PowerPoint-presentatie

Durven streven naar perfectie
15 oktober 2015
Joëlle Eggermont, Gemeentesecretaris Kraainem
1.
2.
3.
4.
Wat is Lean?
Waarom Lean in Kraainem?
De weg naar Lean
en de omweg naar Lean…
2
1. Wat is LEAN?
• Lean is een theorie die focust op
- de voortdurende verbetering van de kwaliteit van een organisatie
- door de bestrijding van elke vorm van verspilling of wat geen toegevoegde
waarde met zich meebrengt
• Lean vindt zijn oorsprong in de Japanse auto-industrie, begin van de
XX eeuw.
3
4
2. Waarom LEAN in Kraainem?
• Kraainem kampt met grote efficiëntieproblemen
-
we presteren niet optimaal: veel fouten, veel klachten, veel verspilling;
geen gestandaardiseerde werkprocessen;
de werking wordt zelden in vraag gesteld;
een optimale werking en dienstverlening is nooit een streefdoel geweest, wat
vandaag wel het geval is;
- Slechte sfeer en roddelcultuur.
• SWOT analyse, zelfevaluatie aan de hand van de leidraad
organisatiebeheersing
5
• Kraainem wil evolueren naar een professionele en
efficiënte organisatie met
– een correcte, tijdige en kwalitatieve dienstverlening
– een cultuur van voortdurende verbetering en kritische
analyse
– een gestandaardiseerde en gedocumenteerde werking
– een aangename en nette werkomgeving
– een positieve organisatiecultuur
6
• Lean methode = tools voor kwaliteitsverbetering en
kostenbesparing/beheersing door middel van bestrijding van elke
vorm van verspilling.
• In elk werkproces zitten acties die geen enkele toegevoegde waarde
brengen. Aan de hand van de Lean technieken tracht men al deze vormen
van niet-toegevoegde waarde of verspilling te elimineren.
• Lean = de bouwstenen van een duurzaam systeem van voortdurende
verbetering via een structureel systeem van voortdurende zelfevaluatie.
7
3. De weg naar LEAN
• de starting blocks:
- 2013/2014: opleiding “Operational excellence” bij Vlerick en “Lean
Competency Certificate”
- 03/2014: Road book to Lean Kraainem
- 01/2014: presentatie Lean aan managementteam en personeel
- 01/2014: handleiding Lean voor diensthoofden
- 02/2014: oprichting twee werkgroepen (verbeterteams)
• werkgroep college
• werkgroep uitgaande facturatie
8
• de LEAN methode
– Fase 1: analyse bestaand werkproces
– Fase 2: definitie verbeterproces
– Fase 3: kwaliteit verbeterproces blijven verzekeren
– Fase 4: algemeen blijven verbeteren als organisatie
9
• LEAN tools fase 1 - analyse bestaand werkproces
– Waardestroommap
De verschillende stappen van een proces in detail uittekenen, bv. dmv een spaghettidiagram
– A3 methode
Alle stappen van het proces waar een probleem voorkomt op een gestructureerde en visuele
wijze analyseren.
– Identificatie verspilling
analyse van het bestaand werkproces (post-it/magneetbord methode)
– 5 WHY’s
Zich bij elke actie de vraag stellen waarom dit gedaan wordt en dit 5x
10
De 8 verspillingen
1. Fouten;
2. Nutteloos transport;
3. Overbewerking
4. Inactiviteit
5. Onjuiste inventaris;
6. Overproductie & verkeerde timing;
7. Onduidelijke communicatie;
8. Ongebruikte talenten.
11
12
13
14
15
• LEAN tools fase 2 – definitie verbeterproces
Opstellen nieuwe waardestroommap, rekening houdend met LEAN principes:
-
Muda: alle verspilling/NTW verwijderen;
JIT: juist op tijd produceren; niet te vroeg, noch te laat (Just in time);
Jidoka: de werkprocessen automatiseren;
Heijunka: werkvolume tussen medewerkers/diensten verspreiden;
Kaizen: voortdurend verbeteren
16
• LEAN tools fase 3 – kwaliteit verbeterproces blijven verzekeren
- 5S (visuele organisatie van de werkvloer)
- Andon (alarmcode om problemen in het proces visueel duidelijk te maken en zo snel te
reageren)
- TWI (Training within industry): uiterst efficiënt trainingsysteem om medewerkers
optimaal op te leiden en zo kwaliteit te verzekeren
17
Organisatie werkvloer met 5S
• Sorteer (alles op zijn plaats);
• Sorteer ordelijk (visueel duidelijke ordening);
• Straal uit (dit is een mindset, alles moet blinken zelfs de vloer!);
• Standardiseer;
• Steun (deze werkwijze moet de gewoonte worden!)
18
19
20
21
22
Last but not least…
23
TWI
TWI (“training within industry”) is een uiterst efficiënt opleidingsysteem en bevat:
• JI: job instructions (hoe instructies geven)
• JM: job method (verdeel de job in onderdelen voor verbetering)
• JR: job relations (luister alvorens erin te springen)
24
25
26
“If worker has not learned, the instructor has not taught”…
27
• LEAN tools fase 4 – algemeen blijven verbeteren als organisatie
– Gemba: management op de werkvloer en analyse ideeën van de
werknemers
– Leeropportuniteiten ipv fouten
– Beloning van teams/medewerkers
28
4. En nu de omweg …
• Na de “blauwe aanpak”, de realiteit…
• “Change the smell of the place”
– Kraainem vóór 2012: verwaarloosde organisatie
Geen procedures noch processen, geen zelfevaluatie, geen visie, geen verbeteringsprocessen,
autoriteit, controle, geen management, geen motivatie noch betrokkenheid, geen respect,
geen vertrouwen, fraude, diefstal, pesterijen, Koning prikklok,…
– Kraainem sinds 2012: ontwikkeling nieuwe context
• Voorbereiding management (nieuw, sterk en hecht M-team)
• Voorbereiding omgeving (problematiseren wat er mis is, quick wins, evolutie van oude
waarden naar nieuwe waarden)
• 2015: opstart officieel “veranderingstraject” met inspirerende coaches 
29
“…That is the environment – constraint, compliance, control, contract – that is
the smell of the place.
And yet what is the behavior top management wants from me?
You want me to take initiative. You want me to cooperate, voluntarily, with
others around me. You want me to learn continiously and bring the benefits of
that learning to my work, to my job, to the company, to its success.
How do we get into thoses behaviors if around me it is the smell of the place
you create?...”
Pr. Sumantra GHOSHAL, Change the smell of the place
Toespraak World Economic Forum over werkomgeving en de verantwoordelijkheid van het
management in het ontwikkelen van een positieve context
30
• Lean is niet louter een verhaal van “harde aspecten” zoals men zou
kunnen denken, de enige sleutel tot succes zijn namelijk de mensen!
– Investeren in de medewerkers, ze bewust maken en actief betrekken is een
absolute voorvereiste.
– Lean introduceren in een organisatie gaat niet zozeer om het uittekenen van
nieuwe procedures en het “uitrollen” van grote stappenplannen maar veel meer
om de ontwikkeling van een nieuwe cultuur van voortdurende verbetering.
31
Er is geen magische formule: stap per stap, begin klein, achter de schermen, en zoals
in Harry Potter, spreek het woord verandering niet te veel uit!
32
Algemeen besluit
Voor een succesvolle implementatie van Lean zijn 4 zaken essentieel:
– een goede voorbereiding van de omgeving (change the smell of the place) en
analyse van de problematiek (change management)
– Zelfevaluatie als vertrekpunt voor de definitie van verbeteringsprocessen en
beheersmaatregelen
– Verandering gedragen door een betrokken werkvloer
– doe het “gewoon”, keep it simple!
33
Lean is uiteindelijk meer een kwestie van mindset dan van procedures.
Bedenk samen een plan, creëer de context en ontwikkel vervolgens de
“LEAN energie” bij de medewerkers.
34
“The smell of the place” :
personeelsfeest Kraainem 2012…
35
36
37
“The smell of the place”:
Personeelsfeest Kraainem 2014…
38
39
40
41
Enkele aanraders
- BICHENO, John and HOLWEG, Matthias, The Lean Toolbox: The Essential Guide to Lean
Transformation, 2008
- GHOSHAL, Sumatra, Want success? Change the smell of your workplace!, The Smart Manager, India's
first world class management magazine, 2005
- KEGAN, Robert and LASKOW LAHEY, Lisa, Immunity to change. How to Overcome It and Unlock the
Potential in Yourself and Your Organization. 2009
- TEEUWEN, Bert, Lean voor de overheid. Streven naar perfectie in overheidsorganisaties, Academic
service, 2012
- VERMAAK, Hans, Plezier beleven aan taaie vraagstukken. Werkingsmechanismen van vernieuwing en
weerbarstigheid, Kluwer, 2009
- VERMAAK, Hans en de CALUWE, Léon, Leren veranderen; een handboek voor de veranderkundige,
Kluwer, 2006
Bedankt voor uw aandacht en succes!
42