Uitleg bij het kostenformulier

BIJLAGE BIJ HET KOSTENFORMULIER
UITLEG BIJ HET KOSTENFORMULIER VAN GRIP – 2014
In deze nota geven we uitleg over de vergoedingen die GRIP
voorziet voor vrijwilligers en hoe je het kostenformulier best
invult.
GRIP vergoedt de kosten die je maakt om deel te nemen aan een activiteit
van GRIP of in opdracht van GRIP. Om dit vlot te regelen, werken we met
een kostenformulier. Zo zijn we ook in orde met de vzw-wetgeving en de
wet betreffende het vrijwilligerswerk (van 01.08.06).
Vrijwilligers die binnen GRIP actief zijn kunnen beroep doen op:
 Vergoedingen voor onkosten bvb. vervoer, printkosten, …
 Bepaalde erelonen en presentiegelden
 Forfaitaire onkostenvergoeding voor vrijwilligers
In deel 1 overlopen we deze drie soorten vergoedingen.
In deel 2 geven we dan de uitleg bij het gebruik van het kostenformulier.
De administratie van de vergoedingen van GRIP wordt verzorgd door de
medewerkster organisatie, Hayat Adahchour.
Mocht je nog vragen hebben, neem dan gerust contact op het
Hayat op tel. 02/214.27.62 of e-mail [email protected]
Deze nota is geldig tot eind 2014. Vanaf januari 2015 geldt een nieuwe
nota voor 2015.
GRIP vzw | Koningsstraat 136 | 1000 Brussel |  02/214.27.60
 02/214.27.65 |  [email protected] | www.gripvzw.be
1
DEEL 1: DE VERGOEDINGEN VAN GRIP
1. Vergoedingen voor onkosten
De normale vergoedingen voor onkosten zijn:
-
Vervoerskosten: ticket openbaar vervoer of kilometervergoeding voor
verplaatsing met de wagen (voor 2014 0,3461 per km)
-
Printkosten: per vergadering of activiteit voorziet GRIP als vergoeding
voor printkosten € 0,79.
Personen met een visuele beperking, die omwille van de noodzakelijke
vergroting van documenten hogere printkosten hebben, kunnen per
vergadering 3x deze forfait voor printkosten aanrekenen.
-
Assistentie (ook coachkosten en tolk Vlaamse gebarentaal): GRIP
voorziet € 11,50/uur. Evenwel enkel de assistentiekosten die NIET
worden gedekt door een Persoonlijk Assistentiebudget (PAB).
Als je zelf geen werkgever bent van je coach of assistent, neem je best
op voorhand contact op met de coördinator van GRIP voor concrete
afspraken.
Andere kosten (bvb. kleine aankoop, parkeerticket …) kunnen ook
vergoed worden, maar moeten steeds vooraf aangevraagd worden.
2. Erelonen en presentiegelden
GRIP biedt zijn vrijwilligers erelonen en presentiegelden aan, wanneer ze
zich inzetten voor GRIP. Dit komt neer op een bedrag van 30 euro per
prestatie of een overeen te komen bedrag voor specifieke opdrachten.
GRIP voorziet :

Ereloon: iemand die GRIP formeel vertegenwoordigt (bvb. in een
advies- of bestuursorgaan) kan hiervoor een ereloon van 30 euro per
vergadering aanvragen. Dit wordt op voorhand situatie per situatie
afgesproken. Dit geldt ook voor de vrijwilligers die, in opdracht, een
getuigenis of toelichting geven in scholen, bij organisaties,… .
2

Presentiegeld: voor deelname aan vergaderingen van GRIP voorziet
GRIP ook een vergoeding, onder de vorm van een presentiegeld.
Voor de presentiegelden maken we een onderscheid tussen leden van de
Raad van Bestuur en andere vrijwilligers, omdat dit een ander
engagement inhoudt.
Leden van de Raad van Bestuur (en raadgevers)
Ontvangen geen presentiegeld voor:


Aanwezigheid op de vergaderingen van de Algemene Vergadering
Aanwezigheid op de vergaderingen van de Raad van Bestuur
Ontvangen wel een presentiegeld voor:







Bijkomende vergaderingen van de voorzit(s)ter voor de
voorbereiding van de Raad van Bestuur en Algemene Vergadering
Deelname aan vergaderingen van de stuurgroep
Deelname aan vergaderingen van de werkgroep Beleidsplan,
personeelscommissie, financiële commissie
Deelname aan de vergaderingen van de netwerken en werkgroepen,
n mogelijke werkvergaderingen of voorbereidingen ervan.
Deelname aan visie –en of beleidsmomenten (vb. discussieavonden
m.b.t. visie of beleidsplan)
Deelname aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur
Formele afstemmingen met kabinetten, lobbywerk en gesprekken
met politieke partijen, enz.
Alle andere vrijwilligers (al dan niet lid van de algemene vergadering):
Ontvangen geen presentiegeld voor:


Aanwezigheid op de vergaderingen van de Algemene Vergadering
Deelname aan vergaderingen van de stuurgroep
Ontvangen wel een presentiegeld voor:


Deelname aan de vergaderingen van de netwerken, werkgroepen en
commissies, en mogelijke werkvergaderingen of voorbereidingen
ervan.
Deelname aan visie–en of beleidsmomenten (vb. discussieavonden
m.b.t. visie en beleidsplan)
3
BELANGRIJK IN VERBAND MET DE BELASTINGEN:
Erelonen en presentiegelden zijn een vorm van bezoldiging. Strikt
wettelijk word je dan niet aanzien als een vrijwilliger. Het gaat niet om
een vergoeding van een kost, maar om een inkomen. Daarom zijn deze
vergoedingen ook belastbaar.
De ontvangst van presentiegelden en erelonen met je dus aangeven op je
personenbelasting. Je zal belastingen moeten betalen op het ontvangen
bedrag.
Van GRIP ontvang je voor de uitbetaalde presentiegelden en erelonen in
het voorjaar altijd een fiscale fiche met de ontvangen bedragen. Die moet
je dan overnemen op je aangifte. De fiche zelf moet niet meer bij de
aangifte gevoegd worden.
In het geval van erelonen / presentiegelden ontvang je een
belastingsfiche 281.50 wanneer de totaalsom het bedrag van 125 euro
overschrijdt.
3. De forfaitaire onkostenvergoedingen voor vrijwilligers
GRIP kan vrijwilligers ook vergoeden onder de vorm van een
vrijwilligersvergoeding. Dit is de ‘forfaitaire onkostenvergoeding’ zoals
voorzien in de wet betreffende het vrijwilligerswerk van 01.08.06.
GRIP voorziet meestal een vrijwilligersvergoeding van 30 euro per
activiteit.
Wanneer je kiest voor de forfaitaire onkostenvergoeding, spreek je dit
best vooraf door met de coördinator, omdat dit toch situatie per situatie
dient bekeken te worden.
Voor wie zijn die vrijwilligersvergoedingen ?
Iedere vrijwilliger van GRIP kan kiezen om in plaats van de reële
onkostenvergoeding + het ereloon / presentiegeld, een forfaitaire
vrijwilligersvergoeding te ontvangen.
Maar: sommige mensen mogen geen ereloon of presentiegeld ontvangen,
omdat dit gelijkgesteld is aan een loon. Zij kunnen dus geen aanspraak
maken op erelonen of presentiegelden en moeten kiezen tussen een reële
onkostenvergoeding of een forfaitaire vrijwilligersvergoeding.
4
Dit is bijvoorbeeld zo voor werklozen of personen op brugpensioen, of
mensen die andere uitkeringen of tegemoetkomingen ontvangen omwille
van arbeidsongeschiktheid.
Als vrijwilliger dien je bij de forfaitaire vergoeding hoe dan ook rekening te
houden met de wettelijk bepaalde bovengrenzen:
€
32,71 maximum/dag/vrijwilliger
€ 1.308,38 maximum/jaar/vrijwilliger
Indien de vergoedingen de vrijgestelde bedragen overschrijden,
moet een individuele fiche 281.50 en de bijhorende samenvatting
325.50 opgemaakt worden.
De twee kostenvergoedingssystemen, reële onkostenvergoedingen +
erelonen/presentiegelden én vrijwilligersvergoedingen, mogen niet door
elkaar gemengd worden (in hoofde van één vrijwilliger, per kalenderjaar).
Wie kiest voor een forfaitaire vrijwilligersvergoeding, kan dus geen extra
onkosten inbrengen. Wel in beperkte mate de vervoerskosten. De wet
voorziet “naast een forfaitaire kostenvergoeding, een terugbetaling van
vervoerskosten voor max. 2.000 km's per jaar ontvangen". (Dit maximum
wel bewaken dan).
Ook assistentiekosten mogen ingebracht worden.
DEEL 2:
HET GEBRUIK VAN HET KOSTENFORMULIER
Je stuurt het kostenformulier met de post, ondertekend op naar
GRIP of per mail. Dat kan je per vergadering (of activiteit) doen of je
kan de kosten van een aantal vergaderingen opsparen. We verwachten je
formulier met alle kosten die behoren tot een afgelopen jaar steeds ten
laatste op 10 januari van het volgende jaar. Nota’s die we later
ontvangen kunnen niet terugbetaald worden.
Voor de vergoeding van je kosten voeg je de bewijsstukken van
deze kosten toe (bv. treinticket).
Je vult altijd als individu en op jouw naam een kostenformulier in.
Begin dus met links bovenaan je naam en adres in te vullen.
En meteen ook je rekeningnummer.
5
Vervolgens kies je bovenaan rechts voor forfaitaire of werkelijke
vergoeding.
Alle vergoedingen die je aanvraagt geef je aan in tabel A, B of C:
A. Kosten verplaatsingen, printkosten en assistentie
De gemaakte kosten schrijf je in per datum en benaming van de GRIP
activiteit.
1. Vervoerskosten: vul hier de prijs van je ticket(ten) in of het aantal
kilometers die je deed met de auto x 0,3461 euro. Tel het totaal onderaan
samen in de rij TOTAAL A.
2. Forfaitaire vrijwilligersvergoeding: € 30,- per dag. Je schrijft het aantal
dagen op en vermenigvuldigt dit met € 30,- .
Let dus op, punt 2 mag enkel met punt 1 (beperkt) gecombineerd worden.
3. Assistentie: je schrijft het aantal uren assistentie (of coaching) op, die
je nodig had om aan die activiteit deel te kunnen nemen. Een half uur tel
je als 0,5, niet als 30 min. Je telt samen en vermenigvuldigt met €
11,50/uur.
Voor een tolk Vlaamse gebarentaal beschik je wellicht over een bewijs,
voeg het dan ook toe, dan wordt dat bedrag vergoed (of de tolk dient zelf
een kostennota in).
4. Printkosten: € 0,79 per vergadering of activiteit.
B. Andere kosten
Geef aan wat voor soort kost het was en de prijs er van.
Tel het totaal onderaan bij TOTAAL B samen.
C. Erelonen en presentiegelden
Je vult de datum en de gelegenheid in en telt bij TOTAAL C samen (30
euro per activiteit).
OM TE EINDIGEN: tel in de onderste rij TOTAAL A + B + C alle
bedragen samen en vul het totaal in bij ‘TOTAAL TE BETALEN’.
6