Regie op grote projecten - VVD Reusel

Regie op grote projecten
Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden
Onderzoeksaanpak
Rekenkamercommissie Kempengemeenten
14 december 2014
1. Achtergrond en aanleiding
In het derde kwartaal 2014 heeft de Rekenkamercommissie Kempengemeenten de presidia en
fractievoorzitters-overleggen van de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden
bezocht. Hierbij werd door enkele fractievoorzitters de suggestie gedaan onderzoek te doen
naar de sturing, organisatie en controle van grote projecten.
Iedere gemeente kent zgn. ‘grote projecten’. Bedoeld worden omvangrijke investeringen in
bijvoorbeeld accommodaties, sportvoorzieningen, scholen en de openbare ruimte. Het zijn
vaak dure, complexere projecten met een langere doorlooptijd. Het gebeurt met enige
regelmaat dat deze projecten de beschikbare kredieten overschrijden. Gemeenteraden worden
hiermee als ‘fait accompli’ geconfronteerd en kunnen niets anders dan akkoord gaan met de
financiële overschrijding.
In de jaren 2008 – 2010 werd in de destijds vier samenwerkende gemeenten in twee instanties
(aanvankelijk Oirschot en aansluitend ook de overige gemeenten) onderzoek gedaan naar
vooral de kaderstellende rol van gemeenteraden bij complexe projecten. Daarbij werden
aanbevelingen gedaan, gericht op met name het verbeteren van de positie van de raad.
Gelet op de recente signalen van de gemeenteraden en het doorgaans grote (financiële, maar
ook maatschappelijke en politieke) belang van grote projecten wil de Rekenkamercommissie
nu allereerst nagaan of en in hoeverre de destijds geformuleerde aanbevelingen zijn vertaald
in beleid, nieuwe werkwijzen of anderszins. Vervolgens wil de commissie het onderzoek
verbreden naar de vraag welke invloed de raad heeft op de realisatie van grote projecten. Is de
raad in staat zijn kaderstellende en controlerende rol adequaat in te vullen? Om deze vragen te
beantwoorden worden in dit onderzoek aspecten als kredietverlening, besluitvorming,
organisatie, rolverdeling, sturing, verantwoording en informatievoorziening onderzocht.
Dit onderzoek start met een folluw up van voornoemde onderzoeken uit 2008 – 2010. Dit
wordt concreet gemaakt door het onderzoeken van twee grote projecten/kredieten per
gemeente. Vanuit deze concrete ervaringen wordt een ‘verdiepingsslag’ gemaakt en wordt het
onderzoek opgebouwd naar conclusies en aanbevelingen.
Het onderzoek naar grote projecten wordt voor Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden
uitgevoerd. Deze gecombineerde aanpak geeft de gemeenten de kans ‘een kijkje te nemen in
een andere keuken’ en van elkaar te leren.
2. Doelstelling en reikwijdte
Centrale vraagstelling
De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt:
Welke invloed heeft de raad op de realisatie van grote projecten? Is de raad in staat
adequate kaders te stellen, zo nodig bij te sturen en de uitvoering te controleren?
Afgeleide onderzoeksvragen:
A. Beleid en Kaderstelling
Onderzoeksaanpak: Regie op grote projecten, Rekenkamercommissie Kempengemeenten
1
1. Welke kaders en richtlijnen hebben raad en college met elkaar vastgelegd/afgesproken
over de sturing en verantwoording ten aanzien van grote projecten? Wat is de kwaliteit
van deze kaders en richtlijnen?
2. Hoe is de rolverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie belegd?
Om de vragen onder B, C en D te beantwoorden worden voor iedere gemeente twee grote
projecten onderzocht vanaf de initiëring tot de formele afsluiting van het krediet. De
projecten worden –na gunning van de onderzoeksopdracht- in overleg met de gemeenten
en Rekenkamercommissie geselecteerd. Indien het onderzoeksbureau aantoonbare
ervaring heeft met grondbedrijven, wordt aanvullend voor iedere gemeente een project
van het grondbedrijf onderzocht.
B. Uitvoering / casuïstiek (maak een verdiepingsslag voor de zes (mogelijk negen)
geselecteerde kredieten
3. Zijn de onder A genoemde kaders en richtlijnen adequaat ingebed in de gemeentelijke
organisatie (zowel bestuurlijk als ambtelijk)?
4. Op welke wijze voeren raad, college en ambtelijke organisatie in de praktijk regie op
projecten? Worden kaders en richtlijnen gevolgd?
5. In hoeverre worden afwijkingen in de uitvoering van grote projecten teruggekoppeld
aan de raad? Zijn er expliciete momenten geweest waarop de raad heeft bijgestuurd
cq. in de gelegenheid is gesteld om dit te doen?
6. Is de doelstelling van de projecten gerealiseerd in termen van realisatie en kwaliteit? Is
project binnen afgesproken financiën en tijd gerealiseerd?
C. Bestuurlijk proces
7. Is de raad in de gelegenheid gesteld zijn kaderstellende en controlerende rol waar te
maken? Hoe is de kwaliteit van de bestuurlijke documenten? Zijn de processen (van
initiëring tot afsluiting) op de afgesproken wijze uitgevoerd?
8. Hoe heeft de informatievoorziening aan de raad vorm gekregen; wat, wanneer, door
wie en was dit adequaat, tijdig, volledig en volgens juiste procedures?
9. Zijn de projecten geëvalueerd en worden hieruit eventuele lessen getrokken voor de
toekomst?
D. Benchmark
10. Maak een vergelijk tussen de wijze waarop de drie gemeenten regie op grote projecten
hebben ingericht. Geef -op basis van deze benchmark en mogelijk andere gemeenten
(van vergelijkbare omvang)- concrete suggesties voor een ‘best practice’.
De vraag naar vertaling en consequenties van de aanbevelingen uit de eerdere
onderzoeken zal bij de beantwoording van elk van deze vragen worden
betrokken en zal daarmee als een rode draad door dit onderzoek lopen.
Reikwijdte van het onderzoek
- Het onderzoek wordt tegelijkertijd verricht voor de gemeenten Eersel, Oirschot en
Reusel-De Mierden.
- Het onderzoek richt zich zowel op ‘papier’ als ‘de praktijk’. Onderzocht wordt hoe de
regie op grote projecten formeel is geregeld in de drie gemeenten. Aan de hand van
3x2 concrete projecten, wordt de praktijk onderzocht en getoetst aan de vastgestelde
kaders en richtlijnen.
Onderzoeksaanpak: Regie op grote projecten, Rekenkamercommissie Kempengemeenten
2
-
-
Indien het onderzoeksbureau aantoonbare ervaring heeft met grondbedrijven, wordt
aanvullend voor iedere gemeente een project van het grondbedrijf onderzocht. In dat
geval wordt er 9 projecten onderzocht. In de offerte wordt deze optie separaat
inzichtelijk gemaakt door een ‘meerprijs’.
De te onderzoeken grote projecten zijn in 2013 of 2014 afgerond.
De te onderzoeken grote projecten/kredieten worden –na de opdrachtgunning- door de
Rekenkamercommissie geselecteerd.
Het onderzoek richt zich op doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.
3. Aanpak en te verwachten resultaat
De Rekenkamercommissie volgt een aanpak die bestaat uit acht stappen om de doelstelling
van het onderzoek te realiseren. Deze stappen zijn:
1. Projectvoorbereiding
2. Opstellen normenkader
3. Dataverzameling
4. Technische reactie
5. Uitvoering analyse
6. Opstellen conclusies en aanbevelingen
7. Bestuurlijke reactie
8. Opleveren eindrapportage
Deze stappen worden hierna kort toegelicht door per stap aan te geven wat het doel, de uit te
voeren activiteiten en het te verwachten resultaat zijn.
Stap 1. Projectvoorbereiding
Het doel van deze stap is om het onderzoek op een professionele wijze voor te bereiden. De
activiteiten die in dit kader uitgevoerd worden zijn:
–
het opstellen van de onderzoeksaanpak;
–
het verzamelen van de benodigde informatie;
–
selectie van de externe onderzoekers;
Het concrete resultaat is een professioneel voorbereid onderzoek, dat in de startblokken staat
om uitgevoerd te gaan worden.
Stap 1 is door de rekenkamercommissie Kempengemeenten zelf uitgevoerd.
Stap 2. Opstellen normenkader
Het doel van deze stap is om het normenkader te bepalen. Dit normenkader dient voor de
toetsing van de centrale vraagstelling en de daaraan gekoppelde deelvragen.
De activiteit is de beschrijving van het normenkader op een zodanige wijze dat het bij de
analyse als referentie kan worden gebruikt. Het resultaat is het normenkader voor de
beantwoording van de onderzoeksvragen.
Stap 3. Dataverzameling
Het doel van deze stap is om, gegeven de reikwijdte van het onderzoek, de gegevens voor de
onderzoeksvragen te inventariseren.
De activiteiten bestaan uit het boven tafel krijgen van de feiten van grote projecten/kredieten
en de uitvoering daarvan. Het resultaat zijn de geïnventariseerde feiten met betrekking tot
Onderzoeksaanpak: Regie op grote projecten, Rekenkamercommissie Kempengemeenten
3
grote projecten en het bestuurlijk proces daarin. Uit deze stap moet concreet blijken wat er
goed is gegaan en wat er niet goed is gegaan bij de onderzochte kredieten.
Stap 4. Technische reactie
Aan de colleges van B&W en direct betrokkenen wordt de dataverzameling bekend gemaakt
in een korte rapportage. Aan de colleges (in samenspraak met de direct betrokkenen) wordt
door de rekenkamercommissie gevraagd om binnen een periode van 3 weken te reageren ten
aanzien van de juistheid en volledigheid van de dataverzameling en het normenkader.
Het resultaat van deze technische reactie is een feitenrapportage die juist en volledig is en
een normenkader dat acceptabel is.
Stap 5. Uitvoering analyse
Het doel van de uitvoering van de analyse is gegevens inzake grote projecten in de praktijk te
analyseren om daarmee conclusies en aanbevelingen te kunnen geven.
De activiteiten betreffen het analyseren van de gegevens in relatie tot het normenkader.
Het resultaat is een analyse van en inzicht in de wijze waarop regie op grote projecten
plaatsvindt.
Stap 6. Opstellen conclusies en aanbevelingen
Het doel is het volledig beantwoorden van de onderzoeksvragen, het trekken van conclusies
en het uitbrengen van aanbevelingen over regie op grote projecten.
Nu de feiten naast de normen zijn gelegd, kan het onderzoeksbureau zich hierover buigen en
(onder eindverantwoordelijkheid van de Rekenkamercommissie) komen tot conclusies en
aanbevelingen aan de drie gemeenteraden. Dit zijn dan ook de activiteiten van deze zesde
stap. Het resultaat van deze stap zijn conclusies en aanbevelingen van de
rekenkamercommissie aan de gemeenteraden.
Stap 7. Bestuurlijke reactie
De analyse en de conclusies en aanbevelingen worden voorgelegd aan de colleges van B&W
van de gemeenten. De rekenkamercommissie vraagt de colleges om reactie te geven binnen
een periode van 4 weken.
Het resultaat is de bestuurlijke reactie, die wordt toegevoegd aan het onderzoeksrapport in
een bijlage.
Stap 8. Opleveren eindrapportage
Het doel van deze stap is om het onderzoeksresultaat op schrift te stellen in een rapportage en
deze met inachtneming van het eigen reglement van orde in besluitvorming te brengen binnen
de drie gemeenten. De uit te voeren activiteiten zijn naast het schrijven van het rapport
procesmatig van aard en gericht op politieke oordeelsvorming in de gemeenteraad. De
bestuurlijke reactie wordt aan het rapport toegevoegd en de rekenkamercommissie kan haar
reactie op de bestuurlijke reactie eveneens in een bijlage aan het rapport toevoegen.
Het concrete resultaat is dan ook de oplevering van het eindrapport aan de raden van de
gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel – De Mierden en daarmee de afronding van het
onderzoek.
Onderzoeksaanpak: Regie op grote projecten, Rekenkamercommissie Kempengemeenten
4
4. Organisatie en planning
Organisatie
De rekenkamercommissie is voor inhoudelijke informatie afhankelijk van de organisatie van
de gemeenten. De gemeentesecretarissen van de gemeenten worden officieel op de hoogte
gesteld van dit onderzoeksplan. De direct betrokkenen bij het onderzoek zullen schriftelijk en
mondeling geïnformeerd worden door de rekenkamercommissie zodat zij goed op de hoogte
zijn van het doel en de werkwijze van de rekenkamercommissie en een maximale bereidheid
tot samenwerking wordt verkregen. De intentie is om iets van dit onderzoek te leren. Zonder
de medewerking van alle partijen kan de rekenkamercommissie haar doelstelling niet
realiseren.
Het onderzoek wordt uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau (behoudens stap 1,
projectvoorbereiding).
Planning
Onderstaande tabel geeft aan welke planning wordt gehanteerd voor het onderzoek.
Stap
1. Voorbereiding
2. Selectie onderzoeksbureau
3. Normenkader
3. Dataverzameling
4. Technische reactie
5. Uitvoering analyse
6. Conclusies en
aanbevelingen
7 Bestuurlijke reactie
8. Eindrapportage
Totaal
Planning in
Rekenkamercommissie
december
januari
maart
april
mei
mei
juli
september
oktober
U wordt verzocht uw offerte uiterlijk vrijdag 2 januari 2015 per e-mail in te dienen bij het
secretariaat van de Rekenkamercommissie Kempengemeenten bij [email protected]
Woensdagavond 7 januari 2015 vragen wij u om een mondeling toelichting te geven op uw
offerte en vragen te beantwoorden. Gezien de beschikbare tijd is er geen ruimte voor een
presentatie.
Onderzoeksaanpak: Regie op grote projecten, Rekenkamercommissie Kempengemeenten
5