Reglement van de Ouderraad

Reglement van de Ouderraad
Onderdeel van: Brederode Daltonschool
Willem de Zwijgerlaan 110, 2082 BD Santpoort-Zuid
Begripsbepaling:
1. Dit reglement verstaat onder:
a. Ouderraad: Het Dagelijks bestuur, de groepsvertegenwoordigers en de
coördinatoren.
b. Dagelijks bestuur: de voorzitter, secretaris en penningmeester van de
Ouderraad
c. Ouders: De ouders, voogden en verzorgers van de leerlingen op school.
d. Coördinatoren: Leden van de Ouderraad die 1 of meer commissies
coördineren.
e. Groepsouder: De op de informatieavond aan het begin van het schooljaar
gekozen ouder die de leerkracht in de groep ondersteunt danwel
ondersteuning regelt bij activiteiten.
f. School: Brederode Daltonschool
g. Team: alle leerkrachten, inclusief directie
h. Directie: de directeur en evt. adjunct-directeur
2. De Ouderraad is aan de school gebonden.
Doel:
3. De ouderraad beoogt de relatie tussen de ouders, de medezeggenschapsraad
en de directie van de school te bevorderen en wel op zodanige wijze, dat de
werkzaamheden van de ouderraad aan het optimaal functioneren van de
school, van het onderwijs en de ontplooiingskansen van de leerlingen
bijdragen.
Taken:
4. Om dit doel te bereiken zorgt de Ouderraad voor:
a. Het als klankbord fungeren voor de ouders.
b. Het kweken van belangstelling voor de school bij de ouders.
c. Het (mede)organiseren van activiteiten.
d. Het steunen van de school bij de vervulling van haar taak.
e. Het bevorderen van de bloei van de school.
f. Het onderhouden van contacten met de directie en
medezeggenschapsraad.
g. Het desgevraagd of op eigen initiatief advies en feedback geven aan de
directie en medezeggenschapsraad.
Samenstelling Ouderraad:
5. De Ouderraad bestaat uit het Dagelijks Bestuur, vertegenwoordigers uit alle
groepen en de coördinatoren van de commissies.
Samenstelling dagelijks bestuur:
6. De Voorzitter, Secretaris en Penningmeester vormen samen het dagelijks
bestuur van de Ouderraad van de school.
Commissies en Contactpersonen:
7.
a. Elke commissie bestaat uit meerdere ouders en ten minste 1 leerkracht.
De leerkrachten zijn primair verantwoordelijk voor het initiëren van de
activiteiten in de commissies. De uitvoering geschiedt in nauwe
samenwerking tussen leerkracht en ouders.
b. De commissies worden samengesteld op de eerste Ouderraadsvergadering
in het nieuwe schooljaar. Zowel ouderraadsleden als andere ouders zijn
gerechtigd zich aan te melden voor een commissie. Om de continuïteit te
waarborgen, neemt bij voorkeur minimaal één oud-commissielid als
ouderlid wederom zitting in de commissie. Het commissielid dat lid is van
de OR is contactpersoon voor de OR.
c. De contactpersonen zijn verantwoordelijk voor het functioneren van de
aan hen toegewezen commissies, waaraan zij ook deelnemen. Zij
participeren actief en onderhouden contact op met de andere ouders in de
commissie. Middels deze commissies geven zij mede vorm aan de daar bij
behorende activiteit.
d. De contactpersoon – of een door hem/haar aangewezen vervanger – zorgt
voor:
 Tijdige start van de activiteiten van de commissie
 Het up-to-date houden van het draaiboek van die commissie
 De evaluatie van de activiteit van de commissie
 Verslaglegging in de Ouderraad
 Financiële verantwoording van de door de commissie ingediende
begroting aan de penningmeester van het dagelijks bestuur van de
Ouderraad.
Groepsouders:
8.
a. Groepsouders worden gekozen op de informatieavond in de groep aan het
begin van het schooljaar. In de uitnodiging voor deze informatieavond
wordt deze verkiezing vermeld. Zij worden bij voorkeur voor een periode
van 2 jaar verkozen.
b. De groepsouder ondersteunt de leerkrachten bij activiteiten en
festiviteiten in de groep. Of delegeert de ondersteuning van activiteiten
aan een andere ouder indien zij zelf niet aanwezig kan zijn. De
groepsouder wordt op de hoogte gehouden van lopende zaken binnen de
Ouderraad middels de notulen, om de betrokkenheid te vergroten. Zij
hoeven niet bij de vergaderingen aanwezig zijn.
c. De groepsouder is daarnaast verantwoordelijk voor:
 Overbrengen van suggesties, ideeën en ontwikkelingen van de
ouders en de leerlingen van de groep in de Ouderraad (door
hem/haarzelf of een geworven andere ouder)
 Inning en beheer van de lief-en-leedpot voor de groep
 Het maken van een overzicht van gegevens van de ouders
noodzakelijk voor de coördinatie van de diverse activiteiten
 Het maken van een jaarkalender van de activiteiten in de groep
alsmede het werven van ouders voor die activiteiten.
Leden:
9. Alle ouders met een kind op school, mogen lid zijn van de Ouderraad. Als ook
de vrijwillige bijdrage is voldaan, hebben zij stemrecht binnen de Ouderraad
over financiële aspecten of gevolgen en een aantal bestuurlijke zaken.
10. Leden van de ouderraad zijn gerechtigd:
a. Te stemmen met betrekking tot benoeming van nieuwe bestuursleden.
b. Te stemmen over aanpassingen aan het reglement.
c. Zitting te nemen in de kascontrole commissie.
d. Decharge te verlenen aan het bestuur na goedkeuring van het gevoerde
financieel beleid.
Alle ouders hebben het recht zitting te nemen in commissies.
Alle ouders hebben het recht tot inzage van de notulen van de Ouderraad en
het jaarverslag.
Duur van het lidmaatschap:
11. Een OR-lidmaatschap heeft de duur van één schooljaar en wordt aan het
einde van ieder schooljaar automatisch opgezegd.
Verkiezingen:
12. De groepsouder wordt gekozen door en uit de ouders van de kinderen die als
leerling op de school staan ingeschreven. Iedere groep kiest zijn eigen
groepsouder, minimaal 2 per groep, bij voorkeur voor een periode van 2 jaar.
13. Het dagelijks bestuur worden gekozen door en uit ouders die zich, na
bekendmaking van een vacature, opgegeven hebben voor een bepaalde functie
binnen de Ouderraad. Deze verkiezing vindt plaats in een
Ouderraadsvergadering of ouderavond waarvan vooraf schriftelijk is vermeld
dat de verkiezing onderwerp van de vergadering is.
Zittingsperiode:
14. Contactpersonen van de Ouderraad worden gekozen voor een periode van 1
jaar. Aftredende leden zijn terstond herkiesbaar. Tijdens de
zittingsperiodes moet de contactpersonen kinderen hebben die staan
ingeschreven op de school.
15. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden (idealiter) voor een
periode van drie jaar gekozen, zodanig dat ieder jaar een bestuurslid
aftredend is. Tijdens de zittingsperiodes moet het bestuurslid kinderen
hebben die les krijgen op de school. Het dagelijks bestuur heeft de vrijheid
binnen het dagelijks bestuur van functie te wisselen indien dit ten goede
komt aan het functioneren van het dagelijks bestuur.
16. De samenstelling van de Ouderraad wordt medegedeeld aan de ouders,
directie en medezeggenschapsraad.
17. Bij tussentijds ontstane vacatures neemt het nieuw gekozen bestuurslid de
zittingsperiode van het afgetreden lid over.
Stemming
18. Over personen en andere zaken wordt mondeling gestemd tenzij een der
leden te kennen geeft een schriftelijke stemming te wensen. Aan de
stemming over financiële aspecten of gevolgen en bestuurlijke zaken nemen
uitsluitend de leden van de Ouderraad deel. Besluiten over zaken worden
genomen bij meerderheid van stemmen.
19. Bij stemming over personen geldt:
a. Wanneer er geen meerderheid van stemmen is, zal een herstemming
plaatsvinden tussen die twee personen, die het hoogste aantal stemmen
behaalden.
b. Zijn bij herstemming het aantal stemmen gelijk, dan beslist het lot.
c. Alleen van leden die aanwezig zijn bij de vergadering of met schriftelijk
ondertekende voorkeur duidelijk hebben gemaakt op wie zij stemmen,
wordt de stem geteld.
d. Leden zijn er zich van bewust dat degene op wie zij stemmen de ouders zal
vertegenwoordigen in het bestuur.
e. Nadat door de voorzitter is vastgesteld wat de uitslag van de stemming is
en dat deze stemming democratisch is verlopen, kan er geen bezwaar
worden aangetekend tegen de uitslag.
f. Ieder kind waarvan de ouders lid zijn van de Ouderraad krijgt 1 stem.
Indien meerdere kinderen op de school zitten krijgen ouders toch 1 stem.
Wanneer ouders zijn gescheiden of beide ouders willen stemmen krijgen
zij ieder ½ stem.
20. Aanpassingen aan dit reglement kunnen alleen worden doorgevoerd na
goedkeuring door de leden die aanwezig zijn tijdens de vergadering waarin de
aanpassing van dit reglement besproken wordt, nadat vooraf schriftelijk is
vermeld dat wijziging van het reglement onderwerp is van de vergadering.
Voorafgaand aan deze vergadering wordt aan de leden schriftelijk bekend
gemaakt welke aanpassing voorgesteld wordt.
Taakverdeling dagelijks bestuur:
21. De voorzitter is belast met:
 de leiding van de vergaderingen van de Ouderraad
 het toezicht op de naleving van het reglement
 de vaststelling van de uitslag van stemmingen en toezicht op het
democratisch verloop van de stemmingen
 de vaststelling van de agenda van de vergaderingen, in samenspraak met de
secretaris
 de vertegenwoordiging van de Ouderraad in contacten met de directie en
externe contacten.
22. De secretaris is belast met:
 de vaststelling van de agenda van de vergaderingen, in samenspraak met de
voorzitter, de verspreiding en openbaarmaking daarvan met bijbehorende
stukken aan de ouderraadsleden alsmede tijdige oproeping van die leden
 het verzorgen van alle correspondentie
 het bijeenroepen van de vergaderingen
 het maken van de notulen
 het beheren van het archief van de Ouderraad.
 het schrijven van het jaarverslag
23. De penningmeester is belast met:
 het transparant beheer van alle gelden van de Ouderraad
 de inning van de ouderbijdrage en de gang van zaken hiertoe.
 betalingen namens de Ouderraad.
 stelt de begroting op in samenspraak met andere leden van de Ouderraad
 de financiële verantwoording op de ledenvergadering.
Vergaderfrequentie:
24. De Ouderraad zal ten minste drie maal per jaar in vergadering bijeenkomen.
Indien twee of meer leden van de Ouderraad middels een verzoek aan de
voorzitter te kennen geven een vergadering te willen beleggen, dan zullen de
uitnodigingen daartoe binnen veertien dagen worden uitgeschreven. Alle
Ouderraadsvergaderingen zijn openbaar voor leden.
25. De vergaderdata van het gehele schooljaar zullen in de laatste
Ouderraadsvergadering van het voorgaande schooljaar worden vastgesteld
door het dagelijks bestuur. Deze data zullen ook aan de ouders bekend
worden gemaakt en door de directie opgenomen worden in de jaarkalender
van school.
Vergadersamenstelling:
26. Voor de vergadering van de Ouderraad worden uitgenodigd:
- alle leden van de Ouderraad
- afgevaardigden van het team
- afgevaardigden van de medezeggenschapsraad.
27. De Ouderraadsvergaderingen, de notulen van de Ouderraad en de
jaarverslagen zijn openbaar voor alle ouders. Discussies over personen
worden buiten de openbare notulen gehouden.
Ouderbijdrage:
28. Aan het begin van het schooljaar ontvangen de ouders een verzoek tot
betaling van de ouderbijdrage. Het dagelijks bestuur doet ieder jaar een
voorstel voor de hoogte van deze ouderbijdrage. Er wordt gestreefd naar een
zo laag mogelijk bedrag, noodzakelijk ter betaling van de activiteiten van de
ouderraad. Voor verdere aanvulling zie het document “Uitgangspunten
begroting”.
Begroting:
29. Het Dagelijks bestuur stelt de concept begroting op en legt deze voor aan de
ouderraad en de vertegenwoordigers van het team. Het voorstel van de
ouderraad over de concept begroting en het voorstel over de hoogte van de
ouderbijdrag voor het volgende schooljaar wordt daarna ter informatie
voorgelegd aan de Directie en de Medezeggenschapsraad van de Brederode
Daltonschool. Na goedkeuring door de Ouderraad wordt de begroting
definitief.
Jaarvergadering
30. De eerste Ouderraadvergadering van het schooljaar wordt gezien als de
jaarvergadering. Voor de jaarvergadering worden ten minste de volgende
onderwerpen geagendeerd:
- de samenstelling van de ouderraad
- de samenstelling van de commissies
- het jaarverslag van de secretaris
- het financiële jaarverslag van de penningmeester
Jaarverslag secretaris:
31. De secretaris maakt na afloop van het schooljaar een jaarverslag. In dit
jaarverslag staan alle activiteiten die de Ouderraad heeft ondernomen,
onderwerpen die zijn besproken tijdens de Ouderraadsvergaderingen en alle
besluiten die er zijn genomen. Op de jaarvergadering legt het dagelijks
bestuur middels het jaarverslag van de secretaris verantwoording af over het
gevoerde beleid.
Financieel jaarverslag
32. De Ouderraad benoemt op de jaarvergadering een kascommissie bestaande
uit ten minste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het dagelijks
bestuur.
33. De penningmeester maakt na afloop van het schooljaar het financieel
jaarverslag.
34. De kascommissie controleert in samenspraak met de penningmeester het
financieel jaarverslag en doet verslag van haar bevindingen in de
jaarvergadering.
35. Op de jaarvergadering legt het dagelijks bestuur rekening en verantwoording
af aan de Ouderraad van het door hen gevoerde financiële beleid.
36. De vaststelling en goedkeuring van de kascommissie strekt tot decharge van
de penningmeester en het dagelijks bestuur voor het in het afgelopen
schooljaar door hen gevoerde financiële beleid.
Decharge en inzage
37. Bij meerderheid van stemmen door de Ouderraad wordt decharge verleend
aan het dagelijks bestuur voor het gevoerde algemene en financiële beleid van
het afgelopen schooljaar.
38. Na goedkeuring van de jaarverslagen liggen deze tot 3 maanden na de
jaarvergadering ter inzage.
Slotbepaling:
39. In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de Ouderraad.