Voortzetting samenwerkingsovereenkomst betreffende de lokale

Samenwerkingsovereenkomst betreffende de lokale rekenkamer-commissies van de
gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren.
________________________________________________________________________
De raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van respectievelijk de gemeenten
Hoogezand-Sappemeer en Slochteren;
Gelet op het bepaalde in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en in de artikelen 81p, 160 sub e en 171 van de
Gemeentewet;
Gelet op de in de beide gemeenten bij afzonderlijk besluit van de gemeenteraden vastgestelde verordeningen
voor de rekenkamercommissie;
Besluiten ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft vast te stellen de volgende samenwerkingsovereenkomst:
Samenwerkingsovereenkomst betreffende de lokale rekenkamercommissies van de gemeenten
Hoogezand-Sappemeer en Slochteren voor de periode 1 januari 2012 tot en met 31 december 2013, verder
te noemen“Samenwerkingsovereenkomst rekenkamercommissie(s)”.
HOOFDSTUK 1 - ALGEMEEN/PENVOERENDE GEMEENTE
Artikel 1
1.
2.
Deze overeenkomst heeft ten doel de samenwerking tussen de rekenkamercommissies van de bij deze
overeenkomst betrokken gemeenten te bevorderen;
In deze overeenkomst wordt, aansluitend op hetgeen in de in de aanhef genoemde gemeentelijke
verordeningen is bepaald, een aantal werkafspraken gemaakt en worden wederzijdse verplichtingen
vastgelegd.
Artikel 2
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Doelstelling
Penvoerende Gemeente
Onder de ‘penvoerende gemeente’ wordt de gemeente verstaan die namens de twee gemeenten de
(financiële) administratie voert met betrekking tot activiteiten van de rekenkamercommissies van de
twee gemeenten;
Op basis van deze overeenkomst treedt één van de deelnemende gemeenten op als penvoerende
gemeente;
De penvoerende gemeente vervult deze taak gedurende twee kalenderjaren;
Deze termijn kan met instemming van alle partijen telkens met twee jaren worden verlengd;
Alle deelnemende gemeenten verklaren zich op basis van deze overeenkomst bereid deze taak te
vervullen;
De ureninzet en de overige kosten, die samenhangen met het vervullen van de taak van ‘penvoerende
gemeente’ worden door de deelnemende gemeenten niet onderling verrekend (zie ook artikel 5 lid 7);
De taken van de penvoerende gemeente worden uitgeoefend door de financiële afdeling van de
betrokken gemeente onder verantwoordelijkheid van de griffier van de rekenkamercommissie;
De gemeente Hoogezand-Sappemeer fungeert bij het aangaan van deze overeenkomst als penvoerende
gemeente.
1
Artikel 3
Taken penvoerende gemeente
1.
De rekenkamercommissie is op grond van deze overeenkomst bevoegd om namens (één van de/beide)
gemeenten ten behoeve van het functioneren van de rekenkamercommissie(s) overeenkomsten aan te
gaan. De beide burgemeesters mandateren de ondertekeningsbevoegdheid aan de voorzitter van de
rekenkamercommissie;
2. Dergelijke overeenkomsten worden behoudens de uitzondering genoemd in het vijfde lid van dit artikel,
namens de penvoerende gemeente mede-ondertekend door de griffier;
3. De rekenkamercommissie kan voor de gemeenten slechts overeenkomsten aangaan voorzover het in
artikel 5 bedoelde budget daartoe in financiële zin voldoende ruimte biedt;
4. Uitgesloten is het aangaan van overeenkomsten en verplichtingen die gericht zijn op het aangaan van
een vast dienstverband met één of meerdere personen ten behoeve van de rekenkamercommissies;
5. Voor het aangaan van verplichtingen als genoemd in het eerste en tweede lid, tot een maximum van
€ 500,-- per overeenkomst, is de voorzitter van de rekenkamercommissie o.g.v. deze overeenkomst
bevoegd zonder dat mede-ondertekening door de griffier is vereist;
6. Het voldoen van de facturen geschiedt door de penvoerende gemeente, na parafering door de voorzitter
van de rekenkamercommissie en de griffier van de penvoerende gemeente;
7. Bij het doen van betalingen door de penvoerende gemeente wordt de BTW op de daartoe
voorgeschreven wijze geadministreerd en jaarlijks doorgeschoven naar de deelnemende gemeenten;
8. De penvoerende gemeente doet de deelnemende gemeenten, uiterlijk de 15 e van de maand volgende op
het afgesloten verslagjaar, een opgaaf toekomen van de doorgeschoven (door de deelnemende
gemeenten te compenseren) BTW;
9. De penvoerende gemeente draagt ten behoeve van de rekenkamercommissie zorg voor een
gespecificeerd overzicht van de gemaakte kosten en de doorberekening daarvan op basis van het aantal
inwoners (zie artikel 6);
10. Uiterlijk op 1 maart wordt elke gemeente door de rekenkamercommissie geïnformeerd over de in het
voorafgaande kalenderjaar ten behoeve van de rekenkamercommissie gedane uitgaven en het restant
van het budget per gemeente per 31 december van dat voorafgaande kalenderjaar;
11. De in de leden 9 en 10 bedoelde informatie wordt jaarlijks uiterlijk op 1 maart in een afzonderlijke
rapportage door de rekenkamercommissie aan de verschillende gemeenteraden aangeboden;
12. De in lid 11 bedoelde rapportage en de onderliggende bescheiden zijn op de gebruikelijke wijze
beschikbaar voor het onderzoek van de accountant m.b.t. het vaststellen van de jaarrekening van de
penvoerende gemeente.
Artikel 4
1.
2.
Taken niet-penvoerende gemeenten
De niet-penvoerende gemeente maakt elk kalenderjaar in maximaal twee termijnen, uiterlijk in januari
en in juli, het in de begroting van dat jaar voor het functioneren van de rekenkamercommissie
gereserveerde bedrag over naar de penvoerende gemeente;
De niet-penvoerende gemeente gaat geen verplichtingen aan en doen geen betalingen ten laste van het
door de raad voor de rekenkamercommissie vastgestelde budget.
HOOFDSTUK 2 FINANCIEN
Artikel 5
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inzet middelen en verantwoording
De deelnemende gemeenten hebben ieder een bedrag op de begroting opgenomen ten behoeve van (het
functioneren van) de rekenkamercommissie;
Het in lid 1 bedoelde bedrag staat volledig ter beschikking van de rekenkamercommissie
Met de rekenkamercommissie (via Reglement van Orde) zijn afspraken gemaakt over de
verantwoording per deelnemende gemeente over het gebruik en beheer van deze middelen;
Bedragen die in een kalenderjaar niet worden gebruikt, worden gereserveerd om in het volgende
kalenderjaar alsnog te kunnen worden gebruikt, met in acht neming van een eventueel door de raad
vastgesteld plafond;
Per gemeente wordt een overzicht bij gehouden ten aanzien van deze reserveringen;
De penvoerende gemeente plaatst de aan het einde van het jaar aanwezige geldmiddelen per gemeente
op zijn balans onder de naam ‘vooruitontvangen bijdrage exploitatie rekenkamer’;
2
7.
Over de in de leden 4 t/m 6 bedoelde bedragen wordt aan de betrokken gemeenten geen rente vergoed
(zie ook artikel 2 lid 6);
8. Alle kosten van de rekenkamercommissie moeten uit het totaal van het in het eerste lid genoemde
budget worden voldaan.
9. Deelnemende gemeenten stellen de in artikel 3 lid 8 gecompenseerde middelen volledig ter beschikking
van de rekenkamer.
10. Zodra de in lid 9 genoemde compensatie met de belastingdienst heeft plaatsgevonden worden de
middelen overgemaakt naar de penvoerende gemeente.
Artikel 6
1.
2.
3.
Artikel 7
1.
2.
3.
4.
5.
Verdeelsleutel
Kosten die specifiek zijn terug te voeren op één deelnemende gemeente, worden uit het door die
gemeente beschikbaar gestelde budget voldaan;
Kosten die terug zijn te voeren op twee gemeenten worden verdeeld middels de in lid 3 beschreven
verdeelsleutel;
De verdeelsleutel is: het inwoneraantal van de betreffende gemeente per 1 januari van het begrotingsjaar
t.o.v. het aantal inwoners van de andere gemeente(n) voor wie de betreffende uitgaven (ook) zijn
gedaan.
Vergoeding voor de leden
Op basis van de verordeningen van de deelnemende gemeenten is de vergoeding van de leden van de
rekenkamercommissie een vergoeding per maand;
Deze vergoeding moet uit het in artikel 5 bedoelde budget worden voldaan;
Bij het vaststellen van de hoogte van de vaste maandelijks te verstrekken vergoeding wordt uitgegaan
van het inwoneraantal per 1 januari van het kalenderjaar en de daarmee corresponderende klasse van het
“Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden” van de deelnemende gemeenten:
i. Slochteren: klasse 3
ii. Hoogezand-Sappemeer: klasse 4
Daarbij wordt uitgegaan van de volgende systematiek
a. Het bedrag in de aanhef wordt opgeteld, gedeeld door twee (aantal deelnemende
gemeenten) en vervolgens vermenigvuldigd met twee (uitgangspunt voor betaling);
b. De voorzitter krijgt 50% van het bedrag bedoeld onder a;
c. De leden ontvangen ieder 35% van het bedrag bedoeld onder a;
d. Indien sprake is van twee deelnemende gemeenten worden de onder b en c bedoelde
bedragen verminderd tot 50%;
e. Indien sprake is van drie deelnemende gemeenten worden de onder b en c bedoelde
bedragen verminderd tot 75%.
Voor de tegemoetkoming in de kosten geldt de berekeningwijze zoals vermeld in de leden 1, 2 en 3.
Elke gemeente draagt op basis van inwoneraantal naar rato een deel van de kosten van de vaste
maandelijks te verstrekken vergoeding en tegemoetkoming in de kosten.
HOOFDSTUK 3 OVERIG
Artikel 8
1.
2.
3.
Artikel 9
1.
2.
Griffier
De griffier geldt voor de uitvoering van deze overeenkomst voor de gemeente waar hij/zij werkzaam is
als aanspreekpunt voor de rekenkamercommissie;
De griffiers plegen minimaal één keer per halfjaar overleg met de voorzitter van de rekenkamer over het
afstemmen van lopende zaken;
Van dit overleg wordt door de griffiers een verslag gemaakt.
Toetreding of uittreding uit het samenwerkingsverband
Toetreding of uittreding vindt plaats met instemming van de raden van de huidige deelnemers aan deze
overeenkomst.
Afrekening bij opzegging van deze overeenkomst vindt plaats volgens artikel 3 de leden, 9,10 en 11 van
deze overeenkomst.
3
3.
Bij toetreding van één of meerdere partijen zijn alle – bestaande en toetredende - partijen gebonden aan deze
overeenkomst, met dien verstande dat de bepalingen gelezen moeten worden in overeenstemming met het
op dat moment concreet aantal deelnemende partijen.
Artikel 10
Inwerkingtreding
Deze overeenkomst is aan te halen als “Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamercommissie 2012-2013” en
treedt in werking op 1 januari 2012.
Vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Hoogezand-Sappemeer
d.d. 13 februari 2012.
De griffier,
De voorzitter ,
Vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Slochteren
d.d. 5 april 2012.
De griffier,
De voorzitter ,
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Hoogezand-Sappemeer in zijn vergadering
d.d. 7 februari 2012.
De burgemeester,
De secretaris,
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Slochteren in zijn vergadering d.d. 3 april
2012.
De burgemeester,
De secretaris,
Vastgesteld door de burgemeester van Hoogezand-Sappemeer op 13 februari 2012.
De burgemeester,
Vastgesteld door de burgemeester van Slochteren op 5 april 2012.
De burgemeester,
4