Business Case

Business Case
Projectnaam
<name>
Projectnummer
<number>
Datum
<date>
Versie / Status
<version> / <status>
Klant
<customer>
Eigenaar
<owner>
Auteur
<author>
Documentnummer
<number>
Noot.
Dit document is slechts geldig op de dag dat het is afgedrukt.
Revisies
Datum van volgende revisie: 00/00/0000.
Datum
Datum
Samenvatting van wijzigingen
van revisie
vorige revisie
Wijzigingen
gemarkeerd
Goedkeuringen
Dit document vereist onderstaande goedkeuringen en wordt gearchiveerd in het projectdossier.
Datum
Naam
Paraaf
Titel
van uitgifte
Versie
Distributie
Dit document werd verstuurd naar:
Naam
Titel
PRINCE2® is a registered trade mark of the Cabinet Office.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Datum
van uitgifte
Versie
Sjabloon v1.2
Pagina 1 van 6
Project: <name>
Business Case
Overzicht
Doel van dit document
Deze sjablonen zijn gebaseerd op de voorgestelde Product Descriptions in het PRINCE2® handboek Managen van Succesvolle
Projecten met PRINCE2, editie 2009, gepubliceerd door The Stationary Office.
Hulp en richtlijnen over het gebruik van de sjablonen wordt voorzien door pm4all en is weergegeven in het blauw.
PRINCE2 dient te worden op maat gemaakt voor gebruik. U kunt deze sjablonen gebruiken als startpunt en deze aanpassen zodat
ze voldoen aan uw eisen.
U hebt misschien hulp nodig. U kunt ons bij pm4all contacteren met uw plannen en een vrijblijvend voorstel ontvangen voor:
- Gepersonaliseerde PRINCE2 training en certificatie
- Het toesnijden van PRINCE2 op uw eisen
- Het in gebruik te nemen van de methode
- Het implementeren van een standaard voor projectmanagement
- Het coachen van uw team die de methode toepast
- Het overbruggen van de kloof tussen theorie en praktijk
Bezoek ons op www.pm4all.be, contacteer pm4all op +32 53 417113 of e-mail [email protected].
De Business Case wordt gebruikt voor het vastleggen van de rechtvaardiging voor het uitvoeren van een
project, gebaseerd op de geschatte kosten (kosten voor ontwikkeling en implementatie, en de invloed op
de operationele en onderhoudskosten) ten opzichte van de verwachte benefits en afgewogen tegen alle
risico’s die eraan verbonden zijn.
De Business Case op hoofdlijnen (outline Business Case) wordt ontwikkeld tijdens het proces Starting up
a Project en uitgewerkt tot een uitgewerkte Business Case (detailled Business Case) in het proces
Initiating a Project. Het proces Directing a Project omvat de goedkeuring en herbevestiging van de
Business Case.
De Business Case wordt in het proces Controlling a Stage gebruikt bij het beoordelen van de impact van
issues en risico’s. De Business Case wordt aan het einde van iedere managementfase gereviewd en
geactualiseerd in het proces Managing a Stage Boundary, en aan het einde van het project in het proces
Closing a Project.
Advies voor dit document
De Business Case is afgeleid van:

projectmandaat en Project Brief – de redenen;

Project Plan – het tijdschema en de kosten;

de Senior User(s) – de verwachte benefits en dis-benefits;

de Executive – het rendement;

Risk Register – de belangrijkste risico’s die de levensvatbaarheid en haalbaarheid beïnvloeden;

Issue Register – de impact van issues op de Business Case.
Een Business Case kan verschillende formaten hebben, waaronder:

een document, spreadsheet of presentatie;

invoer in een projectmanagementtool.
Onderstaande kwaliteitscriteria dienen te worden gerespecteerd.

De redenen voor het project moeten consistent zijn met de bedrijfs- of programmastrategie.

Het Project Plan en de Business Case moeten op elkaar zijn afgestemd.

De benefits moeten duidelijk zijn geïdentificeerd en onderbouwd.

Het moet duidelijk zijn hoe de benefits worden gerealiseerd.

Het moet duidelijk zijn wat een succesvol eindresultaat is.

Het moet duidelijk zijn welk overwogen alternatief de voorkeur heeft, en waarom.
© Crown Copyright 2009. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 2 van 6
Project: <name>
Business Case






Wanneer externe inkoop vereist is, moet duidelijk zijn welke vorm van inkopen de voorkeur heeft,
en waarom.
Het moet duidelijk zijn hoe de noodzakelijke financiering wordt verkregen.
De Business Case bevat zowel niet-financiële als financiële criteria.
De Business Case bevat naast de projectkosten en –risico’s ook de operationele en
onderhoudskosten en –risico’s.
De Business Case voldoet aan de boekhoudkundige standaarden van de organisatie (b.v. breakeven-analyse en kasstroomconventies).
De belangrijkste risico’s voor het project zijn expliciet aangegeven, evenals de voorgestelde
maatregelen.
© Crown Copyright 2009. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 3 van 6
Project: <name>
Business Case
Inhoudsopgave
Onderwerpen
Overzicht ................................................................................................................................................. 2
Doel van dit document ............................................................................................................................. 2
Advies voor dit document ........................................................................................................................ 2
Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 4
Onderwerpen ........................................................................................................................................... 4
Business Case ......................................................................................................................................... 5
Samenvatting voor opdrachtgever .......................................................................................................... 5
Redenen .................................................................................................................................................. 5
Alternatieven............................................................................................................................................ 5
1. Doe niets ...................................................................................................................................... 5
2. Doe het minimale ......................................................................................................................... 5
3. Doe iets ........................................................................................................................................ 5
Verwachte benefits .................................................................................................................................. 5
Verwachte dis-benefits ............................................................................................................................ 6
Tijdschema .............................................................................................................................................. 6
Kosten ..................................................................................................................................................... 6
Investeringsbeoordeling .......................................................................................................................... 6
Belangrijkste risico’s ................................................................................................................................ 6
Based on OGC PRINCE2® material. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 4 van 6
Project: <name>
Business Case
Business Case
Samenvatting voor opdrachtgever
Geeft de belangrijkste punten in de Business Case weer, met in ieder geval de belangrijkste benefits en de return on investment
(ROI).
xxx
Redenen
Stelt de redenen vast voor het uitvoeren van het project en legt uit hoe het project zal bijdragen aan het realiseren van
bedrijfsstrategieën en –doelstellingen.
Bijvoorbeeld:
- Bedrijfsverandering
- Technologische verandering
- Verplicht of gedwongen project
- Verbeteringsprogramma
- Bedrijfsstrategie of -visie
xxx
Alternatieven
Analyse van, en onderbouwende aanbeveling voor, de fundamentele opties: doe niets, doe het minimale of doe iets.
Niets doen moet altijd het uitgangspunt zijn om er andere opties mee te kunnen vergelijken.
Het verschil tussen de doe niets en doe het minimale/doe iets optie is de benefits die de investering met zich meebrengt.
De gekozen optie dient aangegeven te worden, samen met een beknopte verantwoording.
1. Doe niets
xxx
2. Doe het minimale
xxx
3. Doe iets
xxx
Verwachte benefits
De benefits die het project zal opleveren, uitgedrukt in meetbare eenheden ten opzichte van de situatie voorafgaan aan het project.
Benefits moeten zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Zij moeten passen bij de bedrijfs- of programmabenefits.
Er moeten toleranties worden ingesteld voor iedere benefit en voor het totaal van de benefits.
Alle eisen aan benefitsrealisatie moeten worden vermeld.
Bijvoorbeeld:
- Verbeterde kasstromen
- Verminderde voorraadniveaus
- Naleving van de wetgeving
- Verbeterd bedrijfsimago
- Verbeterd personeelsmoraal
- Verbeterde reactietijden naar klanten
xxx
Based on OGC PRINCE2® material. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 5 van 6
Project: <name>
Business Case
Verwachte dis-benefits
Effecten die door een of meer stakeholders als negatief worden beschouwd. Dis-benefits zijn werkelijke gevolgen van een activiteit,
terwijl een risico, per definitie, een mate van onzekerheid heeft of het zal optreden.
De waarde van dis-benefits moet worden geschat en meegenomen in de investeringsbeoordeling.
Bijvoorbeeld:
Het besluit om twee onderdelen van een organisatie samen te voegen op een nieuwe locatie kan benefits hebben (b.v. betere
samenwerking), kosten (b.v. het uitbreiden van de twee locaties) en dis-benefits (b.v. productiviteitsverlies tijdens de fusie).
xxx
Tijdschema
Volgens welke het project zal verlopen (samenvatting van het Project Plan) en de periode waarin de benefits gerealiseerd zullen
worden. Deze informatie wordt vervolgens bij de planning (Project Plan, Stage Plan en Benefits Review Plan) gebruikt bij het nemen
van besluiten over timing. Als het Project Plan nog niet is afgerond, kan het noodzakelijk zijn om in de Business Case alvast het
tijdschema van het project in hoofdlijnen aan te geven en om deze verder uit te werken als het Project Plan wordt voltooid.
xxx
Kosten
Een overzicht van de projectkosten (overgenomen uit het Project Plan), de doorlopende operationele en onderhoudskosten en de
financieringsafspraken. Als het Project Plan nog niet is afgerond, kan het noodzakelijk zijn om in de Business Case alvast de kosten
van het project in hoofdlijnen aan te geven en om deze verder uit te werken als het Project Plan wordt voltooid.
xxx
Investeringsbeoordeling
Vergelijk het totaal van de benefits en dis-benefits met de projectkosten (gehaald uit het Project Plan) en veranderingen in de kosten
van beheer en onderhoud. Bij de analyse kunnen technieken als kasstroomoverzicht, ROI, netto constante waarde, interne
rentevoet en terugverdientijd worden toegepast. De doelstelling is om de waarde van een project als investering te kunnen bepalen.
De investeringsbeoordeling moet ook aandacht besteden aan de financiering van het project.
De baseline voor de beoordeling van de investering is de keuze om niets te doen, of wat zal het plaatje van kosten en benefits zijn
als het project niet wordt uitgevoerd? Dit wordt dan vergeleken met wat het project oplevert als het wel wordt afgerond.
xxx
Belangrijkste risico’s
Geeft een samenvatting van de grootste risico’s die verbonden zijn met het project, evenals de waarschijnlijke impact ervan en van
de plannen voor als ze optreden.
Indien nodig, verwijs naar het Risk Register voor meer detail.
xxx
Based on OGC PRINCE2® material. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 6 van 6