Project Brief

Project Brief
Projectnaam
<name>
Projectnummer
<number>
Datum
<date>
Versie / Status
<version> / <status>
Klant
<customer>
Eigenaar
<owner>
Auteur
<author>
Documentnummer
<number>
Noot.
Dit document is slechts geldig op de dag dat het is afgedrukt.
Revisies
Datum van volgende revisie: 00/00/0000.
Datum
Datum
Samenvatting van wijzigingen
van revisie
vorige revisie
Wijzigingen
gemarkeerd
Goedkeuringen
Dit document vereist onderstaande goedkeuringen en wordt gearchiveerd in het projectdossier.
Datum
Naam
Paraaf
Titel
van uitgifte
Versie
Distributie
Dit document werd verstuurd naar:
Naam
Titel
PRINCE2® is a registered trade mark of the Cabinet Office.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Datum
van uitgifte
Versie
Sjabloon v1.3
Pagina 1 van 6
Project: <name>
Project Brief
Overzicht
Doel van dit document
Deze sjablonen zijn gebaseerd op de voorgestelde Product Descriptions in het PRINCE2® handboek Managen van Succesvolle
Projecten met PRINCE2, editie 2009, gepubliceerd door The Stationary Office.
Hulp en richtlijnen over het gebruik van de sjablonen wordt voorzien door pm4all en is weergegeven in het blauw.
PRINCE2 dient te worden op maat gemaakt voor gebruik. U kunt deze sjablonen gebruiken als startpunt en deze aanpassen zodat
ze voldoen aan uw eisen.
U hebt misschien hulp nodig. U kunt ons bij pm4all contacteren met uw plannen en een vrijblijvend voorstel ontvangen voor:
- Gepersonaliseerde PRINCE2 training en certificatie
- Het toesnijden van PRINCE2 op uw eisen
- Het in gebruik te nemen van de methode
- Het implementeren van een standaard voor projectmanagement
- Het coachen van uw team die de methode toepast
- Het overbruggen van de kloof tussen theorie en praktijk
Bezoek ons op www.pm4all.be, contacteer pm4all op +32 53 417113 of e-mail [email protected].
Een Project Brief wordt gebruikt om een volledige en stevige basis te leggen voor de initiatie van het
project, en wordt gemaakt tijdens het proces Starting up a Project.
In het proces Initiating a Project wordt de inhoud van de Project Brief uitgebreid en aangescherpt voor de
Project Initiation Documentation, waarna de Project Brief niet langer wordt bijgehouden.
Advies voor dit document
De Project Brief is afgeleid van:

een projectmandaat dat verstrekt is bij de start van het project;

programmamanagement – als het project deel uitmaakt van een programma wordt de Project Brief
waarschijnlijk geleverd door het programma, en de Project Brief hoeft in dat geval niet te worden
afgeleid van een projectmandaat;

besprekingen met het bedrijfsmanagement over de bedrijfsstrategie en eventuele beleidspunten en
standaarden die van toepassing zijn;

besprekingen met de Project Board en gebruikers als het projectmandaat onvolledig is of als er
geen projectmandaat wordt verstrekt;

besprekingen met de operationele en onderhoudsorganisatie (indien van toepassing);

bespreking met de (potentiële) leveranciers over specialistische ontwikkelingscycli die gebruikt
zouden kunnen worden;

Lessons Log.
Een Project Brief kan verschillende formaten hebben, waaronder:

een document of presentatie;

invoer in een projectmanagementtool.
Onderstaande kwaliteitscriteria dienen te worden gerespecteerd.

De Project Brief is beknopt want het doel op dit moment is een stevige basis te leggen voor projectinitiatie. De inhoud wordt later aangescherpt en uitgebreid in de Project Initiation Documentation.

De Project Brief weerspiegelt accuraat het projectmandaat, bedrijfseisen en eisen van gebruikers.

De projectaanpak houdt rekening met een reeks mogelijke oplossingen, zoals: maatwerk of kanten-klaar, uitbesteed of eigen ontwikkeling, nieuw ontworpen of een bestaand product aanpassen.

De projectaanpak is zo gekozen dat de kans op projectsucces maximaal is.

De doelstellingen, aanpak en strategieën van het project zijn consistent met de maatschappelijke
verantwoordelijkheid van het bedrijf.

De doelstellingen van het project zijn S.M.A.R.T. (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en
tijdsgebonden).
© Crown Copyright 2009. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 2 van 6
Project: <name>
Project Brief
Inhoudsopgave
Onderwerpen
Overzicht ................................................................................................................................................. 2
Doel van dit document ............................................................................................................................. 2
Advies voor dit document ........................................................................................................................ 2
Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3
Onderwerpen ........................................................................................................................................... 3
Project Brief ............................................................................................................................................. 4
Projectdefinitie ......................................................................................................................................... 4
1. Achtergrond .................................................................................................................................. 4
2. Projectdoelstellingen .................................................................................................................... 4
3. Gewenste eindresultaten ............................................................................................................. 4
4. Projectscope en uitsluitingen ....................................................................................................... 4
5. Beperkingen en aannamen .......................................................................................................... 4
6. Projecttoleranties ......................................................................................................................... 5
7. De gebruiker(s) en eventuele andere geïnteresseerde partijen ................................................... 5
8. Interfaces ..................................................................................................................................... 5
Projectaanpak.......................................................................................................................................... 5
Verwijzingen ............................................................................................................................................ 5
Bijlage(n) ................................................................................................................................................. 6
Bijlage A. Business Case op hoofdlijnen ................................................................................................. 6
Bijlage B. Project Product Description..................................................................................................... 6
Bijlage C. Projectmanagementteamstructuur en rolbeschrijvingen ........................................................ 6
Based on OGC PRINCE2® material. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 3 van 6
Project: <name>
Project Brief
Project Brief
Projectdefinitie
1. Achtergrond
De context van het project en de concrete aanleiding voor het project.
Een korte beschrijving van de huidige situatie en de eventuele problemen of tekortkomingen van deze situatie.
De redenen waarom voor een projectmatige aanpak werd gekozen.
xxx
2. Projectdoelstellingen
Prestatiedoelen wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s en benefits.
a. Tijd
xxx
b. Kosten
xxx
c. Kwaliteit
xxx
d. Scope
xxx
e. Risico’s
xxx
f.
Benefits
xxx
3. Gewenste eindresultaten
Welke producten moeten worden opgeleverd?
Wat zijn de gewenste eindresultaten?
xxx
4. Projectscope en uitsluitingen
a. Projectscope
Een beschrijving in grote lijnen wat de reikwijdte of het bereik is van het project.
xxx
b. Uitsluitingen
Een beschrijving in grote lijnen wat niet behoort tot het projectresultaat.
Welke onderdelen, doelgroepen, werkgebieden, afdelingen … worden niet betrokken bij het eindresultaat?
Deze opsomming is belangrijk opdat alle betrokkenen vooraf zouden weten wat niet zal gebeuren binnen het project.
Het is wellicht zinvol om voor elk opgesomd onderwerp te vermelden wie dan wel verantwoordelijk zal zijn.
xxx
5. Beperkingen en aannamen
Over welke randvoorwaarden moet men beschikken om dit project te kunnen starten?
Based on OGC PRINCE2® material. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 4 van 6
Project: <name>
Project Brief
Wat zijn de verschillende budgetsoorten waarvoor beperkingen gelden?
Bijvoorbeeld:
Beperkingen op interne uren, externe uren, middelen, doorlooptijd, technologieën, standaarden … .
xxx
6. Projecttoleranties
Wat zijn de vastgestelde grenzen (boven en onder) zonder dat er moet worden geëscaleerd naar het naast hogere
managementniveau? Deze alarmgrenzen worden bepaald voor factoren als tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s en benefits.
xxx
7. De gebruiker(s) en eventuele andere geïnteresseerde partijen
Wie zal worden beïnvloed door de veranderingen die dit project met zich meebrengt?
Wie moet op de hoogte worden gehouden bij de start, tijdens of na het project?
xxx
8. Interfaces
Welke programma’s, projecten, bedrijfsonderdelen, andere organisaties … zijn er die een invloed kunnen hebben op de
resultaten van het project? Kan dit project ergens anders last van hebben?
Deze beschrijving richt zich eveneens naar andere initiatieven die afhankelijk zijn van de resultaten van het project.
Bijvoorbeeld:
Alle opleidingen dienen te worden afgestemd met de dienst Personeelszaken.
xxx
Projectaanpak
Om te bepalen welke oplossing wordt gekozen om in het project toe te passen voor het opleveren van het gekozen alternatief uit de
Business Case, waarbij rekening wordt gehouden met de operationele omgeving waarvoor de oplossing geschikt moet zijn.
Bijvoorbeeld:
Maatwerk, in huis ontwikkeld, kant-en-klaar, uitbesteed aan derden … .
xxx
Verwijzingen
Naar alle gerelateerde documenten of producten.
xxx
Based on OGC PRINCE2® material. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 5 van 6
Project: <name>
Project Brief
Bijlage(n)
Bijlage A. Business Case op hoofdlijnen
Om welke redenen is het project nodig en waarom is de betreffende keuze gemaakt uit de overwogen alternatieven?
Wat zijn de verwachte benefits van de eindresultaten van dit project voor de organisatie?
Afhankelijk van de hoeveelheid informatie aanwezig in het projectmandaat, is het wellicht noodzakelijk om de Business Case op een
elementair niveau te brengen, zodat het voldoende rechtvaardiging bevat voor de Project Board om goedkeuring te geven voor de
initiation stage.
Zie bijlage A.
Bijlage B. Project Product Description
Waarin onder andere de kwaliteitsverwachtingen van de klant, acceptatiecriteria van de gebruiker en acceptatiecriteria van beheer
en onderhoud. Wat zijn de kwaliteitsverwachtingen van de klant? Wat maakt het eindresultaat aanvaardbaar voor de klant?
Een prioriteitenlijst van criteria waaraan het eindresultaat moet voldoen om te worden geaccepteerd door de klant.
Een meetbare definitie van wat er moet worden gedaan om ervoor te zorgen dat het eindproduct door de klant wordt geaccepteerd.
Zie bijlage B.
Bijlage C. Projectmanagementteamstructuur en rolbeschrijvingen
Een diagram dat weergeeft wie betrokken zal zijn bij het project.
Een beschrijving van de verantwoordelijkheden voor het projectmanagementteam en eventuele andere belangrijke resources.
Zie bijlage C.
Based on OGC PRINCE2® material. Reproduced under license from OGC.
Documentnummer
Versie / Status
<number>
<version> / <status>
Pagina 6 van 6