In vijf stappen personeel in dienst nemen

Administratieve stappen personeel in dienst nemen
Voordat een nieuwe werknemer aan het werk kan, moeten eerst enkele - administratieve- stappen
worden gezet. De overheid wil namelijk precies weten wie u in dienst neemt. Daarom moet u zeker
weten dat de werknemer wel màg werken in Nederland, bent u verplicht om de werknemer aan te
melden en om een deugdelijke administratie bij te houden als hij of zij in dienst is.
Deze stappen moet u zetten als u een werknemer aanneemt
1. De voorbereiding
2. Identiteitspapieren controleren
3. Kopie Identiteitsbewijs bewaren
4. Identificatieplicht op de werkplek
5. Loonbelastingverklaring en andere documenten uitreiken
6. Gegevens in loonadministratie verwerken
1. De voorbereiding
Voordat u een nieuwe werknemer in de personeelsadministratie kunt inschrijven, moet u natuurlijk
wel een nieuwe werknemer hebben gevonden. Dat kan met een gedegen werving- en
selectieprocedure. Verder moet u de onderhandelingen over de arbeidsvoorwaarden hebben
afgerond met een getekende arbeidsovereenkomst. Alles over deze voorbereidende handelingen
vindt u in het onderdeel werving- en selectie en arbeidsvoorwaarden.
Neemt u voor het eerst personeel aan? Dan moet u zich vooraf als werkgever laten registreren bij de
Belastingdienst. U kunt dat schriftelijk of telefonisch doen bij uw eigen belastingkantoor.
3. Identiteitspapieren van de werknemer controleren
Bij het begin van de werkzaamheden moet u de identiteit van uw werknemer vaststellen. Dit moet u
dus direct bij het begin van de eerste werkdag controleren. De identiteit stelt u vast aan de hand van
een geldig en origineel identiteitsbewijs.
Als u de identiteit heeft vastgesteld, en de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, moet
u controleren of de werknemer wel in Nederland mag werken.
3.1. Kopie identiteitsbewijs bewaren
U moet een kopie maken van het identiteitsbewijs. Het gaat dan om de bladzijden met informatie,
zoals de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels, kinderen en dergelijke. Lege
bladzijden hoeft u niet te kopiëren. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar
zijn.
Bij een Nederlands paspoort hoeft u alleen een kopie te maken van de bladzijde met de
identificerende gegevens. Van een identiteitskaart moet u een kopie van de voor- en achterzijde
maken. Let op: De kopie moet u overzichtelijk en ordelijk bewaren bij de loonadministratie, tot ten
minste 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd. Als tijdens
het dienstverband de geldigheid van het identiteitsbewijs verloopt, hoeft u de werknemer niet
opnieuw om een geldig identiteitsbewijs te vragen.
3.2. Identificatieplicht op de werkplek
Werknemers en andere personen die op de werkplek zijn, moeten op elk moment een geldig en
origineel identiteitsbewijs kunnen tonen. Werknemers uit Nederland en de EU of EER mogen
hiervoor een rijbewijs gebruiken. Als werkgever moet u de werknemers hierop wijzen. Ook bent u
verplicht mee te werken aan een controle van officiële instanties als de IND en de Arbeidsinspectie. U
moet dan de werknemers gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen.
Administratieve stappen personeel in dienst nemen
01-01-2014
4. Loonbelastingverklaring en andere documenten uitreiken
Als werkgever moet u een loonbelastingverklaring uitreiken aan de werknemer. Deze is bij de
Belastingdienst verkrijgbaar of van de site van de Belastingdienst te downloaden. De
loonbelastingverklaring is een formulier waarop de werknemer naam, adres, woonplaats en
sofinummer aan u opgeeft. Ook geeft de werknemer daarop aan of hij/zij de loonheffingskorting wil
laten verrekenen, afhankelijk van zijn/haar persoonlijke situatie.
Als u de loonbelastingverklaring terugkrijgt, moet u de gegevens controleren en vastleggen in uw
eigen loonadministratie. Vervolgens moet u de loonbelastingverklaring bewaren. Alleen als de
Belastingdienst daar om vraagt, moet u de verklaring opsturen.
Verder moet u de werknemer die onder een CAO valt, daar een exemplaar van uitreiken. Ook kunt u
een kopie van het Personeelshandboek verstrekken, zeker als het handboek onderdeel uitmaakt van
de arbeidsovereenkomst.
Als u de werknemer pensioen biedt, kunt u hem/haar wijzen op de mogelijkheid van
waardeoverdracht. Dit kan tot een half jaar na indiensttreding. Verder kunt u de werknemer wijzen
op de mogelijkheden van Spaarloon en de Levensloopregeling. In geval van deelname aan Spaarloon,
moet de werknemer op 1 januari in dienst zijn. De regelingen mogen niet gelijktijdig worden benut
door de werknemer.
5. Gegevens in loonadministratie verwerken
Om aan de Belastingdienst en uw werknemer de juiste gegevens voor de loonheffingen te kunnen
verstrekken, heeft u formulieren nodig. Bovendien bent u verplicht om bepaalde gegevens over
werknemers en loonbetalingen op een toegankelijke wijze te administreren, zodat de Belastingdienst
de gegevens kan controleren.
Voor de verschillende documenten bestaan wettelijke bewaartermijnen. Als de Belastingdienst een
controle bij u op kantoor uitvoert, moet u deze documenten kunnen overleggen. Voor de
loonadministratie geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Loonbelastingverklaringen, kopieën van
het identiteitsbewijs en bijlagen studenten- en scholierenregeling, moet u ten minste 5 volle
kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren. Deze termijn geldt ook voor
loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe exemplaren.
Meer fiscale informatie over het aannemen van personeel en de administratieve plichten die daarbij
komen kijken, vindt u op de site van de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl/zakelijk .
Administratieve stappen personeel in dienst nemen
01-01-2014