G!DS Basiscursus

G!DS Basismodule
Trainingsdag 1
Naam, functie
Datum, plaats
Programma






Inleiding G!DS
G!DS rondleiding
Organisaties aanmaken
Indelen complexe organisaties
Invoeren complexe organisaties
Afronding
Deze cursus en de cursist
 Leerdoelen:
 Zelfstandig G!DS
beheren
 Training en instructie
aan lokale
organisaties kunnen
geven en verzorgen
Deze cursus en de cursist
 Kennis en vaardigheden:
 Rol accountmanager kunnen vervullen:
 Beheer gegevens lokale organisaties
(adresinformatie, productinformatie,
gebruikersinformatie)
 Organisaties/productgegevens toevoegen,
aanpassen of verwijderen.
 Weten op tijd de helpdesk te vinden.
Deze cursus en de cursist
 Kennis van profielen
 Wat zijn profielen
 Waarom profielen
aangemaakt moeten
worden
 Door wie profielen
aangemaakt moeten
worden en hoe je dit in
gang kunt zetten.
 Informatie m.b.t.
beheer G!DS
overdragen aan lokale
organisaties
Inleiding G!DS
Wat is G!DS?
 De digitale sociale en culturele kaart van
de Nederlandse Openbare bibliotheken




Database
Informatie op het sociale en culturele vlak
Core business van bibliotheken
Beschikbaar voor elke bibliotheek in
Nederland
 Invoer en beheer door de bibliotheek
Sociale en Culturele kaart
 Presentatie op alle
mogelijke websites
 Zo breed als de
bibliotheek zelf
Wat kan ik met G!DS?
 Invoer & Uitvoer van
 Adresinformatie
 Producten, diensten en aanbod
 Internet links
Gebruiken voor: digitale en fysieke
loketten, websites, gidsen…
G!DS rondleiding
Inloggen in G!DS: www.gids2.nl
Mijn G!DS
Mijn G!DS menu
Organisatiepagina
Menu
 Het menu geeft alleen
de mogelijkheden
weer die je kunt
gebruiken op de
betreffende pagina.
Snel zoeken
Resultatenlijst
Geavanceerd zoeken
Geavanceerd zoeken
Handleidingen en informatie
Rollen en rechten
Verschillende rollen en rechten
 Accountmanager
 Beheren organisaties/ contracten en producten
 Beheerder
 Gebruikers aanmaken en beheren
 Uitvoerbeheerder
 Profielen aanmaken en beheren
 Redacteur
 Gegevens van eigen organisatie beheren
Organisatie aanmaken
Vooraf…
 Om een organisatie in te kunnen voeren,
moet er eerst een contract afgesloten
worden.
 Contract:
 Legt rol van de organisatie binnen de totale
beheerstructuur G!DS vast .
 Maakt redactionele verplichtingen
traceerbaar.
 Zorg dat je in de pagina “Mijn organisatie” zit.
 Selecteer in het menu
aan de linkerkant van
je scherm
“Contracten”.
 Je ziet een scherm waarin alle organisaties
zichtbaar zijn die onder jouw organisatie vallen.
Dit zijn dus alle contracten.
 In het menu worden
alle mogelijkheden
weergegeven.
 Kies voor “Nieuwe
organisatie/contract”,
onder
“Contracttaken”.
 In de tab contract wordt het contract
aangemaakt.
 De accountmanager staat al ingevuld. Er kan
gekozen worden voor een andere
accountmanager.
 Kies de eindverantwoordelijke. Je kunt kiezen uit
de accountmanager die in het blok
“Bovenliggende organisatie” is gekozen of een
andere gebruiker van deze organisatie.
 Kies een organisatiesoort door op selecteren te
klikken.
 Zoek via de boomstructuur of gebruik de
zoekbox rechts bovenin het scherm.
 De organisatiesoort bepaalt ook welke
velden er ingevuld moeten worden.
 In dit voorbeeld kiezen we voor
“Yogacentrum of docent” (een fictieve
organisatie).
Waarom organisatiesoorten?
 Het indelen van de organisaties in
organisatiesoorten, zorgt er voor dat
websites gebruik kunnen maken van de
velden voor vergelijkingen.
 Hiervoor moet van één organisatiesoort
wel dezelfde soort velden ingevuld
worden, anders kan een bezoeker niets
vergelijken.
Vergelijken op sites
http://www.lokaalloket.nl/s-hertogenbosch/
 In het tabblad
beheer leg je alle
rechten en
plichten van de
organisatie vast.
 Invoeren
organisatiegegevens:
 Rode stippellijnen
geven verplichte
velden aan.
 Roodgekleurde tab
geeft aan dat er op
die tab nog niet
ingevulde verplichte
velden zijn.
 Vul zo veel mogelijk
informatie in.
 Onderaan is de
keuze voor
“Zichtbaar voor
publiek”. Kies je
voor “Nee”, zal de
informatie niet
zichtbaar zijn op een
website.
 Vul elke tab in.
 Tussentijds opslaan
is niet nodig.
 Vul minstens één
contactgegeven in.
 Het adresveld is niet
vrij. Klik op Adres
selecteren om een
adres te kiezen.
 Als er
openingstijden zijn,
vul deze dan in.
 Dankzij de
kopieerknop kun je
ingevulde items
kopiëren en
aanpassen.
 Openingstijden
toevoegen,
met de pop-up.
 Het is mogelijk om
het bezoekadres als
postadres over te
nemen, of een
nieuw adres te
selecteren.
 Eventuele extra
contactgegevens
kunnen ook
ingevoerd worden.
 Er kunnen allerlei
bestanden
toegevoegd worden,
denk aan:
 Een afbeelding van
het gebouw;
 Een folder in PDFformaat;
 Een introductiefilmpje
 Voeg de link van de
organisatie in.
 Meerdere links zijn
mogelijk.
 Leg een relatie met
een andere
organisatie.
 Komt uitgebreider
aan bod tijdens het
“Complexe
organisaties”
onderdeel.
Organisatiesoort - tab
 Afhankelijk van de
organisatiesoort die
gekozen is,
verschijnt er een tab
met daarin de
informatie die nodig
is voor zo’n soort
organisatie.
 Kies de juiste
trefwoorden.
 Binnen zo’n
organisatiesoort
afhankelijke tab,
kunnen meerdere
tabs vallen.
 Nadat alles is
ingevuld, klik je op
opslaan.
Organisatiesoorten
 De verschillende organisatiesoorten,
hebben dus ook verschillende informatiebehoeften.
 Voorbeeld: “Mediatheek, bibliotheek,
bibliotheekorganisatie, PSO”
 Veel tabs voor veel informatie
Zelf aan de slag
 Zie oefeningenblad
 Ga naar de trainingsomgeving van G!DS:
www.gids2.nl/zandbak
 Denk aan:




Kiezen van de juiste organisatiesoorten.
Tabblad “Beheer” correct instellen.
Aanvinken van trefwoorden.
Zo veel mogelijk informatie invullen.
Lunch
Indelen complexe organisaties
Complexe organisatie is
 Een organisatie met meerdere
vestigingen, moeder-dochterrelaties,
verschillende afdelingen of filialen,
zusterorganisaties, etc.
Indelen complexe organisatie
 Elk ander adres = één organisatie
 Twee mogelijkheden:
 Organisatie heeft een eigen accountmanager
 Bibliotheek voert accountmanagement over
deze organisatie.
 Bepaal voor het invoeren hoe de structuur
eruit ziet van de organisatie en welke
relatie(s) er gelegd moeten worden.
Relaties leggen
 Er zijn verschillende soorten relaties.
 Bij een moeder-dochterrelatie is het
mogelijk om producten van elkaar over te
nemen.
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Organisatie X
Eigen accountmanager
Bibliotheek
“Moeder” organisatie
Organisatie X
Eigen accountmanager
Bibliotheek
“Moeder” organisatie
Organisatie X
Dochterondernemingen, vestigingen etc. kunnen beheerd
worden door de accountmanager van Organisatie X
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Organisatie X
“Dochter” organisatie
A
B
C
D
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Leg de juiste relatie
tussen organisaties
A
Organisatie X
B
C
D
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Organisatie X
A
B
C
D
Bibliotheek voert beheer
Bibliotheek
Bibliotheek voert beheer
Bibliotheek
Organisatie Y
Bibliotheek voert beheer
Bibliotheek
“Moeder” organisatie
Organisatie Y
Bibliotheek voert beheer
Bibliotheek
“Moeder” organisatie
Organisatie Y
Organisatie Y heeft geen accountmanager,
dus wordt beheerd door de bibliotheek.
Bibliotheek voert beheer
Bibliotheek
Organisatie Y
A
“Dochter” organisatie
B
C
D
Bibliotheek voert beheer
Bibliotheek
Organisatie Y
A
B
C
D
Leg de juiste relatie
tussen organisaties
Bibliotheek voert beheer
Bibliotheek
Organisatie Y
A
B
C
D
Invoeren complexe
organisaties
Kies de juiste organisatie #1
 Als de betreffende
organisatie al eerder
is ingevoerd, zoek
dan de organisatie via
de zoekmogelijkheid.
 Kies in het menu
“Organisatietaken”
voor “Wijzigen”
Kies de juiste organisatie #2
 De organisatie is ook onder contracten in “Mijn
organisatie” te vinden.
 Selecteer in het menu
aan de linkerkant van
je scherm
“Contracten”.
 Je ziet een scherm waarin alle organisaties
zichtbaar zijn die onder jouw organisatie vallen.
Dit zijn dus alle contracten. Kies de betreffende
organisatie.
 Kies de betreffende
organisatie en klik op
“Wijzigen” in het
menu
“Contracttaken”.
 Na het kiezen van “Wijzigen” krijg je het
scherm waarin je alle informatie in hebt
ingevoerd.
 Als de organisatie nog niet is ingevoerd in
G!DS, volg je eerst de stappen om een
nieuwe organisatie in te voeren.
Aangeven moederorganisatie
 Kies voor “Deze
organisatie mag
producten van een
andere organisatie
overnemen”.
 Het tabblad
“Overnemen” wordt
beschikbaar.
 Kies in het tabblad
“overnemen” de
juiste moederorganisatie, door
op het pijltje te
klikken.
 Zoek en kies
vervolgens de
juiste organisatie.
 De organisatie kan nu producten
overnemen van de gekozen organisatie,
mits deze organisatie daar natuurlijk
toestemming voor geeft.
 Andere relatiesoorten kunnen aangegeven
worden in het tabblad “Relaties” onder
Andere relaties
 Ga naar het tabblad
“Relaties”.
 Kies “Toevoegen” om
een relatie toe te
voegen.
 Meerdere relaties zijn
mogelijk.
 Vul het venster dat
verschijnt in.
 Kies eerst of je een
relatie wil leggen met
een organisatie of
een product.
 Kies vervolgens welke
relatie je wilt leggen.
 Ruime
keuzemogelijkheid. Wil je
een relatie leggen die niet
aanwezig is, neem dan
contact op met het
provinciaal
servicemanagement.
 Klik op de loep achter
“Organisatie” en zoek
en kies in het scherm
wat verschijnt de
betreffende
organisatie (of
product) waarmee je
de relatie wil leggen.
 De relatie is gelegd.
 De relatie wordt nog
geaccordeerd.
Zelf aan de slag
 Zie oefeningenblad
 Ga naar de trainingsomgeving van G!DS:
www.gids2.nl/zandbak
 Denk aan:
 Hoe zet je de complexe organisatie op?
 Welke relaties leg je?
 Maak duidelijke keuzes! Soms eigen inzicht
gebruiken om de organisatie in te delen.
Afronding
Oefenen
 Oefen in de trainingsomgeving van G!DS,
te vinden via www.gids2.nl/zandbak.
 Opdrachten op papier/ via mail.
 Probeer dit voor de volgende keer af te
hebben. Schrijf je vragen en opmerkingen
op!
Je staat er niet alleen voor
 Helpdesk en vragen: Provinciaal
servicemanagement
 Opleidingen: Provinciaal
servicemanagement
 Handleidingen: te vinden in G!DS
 Én…
G!DS helpt je!
Je wordt door G!DS begeleid door
vooraf opgestelde formats.
Dank voor uw aandacht!
Vragen?