sjabloon - UHasselt

Samenwerkingsovereenkomst voor het gezamenlijk begeleiden en
diplomeren van het doctoraat van …
tussen de Universiteit Hasselt en ….
Tussen
­
De Universiteit Hasselt, hierna ‘UHasselt’ genoemd,
vertegenwoordigd door Prof. dr. L. De Schepper, Rector,
gevestigd te: Agoralaan, Gebouw D, Be-3590 Diepenbeek
en
­ [instelling], hierna [afkorting, acroniem] genoemd,
vertegenwoordigd door [naam], [functie],
gevestigd te: [adres]
gezamenlijk ‘de partnerinstellingen’ genoemd
en
­ [naam doctorandus], hierna ‘de doctorandus’ genoemd,
waarbij de voornoemden gezamenlijk ‘de partijen’ genoemd worden,
wordt
­
­
­
­
gelet op het decreet van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger
onderwijs in Vlaanderen (verder: ‘Structuurdecreet’), en in het bijzonder op de artikels
86§1 en §4 en op artikel 94§4, zoals gewijzigd;
gelet op het decreet van 30 april 2004 betreffende de flexibilisering van het hoger
onderwijs in Vlaanderen en houdende dringende hogeronderwijsmaatregelen, zoals
gewijzigd;
gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot vaststelling van de vorm
van de diploma’s en de inhoud van het bijhorend diplomasupplement uitgereikt door de
instellingen voor hoger onderwijs in Vlaanderen, en in het bijzonder op de bijlagen 5 en 6;
Gelet op het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van
doctor aan de Universiteit Hasselt, goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 16.06.2009;
­
gelet op … [wettelijke regelgeving van het land van de partnerinstelling(en)]
­
gelet op de bereidheid van de professoren [naam promotor UHasselt] (UHasselt) en [naam
(co)promotor partnerinstelling] (partnerinstelling) om in uitvoering van deze overeenkomst
het (co)promotorschap op zich te nemen;
het volgende overeengekomen:
Artikel 1 – ONDERWERP: GEZAMENLIJKE BEGELEIDING EN DIPLOMERING VAN EEN DOCTORAAT.
De partnerinstellingen komen overeen dat zij gezamenlijk zullen instaan voor het begeleiden van het
doctoraatsonderzoek van ‘de doctorandus’, en dat zij ook zullen instaan voor het organiseren van de
openbare verdediging en de diplomering van zijn/haar doctoraat.
De identiteitsgegevens van de doctorandus zijn:
Naam en voornaam: …………………….
Geboortedatum: ……………………….
Nationaliteit: …………………….
Diploma: ...................
De partnerinstellingen komen overeen dat de doctorandus [naam] het hoofdaandeel van zijn/haar
doctoraatsonderzoek zal verrichten in UHasselt/partnerinstelling (schrappen wat niet past) en ten
minste ... [zes of meer invullen] maanden onderzoek zal verrichten aan UHasselt/partnerinstelling
(schrappen wat niet past).
2.
Artikel 2. – BEGELEIDING VAN DE DOCTORANDUS.
De doctorandus wordt begeleid door de volgende personen:
­ Promotor aan de UHasselt:

Naam: [Titel, initiaal, naam]

Faculteit en Onderzoeksgroep:

Functie: [bv. ZAP]
­ (Co)promotor aan [partnerinstelling]:

Naam: [Titel, initiaal, naam]

Faculteit en Onderzoeksgroep:

Functie: [bv. ZAP]
­ Andere personen van de partnerinstellingen:
Artikel 3. – TOELATING TOT HET DOCTORAAT – ONDERWERP VAN HET DOCTORAATSPROEFSCHRIFT.
De doctorandus heeft van de betrokken partnerinstellingen
voorbereiding van het doctoraatsproefschrift:
­
­
de
toelating
Aan de UHasselt:

toegelaten tot het doctoraat in [officiële benaming van
...[zonder/met voorwaarden]

op de volgende datum: [aan UHasselt: datum faculteitsraad]…
gekregen tot de
het
doctoraat]….
Aan [partnerinstelling]:

toegelaten tot het doctoraat in [officiële benaming van het doctoraat]…

op de volgende datum: …
De indicatieve titel van het doctoraatsproefschrift is:
………………………………………………………………………………………………………..
Artikel 4. – INSCHRIJVING EN STUDIEGELD
[A: BIJ SAMENWERKING MET BUITENLANDSE INSTELLING HOGER ONDERWIJS / UNIVERSITEIT FR. GEMEENSCHAP / KMS]
De doctorandus schrijft zich in conform de reglementering geldend aan elk van de partnerinstellingen.
De doctorandus betaalt in elke instelling het daar voor het doctoraat vastgestelde studiegeld.
Doordat de doctorandus aldus is ingeschreven aan de partnerinstellingen, garanderen deze dat hij
correct verzekerd is aan de partnerinstellingen.
[altijd te betalen aan UHasselt, ook als de student in de partnerinstellingen zou kunnen worden
vrijgesteld]
OF
[B: BIJ SAMENWERKING MET ANDERE UNIVERSITEITEN VL. GEMEENSCHAP]
De doctorandus schrijft zich elk academiejaar opnieuw in aan de [naam van de instelling: UHasselt of
partnerinstelling]. Aan de andere partnerinstelling(en) laat de doctorandus zich ‘registreren’ als
gaststudent.
In de instelling waar de doctorandus zich inschrijft, betaalt de doctorandus het studiegeld daar
vastgesteld voor inschrijving voor het doctoraat; in de instelling(en) waar de doctorandus zich laat
registreren als gaststudent wordt de doctorandus vrijgesteld van het studiegeld.
[Opm.: de instelling waar de doctorandus zich inschrijft en dus het studiegeld betaalt, is de instelling
waarbij de doctorandus zijn/haar wedde/doctoraatsbeurs ontvangt of, in het geval van ‘externe
financiering’, de instelling waartoe de promotor behoort onder wie de aanvraag van de
doctoraatsbeurs gebeurd is.]
Artikel 5. – DOCTORAATSBEURS
[A: DEZE
OF ONDERZOEKERSWEDDE
PASSAGE WORDT ENKEL OPGENOMEN INDIEN DE DOCTORANDUS VANWEGE DE
ONTVANGT]
UHASSELT
FINANCIERING
3.
De doctorandus ontvangt een belastingvrije doctoraatsbeurs vanwege de UHasselt. De doctorandus
heeft samen met de UHasselt de nodige voorwaarden voor het belastingvrij karakter van de
doctoraatsbeurs afgecheckt.
OF
De doctorandus is tewerkgesteld als navorser/assistent bij de UHasselt die instaat voor de uitkering
van het daarmee samenhangende loon.
[B: DEZE
PASSAGE WORDT ENKEL OPGENOMEN INDIEN DE DOCTORANDUS EEN WEDDE/DOCTORAATSBEURS ONTVANGT
VANWEGE EEN EXTERNE (NIET-UHASSELT) FINANCIERINGSBRON]
Indien de doctorandus vanwege een andere financierende instelling dan de UHasselt een
wedde/doctoraatsbeurs ontvangt, verbindt hij/zij zich ertoe de gezamenlijke organisatie van zijn/haar
doctoraat zelf aan deze financierende instelling bekend te maken, zodat kan worden nagegaan of dit
gevolgen heeft voor zijn/haar fiscaal statuut conform de binnen de betrokken instelling geldende
regelgeving.
Artikel 6. – SAMENSTELLING DOCTORAATSJURY
De rectoren van de partnerinstellingen beslissen over de samenstelling van de doctoraatsjury met in
achtneming van de wetgeving terzake en conform hun interne procedures. De doctoraatsjury wordt
interuniversitair met leden van ondermeer alle partnerinstellingen, en bij voorkeur internationaal
samengesteld.
Het voorzitterschap van de doctoraatsjury is toegekend aan de rector van [naam van de instelling/
‘de instelling waar de doctorandus het doctoraat verdedigt’] die deze taak kan delegeren. De
promotor kan niet als voorzitter optreden.
Artikel 7. – VERDEDIGING VAN HET DOCTORAATSPROEFSCHRIFT
De openbare verdediging van het proefschrift en de beraadslaging vinden plaats aan de instelling,
waarvan het doctoraatsreglement van toepassing is (vastgelegd in artikel 12).
Er wordt een kopie van het proces-verbaal van beraadslaging van de doctoraatsjury overgemaakt aan
de instanties die binnen elk van de partnerinstellingen instaan voor de administratie van de
betrokken studenten en hun diploma’s. Zo nodig wordt er tevens een vertaling van dit verslag
gemaakt in het Engels.
Artikel 8. – DIPLOMERING
Bij het afsluiten van de overeenkomst zullen de partijen, rekening houdend met de wetgeving van
toepassing voor elk van de samenwerkende universiteiten afzonderlijk, in elk geval aangeven welke
vorm van diplomering zal worden toegekend bij succesvolle voltooiing van het doctoraatswerk, welke
doctoraatstitels daarbij zullen worden verleend en welke vermelding op het diplomasupplement zal
worden aangebracht, bijvoorbeeld:
één gemeenschappelijk diploma met vermelding van de gemeenschappelijk toegekende
doctoraatstitel uitgereikt namens de samenwerkende universiteiten.
door elke universiteit afzonderlijk uitgereikte diploma’s met vermelding van de van toepassing
zijnde doctoraatstitel.
Artikel 9. – TAALGEBRUIK
DOCTORAATSPROEFSCHRIFT:
Het doctoraatsproefschrift wordt opgesteld in het ....[Nederlands of Engels]
[Noot: De rector van de UHasselt kan, na advies van de faculteitsraad, hiervan afwijken. De taal
dient wel vastgelegd te worden bij het ondertekenen van de overeenkomst.]
VERDEDIGING:
De verdediging van het doctoraatsproefschrift gebeurt in het.... [Nederlands of Engels]
[Noot: De rector van de UHasselt kan, na advies van de faculteitsraad, hiervan afwijken. De taal
dient wel vastgelegd te worden bij het ondertekenen van de overeenkomst.]
4.
Artikel 10. – FINANCIËLE BEPALINGEN
[A: BIJ SAMENWERKING MET BUITENLANDSE INSTELLING HOGER ONDERWIJS / UNIVERSITEIT FR. GEMEENSCHAP / KMS]
Er kunnen eventueel verrekeningen tussen de partnerinstellingen gebeuren van werkingsmiddelen
die, in het kader van het onderzoeksgedeelte uitgevoerd door de doctorandus aan één der
partnerinstellingen, billijkerwijs aan deze partnerinstelling ter beschikking moeten worden gesteld. Dit
wordt in een addendum bij deze overeenkomst vastgelegd.
Er gebeuren geen financiële verrekeningen tussen de partnerinstellingen afgezien van de hier
vermelde.
OF
[B: BIJ SAMENWERKING MET ANDERE UNIVERSITEITEN VL. GEMEENSCHAP]
Er gebeurt geen verrekening van studiegelden tussen de partnerinstellingen.
Er kunnen eventueel verrekeningen tussen de partnerinstellingen gebeuren van werkingsmiddelen
die, in het kader van het onderzoeksgedeelte doorgevoerd door de doctorandus aan één der
partnerinstellingen, billijkerwijs aan deze partnerinstelling ter beschikking moeten worden gesteld. Dit
wordt in een addendum bij deze overeenkomst vastgelegd.
Er gebeuren geen financiële verrekeningen tussen de partnerinstellingen afgezien van de hier
vermelde.
Artikel 11. – BESCHERMING VAN ONDERZOEKSRESULTATEN EN RECHTEN.
Conform het 'algemeen onderzoeks- en samenwerkingsreglement van de Associatie Universiteit
Hogescholen Limburg', zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de UHasselt dd.
20/09/2005, komen onderzoeksresultaten en vermogensrechten op vindingen, zoals decretaal
geregeld voor de hogescholen en voor de universiteit, steeds toe aan de instelling(en) waar de
vinding gebeurd is. Indien de vinding het resultaat is van gemeenschappelijk onderzoek, en er
daardoor een gedeeld eigendomsrecht ontstaat, zullen de partners in een bijzondere overeenkomst
hun wederzijds aandeel in deze eigendom bepalen.
De bescherming van de onderzoeksresultaten voortkomend uit het doctoraatsonderzoek, alsook de
publicatie en de exploitatie ervan binnen de betrokken instellingen, worden eveneens vastgelegd in
deze overeenkomst. Hierbij wordt rekening gehouden met de geldende regelgeving in elk land en
elke partnerinstelling.
Gezien deze samenwerkingsovereenkomst kadert onder het vernoemde 'algemeen onderzoeks- en
samenwerkingsreglement van de Associatie Universiteit Hogescholen Limburg', wordt voor verdere
bepalingen rond valorisatie en vermogenrechten hiernaar verwezen.
Artikel 12. – TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING, INWERKINGTREDING EN GELDIGHEIDSPERIODE VAN DE OVEREENKOMST.
Op deze overeenkomst is het ter zake geldende doctoraatsreglement van [naam van de
partnerinstelling in te vullen] van toepassing met inachtneming van de bepalingen in voorgaande
artikels. Het doctoraatsreglement wordt in een annex bij deze overeenkomst gevoegd.
[Noot: In geval de toepassing van bepaalde artikels uit het doctoraatsreglement van de UHasselt
enerzijds en de partnerinstelling anderzijds tot onverenigbaarheden leidt, kan de rector van de
UHasselt, na advies van de faculteitsraad, afwijkingen toestaan op bepalingen uit het reglement van
de UHasselt. Hiervan wordt dan melding gemaakt in artikel 12 en de afwijkingen worden in een
annex gevoegd aan de overeenkomst.
Als een analoge situatie zich voordoet m.b.t. het doctoraatsreglement van de andere
partnerinstelling, worden de betreffende afwijkingen eveneens toegevoegd aan de overeenkomst.]
Deze overeenkomst treedt in werking op [datum] en neemt een einde op uiterlijk [datum].
Indien de doctorandus het doctoraatsproefschrift vóór deze datum niet verdedigd heeft, kan de
overeenkomst, mits akkoord van alle partijen, verlengd worden.
In geval van betwistingen tussen de partners die gevolgen kunnen hebben voor de voortzetting van
het doctoraatswerk, bemiddelen de rectoren of hun afgevaardigden.
5.
Deze overeenkomst wordt van rechtswege ontbonden indien de contractuele relatie of het
samenwerkingsverband tussen doctorandus en één van de partnerinstellingen beëindigd wordt. De
andere partnerinstelling(en) hebben in dat geval geen enkel recht op enige vorm van
schadevergoeding.
Artikel 13. – Aanvullingen.
Voor gevallen niet voorzien in deze samenwerkingsovereenkomst wordt een regeling toegevoegd,
met inachtneming van de interne procedures.
Opgesteld te ……………., [datum],
Prof. dr. L. De Schepper,
Rector Universiteit Hasselt (België)
[naam hoofd partnerinstelling],
[functie hoofd partnerinstelling]
[naam promotor UHasselt],
Promotor Universiteit Hasselt
[naam (co)promotor partnerinstelling],
(Co)promotor [naam partnerinstelling]
[naam doctorandus],
Doctorandus