aanpassing en verfijning van onthaalelementen zorgen
er voor dat de informatiestroom voor nieuwe werknemers niet
enkel actueel blijft maar ook steeds gestroomlijnder kan
aangeboden worden.
De loopbaan van een medewerker start bij diens ‘eerste indruk’
over de organisatie waarvan deze vanaf een bepaalde dag deel
uitmaakt. Voor de Dienst Vorming en Loopbaanbegeleiding en de
Dienst Personeelsbeheer van OCMW Gent is het zo goed
mogelijk verzekeren van een degelijke start voor de nieuwe
personeelsleden intussen zowat een erezaak geworden.
7
“Werken aan een positieve bedrijfscultuur:
een onthaalconcept voor nieuwe medewerkers toegelicht”
Edwin Looman, wd. vormingsambtenaar
Frank Gabriels, vormingsmedewerker
G: Algemeen/Winword/EthiasCA.onthaalvorming20061128
28 november 2006
aanpassingen 30 november 2006