taakverdeling bestuur en communicatie binnen en buiten aaha

TAAKVERDELING BESTUUR EN COMMUNICATIE BINNEN EN BUITEN
AAHA.
Hoofdstuk 1.
Taakverdeling bestuur
Het bestuur bestaat uit 8 personen, 5 vervangende bestuursleden en
wordt ondersteunt door;
-
Een ingehuurde kracht voor de inhoudelijke ondersteuning
-
Een secretaresse gedetacheerd via het uitzendbureau van
secretaresses voor de secretariële en administratieve
ondersteuning
-
Een administratiekantoor voor de financiële administratie
-
Een bedrijf voor het onderhoud van de website.
De taakverdeling van het gehele bestuur en de afzonderlijke functies is
als volgt vastgelegd.
1.1
Het bestuur
Het Algemeen Bestuur is het hoogste orgaan binnen AAHA. Het
Dagelijks Bestuur bestaande uit voorzitter, secretaris en
penningmeester bestaat op papier maar heeft geen bijzondere functie
of bevoegdheden. Indien nodig kan het AB taken delegeren aan het
DB.
Het bestuur is verantwoordelijk voor:
a. dat het beleid van AAHA gevoed en ondersteund wordt door het
beleid van de lokale HO’s
b. het bewaken van de maatschappelijke taak en functie van de
Alliantie
c. het namens haar leden overleggen en daadwerkelijk
onderhandelen met de Alliantie over het beleid en het
functioneren van de Alliantie. Dit overleg vindt plaats op basis
van gelijkwaardigheid en met wederzijds respect voor ieders
positie
d. het voorbereiden en uitvoeren van besluiten die door het AB zijn
genomen.
e. een goede communicatie naar de lokale HO’s en zo nodig de
individuele huurders van de Alliantie
f. het ondersteunen en adviseren van de leden van AAHA
g. het waar nodig vertegenwoordigen van de leden in stedelijke,
landelijke en regionale organisaties
h. het zorgen voor de continuïteit van het bestuur en de
organisatie
i. het zorgen voor een financieel gezonde organisatie
j. Het beheer van het kantoor
De algemene taken genoemd onder a en b worden door elk
bestuurslid uitgevoerd. Bestuursleden die tijdens de vergadering de
verantwoordelijkheid hebben genomen voor het uitvoeren van een
besluit of activiteit zijn in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor
de uitvoering. Zij kunnen zich hierin laten ondersteunen.
1.2
Taken van de voorzitter
a. zit de vergaderingen voor
b. verantwoordelijk dat ieder bestuurslid naar behoren functioneert
c. bewaakt in gang gebrachte processen en/of geeft opdrachten
d. samen met de secretaris verantwoordelijk voor het uitdragen van
de standpunten van AAHA zowel in het overleg met de Alliantie
als daarbuiten
e. neemt deel aan het reguliere overleg met de Alliantie
f. draagt samen met de secretaris zorg voor de voorbereiding en
de agenda van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en
het overleg met de Alliantie
1.2
Taken van de secretaris
a. inhoudelijke sturing administratie
b. aansturing secretarieel/administratieve kracht
c. samen met de voorzitter verantwoordelijk voor het uitdragen
van de standpunten van AAHA zowel in het overleg met de
Alliantie als daarbuiten
d. draagt samen met de voorzitter zorg voor de voorbereiding en
de agenda van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en
het overleg met de Alliantie
e. verantwoordelijk voor het contact met inhoudelijke
ondersteuning
f. is eindverantwoordelijk als het gaat om de teksten van adviezen
of andere belangrijke uitgaande post
g. verzorgt opmaak, drukken en verspreiding Jaarverslag, folder en
nieuwsbulletins
h. coördineert het bilaterale overleg met de Alliantie
i. eindverantwoordelijk voor taken als schoonmaak kantoor,
bijhouden van voorraden en het onderhoud en aankopen van
apparatuur.
1.3
Taken van de penningmeester
a. betalen rekeningen en bewaken uitgaven
b. opstellen begroting en jaarrekening
c. beheer kleine kas
d. uitbetalen declaraties bestuursleden
e. sturing administratiekantoor m.b.t. tussentijdse financiële
overzichten, begroting en jaarafrekening
f. bijeen roepen van de kascontrolecommissie
Als deze taken kunnen indien nodig of gewenst gedelegeerd worden
aan resp. de vice-voorzitter, 2e secretaris of 2e penningmeester.
Hoofdstuk 2
Communicatie binnen AAHA
Binnen AAHA zijn diverse niveaus waar communicatie plaats vindt of
moet vinden. Voor ieder van deze niveaus is het van belang te
benoemen wat de aard van de communicatie is en wie
verantwoordelijk is. Daarnaast moet worden afgesproken wie
verantwoordelijk is en welke vorm van communicatie wordt gebruikt.
2.1
Communicatie secretariaat/bestuursleden
Het secretariaat voert die werkzaamheden uit die veelal voortvloeien
uit de taken van de secretaris en de penningmeester. Dat zijn:
-
inschrijven en afhandelen van ingekomen post
-
het bijhouden van het vergaderschema
-
het notuleren en uitwerken daarvan
-
het bijhouden van actielijsten
-
het bijhouden van het archief
-
het beantwoorden van de telefoon
-
het beheer van kantoor en computer
In nauwe samenwerking met de secretaris worden poststukken
besproken, eventueel vermeerdert en rondgestuurd. Alles wat
financiën betreft wordt gekopieerd en aan de penningmeester
gestuurd. Het secretariaat heeft wel de beschikking over een kleine
kas. Vanuit het secretariaat zijn een aantal vaste werkzaamheden die
zonder meer kunnen en worden uitgevoerd:
-
het e-mailen van alle digitaal beschikbare stukken
-
het per post versturen van de agenda met alle niet digitale
stukken
-
het bestuursleden bevragen of informeren over ter zake doende
onderwerpen.
Afspraken: voor het goed functioneren van het secretariaat zijn
bestuursleden zelf verantwoordelijk voor het adequaat
reageren op vragen of verzoeken. Ook indien men om een
of andere reden geen vergaderstukken heeft ontvangen
dan moet ieder bestuurslid voor zichzelf zo alert zijn en
hierover met het secretariaat tijdig contact opnemen.
2.2
Communicatie bestuursleden onderling
Het komt veelvuldig voor dat de secretaris berichten al dan niet
vergezeld van stukken aan de collega-bestuursleden mailt of laat
versturen met de vraag te reageren. Standaard is dat van al het e-mail
verkeer binnen AAHA een cc. aan het emailadres van het secretariaat
wordt verzonden.Ook kan het zijn dat bestuursleden namens AAHA
optreden of een gebeurtenis bezoeken.
Afspraken: Ieder bestuurslid zorgt voor een reactie binnen de
gevraagde termijn op vragen of verzonden stukken. Die
reactie kan rechtstreeks naar de secretaris maar kan ook
naar het secretariaat. Dit kan per mail, telefoon op post.
Bij het in gebreke blijven betekent dit dat de secretaris na
het verstrijken van de termijn zonder meer door gaat met
een in gang gezette procedure.
Ieder bestuurslid dat namens AAHA optreedt (of zal
optreden) is erop aan te spreken dat hij of zij dit meldt of
verslag doet van deze gebeurtenis. Vooraf meldt men dit
minimaal bij de voorzitter. Verslag doet men door een kort
mail bericht rond te sturen of tijdens een AB verslag te
doen.
Ieder bestuurslid meldt persoonlijk zijn of haar
afwezigheid in een vergadering en maakt tegelijkertijd
melding van wel of niet vervanging en het overdragen van
het mandaat.
2.3
Communicatie AAHA richting lidorganisaties
De communicatie richting lidorganisaties is van groot belang voor
AAHA. De lidorganisaties worden geïnformeerd over:
-
de bestuursvergadering en het overleg met de Alliantie. Dit
geschiedt door het versturen van de notulen. Om geen
vertraging rond informatie te laten ontstaan is gekozen voor het
versturen van de (nog niet) goedgekeurde notulen.
-
De adviezen en onderliggende stukken. Dit kan nadat het
overleg hierover is afgerond tenzij een specifieke reactie van de
HO’s noodzakelijk wordt geacht. Dan wordt eerst een concept
advies verzonden.
-
Wijzigingen in de samenstelling van het bestuur
Afspraken: De secretaris is er samen met het secretariaat er
verantwoordelijk voor dat dit naar behoren gebeurt.
2.4
Communicatie lidorganisaties richting AAHA
Zonder informatie vanuit de lidorganisatie kan AAHA niet of nauwelijks
functioneren.
Daarom is het van belang dat de lidorganisaties aan AAHA alle
informatie sturen die van belang kan zijn. Dat zijn op de eerste plaats
alle adviesaanvragen met bijbehorende advies. Jaarverslagen,
beleidsplannen en nieuwsbulletins. Bij ook wijzigingen in
bestuurssamenstelling, bewonerscommissies etc.
Afspraken: iedere lid wijst iemand aan die verantwoordelijk is voor de
informatie richting AAHA. Het secretariaat wordt hierover
geïnformeerd en kan de desbetreffende persoon
benaderen voor de nodige informatie.
2.5
Communicatie AAHA huurders Alliantie
Het is ondoenlijk om iedere huurder van de Alliantie te benaderen over
de werkzaamheden en het beleid van AAHA. Wel moeten huurders
eenmalig geïnformeerd worden en weten op welke wijze zij AAHA
kunnen benaderen of informatie kunnen krijgen. Internet is voor AAHA
het medium dat in dit verband het beste zal werken. Daarvoor is het
van belang dat de internetsite die binnenkort van start gaat voorzien
wordt van actuele informatie en wijzigingen in de informatie wordt
bijgehouden.
Afspraken: Eenmalig wordt een folder verstuurd. Op dit moment lijkt
het gezien de voorgenomen naamsverandering van de
Alliantie verstandig om dit eind 2005/begin 2006 te doen.
Een bestuurslid is verantwoordelijk is voor het toevoegen
van laatste nieuwsitems en het informeren van de host
over aan te brengen wijzigingen of het toevoegen van
items.
Hoofdstuk 3
3.1
Communicatie met derden
Woonbond
Over de relatie me de Woonbond worden de volgende afspraken
gemaakt;
-
We streven naar een deelname vanuit AAHA in de provinciale
vergaderingen van de provincies Utrecht, Flevoland en Noord
Holland.
-
In elke provinciale vergadering zal AAHA vertegenwoordigd
worden door één lid.
-
Eén week voor de desbetreffende provinciale vergadering belegt
de secretaris van AAHA een overleg voor de betrokken
bestuursleden van AAHA en de lokale HO’s. In 2005 zal dit zijn
één week voor de provinciale vergadering van Utrecht. (Utrecht
vergadert in 2005 als eerste provincie). Dit overleg wordt verder
genoemd “voorbespreking van de provinciale vergaderingen”.
-
Een week na de provinciale vergadering dient het
vertegenwoordigende AAHA lid de genomen besluiten
schriftelijk en eventuele relevante zaken via E-mail te
rapporteren aan het secretariaat van AAHA. Het secretariaat van
AAHA stuurt de E-mails door naar de AAHA vertegenwoordigers
in de provinciale vergadering en de vertegenwoordiger in de
verenigingsraad en een kopie wordt gestuurd aan het
secretariaat van de lokale HO’s.
-
AAHA zal op een latere datum bepalen wie de kandidaat wordt
om haar te vertegenwoordigen in de verenigingsraad. Zodra een
vacature ontstaat in de verenigingsraad wordt deze persoon
door AAHA naar voren geschoven.