Business Case

Project
<Projectnummer>
<Projectnaam>
Documenttype
Business Case
Datum van voltooiing
Auteur
<Datum van voltooiing>
Kurt Lefevre
Versie
Status
<Versie>
<Status>
Configuratienr.
Documentnaam
<Configuratienummer>
317562042
Sjabloon 1.0
Project <Projectnummer>: <Projectnaam>
Business Case
Document informatie
Revisies
Datum
Versie
0.1
Samenvatting van wijzigingen
Gewijzigd door
Goedkeuringen
Dit document vereist onderstaande goedkeuringen. Deze worden gearchiveerd in het projectdossier.
Versie
Datum
Naam
Rol
Paraaf
Distributie
Dit document werd verstuurd naar:
Versie
Configuratienr.
Versie
Datum
Naam
<Configuratienummer>
<Versie> / <Status>
Rol
Pagina 2 van 6
Project <Projectnummer>: <Projectnaam>
Business Case
Management samenvatting
Doel van dit document
Deze sjablonen zijn gebaseerd op de voorgestelde Product Descriptions in het PRINCE2 handboek Managen van Succesvolle
Projecten met PRINCE2, editie 2005, gepubliseerd door The Stationary Office.
Hulp en richtlijnen over het gebruik van de sjablonen wordt voorzien door pm4all en is weergegeven in het blauw.
PRINCE2 dient te worden op maat gemaakt voor gebruik. U kunt deze sjablonen gebruiken als startpunt en deze aanpassen
zodat ze voldoen aan uw eisen.
U hebt misschien hulp nodig. U kunt ons bij pm4all contacteren met uw plannen en een vrijblijvend voorstel ontvangen voor:
- Gepersonaliseerde PRINCE2 training en certificatie
- Het toesnijden van PRINCE2 op uw eisen
- Het in gebruik te nemen van de methode
- Het implementeren van een standaard
- Het coachen van uw team die de methode toepast
- Het overbruggen van de kloof tussen theorie en praktijk
Bezoek ons op www.pm4all.be of contacteer pm4all op +32 473 705907 of e-mail [email protected].
Dit document beschrijft de redenen en rechtvaardiging voor het ondernemen van het project en is
daarvoor de meest belangrijke set van projectinformatie. Het stuurt beslissingen voor het project en
wordt doorlopend gebruikt om de voortgang van het project te beoordelen ten opzichte van de
zakelijke doelstellingen.
De Business Case wordt ontwikkeld bij de start van het project en wordt gedurende het project
geactualiseerd. Bij ieder belangrijk beslissingmoment wordt de Business Case opnieuw beoordeeld
door de Project Board.
Kwaliteitscriteria voor dit document
-
Zijn alle voordelen gerechtvaardigd?
Zijn het Project Plan en de Business Case op dezelfde lijn?
Zijn de redenen voor het project in lijn met de strategie van de organisatie of het programme?
Configuratienr.
Versie
<Configuratienummer>
<Versie> / <Status>
Pagina 3 van 6
Project <Projectnummer>: <Projectnaam>
Business Case
Inhoudsopgave
Onderwerpen
Document informatie ...........................................................................................................................2
Revisies ............................................................................................................................................ 2
Goedkeuringen ................................................................................................................................. 2
Distributie ......................................................................................................................................... 2
Management samenvatting .................................................................................................................3
Doel van dit document ...................................................................................................................... 3
Inhoudsopgave ...................................................................................................................................4
Onderwerpen .................................................................................................................................... 4
Business Case ....................................................................................................................................5
Redenen ........................................................................................................................................... 5
Opties ............................................................................................................................................... 5
Verwachte benefits ........................................................................................................................... 5
1.
Financieel ........................................................................................................................ 5
2.
Niet-financieel .................................................................................................................. 5
Risico’s ............................................................................................................................................. 5
Kosten en tijdschaal ......................................................................................................................... 6
Beoordeling van de investering ........................................................................................................ 6
Evaluatie ........................................................................................................................................... 6
Configuratienr.
Versie
<Configuratienummer>
<Versie> / <Status>
Pagina 4 van 6
Project <Projectnummer>: <Projectnaam>
Business Case
Business Case
Redenen
Deze paragraaf geeft een toelichting op de noodzaak voor het eindresultaat van het project.
Bijvoorbeeld:
- Business change
- Technological change
- Regulatory or statutory change
- Verbeteringsprogramma
- Bedrijfsstrategie
xxx
Opties
Deze paragraaf dient in grote lijnen de verschillende opties te beschrijven die in overweging zijn genomen om het gewenste
eindresultaat op te leveren. De gekozen optie dient aangegeven te worden, samen met een beknopte verantwoording.
“Niets doen” moet altijd het uitgangspunt zijn om er andere opties mee te kunnen vergelijken.
xxx
Verwachte benefits
In deze paragraaf dient iedere benefit vast te stellen waarvan wordt geclaimd dat die wordt bereikt door het eindresultaat van
het project. Elke benefit moet op een heldere manier worden beschreven in meetbare termen. Het is belangrijk de huidige status
van elke benefit te definiëren in kwantificeerbare termen zodat meetbare verbeteringen vastgesteld kunnen worden nadat het
project is voltooid. Er moet aandacht worden besteed aan het aangeven hoe en wanneer het meten van de verbetering kan
gebeuren.
1. Financieel
Beschrijf de financiële benefits van het project in monetaire termen en leg uit hoe de waarde van deze benefits zal worden
gemeten.
Bijvoorbeeld:
- Verbeterde kasstromen
- Verminderde voorraadniveaus
- Naleving van de wetgeving
xxx
2. Niet-financieel
Beschrijf alle overige benefits van het project en leg uit hoe de niet-financiële waarde van deze benefits zal worden
gemeten.
Bijvoorbeeld:
- Verbeterd bedrijfsimago
- Verbeterd personeelsmoraal
- Verbeterde reactietijden naar klanten
xxx
Risico’s
Deze paragraaf bevat een samenvatting van de belangrijkste risico’s die het project kan verwachten, en die, als ze optreden, de
oplevering van het eindresultaat ernstig zouden beïnvloeden. Indien nodig, verwijs naar het Risk Log voor meer detail.
Configuratienr.
Versie
<Configuratienummer>
<Versie> / <Status>
Pagina 5 van 6
Project <Projectnummer>: <Projectnaam>
Business Case
Nr.
1.
2.
3.
4.
5.
Omschrijving
Kosten en tijdschaal
Deze paragraaf komt uit het Project Plan. Als het Project Plan nog niet is afgerond, kan het noodzakelijk zijn om in de Business
Case alvast de kosten en tijdschaal van het project in hoofdlijnen aan te geven en om deze verder uit te werken als het Project
Plan wordt voltooid.
xxx
Beoordeling van de investering
Deze paragraaf voorziet een kosten-batenanalyse en dient de balans tussen ontwikkelings-, operationele-, onderhouds- en
support kosten en de benefits uitgedrukt in geld in een bepaalde periode te illustreren. Deze periode kan een vast aantal jaren
zijn, of gerelateerd zijn aan de levensduur van het product.
De baseline voor de beoordeling van de investering is de keus om “niets te doen”, oftewel wat zal het plaatje van kosten en
benefits zijn als het project niet wordt uitgevoerd? Dit wordt dan vergeleken met wat het project oplevert als het wel wordt
afgerond.
xxx
Evaluatie
Er zijn vele manieren om de geclaimde benefits en de beoordeling van de investering te evalueren.
Er kan bijvoorbeeld een gevoeligheidsanalyse worden gebruikt om te bepalen of de Business Case sterk afhankelijk is van een
bepaalde benefit. Een ander voorbeeld is het gebruik van een GAP-analyse die gewoonlijk laat zien of de verwachtingen van de
benefits redelijk zijn of veel te optimistisch.
xxx
Configuratienr.
Versie
<Configuratienummer>
<Versie> / <Status>
Pagina 6 van 6