Titel - LOMAG

Interne verrichtingen
1.1
Wat zijn interne verrichtingen? ............................................................................................... 2
1.2
De verwerking binnen SAP van de interne aan- en verkopen ............................................... 2
1.2.1 Algemeen principe ............................................................................................................. 2
1.2.2 Interne Leveranciers .......................................................................................................... 2
1.2.3 Interne klanten ................................................................................................................... 6
1.2.4 Overkoepelende artikels .................................................................................................. 10
1.2.5 Praktisch voorbeeld en werkwijze.................................................................................... 12
1.3
Interne aanrekening ............................................................................................................. 16
1.4
De overdrachten van budgetten en afsluiten van projecten met overdracht van saldo ....... 16
1.4.1 Algemeen principe ........................................................................................................... 16
1.4.2 Formulier ter overdracht van budget en/of afsluiting van project .................................... 16
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 1/16
1.1
Wat zijn interne verrichtingen?
We onderscheiden in feite 3 soorten interne verrichtingen nl. :



1.2
De interne verkopen en aankopen tussen vakgroepen en diensten
De interne aanrekening, bvb de aanrekening van telefoonkosten door DGM
De overdracht van budgetten en het afsluiten van projecten met overdracht van saldo
De verwerking binnen SAP van de interne aan- en verkopen
1.2.1 Algemeen principe
Schematisch kunnen we het proces best als volgt voorstellen:
Aankoopzijde
Verkoopzijde
Opmaak int verkooporder
Opmaak int bestelbon
Goederenontvangst
Leveringsdocument
Aankoopfactuur
Verkoopfactuur
Boeken aankoopfactuur
Boeken verkoopfactuur
1.1
Boeken
verkoopfactuur
1.2.2 Interne Leveranciers
Bij het opmaken van een interne bestelbon dient men gebruik te maken van interne
leveranciers. Als interne leverancier werden binnen SAP alle diensten en vakgroepen
aangemaakt. Hieronder wordt een overzicht gegeven van alle huidig beschikbare interne
leveranciers:
Crediteur
Omschrijving
CA10
CA20
CA30
CA40
CA50
CA60
CA70
Directie Onderwijsaangelegenheden
Directie Onderzoeksaangelegenheden
Directie Bestuurszaken
Directie Personeel en Organisatie
Directie Financiën
Directie Informatie- en Communicatietechnologie
Directie Gebouwen en Milieu
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 2/16
CA80
DI01
DI02
DI03
DI04
DI05
DI06
DI07
DI08
DI09
DI10
DI11
DI12
DI51
DI52
DI56
DI61
EB01
EB02
EB03
EB05
EB06
EB07
EB08
EB09
EB51
EB52
EB54
EB55
EB56
EB61
FW01
FW02
FW03
FW51
FW52
FW54
FW61
GE01
GE02
GE03
GE04
GE05
GE06
GE07
GE08
GE09
GE10
GE11
GE12
GE13
GE14
GE15
Directie Studentenvoorzieningen
Vakgroep Fysiologie, biochemie enbiometrie
Vakgroep Farmacologie, farmacie entoxicologie
Vakgroep Morfologie
Vakgroep Virologie, parasitologie en immunologie
Vakgroep Pathologie, bacteriologie en pluimveeziekten
Vakgroep Diergeneeskundig toezicht op eetwaren
Vakgroep Diervoeding, dierlijkegenetica, vee-uitbating en ethologie
Vakgroep Verloskunde, voortplanting en bedrijfsdiergeneeskunde
Vakgroep Geneeskunde en klinische biologie van de kleine huisdieren
Vakgroep Heelkunde en anesthesie van de huisdieren
Vakgroep Medische beeldvorming van de huisdieren
Vakgroep Interne geneeskunde en klinische biologie van de grote huisdieren
Decanaat faculteit DI
Facultaire studentenadministratie faculteit DI
Instituut voor permanente vorming van de faculteit DI
Werkplaats faculteit DI
Vakgroep Algemene economie
Vakgroep Financiële economie
Vakgroep Sociale economie
Vakgroep Accountancy,beheerscontrole en fiscaliteit
Vakgroep Bedrijfsfinanciering
Vakgroep Marketing
Vakgroep Beleidsinformatie,operationeel beheer en technologiebeleid
Vakgroep Management en organisatie
Decanaat faculteit EB
FACULTAIRE STUDENTENADMINISTRATIEFACULTEIT EB
PC-knooppunt faculteit EB
Bibliotheek Faculteit EB
Hoger instituut voor accountancy en fiscaliteit
Techniek en budget
Vakgroep Geneesmiddelenleer
Vakgroep Farmaceutische analyse
Vakgroep Bioanalyse
Decanaat faculteit FW
Facultaire studentenadministratie faculteit FW
PC-knooppunt faculteit FW
Laboratoria faculteit FW
Vakgroep Inwendige ziekten
Vakgroep Pediatrie en genetica
Vakgroep Fysiotherapie en orthopedie
Vakgroep Uro-gynaecologie
Vakgroep Anatomie, embryologie,histologie en medische fysica
Vakgroep Klinische biologie,microbiologie en immunologie
Vakgroep Biochemie
Vakgroep Fysiologie en fysiopathologie
Vakgroep Farmacologie
Vakgroep Heelkunde
Vakgroep Tandheelkunde
Vakgroep Maatschappelijke gezondheidszorg
Vakgroep Psychiatrie en medische psychologie
Vakgroep Gerechtelijke geneeskunde
Vakgroep Dermatologie
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 3/16
GE16
GE17
GE18
GE19
GE21
GE22
GE23
GE24
GE25
GE51
GE52
GE54
GE55
GE56
GE61
GE62
GE63
GE64
LA01
LA02
LA03
LA04
LA05
LA06
LA07
LA08
LA09
LA10
LA11
LA12
LA13
LA14
LA51
LA52
LA53
LA54
LA61
LW01
LW02
LW03
LW04
LW05
LW06
LW07
LW08
LW09
LW10
LW11
LW12
LW13
LW14
LW15
LW16
Vakgroep Radiologie
Vakgroep Radiotherapie en kerngeneeskunde
Vakgroep Oogheelkunde
Vakgroep Neus-, keel- en oorheelkunde
Vakgroep Huisartsgeneeskunde en eerstelijnsgezondheidszorg
Vakgroep Pathologische anatomie
Vakgroep Anesthesiologie
Vakgroep Revalidatiewetenschappen en kinesitherapie
Vakgroep Bewegings- en sportwetenschappen
Decanaat faculteit GE
Facultaire studentenadministratie faculteit GE
PC-knooppunt faculteit GE
Biomedische bibliotheek
Instituut permanente vormingkinesitherapie
Animalarium
Spermabank
Centrum voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden
Centrum voor preventie en vroegtijdige opsporing van kanker
Vakgroep Landbouweconomie
Vakgroep Plantaardige productie
Vakgroep Gewasbescherming
Vakgroep Bos- en waterbeheer
Vakgroep Landbouwtechniek
Vakgroep Biochemische en microbieletechnologie
Vakgroep Levensmiddelentechnologie en voeding
Vakgroep Toegepaste analytische en fysische chemie
Vakgroep Toegepaste ecologie en milieubiologie
Vakgroep Toegepaste wiskunde,biometrie en procesregeling
Vakgroep Organische chemie
Vakgroep Bodembeheer en bodemhygiëne
Vakgroep Dierlijke productie
Vakgroep Moleculaire biotechnologie
Decanaat faculteit LA
Facultaire studentenadministratie faculteit LA
Kwaliteitscel onderwijs faculteit LA
PC-knooppunt faculteit LA
Biocentrum AgriVet
Vakgroep Wijsbegeerte en moraalwetenschap
Vakgroep Archeologie en oude geschiedenis van Europa
Vakgroep Middeleeuwse geschiedenis
Vakgroep Nieuwe geschiedenis
Vakgroep Nieuwste geschiedenis
Vakgroep Latijn en Grieks
Vakgroep Frans
Vakgroep Romaanse talen (andere dan het Frans)
Vakgroep Nederlandse taalkunde
Vakgroep Nederlandse literatuur
Vakgroep Engels
Vakgroep Duits
Vakgroep Scandinavistiek en Noord-Europakunde
Vakgroep Talen en culturen van het Nabije Oosten en Noord-Afrika
Vakgroep Talen en culturen van Zuid- en Oost-Azie
Vakgroep Slavistiek en Oost-Europakunde
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 4/16
LW17
LW18
LW19
LW20
LW51
LW52
LW54
PP01
PP02
PP03
PP04
PP05
PP06
PP07
PP08
PP09
PP10
PP51
PP52
PP53
PP54
PP55
PP61
PP62
PS01
PS02
PS03
PS04
PS05
PS51
PS52
PS53
PS54
PS56
RE02
RE03
RE05
RE06
RE07
RE08
RE09
RE10
RE11
RE51
RE52
RE54
RE55
RE56
TW01
TW03
TW04
TW05
TW06
Vakgroep Kunst-, muziek- en theaterwetenschappen
Vakgroep Vergelijkende cultuurwetenschappen
Vakgroep Afrikaanse talen en culturen
Vakgroep Taal en communicatie
Decanaat faculteit LW
Facultaire studentenadministratie faculteit LW
PC-knooppunt faculteit LW
Vakgroep Data-analyse
Vakgroep Experimentele psychologie
Vakgroep Pedagogiek
Vakgroep Sociale, culturele en vrijetijdsagogiek
Vakgroep Gedragstherapie en psychologische begeleiding
Vakgroep Onderwijskunde
Vakgroep Ontwikkelings- en persoonlijkheidspsychologie
Vakgroep Psychoanalyse en raadplegingspsychologie
Vakgroep Personeelsbeleid-,arbeids- en organisatiepsychologie
Vakgroep Orthopedagogiek
Decanaat faculteit PP
Facultaire studentenadministratie faculteit PP
Dienst onderwijsondersteuning faculteit PP
PC-knooppunt faculteit PP
Bibliotheek faculteit PP
Testpracticum faculteit PP
Beheer gemeenschappelijke infrastructuur van de faculteit PP
Vakgroep Communicatiewetenschappen
Vakgroep Bevolkingswetenschappen en sociaal-wetenschappelijke methodologie
Vakgroep Politieke wetenschappen
Vakgroep Sociologie
Vakgroep Studie van de derde wereld
Decanaat faculteit PS
Facultaire studentenadministratie faculteit PS
Dienst onderwijsondersteuning faculteit PS
PC-knooppunt faculteit PS
Instituut voor postacademisch onderwijs en permanente vorming
Vakgroep Grondslagen en geschiedenis van het recht
Vakgroep Burgerlijk recht
Vakgroep Economisch recht
Vakgroep Internationaal publiekrecht
Vakgroep Europees gemeenschapsrecht
Vakgroep Strafrecht en criminologie
Vakgroep Sociaal recht
Vakgroep Publiekrecht enbelastingrecht
Vakgroep Procesrecht, arbitrage en internationaal privaatrecht
Decanaat faculteit RE
Facultaire studentenadministratie faculteit RE
PC-knooppunt faculteit RE
Bibliotheek faculteit RE
Gandaius permanente vorming
Vakgroep Architectuur en stedenbouw
Vakgroep Mechanica van stroming,warmte en verbranding
Vakgroep Mechanische constructie en productie
Vakgroep Informatietechnologie
Vakgroep Elektronica en informatiesystemen
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 5/16
TW07
TW08
TW09
TW10
TW11
TW12
TW14
TW15
TW16
TW17
TW18
TW51
TW52
TW53
TW54
TW55
TW56
WE01
WE02
WE03
WE04
WE05
WE06
WE07
WE08
WE09
WE10
WE11
WE12
WE13
WE14
WE51
WE52
WE53
WE54
WE55
WE56
WE61
WE62
WE63
WE64
Vakgroep Telecommunicatie en informatieverwerking
Vakgroep Elektrische energie,systemen en automatisering
Vakgroep Regeltechniek en automatisering
Vakgroep Metallurgie en materiaalkunde
Vakgroep Textielkunde
Vakgroep Chemische proceskunde en technische chemie
Vakgroep Bouwkundige constructies
Vakgroep Civiele techniek
Vakgroep Wiskundige analyse
Vakgroep Toegepaste fysica
Vakgroep Technische bedrijfsvoering
Decanaat faculteit TW
FACULTAIRE STUDENTENADMINISTRATIEFACULTEIT TW
Logistieke dienst onderwijsfaculteit TW
PC-KNOOPPUNT FACULTEIT TW
Facultaire bibliotheek Toegepaste wetenschappen
Instituut permanente vorming van de faculteit TW
Vakgroep Zuivere wiskunde en computeralgebra
Vakgroep Toegepaste wiskunde en informatica
Vakgroep Wiskundige natuurkunde en sterrenkunde
Vakgroep Vaste-stofwetenschappen
Vakgroep Subatomaire en stralingsfysica
Vakgroep Anorganische en fysische chemie
Vakgroep Organische chemie
Vakgroep Analytische chemie
Vakgroep Moleculaire genetica
Vakgroep Biochemie, fysiologie en microbiologie
Vakgroep Biologie
Vakgroep Geografie
Vakgroep Geologie en bodemkunde
Vakgroep Moleculaire biologie
Decanaat faculteit WE
Facultaire studentenadministratie faculteit WE
Logistieke dienst onderwijsfaculteit WE
PC-knooppunt faculteit WE
Bibliotheken van de faculteit Wetenschappen
Instituut permanente vorming WE
Plantentuin
Werkplaats van de faculteit WE
Museum voor dierkunde
Museum voor de geschiedenis van de wetenschappen
1.2.3 Interne klanten
Bij het opmaken van een interne verkooporder dient men gebruik te maken van interne
klanten. Als interne klant werden binnen SAP alle diensten en vakgroepen aangemaakt.
Hieronder wordt een overzicht gegeven van alle huidig beschikbare interne klanten:
Debiteur
omschrijving
CA10
CA20
Directie Onderwijsaangelegenheden
Directie Onderzoeksaangelegenheden
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 6/16
CA30
CA40
CA50
CA60
CA70
CA80
DI01
DI02
DI03
DI04
DI05
DI06
DI07
DI08
DI09
DI10
DI11
DI12
DI51
DI52
DI56
DI61
EB01
EB02
EB03
EB05
EB06
EB07
EB08
EB09
EB51
EB52
EB54
EB55
EB56
EB61
FW01
FW02
FW03
FW51
FW52
FW54
FW61
GE01
GE02
GE03
GE04
GE05
GE06
GE07
GE08
GE09
GE10
Directie Bestuurszaken
Directie Personeel en Organisatie
Directie Financiën
Directie Informatie- en Communicatietechnologie
Directie Gebouwen en Milieu
Directie Studentenvoorzieningen
Vakgroep Fysiologie, biochemie en biometrie
Vakgroep Farmacologie, farmacie en toxicologie
Vakgroep Morfologie
Vakgroep Virologie, parasitologie en immunologie
Vakgroep Pathologie, bacteriologie en pluimveeziekten
Vakgroep Diergeneeskundig toezicht op eetwaren
Vakgroep Diervoeding, dierlijkegenetica, vee-uitbating en
Vakgroep Verloskunde, voortplanting en bedrijfsdiergeneeskunde
Vakgroep Geneeskunde en klinische biologie van de kleine huisdieren
Vakgroep Heelkunde en anesthesie van de huisdieren
Vakgroep Medische beeldvorming van de huisdieren
Vakgroep Interne geneeskunde en klinische biologie van de grote
Decanaat faculteit DI
Facultaire studentenadministratie faculteit DI
Instituut voor permanente vorming van de faculteit DI
Werkplaats faculteit DI
Vakgroep Algemene economie
Vakgroep Financiële economie
Vakgroep Sociale economie
Vakgroep Accountancy,beheerscontrole en fiscaliteit
Vakgroep Bedrijfsfinanciering
Vakgroep Marketing
Vakgroep Beleidsinformatie,operationeel beheer en
Vakgroep Management en organisatie
Decanaat faculteit EB
FACULTAIRE STUDENTENADMINISTRATIEFACULTEIT EB
PC-knooppunt faculteit EB
Bibliotheek Faculteit EB
Hoger instituut voor accountancy en fiscaliteit
Techniek en budget
Vakgroep Geneesmiddelenleer
Vakgroep Farmaceutische analyse
Vakgroep Bioanalyse
Decanaat faculteit FW
Facultaire studentenadministratie faculteit FW
PC-knooppunt faculteit FW
Laboratoria faculteit FW
Vakgroep Inwendige ziekten
Vakgroep Pediatrie en genetica
Vakgroep Fysiotherapie en orthopedie
Vakgroep Uro-gynaecologie
Vakgroep Anatomie, embryologie,histologie en medische fysica
Vakgroep Klinische biologie,microbiologie en immunologie
Vakgroep Biochemie
Vakgroep Fysiologie en fysiopathologie
Vakgroep Farmacologie
Vakgroep Heelkunde
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 7/16
GE11
GE12
GE13
GE14
GE15
GE16
GE17
GE18
GE19
GE21
GE22
GE23
GE24
GE25
GE51
GE52
GE54
GE55
GE56
GE61
GE62
GE63
GE64
LA01
LA02
LA03
LA04
LA05
LA06
LA07
LA08
LA09
LA10
LA11
LA12
LA13
LA14
LA51
LA52
LA53
LA54
LA61
LW01
LW02
LW03
LW04
LW05
LW06
LW07
LW08
LW09
LW10
LW11
Vakgroep Tandheelkunde
Vakgroep Maatschappelijke gezondheidszorg
Vakgroep Psychiatrie en medische psychologie
Vakgroep Gerechtelijke geneeskunde
Vakgroep Dermatologie
Vakgroep Radiologie
Vakgroep Radiotherapie en kerngeneeskunde
Vakgroep Oogheelkunde
Vakgroep Neus-, keel- en oorheelkunde
Vakgroep Huisartsgeneeskunde en eerstelijnsgezondheidszorg
Vakgroep Pathologische anatomie
Vakgroep Anesthesiologie
Vakgroep Revalidatiewetenschappen en kinesitherapie
Vakgroep Bewegings- en sportwetenschappen
Decanaat faculteit GE
Facultaire studentenadministratie faculteit GE
PC-knooppunt faculteit GE
Biomedische bibliotheek
Instituut permanente vormingkinesitherapie
Animalarium
Spermabank
Centrum voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden
Centrum voor preventie en vroegtijdige opsporing van kanker
Vakgroep Landbouweconomie
Vakgroep Plantaardige productie
Vakgroep Gewasbescherming
Vakgroep Bos- en waterbeheer
Vakgroep Landbouwtechniek
Vakgroep Biochemische en microbiele technologie
Vakgroep Levensmiddelentechnologie en voeding
Vakgroep Toegepaste analytische en fysische chemie
Vakgroep Toegepaste ecologie en milieubiologie
Vakgroep Toegepaste wiskunde,biometrie en procesregeling
Vakgroep Organische chemie
Vakgroep Bodembeheer en bodemhygiëne
Vakgroep Dierlijke productie
Vakgroep Moleculaire biotechnologie
Decanaat faculteit LA
Facultaire studentenadministratie faculteit LA
Kwaliteitscel onderwijs faculteit LA
PC-knooppunt faculteit LA
Biocentrum AgriVet
Vakgroep Wijsbegeerte en moraalwetenschap
Vakgroep Archeologie en oude geschiedenis van Europa
Vakgroep Middeleeuwse geschiedenis
Vakgroep Nieuwe geschiedenis
Vakgroep Nieuwste geschiedenis
Vakgroep Latijn en Grieks
Vakgroep Frans
Vakgroep Romaanse talen (andere dan het Frans)
Vakgroep Nederlandse taalkunde
Vakgroep Nederlandse literatuur
Vakgroep Engels
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 8/16
LW12
LW13
LW14
LW15
LW16
LW17
LW18
LW19
LW20
LW51
LW52
LW54
PP01
PP02
PP03
PP04
PP05
PP06
PP07
PP08
PP09
PP10
PP51
PP52
PP53
PP54
PP55
PP61
PP62
PS01
PS02
PS03
PS04
PS05
PS51
PS52
PS53
PS54
PS56
RE02
RE03
RE05
RE06
RE07
RE08
RE09
RE10
RE11
RE51
RE52
RE54
RE55
RE56
Vakgroep Duits
Vakgroep Scandinavistiek en Noord-Europakunde
Vakgroep Talen en culturen van het Nabije Oosten en Noord-Afrika
Vakgroep Talen en culturen van Zuid- en Oost-Azie
Vakgroep Slavistiek en Oost-Europakunde
Vakgroep Kunst-, muziek- en theaterwetenschappen
Vakgroep Vergelijkende cultuurwetenschappen
Vakgroep Afrikaanse talen enculturen
Vakgroep Taal en communicatie
Decanaat faculteit LW
Facultaire studentenadministratie faculteit LW
PC-knooppunt faculteit LW
Vakgroep Data-analyse
Vakgroep Experimentele psychologie
Vakgroep Pedagogiek
Vakgroep Sociale, culturele en vrijetijdsagogiek
Vakgroep Gedragstherapie en psychologische begeleiding
Vakgroep Onderwijskunde
Vakgroep Ontwikkelings- en persoonlijkheidspsychologie
Vakgroep Psychoanalyse en raadplegingspsychologie
Vakgroep Personeelsbeleid-,arbeids- en organisatiepsychologie
Vakgroep Orthopedagogiek
Decanaat faculteit PP
Facultaire studentenadministratie faculteit PP
Dienst onderwijsondersteuning faculteit PP
PC-knooppunt faculteit PP
Bibliotheek faculteit PP
Testpracticum faculteit PP
Beheer gemeenschappelijke infrastructuur van de faculteit PP
Vakgroep Communicatiewetenschappen
Vakgroep Bevolkingswetenschappen en sociaal-wetenschappelijke
Vakgroep Politieke wetenschappen
Vakgroep Sociologie
Vakgroep Studie van de derde wereld
Decanaat faculteit PS
Facultaire studentenadministratie faculteit PS
Dienst onderwijsondersteuning faculteit PS
PC-knooppunt faculteit PS
Instituut voor postacademisch onderwijs en permanente vorming
Vakgroep Grondslagen en geschiedenis van het recht
Vakgroep Burgerlijk recht
Vakgroep Economisch recht
Vakgroep Internationaal publiekrecht
Vakgroep Europees gemeenschapsrecht
Vakgroep Strafrecht en criminologie
Vakgroep Sociaal recht
Vakgroep Publiekrecht en belastingrecht
Vakgroep Procesrecht, arbitrage en internationaal privaatrecht
Decanaat faculteit RE
Facultaire studentenadministratie faculteit RE
PC-knooppunt faculteit RE
Bibliotheek faculteit RE
Gandaius permanente vorming
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 9/16
TW01
TW03
TW04
TW05
TW06
TW07
TW08
TW09
TW10
TW11
TW12
TW14
TW15
TW16
TW17
TW18
TW51
TW52
TW53
TW54
TW55
TW56
WE01
WE02
WE03
WE04
WE05
WE06
WE07
WE08
WE09
WE10
WE11
WE12
WE13
WE14
WE51
WE52
WE53
WE54
WE55
WE56
WE61
WE62
WE63
WE64
Vakgroep Architectuur en stedenbouw
Vakgroep Mechanica van stroming,warmte en verbranding
Vakgroep Mechanische constructie en productie
Vakgroep Informatietechnologie
Vakgroep Elektronica en informatiesystemen
Vakgroep Telecommunicatie en informatieverwerking
Vakgroep Elektrische energie,systemen en automatisering
Vakgroep Regeltechniek en automatisering
Vakgroep Metallurgie en materiaalkunde
Vakgroep Textielkunde
Vakgroep Chemische proceskunde en technische chemie
Vakgroep Bouwkundige constructies
Vakgroep Civiele techniek
Vakgroep Wiskundige analyse
Vakgroep Toegepaste fysica
Vakgroep Technische bedrijfsvoering
Decanaat faculteit TW
FACULTAIRE STUDENTENADMINISTRATIEFACULTEIT TW
Logistieke dienst onderwijsfaculteit TW
PC-KNOOPPUNT FACULTEIT TW
Facultaire bibliotheek Toegepaste wetenschappen
Instituut permanente vorming van de faculteit TW
Vakgroep Zuivere wiskunde en computeralgebra
Vakgroep Toegepaste wiskunde en informatica
Vakgroep Wiskundige natuurkunde en sterrenkunde
Vakgroep Vaste-stof wetenschappen
Vakgroep Subatomaire en stralingsfysica
Vakgroep Anorganische en fysische chemie
Vakgroep Organische chemie
Vakgroep Analytische chemie
Vakgroep Moleculaire genetica
Vakgroep Biochemie, fysiologie en microbiologie
Vakgroep Biologie
Vakgroep Geografie
Vakgroep Geologie en bodemkunde
Vakgroep Moleculaire biologie
Decanaat faculteit WE
Facultaire studentenadministratie faculteit WE
Logistieke dienst onderwijsfaculteit WE
PC-knooppunt faculteit WE
Bibliotheken van de faculteit Wetenschappen
Instituut permanente vorming WE
Plantentuin
Werkplaats van de faculteit WE
Museum voor dierkunde
Museum voor de geschiedenis van de wetenschappen
1.2.4 Overkoepelende artikels
Interne bestelbonnen en –verkooporders worden altijd aangemaakt met overkoepelende
artikels. Elke vakgroep of dienst beschikt over een standaard set van overkoepelende
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 10/16
artikels. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de beschikbare overkoepelende artikels
te samen met de goederengroep, waarderingsklasse en rubricering die meegegeven zijn aan
de betreffende artikels.
artikelsoort
omschrijving
Goederengrp Rubr.groep art Waarderingskl
overkoepelende dienst Int huur onroerend goed
2
22
9006
overkoepelende dienst Int huur roerende goed
2
22
9007
overkoepelende dienst Int huur overige(ad hoc)
2
23
9008
overkoepelende dienst Int huur studentkamers
2
21
9007
overkoepelende dienst Int O&H Elektro
3
26
9009
overkoepelende dienst Int O&H Sanitair
3
26
9010
overkoepelende dienst Int O&H HVAC
3
26
9011
overkoepelende dienst Int O&H Tuin- terr
3
26
9012
overkoepelende dienst Int O&H Liften
3
26
9013
overkoepelende dienst Int O&H Veiligheid
3
26
9014
overkoepelende dienst Int O&H Schrijn& mets
3
26
9015
overkoepelende dienst Int O&H Schild&gevel
3
26
9016
overkoepelende dienst Int O&H Glaswerken
3
26
9017
overkoepelende dienst Int O&H Vloeren
3
26
9018
overkoepelende dienst Int O&H Zonnewering
3
26
9019
overkoepelende dienst Int O&H Mechanica
3
26
9020
overkoepelende dienst Int O&H Uitrus
3
26
9021
overkoepelende dienst Int O&H Telecom
3
26
9022
overkoepelende dienst Int O&H Hardware
3
26
9023
overkoepelende dienst Int O&H Software
3
26
9024
overkoepelende dienst Int O&H Meubilair
3
26
9025
overkoepelende dienst Int O&H rol mat
3
26
9026
overkoepelende dienst Int O&H textiel
3
26
9027
overkoepelende dienst Int O&H div.
3
26
9028
overkoepelend materiaal Int drukwerk
7
26
9029
overkoepelend materiaal Int dieren
11
27
9030
overkoepelend materiaal Int planten
11
27
9031
overkoepelend materiaal Int kweekbodems
11
27
9032
overkoepelend materiaal Int verbruikproducten labo,…
11
27
9033
overkoepelend materiaal Int studiemateriaal
11
19
9033
overkoepelende dienst Int inschr congres,…
17
15
9034
overkoepelende dienst Int opleiding student
17
12
9035
overkoepelende dienst Int post acad vorming
17
14
9035
overkoepelende dienst Int toegang beurs
17
13
9036
overkoepelende dienst Int dnstverl.: recepties, loonwerk…
25
26
9037
overkoepelende dienst Int dienst niet wetensch
25
26
9038
overkoepelende dienst Int dienst wetensch
25
10
9038
overkoepelend materiaal Int gelegenheidsgeschenken
22
27
9039
overkoepelende dienst Int onthaal- receptkst (incl. rest.kst)
22
20
9040
overkoepelend materiaal Int kantoorbehoeften
8
27
9041
overkoepelende dienst Int lidmaatschap
27
26
9042
De omschrijving die meegegeven wordt aan deze artikels kan steeds op niveau van de
bestelbon of het verkooporder aangepast worden naar eigen keuze zodat de ontvanger
ervan steeds weet wat besteld of verkocht wordt.
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 11/16
1.2.5 Praktisch voorbeeld en werkwijze
1.2.5.1 Aanmaak interne bestelbon
Men wilt als Inkooporganisatie TW15 een bepaald goed of dienst aankopen bij interne
leverancier TW14. We gebruiken dus een
 INTERNE LEVERANCIER TW14
 IB INTERNE BESTELBON
 IB rubricering wordt L voor Kostenplaats en Q voor Project
 OVERKOEPELEND ARTIKEL ( zijn aangemaakt voor aankoop en ook voor
verkoop)

De bestelbon wordt ingevoerd in SAP en op PAPIER doorgestuurd naar de verkoper ( zijnde
onze interne leverancier).
1.2.5.2 Aanmaak intern verkooporder:
De leverancier voert onze bestelbon in als een INTERNE VERKOOPORDER, met ons zelf
als INTERNE KLANT.
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 12/16
Hij gebruikt hetzelfde overkoepelend artikel, die dus ook aangelegd werd met
verkoopgegevens.
Onze leverancier vergeet nooit de referentie in te vullen die wij hem meegaven, nl ons
BESTELBONNR. Het systeem checkt op deze ingave indien er voor een intern verkooporder
gekozen werd
Het is zo dat ieder order op zijn beurt met of zonder leveringsdocument kan aangemaakt
worden. Dit document wordt vanuit het order opgemaakt en kan dus eenvoudig worden
gegenereerd.
Het leveringsdocument die door de leverancier wordt opgemaakt vergezelt de zending en
wordt gebruikt als Goederen ontvangst document bij ontvangst bij de klant ( besteller).
De Goederen ontvangst zal gebeuren op basis van de BESTELBONNUMMER die afgedrukt
werd als referentie op het leveringsdocument.
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 13/16
1.2.5.3 Facturatie
De Leveringen dienen natuurlijk gefactureerd te worden. Het aanmaken van een
verkoopfactuur verloopt gelijkaardig zoals een externe verkoop. De verkoopfactuur wordt
door de leverende dienst/vakgroep opgestuurd naar de aankopende dienst of vestiging.
Deze laatste dient nu nog de aankoopfactuur te boeken in SAP. Om dit te doen roept men
de transactie “overzicht geregistreerde documenten” op . Dit is het zelfde lijstje welk men
gebruikt voor de facturen die men wenst door te sturen aan de Directie Financiën.
Op basis van de referentie, die men terugvindt op de verkoopfactuur, kan men eenvoudig het
document oproepen. Om daarna via het menu bewerken < weergeven/wijzigen het
document volledig op te slaan indien het correct is.
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 14/16
Het is wel van heel groot belang dat deze activiteit gebeurt want indien dit niet uitgevoerd
wordt zal de workflow niet gestart worden richting boekhouder.
Verdere verwerking van deze interne factuur is compleet gelijkaardig aan een extern
ontvangen aankoopfactuur zijnde het noteren van het logistiek factuurnr (51……) , het
opsturen van de facturen vergezeld van overzichtslijst naar de Directie Financiën.
1.2.5.4 Financiële vereffening
Nadat de factuur nu volledig geboekt werd is er nog de VEREFFENING die dient te
gebeuren.
De vereffening gebeurt dagelijks AUTOMATISCH in SAP. Nl het moment dat er een
logistieke factuur volledig geboekt werd door de boekhouding met een referentie gelijk aan
een Verkoopfactuurnummer, dan pikt het automatische programma de beide documenten op
en gaat enerzijds, de leveranciers betalen bij de besteller, en gaat daarna de klant
vereffenen bij de leverancier.
Dus indien men budgetverhogende inkomsten dient te hebben, dan heeft men die slechts
nadat de tegenpartij het document volledig heeft opgeslagen en doorgestuurd heeft naar de
boekhouding , en daarna de boekhouding het finaal geboekt heeft.
Speciale goedkeuringen op papier zijn dus niet meer noodzakelijk, de gewone weg van
AANKOOP en VERKOOP kan hier gewoon gevolgd worden.
Men blijft ook hier de mogelijkheid hebben om de CREDITEUREN rekeningen alsook de
DEBITEUREN rekeningen te bekijken.
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 15/16
1.3
Interne aanrekening
Interne aanrekeningen zoals bijvoorbeeld de aanrekening van de telefoonkosten door de
Directie Gebouwen en Milieu zal in de toekomst als volgt gebeuren. Men krijgt een overzicht
van de kosten die aangerekend werden per budgetplaats. Indien men de mening is
toegedaan dat de kosten op een ander budget ten laste dienen gelegd te worden dient men
dit via een regeling in geschrift de rechtzetting aan te vragen aan de financiële dienst.
Overige bestelling (bv taxi- en busvervoer) die vroeger via de Directie Gebouwen en Milieu
verliepen en achteraf in mindering van een budgetplaats werden gebracht, dienen van 1 mei
door de dienst/vakgroep zelf rechtstreeks bij Sylviae tours en Vermargo geplaatst te worden.
(cf contracten in bijlage) Deze zullen dan ook rechtstreeks aan de dienst/vakgroep
gefactureerd worden. Er dient dus geen interne bestelbon opgemaakt te worden, wel dient er
een externe bestelbon tav de betrokken firma’s opgesteld te worden.
Aanrekeningen van benzine door JET (Vroegere Seca) verliepen in het verleden tevens via
DGM . Vanaf 1 mei zullen de verbruiken per kaart worden door gefactureerd aan de bezitter
van de kaart. Deze zal bij ontvangst van een dergelijke afrekening een externe bestelbon en
factuur ten bedrage van de afrekening dienen in te geven in SAP.
1.4
De overdrachten van budgetten en afsluiten van projecten met overdracht
van saldo
1.4.1 Algemeen principe
1.4.1.1 Overdracht van budget
Indien men om 1 of andere reden overdracht van budget wenst door te voeren. Bv men heeft
een project goedgekeurd gekregen. Er zijn echter nog geen middelen voor handen en men
wenst een deel van de kas over te dragen naar het betreffende project. Dan kan men
dergelijke overdracht aanvragen via bijgevoegd formulier in bijlage.
1.4.1.2 Afsluiten van project met overdracht van saldo
Indien een project dient afgesloten te worden en de financier toelaat dat het resterende saldo
mag overgedragen worden dan dient men dit via het bijgevoegd formulier (in bijlage ) te
melden aan de Directie Financiën.
1.4.2 Formulier ter overdracht van budget en/of afsluiting van project
Het formulier welk gebruikt dient te worden voor de overdracht van budget en/of afsluiting
van project en overdracht van het saldo is bijgevoegd in bijlage.
Zendende budgetplaats is de budgetplaats waarvan budget dient overgeboekt te worden.
Ontvangende budgetplaats is de budgetplaats waarnaar budget dient geboekt te worden.
Budgetpositie dient enkel ingevuld te worden indien men bijv. binnen 1 zelfde budgetplaats
budget van werking naar uitrusting of omgekeerd wil overboeken.
317505616
e-Counting project 23/4/2002 6:08
Pagina 16/16