WERKDOCUMENT Template voor Vlaamse - VUB

Samenwerkingsovereenkomst
voor het gezamenlijk superviseren en diplomeren van een doctoraat
tussen de Vrije Universiteit Brussel en de Universiteit
Tussen
­
De Vrije Universiteit Brussel, hierna VUB genoemd
vertegenwoordigd door Prof. dr. Caroline Pauwels, Rector,
gevestigd te: Pleinlaan 2, 1050 Brussel (België)
en
­
De Universiteit
, hierna afkorting genoemd
vertegenwoordigd door Prof. dr.
, Rector,
gevestigd te: straat, nummer, postcode, stad België
gezamenlijk ‘de partnerinstellingen’ genoemd
en
­
Mevr/Dhr voornaam, achternaam, hierna ‘de doctorandus/a’ genoemd,
waarbij de voornoemden gezamenlijk ‘de partijen’ genoemd worden,
wordt
­
Gelet op de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013, bekrachtigd bij het Besluit van
20 december 2013;
­
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot vaststelling van de
vorm van de diploma’s en de inhoud van het bijhorend diplomasupplement uitgereikt
door de instellingen voor hoger onderwijs in Vlaanderen, en in het bijzonder op de
bijlagen 5 en 6;
­
Gelet op het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van
doctor aan de Vrije Universiteit Brussel goedgekeurd door de Academische Raad op 5
oktober 2015;
­
Gelet op het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van
doctor aan de naam partnerinstelling2, goedgekeurd door de
op datum;
­
Gelet op de bereidheid van de professoren
(VUB) en
om in uitvoering van
deze overeenkomst het promotorschap voor het gezamenlijk doctoraat op zich te nemen;
het volgende overeengekomen:
Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk doctoraat Universiteit1 … en Universiteit2 – pag.1/7
Artikel 1. – ONDERWERP: GEZAMENLIJKE SUPERVISIE EN DIPLOMERING VAN EEN DOCTORAAT.
De partnerinstellingen komen overeen dat zij gezamenlijk zullen instaan voor het superviseren van
het doctoraatsonderzoek van de doctorandus/a, en dat zij ook gezamenlijk zullen instaan voor het
organiseren van het doctoraatsexamen en de diplomering van zijn/haar doctoraat.
De gegevens van de doctorandus/a zijn:
Naam: voornaam, naam
Geboortedatum:
Geboorteplaats:
Nationaliteit:
Adres (voor briefwisseling):
E-mailadres:
Artikel 2. – BEGELEIDING VAN DE DOCTORANDUS/A.
De doctorandus/a wordt begeleid door de volgende promotoren:
- Aan de VUB:

Naam: Prof. dr.

Faculteit of Departement:

Functie:
­ Aan de partnerinstelling 2:

Naam: Prof. dr.

Faculteit of Departement:

Functie:
Voormelde personen verbinden er zich toe ten volle de functie van promotor ten opzichte van de
doctorandus/a uit te oefenen. In deze hoedanigheid verplichten zij er zich toe onderling overleg te
plegen telkens zij dit nodig achten, teneinde de evolutie in het doctoraatsonderzoek te beoordelen.
Artikel 3. – HOOFDINSTELLING.
De naam partnerinstelling 1 of 2 wordt aangeduid als hoofdinstelling.1
Artikel 4. – TOELATING TOT HET DOCTORAAT.
De doctorandus/a heeft van de betrokken partnerinstellingen de toelating tot het doctoraat
gekregen:
­
Aan de hoofdinstelling

toegelaten tot het doctoraat in

op de volgende datum / vanaf academiejaar:
­
Aan de partnerinstelling

toegelaten tot het doctoraat in

op de volgende datum/ vanaf academiejaar:
Het onderwerp van het doctoraatsproefschrift is:
1
Kenmerken van de hoofdinstelling zijn: a) Financiering: instelling die (het grootste deel van) het doctoraatsonderzoek financiert
of de instelling waartoe de promotor behoort onder wie de aanvraag van de externe financiering gebeurd is; b) Aanwezigheid:
instelling waar het grootste deel van het doctoraatsonderzoek plaatsvindt, waar de doctorandus/a het meeste aanwezig zal zijn;
c) Start: instelling waar de doctorandus/a zijn/haar doctoraatsonderzoek gestart is, waar de doctorandus/a het eerste
ingeschreven is. Indien deze criteria niet toereikend zijn om een onderscheid te maken tussen beide partners, wordt in onderling
overleg een instelling als hoofdinstelling aangeduid. De hoofdinstelling zal dan die instelling zijn waar het studiegeld verschuldigd
is (art.5), waar eventueel aan de verplichting van de doctoraatsopleiding voldaan moet worden (art.6), waar de publieke
verdediging zal plaatsvinden (art.14) en waar het diploma gedrukt wordt (art.15).
Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk doctoraat Universiteit1 … en Universiteit2 – pag.2/7
Artikel 5. – INSCHRIJVING EN STUDIEGELD.
De doctorandus/a schrijft zich elk academiejaar opnieuw in aan elk van de partnerinstellingen.
Hij/zij betaalt aan de hoofdinstelling het daar voor het doctoraat vastgestelde studiegeld en is
vrijgesteld van inschrijvingsgeld aan de partnerinstelling.
Artikel 6. – DOCTORAATSOPLEIDING.
[Schrappen indien n.v.t.2] De doctorandus/a moet voldoen aan de voorwaarden van de verplichte
doctoraatsopleiding van hoofdinstelling en wordt hiervan vrijgesteld aan de partnerinstelling, tenzij
anders overeengekomen in een door alle partijen ondertekend addendum.
In alle gevallen behoudt de doctorandus/a het recht om deel te nemen aan de doctoraatsopleiding
in beide instellingen volgens de toepasselijke reglementen.
Artikel 7. – VERBLIJF EN ONDERZOEKSPERIODES.
De doctorandus/a brengt afwisselende of opeenvolgende onderzoeksperiodes door aan de
partnerinstellingen. Het afbakenen van de onderzoeksperiodes gebeurt in onderling overleg tussen
de doctorandus/a en de promotoren. De promotoren waken erover dat de doctorandus/a gedurende
een periode van ten minste 6 maanden onderzoek verricht aan elk van de partnerinstellingen.
Artikel 8. – FINANCIËLE BEPALINGEN.
De deelname in de kosten van de doctorandus/a verbonden aan het onderzoeksverblijf in beide
partnerinstellingen, het bijwonen van (inter)nationale conferenties, de organisatie van de
doctoraatsverdediging en andere kosten specifiek verbonden aan het doctoraatstraject, wordt in
onderling overleg besproken en bepaald door de promotoren van beide partnerinstellingen.
Artikel 9. – VERZEKERINGEN.
De doctorandus/a verplicht zich ertoe de vereiste stappen te ondernemen tot het regelen van zijn
ziekteverzekering.
Door zich jaarlijks in te schrijven als doctorandus/a aan beide partnerinstellingen is hij/zij in regel
met zijn/haar verzekering tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid tijdens de
uitoefening van zijn/haar werkzaamheden inzake het doctoraatsonderzoek aan de betrokken
partnerinstellingen.
Artikel 10. – BESCHERMING VAN ONDERZOEKSRESULTATEN EN EIGENDOMSRECHTEN.
Niets in deze overeenkomst doet afbreuk aan de eigendomsrechten van elke partij op diens
achtergrondkennis en de betreffende intellectuele eigendomsrechten voorafbestaand aan deze
overeenkomst of gegenereerd buiten het kader van het doctoraatsonderzoek.
Onder ‘Achtergrondkennis’ wordt verstaan, informatie, technieken, knowhow, software en materialen
-ongeacht de vorm waaronder of het medium waarin ze worden meegedeeld of opgeslagen- met
inbegrip van eventuele relevante intellectuele eigendomsrechten, die door de partij die er eigenaar
van is of er rechten op heeft ter beschikking worden gesteld voor of na de datum van deze
Overeenkomst, met het doel deze aan te wenden in de uitvoering van het doctoraatsonderzoek.
Onder ‘Resultaten’ wordt verstaan, de resultaten, met inbegrip van maar niet beperkt tot informatie
en materialen ongeacht of deze kan worden beschermd, en alle betreffende intellectuele
eigendomsrechten, die voortkomen uit het doctoraatsonderzoek.
2
Enkel indien (een deel van) de doctoraatsopleiding aan de hoofdinstelling verplicht is, moet de doctorandus/a aan de
voorwaarden van deze verplichting voldoen, tenzij anders overeengekomen in een door alle partijen ondertekend addendum.
Indien (een deel van) de doctoraatsopleiding in de partnerinstelling (ook) verplicht is, wordt de doctorandus/a hiervan vrijgesteld.
Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk doctoraat Universiteit1 … en Universiteit2 – pag.3/7
Elke Partnerinstelling is eigenaar van de Resultaten die werden gegenereerd door haar
personeelsleden, met inbegrip van de doctorandus. Iedere Partnerinstelling-eigenaar kan op elk
moment beslissen om zijn Resultaten op gepaste wijze te beschermen, zoals door een aanvraag tot
octrooibescherming, en dit in eigen naam en op eigen kosten in elk land naar keuze, met vermelding
van de naam van de uitvinder.
Indien, in de loop van de uitvoering van het doctoraatsonderzoek, meerdere Partnerinstellingen
gezamenlijk hebben bijgedragen aan Resultaten op zodanige wijze dat deze Resultaten ondeelbaar
zijn en het onder de toepasselijke wetgeving onmogelijk is om deze Resultaten te scheiden voor het
doeleinde van het aanvragen, verkrijgen en/of instandhouden van de betreffende
octrooibescherming of enige andere intellectuele eigendomsrechten ter bescherming van de
Resultaten, zijn deze Partnerinstellingen gezamenlijk eigenaar van deze Resultaten in verhouding tot
hun intellectuele bijdrage aan deze Gezamenlijke Resultaten (hierna “Gezamenlijke Resultaten”).
De Partnerinstellingen zullen voor deze Gezamenlijke Resultaten gezamenlijk handelen tot het
indienen van een aanvraag tot het verkrijgen en/of instandhouden van de relevante bescherming
voor Gezamenlijke Resultaten, die zal gedaan worden in de naam van beide Partnerinstellingen. De
Partnerinstellingen, vertegenwoordigd door hun respectieve tech transfer diensten (zoals lager
vermeld), zullen een geschreven overeenkomst afsluiten betreffende de Partnerinstelling die de
leiding zal nemen in de vervolging, de instandhouding en de afdwinging van alle toepasselijke
bescherming de financiering van de toepasselijke bescherming en de verdeling van de rechten bij
exploitatie van het beschermde Gezamenlijke Resultaat. Op voorhand zal kennis gegeven worden
aan de andere Partnerinstellingen van de kosten en opbrengsten, op basis van het principe dat de
kosten gedragen of verrekend worden door de Partnerinstellingen en de opbrengsten gedeeld worden
tussen de Partnerinstellingen in verhouding tot hun aandeel in de eigendom van de Gezamenlijke
Resultaten, tenzij anders overeengekomen. Indien een Partnerinstelling niet (langer) wenst deel te
nemen in de kosten van de toepasselijke bescherming van het Gezamenlijke Resultaat, verliest deze
Partnerinstelling alle verbonden rechten aan die bescherming maar zal deze Partnerinstelling wel uit
de opbrengsten vergoed worden voor de reeds gemaakte kosten met betrekking tot de bescherming
van het Gezamenlijk Resultaat. De Partnerinstelling die niet (langer) deelneemt, behoudt een nietexclusief gratis gebruiksrecht op deze Gezamenlijke Resultaten voor intern niet-commercieel
onderzoek.
Alle geregistreerde intellectuele eigendomsrechten (vb. octrooien) verbonden aan Resultaten zullen
zonder uitstel schriftelijk worden gemeld aan de tech transfer dienst van elke Partnerinstelling.
Voor Vrije Universiteit Brussel:
Voor partner universiteit:
KTI - Knowledge & Technology Transfer
Interface
Building M, 4th floor
Pleinlaan 2
1050 Brussel
tel. (+32 2) 629.22.07
[email protected]
NAME + FUNCTION
ADDRESS LINE 1
ADDRESS LINE 2
ADDRESS LINE 3
ADDRESS LINE 4
Elke partner krijgt een wereldwijd, niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar en
kosteloos recht om alle Resultaten te gebruiken voor verder intern niet-commercieel onderzoek en
onderwijsdoeleinden.
Niettegenstaande bovenstaande, wordt geen afbreuk gedaan aan het Reglement inzake
Auteursrechten op Doctoraatsverhandelingen van elke Partnerinstelling dat van toepassing is op het
auteursrecht van de doctorandus in het kader van het uit te voeren doctoraatsonderzoek.
Artikel 11. – VERTROUWELIJKHEID.
Partijen verbinden zich ertoe om volstrekte vertrouwelijkheid in acht te nemen ten aanzien van aan
hen in het kader van deze overeenkomst meegedeelde informatie die door de verstrekkende partij
als vertrouwelijk werd gemarkeerd of die schriftelijk werd gemeld vertrouwelijk te zijn. Deze
Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk doctoraat Universiteit1 … en Universiteit2 – pag.4/7
verplichting blijft van kracht voor een periode van vijf (5) jaar vanaf de datum van verstrekking of
van de einddatum van deze overeenkomst, dewelke het langst duurt.
Deze vertrouwelijkheidsverplichting is niet toepasselijk op informatie i) die in het bezit was van de
ontvanger voor de initiële ontvangst onder deze overeenkomst, ii) die publiek toegankelijk is of later
publiek toegankelijk wordt zonder inbreuk op deze overeenkomst, iii) die zonder beperkingen op het
gebruik of het geheim karakter ervan ontvangen is van een derde partij die het recht heeft om de
informatie te verstrekken, iv) waarvoor de verstrekkende partij geschreven toestemming geeft aan
de ontvangende partij voor de publicatie of het gebruik ervan, v) die de ontvangende partij ontwikkelt
onafhankelijk van enige verstrekking onder deze overeenkomst, of vi) die de ontvangende partij
wettelijk verplicht wordt te verstrekken.
Artikel 12. – PUBLICATIES.
Elke publicatie of bekendmaking (met inbegrip van de doctoraatsverhandeling) van de Resultaten
van het doctoraatsonderzoek, zal ter nazicht worden voorgelegd aan de andere Partner
Instelling(en), ten laatste dertig (30) kalenderdagen voor de indiening van de publicatie of
presentatie. De andere Partner Instelling(en) kunnen gedurende dertig (30) dagen het voorstel
nakijken en voorstellen doen voor (i) schrapping van door de Partner Instelling meegedeelde
vertrouwelijk informatie en/of (ii) redelijk uitstel om bescherming van de Resultaten mogelijk te
maken. Dit uitstel mag niet meer bedragen dan drie (3) maanden te rekenen vanaf de ontvangst
van de ontwerppublicatie. Bij afwezigheid van opmerkingen binnen de periode van dertig (30) dagen
wordt aangenomen dat de publicatie of bekendmaking kan plaatsvinden.
Elke Partnerinstelling verbindt zich om mee te werken teneinde de tijdige indiening, onderzoek,
publicatie en verdediging mogelijk te maken van elke doctoraatsverhandeling of thesis voor een
diploma. Zonder afbreuk te doen aan de vertrouwelijkheidsverplichtingen, mag dergelijke publicatie
en verdediging niet langer dan zes (6) maanden worden uitgesteld.
Elke publicatie vermeldt de samenwerking tussen de Partnerinstellingen en, op verzoek van elk van
de Partnerinstellingen, ook diens personeelsleden die betrokken waren bij het genereren van de
Resultaten, rekening houdend met de algemeen aanvaarde richtlijnen voor het auteurschap van
wetenschappelijke publicaties.
Artikel 13. – TAAL DOCTORAATSPROEFSCHRIFT EN DOCTORAATSEXAMEN.
Het doctoraatsproefschrift wordt opgesteld in het taal.
De verdediging van het doctoraatsproefschrift gebeurt in het taal.
Artikel 14. – EXAMENCOMMISSIE DOCTORAATSEXAMEN.
De rectoren van de partnerinstellingen beslissen over de samenstelling van de examencommissie
conform hun interne procedures. De examencommissie wordt interuniversitair en bij voorkeur
internationaal samengesteld, met onder meer leden van de beide partnerinstellingen. De promotoren
uit beide partnerinstellingen dienen deel uit te maken van deze examencommissie; ze kunnen niet
als voorzitter optreden.
Artikel 15. – VERDEDIGING VAN HET DOCTORAATSPROEFSCHRIFT.
De publieke verdediging van het doctoraatsproefschrift vindt plaats aan de [in principe de
hoofdinstelling], en wordt door alle betrokken instellingen erkend.
Indien een interne verdediging volgens de regelgeving van één van de partnerinstellingen deel
uitmaakt van het doctoraatsexamen, wordt voorafgaandelijk een interne verdediging georganiseerd.
Een kopie van het beraadslagingsverslag van de examencommissie wordt overgemaakt aan de
instanties die binnen elk van de partnerinstellingen instaan voor de administratie van de betrokken
studenten en hun diploma’s.
Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk doctoraat Universiteit1 … en Universiteit2 – pag.5/7
Artikel 16. – DIPLOMERING.
Indien de doctorandus/a slaagt voor het gezamenlijk doctoraatsexamen, zullen de
partnerinstellingen hem/haar één gezamenlijk diploma3 uitreiken, erkend door beide instellingen,
waarin hem/haar de volgende graden worden verleend:
- Doctor in de
door de hoofdinstelling
- Doctor in de
door de partnerinstelling
Het diploma wordt aangemaakt door de hoofdinstelling en ondertekend door de hoofden van beide
partnerinstellingen.
Artikel 17. – GELDIGHEID VAN DE OVEREENKOMST EN BESLECHTING VAN GESCHILLEN.
Bij de ondertekening van deze overeenkomst verbinden de partijen zich ertoe de
doctoraatsreglementering van elk van de partnerinstellingen na te volgen, zowel de centrale
bepalingen van de instellingen, als de aanvullende bepalingen van de doctoraatsschool en/of
desbetreffende faculteit.
In geval van tegenstrijdige bepalingen, gaat de regelgeving van de hoofdinstelling voor.
In geval van betwistingen tussen de partners die gevolgen kunnen hebben voor de voortzetting van
het doctoraatswerk, bemiddelen de rectoren of hun afgevaardigden.
Deze overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht. Geschillen die niet minnelijk kunnen
geregeld worden, zullen voorgelegd worden aan de bevoegde rechtbanken van de plaats waar de
zetel van de hoofdinstelling gevestigd is.
Deze overeenkomst wordt van rechtswege ontbonden indien de contractuele relatie of het
samenwerkingsverband tussen doctorandus/a en één van de partnerinstellingen beëindigd wordt. De
andere partnerinstelling(en) hebben in dat geval geen enkel recht op enige vorm van
schadevergoeding.
Artikel 18. – INWERKINGTREDING EN GELDIGHEIDSPERIODE VAN DE OVEREENKOMST.
Deze overeenkomst treedt in werking op datum en neemt een einde op datum.
Indien de doctorandus/a het doctoraatsproefschrift vóór deze datum niet publiek verdedigd heeft,
kan de overeenkomst, mits akkoord van alle partijen, verlengd worden.
3
Gezamenlijk diploma of dubbeldiploma, zie bijlagen 5 en 6:
http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/database/document/document.asp?docid=13526
Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk doctoraat Universiteit1 … en Universiteit2 – pag.6/7
Opgesteld te plaats in [evenveel exemplaren als het aantal ondergetekenden] exemplaren, op
datum
Prof. Dr. Caroline Pauwels,
Rector Vrije Universiteit Brussel
Prof. dr.
Promotor Vrije Universiteit Brussel
Dhr./Mevr.
Doctorandus/a
Prof. dr.
Rector
,
Prof. dr.
Promotor
,
,
Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk doctoraat Universiteit1 … en Universiteit2 – pag.7/7