Bijlage 5 Organisatie- en implementatietechnieken

1
Bijlage 5 Organisatie- en
implementatietechnieken
Deze technieken hebben als doel verbeterpunten te genereren en veranderingen door
te voeren en voelbaar te maken. Op verschillende momenten in het optimalisatietraject worden activiteiten gestart waarbij gebruikgemaakt wordt van organisatie- en
implementatietechnieken. Enerzijds hebben deze technieken tot doel op efficiënte
wijze gedachten/standpunten boven tafel te krijgen; deze worden hier aangeduid met
organisatietechnieken. Anderzijds wordt de acceptatie bevorderd van ideeën in het
algemeen en veranderingen (in werkwijzen, systemen en dergelijke) in het bijzonder.
Een en ander impliceert een belangrijke ondersteuning van de implementatie. We
spreken dan ook van implementatietechnieken.
Een deel van de organisatie- en implementatietechnieken kan gedurende het gehele
optimalisatietraject worden gebruikt. Dit geldt zowel voor organisatie- als implementatietechnieken. Immers de implementatie begint de facto reeds bij de start van het
traject. Algemene organisatietechnieken zoals workshops, brainstormsessies en allerlei
communicatietechnieken, maar ook individuele interviews kunnen op vrijwel elk
moment in het traject worden gehanteerd. Daarnaast richten conferenties, specifieke
vragenlijsten, effectmetingen en dergelijke, zich vaak meer op bepaalde fases in het
traject. Bijvoorbeeld de focusfase en de implementatie van de eindproducten in de
organisatie, ofwel de kop en de staart van het traject.
Het is helaas niet mogelijk de gouden tip te geven over wanneer (d.i. in welke situatie)
welke techniek gehanteerd moet worden. De verschillende toepassingsmogelijkheden
zijn daarvoor te divers. De praktijk leert evenwel dat naarmate het traject complexer
wordt er meer en vaker gebruikgemaakt wordt van de verschillende organisatietechnieken. Ook de implementatietechnieken worden bij een complex traject vaak van
meet af aan ingezet. De complexiteit van het veranderingstraject hangt samen met de
veranderingen die worden beoogd (ambitie) en de veranderingen die de organisatie
aankan (potentieel/haalbaarheid). Hierbij valt op te merken dat een adequate implementatie (met aandacht voor de relationele verhoudingen en het normen- en waardenpatroon binnen de organisatie) in de praktijk een succesbepalende factor vormt.
5.1 Enkele veelgebruikte technieken
Om een indruk te krijgen van de verschillende organisatie- en implementatietechnieken
zoals die in de praktijk worden gebruikt, lichten we een aantal ervan in het kort toe.
Achtereenvolgens gaan we in op brainstormen/groupvisioning, vragenlijsten/enquêtes
en communicatieprogramma’s.
2
Bijlage 5 Organisatie- en implementatietechnieken
Brainstormen/Groupvisioning
Voor gezamenlijke ideevorming kan brainstormen als techniek worden gehanteerd.
Bij brainstormen gaat het erom - in een beperkt gezelschap - zo veel mogelijk ideeën
en mogelijkheden te inventariseren over het te bespreken onderwerp. Deze inventarisatie kan als voorbereiding van de besluitvorming fungeren. Op basis van elkaars
suggesties ontstaan vaak weer nieuwe ideeën. Het gaat er uitdrukkelijk niet om in
dit stadium reeds tot een beslissing te komen. Derhalve worden ook op het eerste
gezicht niet terzake doende opmerkingen in de inventarisatie meegenomen. Na het
brainstormen wordt pas ‘gestreept’ en geprioriteerd. Naast de inhoudelijke functie
die brainstormen heeft, ontstaat bij brainstormen in de regel tevens draagvlak voor
de veranderingen waarin de betrokkenen meedenken. Dit maakt de techniek tot een
krachtig implementatie-instrument. Brainstormen wordt veelal gedurende het gehele
optimalisatietraject toegepast.
Groupvisioning is kortweg te vertalen met elektronisch brainstormen (dan wel vergaderen). In een ruimte waarin computers door middel van een netwerk met elkaar
verbonden zijn, wordt met een ‘elektronische’ dialoog kennis, ervaringen en meningen
uitgewisseld tussen de betrokken medewerkers. Dit geschiedt gezamenlijk doch anoniem, zodat de deelnemers niet ontmoedigd worden door (niet-inhoudelijke) kritiek
en/of overredingskracht van superieuren of collega’s. De resultaten van dit ‘hardop
denken’ worden tevens op een centraal beeldscherm geprojecteerd. Hierdoor ligt
de focus bij de boodschap (en dus niet bij de boodschapper). De ideevorming komt
aldus effectief tot stand.
Vragenlijsten/enquêtes: het bepalen van het veranderingspotentieel
(hoofdstuk 11)
Om in te kunnen schatten of de organisatie de verandering in de daarvoor bepaalde
tijd ‘aankan’ wordt het veranderingspotentieel bepaald. Hierbij wordt onder meer
gebruikgemaakt van standaard vragenlijsten. Het voordeel hiervan is dat we op deze
manier relatief snel inzicht kunnen verkrijgen in een groot aantal factoren dat het
veranderingspotentieel bepaalt. KPMG ontwikkelde voor het in kaart brengen van
de verschillende elementen van het veranderingspotentieel verschillende vragenlijsten (een aantal hiervan is in tabel 5.1 opgenomen). Afhankelijk van de aard van de
verandering kan ervoor gekozen worden alle of een selectie van de vragenlijsten uit
te zetten bij een gedeelte van de organisatie (bijvoorbeeld het managementteam en
een aantal ‘sleutelfiguren’).
Communicatieprogramma’s
Acceptatie van de veranderingen, dan wel optimalisaties in de processen, vormen
bij de implementatie een succesbepalende factor. Hoewel acceptatie beslist niet is
af te dwingen, is zij wel te ondersteunen met technieken. Een belangrijk aantal implementatietechnieken houdt verband met communicatie. Het duidelijk, eenduidig
communiceren omtrent het optimalisatietraject vormt vrijwel altijd een bijdrage
aan het draagvlak binnen de organisatie. Zowel voorafgaand, tijdens als na afloop
van het traject is communicatie over de vorderingen van belang. Het begint bij het
communiceren van het waarom van de intentie tot veranderen tot en eindigt met de
terugkoppeling van de resultaten na afloop ervan. In tabel 5.2 is een aantal communicatietechnieken opgenomen die in de praktijk worden gehanteerd.
5.1 Enkele veelgebruikte technieken
3
Tabel 5.1
Vragenlijst
Doel
Voorspellen van impact van de
verandering
Bepalen of de medewerkers die de
veranderingen daadwerkelijk ondergaan
deze kunnen verwerken zonder dat zich
symptomen van verstoringen in het functioneren voordoen.
Sponsor evaluatie
In beeld brengen van commitment
(draagvlak en betrokkenheid) van sponsors bij veranderingsproces.
Evaluatie implementatie­problemen
Onderzoeken van de problemen die zich
hebben voorgedaan met betrekking tot
implemen­taties uit het verleden en de
mate waarin die problemen en hun
oorzaken nog steeds een rol spelen binnen
de organisatie.
Meting commitment en weerstand
tegen verandering
Hulpmiddel bij de vaststelling van de
omvang van de algemene weerstand tegen
een organisatorische verandering en de
mate waarin deze weerstand het risico van
mislukking kan vergroten.
Organisatie/Cultuur inventarisatie
In kaart brengen van de cultuur van de
organisatie, gericht op de manier waarop
medewerkers denken met elkaar om te
moeten gaan tijdens de uitvoering van
hun werkzaamheden om aan de verwachtingen van superieuren te voldoen.
Communicatietechniek
Moment van toepassing
Kick-off bijeenkomst(en)
Vooral bij initiatie van belang, voornamelijk gericht op toelichting van het waarom
en het doel van het optimalisatietraject.
Schriftelijk/elektronisch
informeren
Bij initiatie en tussentijds (gedurende het
gehele traject periodieke terugkoppeling).
Bedrijfsblad/-krant
Gedurende het gehele traject periodieke
terug­koppeling over onder meer project­
vorderingen.
Prikbordkanaal
Gedurende het gehele traject periodieke
terug­koppeling over onder meer project­
vorderingen.
Tabel 5.2
4
Bijlage 5 Organisatie- en implementatietechnieken
Communicatietechniek
Moment van toepassing
Klankbord- / gebruikersoverleg
Gedurende gehele traject periodieke
terugkoppeling over (het waarom van de)
keuzes die gemaakt zijn.
Werkoverleggen/vergaderingen via
leidinggevenden
Gedurende gehele traject periodieke
terugkoppeling over onder meer projectvorderingen.
5.2 Overzicht organisatie- en implementatietechnieken
In tabel 5.3 is een overzicht opgenomen van de verschillende organisatie- en implementatietechnieken die toegepast kunnen worden.
Kick-off sessies / collectieve presentaties
Individuele en groepsinterviews
Brainstormsessies, groupvisioning
Conferenties / seminars
Workshops
Vergaderingen
Vragenlijsten / enquêtes
- Voorspellen impact van verandering(en)
- Sponsorevaluatie
- Evaluatie implementatieproblemen
- Meting commitment/weerstand verandering
- Organisatie Cultuur Inventarisatie
- Quick scan veranderingsmanagement
Standaard (implementatie-)plannen
Action based learning programma's (w.o. games)
Communicatieprogramma's (o.a. bedrijfsblad
/ -specials, prikbordkanaal, e-mail, etc, etc.)
Helpdesk
Audits / effectmetingen
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Detailontwerp en realisatie
Plateauplanning
Globaal ontwerp van de
gewenste situatie
Bepaal focusgebieden
Analyse huidige situatie
Overzicht organisatie- en implementatietechnieken per fase
Focus/bepaal productnormen
Tabel 5.3
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x