Deel 4: De afsprakennota als bindmiddel tussen deputatie en

Deel 4: De afsprakennota als bindmiddel tussen deputatie en topambtenarij
De afsprakennota: Samenwerken is de boodschap
In artikel 84§2 van het provinciedecreet wordt verwezen naar de afsprakennota:
‘Ten minste na iedere volledige vernieuwing van de provincieraad sluit de provinciegriffier
mede namens het managementteam (zie managementsrubriek april) een afsprakennota met de
deputatie over de wijze waarop de provinciegriffier en de overige leden van het
managementteam met de deputatie samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en
over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie.
In die afsprakennota wordt bepaald op welke wijze de provinciegriffier de bevoegdheden
uitoefent die de deputatie overeenkomstig artikel 58 aan hem heeft gedelegeerd.’
De delegatie zelf van bevoegdheden aan de provinciegriffier of rechtstreeks aan andere
budgethouders gebeurt echter niet via de afsprakennota. Deze dient te gebeuren via een
reglement van de deputatie.
In het boek ‘Gemeente- en provinciedecreet’, die Keure, 2006, J. Dujardin e.a. wordt gesteld
dat de afsprakennota de vorm aanneemt van een soort van contract tussen het politieke niveau
en het ambtelijk apparaat. Het is een beheersinstrument om het management tussen het
politiek en het ambtelijk apparaat te vergemakkelijken. Het is een instrument dat er toe strekt
de (top-)ambtenaren in de uitoefening van hun taak (nog meer) te responsabiliseren (p. 8788).
Een interessante bijdrage over de afsprakennota treft men aan in het boek ‘Nieuwe griffels,
schone leien? Of de Vlaamse provincies uitgedaagd’ (Vanden Broele, 2007, boek werd in het
kader van de Algemene Vergadering van de VVP ter beschikking gesteld aan alle
provinciemandatarissen). Professor F. Schram werkt in zijn bijdrage ‘Afsprakennota en
deontologische code. Instrumenten voor een betere invulling van de eigen taakstelling van
politici en ambtenaren en van hun onderlinge relatie?’ (p. 49 ev.) een filosofie uit over wat
een afsprakennota kan inhouden.
Schram beschouwt de afsprakennota als een soort opdrachtencohier van de politiek aan de
ambtenaren. Samengevat wordt de afsprakennota als volgt gedefinieerd: ‘Het is een document
waarin de deputatie en het managementteam met elkaar vooraf afspraken maken over hun
onderlinge samenwerking rekening houdend met de eigenheid van elk van hen en met de
missie van de provinciale organisatie.’
Volgens Schram bevat de afsprakennota volgende cruciale onderdelen:



de wijze waarop de administratie met de gedeputeerden zal samenwerken om de
beleidsdoelstellingen te realiseren;
de omgangsvormen tussen de deputatie en de administratie;
de wijze waarop de administratie de haar gedelegeerde bevoegdheden zal uitoefenen.
Hoe men tot een afsprakennota zal komen hangt volgens professor Schram af van de
heersende ‘bedrijfscultuur’ in het provinciebestuur. Essentieel is echter dat politici en
ambtenaren samen een denkproces doormaken en tot gezamenlijke spelregels komen.
Hij stelt voor om bij de opmaak van een afsprakennota volgend stappenplan te volgen:




stap 1: open gesprek tussen deputatie en ambtelijke top waarin beide partners hun
zorgen en verwachtingen voor de samenwerking voor de komende zes jaar
formuleren;
stap 2: opmaak van een ontwerptekst (eventueel 2 alternatieven: één vanuit politieke
hoek, één vanuit ambtelijke hoek);
stap 3: verdere verfijning en uitdieping van deze ontwerptekst(-en) op basis van open
gesprekken waarin het onderling vertrouwen groeit;
stap 4: het formeel vastleggen van de afsprakennota in de deputatie.
Tot slot geeft de heer F. Schram in zijn artikel nog een check list als proeve om tot een
afsprakennota te komen (p. 52 e.v.).
Het is dus duidelijk dat een afsprakennota doorheen de tijd zowel naar inhoud als naar vorm
kan evolueren. De decreetgever verwacht niet dat er een boek geschreven wordt als een soort
stok achter de deur maar wel dat er verder wordt gewerkt aan een opbouwende
samenwerkingscultuur tussen verkozenen en ambtenaren met als bindmiddel ‘vertrouwen’.