2006-02555-WCO Reactie rapport Rekenkamercommissie Doel In

NOTA voor burgemeester en wethouders
Onderwerp: Reactie rapport Rekenkamercommissie Doel In Zicht
Notanr.:
Sector:
Datum:
Portefeuillehouder:
2006.02555
WCO/MB
08-02-2006
Fleskes
Agenda B&W
21-02-2006
Besluit:
1. Kennis te nemen van het rapport en de conclusies en aanbevelingen ‘Doel in zicht’ van de
Rekenkamercommissie Deventer;
2. De reactie op e conclusies en aanbevelingen vast te stellen;
3. de stukken aan te bieden aan het raadspresidium;
4. dit besluit openbaar te maken.
OPENBAARMAKING:
Dit besluit openbaar maken
COMMUNICATIE:
…
ADVIESRADEN:
…
FINANCIËLE ASPECTEN:
Financiële gevolgen voor de gemeente:
Nee
TOELICHTING/OVERWEGINGEN:
Inleiding
De Rekenkamercommissie heeft onderzoek uitgevoerd naar de doelmatige aansturing van de
welzijnsinstellingen door de gemeente Deventer. Dit onderwerp is gekozen omdat bij de raad onvoldoende
inzicht bestaat in de relatie tussen aansturing en prestatie/effecten die gerealiseerd worden door de
welzijnsinstellingen.
Raster Welzijnsgroep (RWG) is als grootste welzijnsinstelling specifiek onderwerp van onderzoek. Het
onderzoek is gericht op de relatie tussen de gemeente en Raster.
Met het onderzoek wil de rekenkamer:
•
Inzicht krijgen in de opbrengsten (doelen, prestaties en mogelijke effecten) van RWG in vergelijking
met de gemeentelijke opdracht (budgetsubsidie);
•
Inzicht krijgen in welke fase RWG staat met betrekking tot de invoering van budgetsubsidiëring;
•
Aanbevelingen doen om de kaderstellende en controlerende rol van de Raad ten aanzien van
aansturing van gesubsidieerde welzijnsinstellingen te verbeteren, daar waar de bestaande situatie te
wensen overlaat;
•
Leren van het onderzoek;
•
Verbetervoorstellen formuleren voor de gemeente.
Het rapport dat naar aanleiding van dit onderzoek is opgesteld bestaat uit 2 delen: de ‘feitenrapportage’ en
‘conclusies en aanbevelingen’. Gebaseerd op de feitenrapportage en beantwoording van het
onderzoekskader beantwoordt de rekenkamer de centrale onderzoeksvragen als volgt:
”De subsidie aan RWG is in de periode 2001 tot en met 2004 niet doelmatig, doeltreffend en rechtmatig
verstrekt en aangewend”.
Op basis van de conclusies komt de rekenkamer met een viertal aanbevelingen:
a.
Naleven van de subsidieverordening;
Vervolg 2
Notanr: 2006.02555
Onderwerp: Reactie Rapport Rekenkamercommissie 'Doel in zicht
b.
Opstellen van plan van aanpak verdere implementatie BCF;
c.
Heldere taak- en verantwoordelijkheidsverdeling en werkprocessen;
d.
Taken en verantwoordelijkheden van de Raad
Het college wordt op grond van de verordening op de Rekenkamercommissie door de raadsgriffie gevraagd
een reactie te geven op de conclusies aan aanbevelingen. Deze reactie treft u aan in de bijlage.
De definitieve feitenrapportage is formeel nog niet door de Rekenkamercommissie vrijgegeven en ontbreekt
daarom in de bijlagen.
Beoogd resultaat
Duidelijke afspraken over de verdere ontwikkeling van de BCF-systematiek, de subsidierelatie met Raster,
en de rol van de gemeenteraad daarin.
Kader
Het kader voor de reactie op dit rapport wordt gevormd door de volgende documenten:
•
Collegeprogramma
•
Gemeentebegroting (beleids- en beheersbegroting)
•
Beschrijving administratieve organisatie in PROTOS
•
Algemene Wet Bestuursrecht
•
Algemene Subsidieverordening Deventer 2000
•
Algemene Subsidieverordening Deventer 2005
•
Sociale structuurvisie
•
Sociaal programma
Argumenten
Het opvolgen van de aanbevelingen:
−
geeft richting aan verdere ontwikkeling van de BCF-systematiek
−
geeft richting aan uitwerking van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad m.b.t.
prioritering en resultaatbeoordeling in het welzijnswerk.
−
verbeterd rechtmatige besteding van subsidiemiddelen
−
verhoogt de inzichtelijkheid van het resultaat van het welzijnswerk
Draagvlak
Omdat de definitieve feitenrapportage van de Rekenkamer nog niet is vrijgegeven heeft over het
onderzoeksresultaat nog geen terugkoppeling plaatsgevonden met de portefeuillehouders.
Financiële consequenties
Geen.
Aanpak/uitvoering
- na bespreking van het rapport met de gemeenteraad zal een plan van aanpak voor de verdere ontwikkeling
van de BCF-systematiek worden opgesteld, met een concrete planning voor de komende 1 á 2 jaar.
- plan van aanpak in komend voorjaar ter besluitvorming naar college en gemeenteraad.
- implementatie van maatregelen in de komende 1 á 2 jaar.
2
Vervolg 3
Notanr: 2006.02555
Onderwerp: Reactie Rapport Rekenkamercommissie 'Doel in zicht
Bijlage 1: reactie op conclusies en aanbevelingen Rekenkamerrapport ‘Doel in Zicht’
De ‘feitenrapportage’ en de conclusies en aanbevelingen worden door de Rekenkamercommissie
afzonderlijk gerapporteerd.
De sector WCO en Raster Welzijnsgroep zijn in de gelegenheid gesteld om te reageren op de
conceptfeitenrapportage en hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Gereageerd is met name op
feitelijke onvolledigheden en onjuistheden in het conceptrapport. Enkele opmerkingen hebben tot
aanpassingen in de tekst geleid, de meeste aanvullingen zijn niet verwerkt. (Deze initiële reactie op de
conceptrapportage en die van RWG treft u in de bijlagen aan).
Hieronder onze reactie op ‘conclusies en aanbevelingen’.
Algemeen
De algemene teneur van het rapport dat veel onderdelen van het subsidieproces in de onderzoeksperiode
2001-2004 niet of niet voldoende zijn uitgewerkt wordt door ons herkend. Sinds 2004 zijn er vele
maatregelen genomen om de verschillende aspecten van de subsidieverstrekking te verbeteren, en uit het
onderzoek blijkt dat dit inmiddels goede resultaten oplevert, en dat we op de goed weg zijn, maar het
ontwikkeltraject moet nog worden afgemaakt.
Conclusies
Het onderzoekskader van de rekenkamer is opgesteld uit 3 delen, rechtmatigheid, doeltreffendheid en
doelmatigheid.
Rechtmatigheid
De rekenkamer komt tot de conclusie dat de gemeente Deventer en RWG de subsidieverordening en de
eisen uit de beschikking niet nagekomen zijn.
Wij delen deze conclusie: regelmatig zijn termijnen en voorwaarden uit de subsidieverordening niet strikt
nagekomen. Wij merken op dat hierin sinds 2005 aanzienlijke verbeteringen zijn bereikt, en de naleving van
de regels inmiddels op orde is.
Doeltreffendheid
De rekenkamer concludeert dat de ondernomen activiteiten, de inrichting van het beleidsproces en
beleidsvorming in de afgelopen 4 jaar niet hebben bijgedragen aan het bereiken van beleidsdoelstellingen.
Daarnaast concludeert de rekenkamer dat de Raad in zeer beperkte mate heeft bijgedragen aan de
consistentie van beleid, het stellen en handhaven van prioriteiten, en de afstemming van de
middelenallocatie op beleidsdoelen.
Bij de conclusie van de rekenkamer over doeltreffendheid, beleidsdoelstellingen en verantwoording (par.
2.4.1. en 2.4.3.) wordt het volgende door ons opgemerkt.
 In het Sociaal Programma vastgesteld (eind 2004) zijn concrete doelen opgenomen voor het
Jongerenwerk. Op andere onderdelen van het welzijnswerk (activiteitencentra, kinderwerk en
opbouwwerk) ontbreekt een dergelijke concretisering nog. Op dit punt zal het Sociaal Programma
nader worden uitgewerkt en aangevuld. Het ontbreken van concrete, operationele doelen in het
welzijnswerk heeft de verantwoordingsmogelijkheden van RWG bemoeilijkt.
 De verantwoording van RWG vindt plaats op operationeel niveau (activiteitenniveau). Het behoort
niet tot de verantwoordelijkheid van RWG om te verantwoorden in welke mate is bijgedragen aan het
behalen de (abstractere) beleidsdoelen uit de gemeentelijk programmabegroting. RWG is immers
niet de enige speler in het veld die een bijdrage levert aan bereiken van programmadoelen.
Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de gemeente om te monitoren welk maatschappelijk
effect met het welzijnswerk, of anderszins met sociaal-maatschappelijk beleid, wordt bereikt.
Behaalde effecten zijn immers nooit volledig toe te rekenen aan de inspanning van één instelling.
Bij de conclusie van de rekenkamer over het beleidsproces (par. 2.4.2) wordt door ons het volgende
opgemerkt:
3
Vervolg 4
Notanr: 2006.02555
Onderwerp: Reactie Rapport Rekenkamercommissie 'Doel in zicht
 Het is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeente en RWG om het beleidsproces
adequaat in te richten, niet eenzijdig door de gemeente. Deze verantwoordelijkheid wordt door beide
partijen momenteel ten volle genomen, hetgeen onder andere blijkt uit het commitment het BCFtraject verder te verbeteren en de gezamenlijke deelname aan het WILL-project.
Bij de conclusie van de rekenkamer over de rol van de Raad (par. 2.4.4.) zal door ons actie ondernomen
worden om in overleg met het raadspresidium de rol en betrokkenheid van de gemeenteraad in de BCFcyclus te specificeren en te organiseren.
Doelmatigheid
De rekenkamer concludeert dat de indicatoren tonen dat RWG de middelen doelmatig inzet en dat de
inrichting van het beleidsproces niet bijdraagt aan het doelmatig bereiken van beleidsdoeleinden (hoewel
hier een stijgende lijn te zien is).
Het rapport geeft hierbij aan dat vanaf 2004 een duidelijke impuls aan de BCF-cyclus zichtbaar is; wij zullen
ontwikkeling krachtig doorzetten. Voor wat betreft de overheadtoerekening en de vermeende hoge
huisvestingskosten van het Centraal Bureau van RWG, wordt door ons verwezen naar de reactie van RWG
op het conceptonderzoeksrapport van de rekenkamer, die als bijlage is bijgevoegd.
In overleg met RWG zullen wij bekijken of verduidelijking van overheadtoerekening op ‘productieniveau’
nodig is.
Centrale onderzoeksvraag
De rekenkamer concludeert dat in de periode 2001 tot en met 2004 de subsidie aan RWG niet doelmatig,
doeltreffend en rechtmatig is verstrekt en aangewend.
Bij deze conclusie merken wij het volgende op:
De conclusie dat de behaalde resultaten en gerealiseerde doelstellingen onvoldoende schriftelijk zijn
vastgelegd wordt herkend. Daarvoor ontbrak het de gemeente en RWG aan een geschikt instrumentarium,
hetgeen landelijk een knelpunt is in het welzijnswerk. Om die reden is de doeltreffendheid van de
subsidieverstrekking in formele zin moeilijk vast te stellen. Wel merken wij op dat via veelvuldig
voortgangsoverleg bij de gemeentelijk medewerkers wel een goed beeld bestaat over voortgang en
knelpunten in de uitvoering van het welzijnswerk. Dit is tevens vastgelegd in notulen en verslagen.
Gestructureerde verantwoording van resultaten en behaalde doelen zijn in het verleden tekort geschoten,
maar is de laatste jaren sterk verbeterd. Waar nodig zal dit verder aangescherpt worden. Het WILL-project
biedt uitzicht op een concreet instrumentarium om dit vorm te geven.
Dat er sprake is van een exploitatietekortfinanciering is naar onze opvatting niet correct. Bij exploitatietekort
financiering vindt na afloop van het jaar een verrekening van middelen plaats. Dit is in de subsidierelatie met
RWG niet het geval. Momenteel wordt RWG gefinancierd op basis van zogenaamde budgetsubsidiëring:
afspraken over inhoud en financiën worden voorafgaande aan het uitvoeringsjaar gemaakt en zijn bindend.
Financiële tekorten na afloop van het subsidiejaar worden niet aangevuld.
De zuivere vorm van productfinanciering is pas mogelijk wanneer producten eenduidig gedefinieerd zijn,
hetgeen in het welzijnswerk tot op heden landelijk niet het geval is. Het WILL-project biedt het perspectief
dat vanaf 2007 zuivere productfinanciering ingevoerd kan worden.
Aanbevelingen
De rekenkamer heeft een 4-tal aanbevelingen gedaan om in de toekomst de subsidie rechtmatig, doelmatig
en doeltreffend te verstrekken.
Aanbeveling 1: naleven van de subsidieverordening
De aanbeveling wordt overgenomen.
Om de rechtmatigheid van subsidieverstrekking te verbeteren is een nieuwe subsidieverordening
vastgesteld en een subsidievolgsysteem in gebruik genomen. De voorschriften uit de regelgeving zullen door
ons strikt worden nageleefd.
Aanbeveling 2: opstellen plan van aanpak verdere implementatie BCF
De aanbeveling wordt overgenomen
4
Vervolg 5
Notanr: 2006.02555
Onderwerp: Reactie Rapport Rekenkamercommissie 'Doel in zicht
Er zal door ons een plan van aanpak voor verdere implementatie van de BCF-systematiek worden opgesteld
en met de Raad worden gecommuniceerd. Onderdeel zal zijn de implementatie van de resultaten van het
WILL -project. Gemeente en RWG investeren veel tijd om in dit kader te komen tot productdefinities en
standaardisering van de zakelijke kant van de subsidierelatie. Deventer en RWG behoren hiermee tot de
kopgroep van gemeenten en welzijnsinstellingen in de ontwikkeling en invoering van een
gestandaardiseerde techniek voor financiering en verantwoording van het welzijnswerk.
Aanbeveling 3: heldere taak- en verantwoordelijkheidsverdeling en werkprocessen
De beschrijving van de administratieve organisatie is vastgelegd in het, door de gemeente
gestandaardiseerde, systeem PROTOS. In dit model zijn relaties en verantwoordelijkheden van
functionarissen van de verschillende onderdelen in het subsidieproces van WCO beschreven.
Het bedrijfsbureau controleert op rechtmatigheid. Dit vindt plaats door te controleren of de te verstekken
subsidie binnen het budget blijft. Daarnaast wordt aan de hand van het mandateringsoverzicht gecontroleerd
of de ondertekening van de beschikking door de juiste (gemandateerde) functionaris heeft plaatsgevonden.
Het bedrijfsbureau wordt steeds meer betrokken bij technische aspecten voortvloeiend uit de aangescherpte
rechtmatigheidseisen. Het bedrijfsbureau overlegt veelal vooraf met Financiën over haalbaarheid en
mogelijke aanpassingen in (bestuurlijke) voorstellen alvorens wijzigingen c.q. aanpassingen “op route” gaan.
Aanbeveling 4: taken en verantwoordelijkheden van de Raad
Wij zullen zoals al eerder is genoemd actie ondernemen om in overleg met het raadspresidium de rol en
betrokkenheid van de Raad in de BCF-cyclus te specificeren en te organiseren.
5