Titel II: het provinciebestuur - Vereniging Vlaamse Provincies
advertisement
Titel II: het provinciebestuur De provincieraad Organisatie van de provincieraad Art. 5: aantal provincieraadsleden Art. 6: provincieraadsverkiezingen Art. 7: organisatie installatievergadering Art. 8: verkiezing voorzitter en bureau Art. 9: afstand mandaat Art. 10: vervallenverklaring mandaat Art. 11: onverenigbaarheden Art. 12: gevolgen onverenigbaarheden Art. 13: geschillenbeslechting Art. 14: verhindering Art. 15: ontslag Art. 16: opvolging Art. 17: presentiegeld Art. 18: vertrouwenspersoon Werking provincieraad Art. 19: aantal vergaderingen en plaats Art. 20: bijeenroeping Art. 21: oproeping, agenda en informatie over agenda Art. 22: toevoeging agendapunten Art. 23: bekendmaking van agenda naar burger Art. 24: voorzitterschap Art. 25: ordehandhaving Art. 26: besluitvormingsproces Art. 27: verbodsbepalingen Art. 28: openbaarheid en beslotenheid van vergaderingen Art. 29: spoedeisend VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Art. 30: inzagerecht en bezoekrecht Art. 31: gedeputeerde buiten de raad Art. 32: vraagstelling deputatie en gouverneur Art. 33: notulen Art. 34: besluitvorming Art. 35: openbaarheid van de stemming Art. 36: benoeming kandidaten Art. 37: openbaarheid van bestuur naar burger Art. 38: fractie Art. 39: oprichting commissies Art. 40: huishoudelijk reglement Art. 41: deontologische code Bevoegdheden van de provincieraad Art. 42: algemene bevoegdheidsverantwoordelijkheid Art. 43: delegatie van P-raad naar deputatie en wat kan niet gedelegeerd worden? De deputatie De inrichting van de deputatie Art. 44: samenstelling deputatie Art. 45: verkiezingen gedeputeerden en voordrachtakte Art. 46: eedaflegging gedeputeerden Art. 47: termijn mandaat Art. 48: verhindering Art. 49: ontslag Art. 50: vervangingsprocedure gedeputeerden De werking van de deputatie Art. 51: organisatie werking deputatie Art. 52: voorzitterschap deputatie Art. 53: collegialiteit Art. 54: besluitvorming deputatie VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Art. 55: huishoudelijk reglement Art. 56: deontologische code De bevoegdheden van de deputatie Art. 57: bevoegdheden deputatie Art. 58: delegatiebevoegdheid De provinciegouverneur De benoeming van de provinciegouverneur Art. 59: statuut provinciegouverneur Art. 60: onverenigbaarheden Art. 61: eedaflegging provinciegouverneur Art. 62: cumulbepaling De bevoegdheden van de gouverneur Art. 63: bijwonen provincieraad en behandeling van punten Art. 64: uitvoering van wetten, informatie aan provincieraad over de wijze van uitvoering van taakstelling Art. 65: handhaving van de orde De arrondissementscommissarissen Art. 66: arrondissementscommissarissen Rechtspositie, tucht en aansprakelijkheid Rechtspositie Art. 67: eretekens en ambtskledij gedeputeerden Art. 68: statuut gedeputeerden Tucht Art. 69: tuchtregeling gedeputeerden en provincieraadsvoorzitter Aansprakelijkheid Art. 70: burgerrechtelijke aansprakelijkheid bij uitoefening van het mandaat Art. 71: afsluiten verzekering bij burgerrechtelijke aansprakelijkheid Art. 72: afsluiten verzekering bij burgerrechtelijke aansprakelijkheid De provinciale diensten Art. 73: organogram provinciale diensten De provinciegriffier, de financieel beheerder en het managementsteam Gemeenschappelijke belangen Art. 74: functies provinciegriffier en financieel beheerder VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Art. 75: eedaflegging provinciegriffier en financieel beheerder Art. 76: onverenigbaarheden (verboden handel te drijven) Art. 77: verbond om handel te drijven Art. 78: vervanging provinciegriffier en financieel beheerder Art. 79: waarnemend provinciegriffier en financieel beheerder Art. 80: vacante betrekking provinciegriffier en financieel beheerder Art. 81: vervanging provinciegriffier Art. 82: verbodsbepaling De provinciegriffier Art. 83: opdrachten Art. 84: opdrachten Art. 85: link tussen provinciegriffier en besturen Art. 86: opdrachten (briefwisseling en archief) Art. 87: delegatiebevoegdheid van deputatie naar provinciegriffier Art. 88: delegatiebevoegdheid provinciegriffier inzake personeel De financieel beheerder Art. 89: opdrachten olv provinciegriffier Art. 90: eigen opdrachten fin. Beheerder Art. 91: uitvoering betalingen Het managementteam Art. 92: samenstelling Art. 93: voorzitterschap Art. 94: taakstelling De interne controle Art. 95: doelstellingen Art. 96: organisatie Art. 97: verantwoordelijkheid provinciegriffier VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 HOOFDSTUK VI - De provinciale diensten AFDELING I. - Algemene bepaling Artikel 73: organogram provinciale diensten De provincieraad stelt het organogram van de provinciale diensten vast. [Het organogram geeft de organisatiestructuur van de provinciale diensten weer, geeft de gezagsverhoudingen aan en duidt de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden]. (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 73 organogram provinciale diensten.doc Links: art. 43 Commentaar: Dit artikel behoeft geen nadere commentaar. Hersteldecreet 30 april 2009 Artikel 73 van het provinciedecreet wordt aangevuld met een verduidelijking. De provincieraad moet het organogram vaststellen van de provinciale diensten en kan deze bevoegdheid overigens niet delegeren. Zoals al aangegeven in artikel 92 van het provinciedecreet en voortaan ook in artikel 43, §2, 4°, van het provinciedecreet, moet de provincieraad op het organogram ook uitdrukkelijk aanduiden welke functies gepaard gaan met het lidmaatschap van het managementteam. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet Organogram van de provinciale diensten Aan de bestaande tekst van artikel 73 van het Provinciedecreet, met de bepaling dat de provincieraad een organogram moet opstellen dat de organisatiestructuur van de provinciale diensten en de gezagsverhoudingen aangeeft, werd nu toegevoegd dat de raad in het organogram ook de functies moet aanduiden waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden. Dit is in zekere zin een herhaling van een overeenkomstige bepaling in artikel 92 van het Provinciedecreet, waar ook al werd bepaald dat het managementteam niet alleen bestaat uit de provinciegriffier en de financieel beheerder, maar ook uit de personeelsleden die andere functies vervullen waaraan het organogram het lidmaatschap van het managementteam verbindt. (artikel 73 van het Provinciedecreet, gewijzigd door artikel 46 van het wijzigingsdecreet) __________________________________________________________________________________________ AFDELING II. - De provinciegriffier, de financieel beheerder en het managementteam Onderafdeling I. - Gemeenschappelijke belangen Artikel 74: functies provinciegriffier en financieel beheerder Er is in elke provincie een provinciegriffier en een financieel beheerder. De ambten, vermeld in het eerste lid, worden uitgeoefend door personeelsleden van de provincie. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Commentaar: Dit artikel geeft aan dat elke provincie over een provinciegriffier en financieel beheerder dient te beschikken. De vroegere wettelijke graad van provincieontvanger is opgeheven; in de plaats komt het nieuwe ambt van financieel beheerder. De provinciegriffier is steeds een personeelslid van de provincie. Dat is ook het geval voor de financieel beheerder. __________________________________________________________________________________________ Artikel 75: eedaflegging provinciegriffier en financieel beheerder Voor ze het ambt opnemen, leggen de personeelsleden, vermeld in artikel 74, tijdens een openbare vergadering van de provincieraad de volgende eed af in handen van de voorzitter : « Ik zweer de verplichtingen van mijn ambt trouw na te komen. » Een personeelslid als vermeld in het eerste lid, dat zonder wettige reden de eed niet aflegt nadat het met een aangetekende brief uitgenodigd is om de eed af te leggen op de eerstvolgende vergadering van de provincieraad, wordt geacht zijn aanstelling niet te aanvaarden. De weigering tot eedaflegging staat gelijk met het verzaken aan de aanstelling. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: art. 43, 102 Commentaar: Dit artikel herneemt de vereiste van eedaflegging die reeds voorzien was voor de provinciegriffier en de provincieontvanger in de artikelen 4, 4de lid en 113bis, §4 Provinciewet. Voor de gewijzigde eedformule wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 8. Aangezien deze personeelsleden ambten vervullen en geen mandaten, wordt de eedformule ook in deze zin aangepast. __________________________________________________________________________________________ Artikel 76: onverenigbaarheden (verbod handel te drijven) Het ambt van provinciegriffier en financieel beheerder is onverenigbaar met andere ambten binnen dezelfde provincie. Het ambt van provinciegriffier en financieel beheerder is onverenigbaar met de hoedanigheid van personeelslid, belast met het bestuurlijk toezicht of met taken van externe audit bij de provincies. De Vlaamse Regering stelt de nadere regels vast. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: art. 77, 106 Commentaar: Dit artikel schrijft een onverenigbaarheid in tussen de betrekkingen van provinciegriffier en financieel beheerder. De noodzaak aan functiescheiding is in dit decreet alleen maar sterker geworden, gelet op de doorgedreven responsabilisering van het ambtelijke niveau. Vandaar dat in de eerste paragraaf een principiële onverenigbaarheid wordt vastgesteld van de ambten van provinciegriffier en financieel beheerder, met andere ambten binnen de provincie. Het zou onverantwoord zijn dat de financieel beheerder deels onder het gezag van de provinciegriffier zou komen te staan gelet op zijn specifieke functie. Met “ambten binnen dezelfde provincie” in artikel 76, eerste lid, wordt bedoeld: ambten binnen VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 hetzelfde provinciebestuur. Het betreft een cumulatieverbod binnen het provinciebestuur als rechtspersoon. De bepaling heeft dus zeker geen geografische betekenis __________________________________________________________________________________________ Artikel 77: verbod om handel te drijven Het is voor de provinciegriffier en de financieel beheerder verboden zelf of door een tussenpersoon daden van koophandel te stellen in de zin van artikel 2 van het Wetboek van koophandel [met uitzondering van daden van koophandel in het kader van de voogdij, de curatele over onbekwamen, en de opdrachten die in naam van de provincie in private ondernemingen of verenigingen worden uitgevoerd.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 77 verbod om handel te drijven.doc Links: art. 76 Commentaar: Hersteldecreet 30 april 2009 Dit artikel beoogt een wijziging van artikel 77 van het provinciedecreet, naar analogie met artikel 79 van het gemeentedecreet. Het betreft een toevoeging die voor de decretale graden in een beperkt aantal uitzonderingen voorziet op het verbod om rechtstreeks of onrechtstreeks daden van koophandel te stellen. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet Daden van koophandel De provinciegriffier en de financieel beheerder mochten, volgens het bestaande artikel 77 van het Provinciedecreet, noch zelf, noch door een tussenpersoon enige daad van koophandel stellen. Bij een zeer strikte interpretatie van de tekst bleek dat voor problemen te kunnen zorgen. Voortaan wordt het strikte verbod opgeheven voor daden van koophandel in het kader van een voogdij, een curatele over onbekwamen of in het kader van opdrachten die in naam van de provincie in private ondernemingen of verenigingen worden uitgevoerd. (artikel 77 van het Provinciedecreet, gewijzigd door artikel 47 van het wijzigingsdecreet) __________________________________________________________________________________________ Artikel 78: vervanging provinciegriffier en financieel beheerder §1. De provincieraad regelt de vervanging van de provinciegriffier en de financieel beheerder. §2. De provincieraad kan een waarnemend provinciegriffier of een waarnemend financieel beheerder aanstellen om de provinciegriffier of de financieel beheerder bij zijn afwezigheid of verhindering te vervangen. In spoedeisende gevallen kan een waarnemend provinciegriffier of een waarnemend financieel beheerder door de deputatie worden aangesteld. De aanstelling vervalt als de provincieraad ze in de eerstvolgende vergadering niet bekrachtigt. [In geval van gewettigde afwezigheid kunnen de provinciegriffier en de financieel beheerder, onder hun eigen verantwoordelijkheid, binnen drie dagen voorzien in hun vervanging en daartoe, voor een periode van maximaal VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 zestig dagen, een door de provincieraad erkende plaatsvervanger aanstellen. Die maatregel kan voor eenzelfde afwezigheid eenmaal worden verlengd. In de gevallen, vermeld in het tweede en het derde lid, hoeft de eed niet in openbare vergadering te worden afgelegd.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) §3. De provincieraad stelt in ieder geval, een waarnemend provinciegriffier of waarnemend financieel beheerder aan, als de afwezigheid of de verhindering van de provinciegriffier of de financieel beheerder langer dan [ honderdtwintig dagen] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) duurt, of bij vacature van het ambt. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 78 vervanging provinciegriffier en financieel beheerder.doc Links: art. 81 Commentaar: Dit artikel regelt de vervanging van de titularissen van de topambten van provinciegriffier en financieel beheerder Het is uiteraard enkel van toepassing in de gevallen die ambten door personeelsleden van de provincie worden uitgeoefend De eerste paragraaf stelt als principe voorop dat de provincieraad de vervanging regelt van deze personeelsleden. Er worden geen nadere regels gesteld betreffende de wijze van vervanging; het is aan de provincieraad om een concrete vervangingsregeling uit te werken die aangepast is aan de noden van de eigen provinciale diensten. In de tweede paragraaf wordt een bepaalde vorm van vervanging geregeld, nl. de aanstelling, naar gelang van het geval, van een waarnemend provinciegriffier of een financieel beheerder. Dit is de meest verregaande vorm van vervanging, aangezien degene die wordt aangesteld om het ambt waar te nemen alle bevoegdheden verbonden aan het ambt uitoefent. In spoedeisende gevallen kan ook de deputatie tot aanstelling van een waarnemend provinciegriffier of financieel beheerder overgaan, mits bevestiging door de provincieraad. De derde paragraaf stelt de vervanging door aanstelling van een waarnemende provinciegriffier of financieel beheerder verplicht ingeval van afwezigheid of verhindering van een langere duur dan drie maanden en ingeval van het openvallen (vacature) van deze ambten. Het is de bedoeling in het uitvoeringsbesluit te bepalen dat de waarnemende titularis dezelfde prerogatieven als de titularis heeft. Hiermede wordt bedoeld dat hij recht heeft op een brutoloon dat overeenkomt met de loonschaal van de titularis rekening houdend met zijn weddenanciënniteit, hij recht heeft op dezelfde verplaatsingsvergoeding enz. Hersteldecreet 30 april 2009 Dit artikel beoogt een wijziging van het artikel 78 van het provinciedecreet, conform artikel 81 van het gemeentedecreet. De provinciegriffier en de financieel beheerder krijgen de mogelijkheid om, binnen de drie dagen na het begin van hun gewettigde afwezigheid, zelf een plaatsvervanger aan te duiden. De eventuele plaatsvervanger moet wel voordien door de provincieraad zijn erkend. De provinciegriffier of de financieel beheerder kunnen zelf een vervanger aanduiden gedurende een periode van maximaal zestig dagen. Na een afwezigheid van honderdtwintig dagen moet de raad in ieder geval zelf optreden en een vervanger aanduiden. Verder voert dit artikel ook nog een tweetal terminologische aanpassingen door. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet De vervanging van de provinciegriffier en de financieel beheerder De bestaande regeling bepaalde dat de raad bevoegd was om een waarnemer aan te duiden bij afwezigheid of verhindering. In spoedeisende gevallen werd de deputatie bevoegd gemaakt, mits bekrachtiging van de aanstelling door de provincieraad tijdens de eerstvolgende raadszitting. VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Aan die regeling wordt nu toegevoegd dat een “gewettigd” afwezige provinciegriffier of financieel beheerder tijdens de eerste drie dagen van zijn afwezigheid ook eventueel zelf een vervanger kan aanduiden, voor een, eenmaal verlengbare, periode van maximum zestig dagen. Het moet dan wel gaan om een door de provincieraad erkende plaatsvervanger. De duur van de periode waarbinnen er eventueel ook helemaal geen vervanger kan worden aangesteld tijdens een afwezigheid van de provinciegriffier of de financieel beheerder wordt van drie maanden verlengd tot honderdtwintig dagen. (artikel 78 van het Provinciedecreet, gewijzigd door artikel 48 van het wijzigingsdecreet) __________________________________________________________________________________________ Artikel 79: waarnemend provinciegriffier en financieel beheerder De waarnemend provinciegriffier en de waarnemend financieel beheerder moeten voldoen aan de voorwaarden [, met uitzondering van het doorlopen van de selectieprocedure,] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) voor de uitoefening van het ambt dat zij waarnemen. [Van die regel kan alleen en slechts voor de duur, vermeld in artikel 80, worden afgeweken], als (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) er bij de provincie geen personeelslid is dat aan alle voorwaarden voldoet. De waarnemend provinciegriffier en de waarnemend financieel beheerder oefenen alle bevoegdheden uit die aan dat ambt verbonden zijn. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 79 waarnemend provinciegriffier en financieel beheerder.doc Links: Commentaar: Deze bepaling is van toepassing in al de gevallen waarin een waarnemende provinciegriffier en financieel beheerder wordt aangesteld. Onder “voorwaarden voor het uitoefenen van het ambt dat zij waarnemen” wordt niet begrepen dat de waarnemers moeten slagen voor selectieproeven. De afwijkingsmogelijkheid voor zes maanden wordt voorzien voor de gevallen waarbij er binnen de provincie geen personeelslid is dat aan alle voorwaarden voldoet. Het is zo dat het contract van de waarnemende titularis minstens zal bepalen dat het beëindigd wordt op het ogenblik dat de titularis zijn ambt terug opneemt of het ambt opnieuw wordt ingevuld door een titularis. Hersteldecreet 30 april 2009 Dit artikel beoogt een tweetal wijzigingen aan artikel 79 van het provinciedecreet, analoog met artikel 82 van het gemeentedecreet. Een waarnemend provinciegriffier of een waarnemend financieel beheerder moeten in principe nog altijd voldoen aan de voorwaarden voor de uitoefening van het ambt dat zij waarnemen, maar er wordt voortaan uitdrukkelijk verduidelijkt dat dit niet betekent dat ze ook geslaagd moeten zijn voor de selectieprocedure voor het bekleden van het ambt dat ze tijdelijk waarnemen. Dit was ook al de betekenis van de vorige tekst van dit artikel, maar in de praktijk bestond hierover blijkbaar soms twijfel. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet Voorwaarden waaraan een waarnemend provinciegriffier of een waarnemend financieel beheerder moeten voldoen Zoals voorheen moeten de waarnemers in principe voldoen aan de “voorwaarden voor de uitoefening van het ambt dat zij waarnemen”. Voor alle duidelijkheid wordt hier nu uitdrukkelijk aan toegevoegd dat VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 dit niet betekent dat de waarnemer al moet geslaagd zijn voor een aanwervings- of bevorderingsprocedure en moet opgenomen zijn in een wervings- of bevorderingsreserve voor de waargenomen functie. Van de algemene regel dat een waarnemer moet voldoen aan alle voorwaarden voor de uitoefening van het ambt dat hij waarneemt, kan slechts worden afgeweken als er bij de provincie geen personeelslid is dat aan alle voorwaarden voldoet. Die afwijkingsmogelijkheid is bovendien in de tijd beperkt tot maximaal zes maanden, eenmaal verlengbaar met een termijn van maximaal zes maanden. Deze afwijking is niet mogelijk voor een tijdelijke aanwerving. (artikel 79 van het Provinciedecreet, gewijzigd door artikel 49 van het wijzigingsdecreet) __________________________________________________________________________________________ Artikel 80: vacante betrekking provinciegriffier en financieel beheerder De provincieraad stelt de provinciegriffier en de financieel beheerder aan binnen zes maanden nadat het ambt vacant is geworden. [Die termijn kan eenmaal worden verlengd met maximaal zes maanden, voor zover de wervings- en/of bevorderingsprocedure is opgestart of als die procedure geen geslaagde kandidaat heeft opgeleverd.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 80 vacante betrekking provinciegriffier en financieel beheerder.doc Links: Commentaar: Deze verplichting was reeds voorzien in de Provinciewet voor het ambt van provincieontvanger (artikel 113bis, §2, 1ste lid). Hersteldecreet 30 april 2009 Het betreft een toevoeging aan artikel 80 van het provinciedecreet, conform de toevoeging aan artikel 83 van het gemeentedecreet. Dit laat toe dat de termijn waarbinnen het vacante ambt van provinciegriffier of financieel beheerder moet worden ingevuld, in sommige gevallen een jaar kan worden in plaats van zes maanden. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet Termijn voor de aanstelling van een nieuwe provinciegriffier of financieel beheerder De oorspronkelijke termijn van zes maanden om het vacant geworden ambt opnieuw in te vullen kan voortaan eenmaal verlengd worden met maximaal zes maanden, op voorwaarde echter dat op het einde van de eerste termijn van zes maanden de wervings- en/of bevorderingsprocedure is opgestart of als een intussen al afgewerkte procedure geen geslaagde kandidaat heeft opgeleverd. (artikel 80 van het Provinciedecreet, gewijzigd door artikel 50 van het wijzigingsdecreet) __________________________________________________________________________________________ Artikel 81: vervanging provinciegriffier De provincieraad kan een nieuwe provinciegriffier aanstellen voor de uittredende provinciegriffier zijn ambt beëindigt. De nieuwe provinciegriffier kan op zijn vroegst zes maanden voor de beëindiging van het ambt van de uittredende provinciegriffier in dienst VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 treden. De nieuwe provinciegriffier staat de uittredende provinciegriffier bij in de vervulling van zijn taken en de uitoefening van zijn bevoegdheden. Bij de beëindiging van het ambt van de uittredende provinciegriffier neemt de nieuwe provinciegriffier het ambt van provinciegriffier op. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de financieel beheerder. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: art. 78 Commentaar: De opvolging van titularissen van het ambt van de provinciegriffier en financieel beheerder vormt een bijzondere uitdaging voor de continuïteit van de provinciale diensten, gelet op de centrale rol die deze ambten spelen in de organisatie en werking van de provinciale diensten. Dit artikel beoogt de provincies de mogelijkheid te bieden de continuïteit bij opvolging maximaal te verzekeren. De nieuwe provinciegriffier neemt het ambt van provinciegriffier op vanaf het ogenblik dat de uittredende titularis zijn ambt neerlegt. Hij treedt wel reeds vroeger in dienst en zal de provinciegriffier bijstaan bij de uitoefening van zijn bevoegdheden. Het betreft hier dus een aanstelling waarvoor een vacature is, doch waarvan de nieuwe titularis vroeger in dienst treedt ter ondersteuning van de uittredende titularis. Deze bepaling geldt enkel in het geval de uittredende titularis onmiskenbaar zijn intentie om het ambt te beëindigen te kennen gegeven heeft of in de gevallen het ambt van rechtswege een einde neemt. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer de leeftijd van verplichte pensionering zal worden bereikt. Het artikel geldt dus niet in het geval de titularis tijdelijk afwezig is. Hetzelfde geldt voor de financieel beheerder. __________________________________________________________________________________________ Artikel 82: verbodsbepaling Artikel 27, § 2, is van overeenkomstige toepassing op de provinciegriffier en de financieel beheerder. [De provinciegriffier kan geen vakbondsafgevaardigde zijn in het provinciebestuur en de instellingen die van dat provinciebestuur afhangen.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Onderafdeling II. - De provinciegriffier Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 82 verbodsbepaling.doc Links: art. 27 Commentaar: Men vergelijke met artikel 63 van de Provinciewet. De toepassing van deze verbodsbepalingen wordt in dit decreet evenwel uitgebreid naar de financieel beheerder. Hersteldecreet 30 april 2009 VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Het betreft de toevoeging aan artikel 82 van het provinciedecreet van het verbod voor de provinciegriffier om vakbondsafgevaardigde te kunnen zijn in het provinciebestuur waar hij is tewerkgesteld en de instellingen die van dat provinciebestuur afhangen. Deze toevoeging sluit aan bij artikel 85 van het gemeentedecreet. Er werd geopteerd om de functie van provinciegriffier onverenigbaar te maken met die van vakbondsafgevaardigde in het provinciebestuur waar hij is tewerkgesteld en de instellingen die van dat provinciebestuur afhangen, waar hij of zij is tewerkgesteld. Deze onverenigbaarheid is noodzakelijk om belangenvermenging te voorkomen. De provinciegriffier is immers hoofd van het personeel en zal een belangrijke functie vervullen bij de totstandkoming van de rechtspositieregeling en de nadere invulling ervan. Aan artikel 11 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens werd voldaan. De vrijheid van vakvereniging werd niet geschonden. Deze regeling is noodzakelijk om belangenvermenging in hoofde van de provincie te vermijden. Dit is een legitiem doel in de zin van artikel 11 van het vermelde EVRM. Met toepassing van de impliciete bevoegdheden (artikel 10 van de Bijzondere Wet van 8 augustus 1980 tot Hervorming der Instellingen), is het Vlaams Gewest, ter zake bevoegd. De voorwaarden hiertoe zijn voldaan. Er is slechts een marginale weerslag op de bevoegdheden van de federale wetgever, de problematiek leent zich tot een gedifferentieerde regeling en de regeling is noodzakelijk om de eigen bevoegdheden uit te oefenen. Met “in het provinciebestuur waar hij is tewerkgesteld en de instellingen die van dat provinciebestuur afhangen” worden ondermeer bedoeld: de provincie, een autonoom provinciebedrijf, een vereniging, enzovoort… De onverenigbaarheid beperkt zich tot “het provinciebestuur waar hij is tewerkgesteld en de instellingen die van dat provinciebestuur afhangen” en gaat niet verder dan dat. De bepaling houdt niet in dat een provinciegriffier niet kan uitgenodigd worden voor een algemeen comité of voor een studiedag die door een vakbond georganiseerd wordt. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet Een provinciegriffier kan niet tegelijkertijd vakbondsafgevaardigde zijn Aan artikel 82 van het Provinciedecreet werd de bepaling toegevoegd dat de provinciegriffier voortaan geen vakbondsafgevaardigde kan zijn in het provinciebestuur of de instellingen die van dat provinciebestuur afhangen. (artikel 82 van het Provinciedecreet, gewijzigd door artikel 51 van het wijzigingsdecreet) __________________________________________________________________________________________ DE PROVINCIEGRIFFIER Artikel 83: opdrachten De provinciegriffier staat in voor de algemene leiding van de provinciale diensten. Behoudens wat de personeelsleden van de provincie betreft die tewerkgesteld zijn bij een provinciaal intern verzelfstandigd agentschap, staat de provinciegriffier aan het hoofd van het provinciepersoneel en is hij bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer. [De provincieraad bepaalt wat onder het begrip dagelijks personeelsbeheer moet worden verstaan.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Hij rapporteert aan de deputatie. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 83 opdrachten.doc VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Links: art. 84, 88, 110, 215 Commentaar: In het decreet wordt de provinciegriffier erkend als hoogste leidende ambtenaar van de provincie. Het is hij of zij die aan het hoofd van het provinciepersoneel staat en bevoegd is voor het dagelijks personeelsbeheer. Die bepaling moet genuanceerd worden. Personeelsleden van de provincie die tewerkgesteld worden in een provinciaal intern verzelfstandigd agentschap staan immers onder leiding van het hoofd van dat agentschap. Onder het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’ worden allerlei vormen van individueel personeelsbeheer verstaan, zoals allerlei aanvragen voor verlof, disponibiliteit, loopbaanonderbreking ed., individuele toepassingen van de bepalingen m.b.t. vorming en evaluatie ed., bepalingen die rechtstreeks voortvloeien uit en de toepassing zijn van het personeelsstatuut dat elke provincie heeft. Het gaat ook over bepaalde vormen van collectief personeelsbeheer zoals het vastleggen van vakantieperiodes en feestdagen. Uiteraard moet de provinciegriffier bij het uitoefenen van deze in het decreet toegewezen bevoegdheid de ter zake geldende wetgeving toepassen, b.v. de wet op de uitdrukkelijke motivering van individuele bestuurshandelingen en de wet op het syndicaal statuut. Aanwerven, tucht en ontslaan van personeel vallen niet onder ‘dagelijks personeelsbeheer’. Deze bevoegdheden liggen bij de deputatie (voor de topfuncties bij de provincieraad), doch ze kunnen wel gedelegeerd worden naar de provinciegriffier behalve voor de topfuncties. Het aanwerven en het ontslaan impliceert het budgethouderschap. Dat betekent o.a. dat de uitbetaling van de lonen moeten worden goedgekeurd door het orgaan of persoon die het betrokken personeelslid heeft aangeworven tenzij de wet anders bepaald heeft. In dit decreet wordt het evenwicht tussen de provinciegriffier en ontvanger (thans de financieel beheerder) beter uitgebalanceerd. Het is om die reden dat voortaan de provinciegriffier moet instaan voor de betalingen en het chartaal kasbeheer. Deze opdrachten kan hij nooit delegeren aan de financieel beheerder gelet op het principe van de decretale functiescheiding. Onder chartaal kasbeheer wordt de kansfunctie die rechtsreeks in contact komt met de cliënten bedoeld; het betalen en ontvangen in speciën, proton ed. De financieel beheerder staat in voor de registratie van de bewegingen op de rekeningen van het lokaal bestuur en voor de verrichtingen die aan de kas gebeurden. Dit is een decretale bijdrage voor een goed intern controlesysteem. De provinciegriffier zal bevoegdheden van de deputatie gedelegeerd gekregen hebben en bepaalde opdrachten die met die deputatie werden afgesproken moeten uitvoeren. Hij staat in voor het aansluitingsmanagement tussen het politiek en het ambtelijk personeel. Het is dan ook meer dan logisch dat hij aan die deputatie geregeld rapporteert. Hersteldecreet 30 april 2009 Dit artikel beoogt een wijziging aan artikel 83 van het provinciedecreet. Deze wijziging opgenomen in punt 1° kwam er naar aanleiding van de bepaling in het (nieuwe) artikel 43, §2, 24°, van het provinciedecreet dat de provincieraad nu exclusief bevoegd is om vast te stellen wat onder het begrip “dagelijks personeelsbeheer” moet worden verstaan. Los van de bevoegdheid om te bepalen wat er onder het begrip dagelijks personeelsbeheer moet worden verstaan, blijft de uitoefening van deze bevoegdheid zelf rechtstreeks toegewezen aan de provinciegriffier. De deputatie bijvoorbeeld kan dus geen deel van de bevoegdheid krijgen inzake het dagelijks personeelsbeheer. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet Het begrip dagelijks personeelsbeheer De provinciegriffier is volgens artikel 83 van het Provinciedecreet bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer, maar bepaalt niet zelf wat moet worden verstaan onder dagelijks personeelsbeheer. Dat is een bevoegdheid die de raad toekomt. Voortaan wordt dat zeer uitdrukkelijk zo bepaald in artikel 83 van het Provinciedecreet. In artikel 43, §2, 24°, van het Provinciedecreet werd bovendien de bevoegdheid om te bepalen wat onder het begrip dagelijks personeelsbeheer moet worden verstaan ook opgenomen in de lijst van de niet (aan de deputatie) delegeerbare bevoegdheden van de raad. (artikel 83 van het Provinciedecreet, gewijzigd door artikel 52 van het wijzigingsdecreet) VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 __________________________________________________________________________________________ Artikel 84: opdrachten §1. De provinciegriffier staat in voor de werking van de provinciale diensten inzake de voorbereiding, de uitvoering en de ambtelijke voorbereiding van de evaluatie van het beleid. De provinciegriffier volgt de onderrichtingen die hem worden gegeven door de provincieraad, de voorzitter van de provincieraad, de deputatie of de provinciegouverneur in zijn hoedanigheid van voorzitter van de deputatie, naar gelang van hun respectievelijke bevoegdheden, tenzij anders bepaald in de afsprakennota, vermeld in § 2. Hij staat in voor de interne controle op de werking van de provinciale diensten, overeenkomstig artikelen [95, 96 en 97.] (decreet 30 april, BS 19 juni 2009) §2. Ten minste na iedere volledige vernieuwing van de provincieraad sluit de provinciegriffier mede namens het managementteam een afsprakennota met de deputatie over de wijze waarop de provinciegriffier en de overige leden van het managementteam met de deputatie samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie. In die afsprakennota wordt bepaald op welke wijze de provinciegriffier de bevoegdheden uitoefent die de deputatie overeenkomstig artikel 58 [, of overeenkomstig artikel 155,] (decreet 30 april 2009, bS 19 juni 2009) aan hem heeft gedelegeerd. §3. De provinciegriffier bereidt de zaken voor die aan de provincieraad, aan de provincieraadscommissies, en aan de deputatie worden voorgelegd. §4. De provinciegriffier zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp van : 1° het organogram; 2° de personeelsformatie; 3° de rechtspositieregeling van het personeel; 4° de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan; 5° de beleidsnota van het budget; 6° de verklarende nota van een budgetwijziging. [7°de verklarende nota van een interne kredietaanpassing.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 84 opdrachten.doc Links: art. 43, 58, 83, 88, 92, 95, 96, 120, 150, 158, 178, 179 Commentaar: Door de bepaling in paragraaf 1, 2de lid wordt benadrukt dat de provinciegriffier verantwoordelijk is voor het intern controlesysteem; de beslissing van de provincieraad bedoeld in artikel 96 ontslaat hem of haar niet van zijn of haar verantwoordelijkheid. Doordat het ontwerp wordt opgemaakt in overleg met het managementteam wordt tevens beoogd dat de beslissing van die provincieraad geen afzwakking van de verantwoordelijkheid kan betekenen naar het gehele administratieve apparaat. Dit artikel voorziet zowel in eenzijdig opgelegde onderrichtingen als in een afsprakennota. De afsprakennota waarvan sprake in de tweede paragraaf is bedoeld als een vorm van een contract .tussen het politiek en het ambtelijke personeel. Dat is ook de reden waarom de provinciegriffier de afsprakennota sluit met de deputatie namens het managementteam (cf. infra). Uit deze vorm van contract kunnen derden geen rechten putten. Het is ook een contract zonder directe juridisch VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 bindende kracht tussen het managementteam en de deputatie. Het is wel een middel om het ambtelijk personeel onder leiding van de provinciegriffier verantwoordelijk te maken en op het einde van de periode, waarvoor het contract werd gesloten, verantwoording te doen afleggen. Het is een instrument tot responsabiliseren. Het is tevens een middel om het aansluitingsmanagement tussen het politiek en het ambtelijk apparaat te faciliteren. Het is wel zo dat de delegaties van bevoegdheden aan de provinciegriffier of rechtstreeks aan ander budgethouders niet via deze afsprakennota kunnen gebeuren. Dat moet gebeuren via reglement van de deputatie. In paragraaf 3 wordt aangegeven dat de voorbereidende werkzaamheden voor de vergaderingen van de politieke organen moeten worden ondersteund of zelfs voorbereid door de provinciegriffier. Het is evident dat zij of hij hiervoor beroep kan doen op de ambtenaren waarover hij of zij de leiding heeft. Dat volgt onder ander uit paragraaf 1. Voor bepaalde voorbereidende taken voor de politiek beleidsvoering moet de provinciegriffier verplicht het managementteam consulteren. Het houdt verband met politieke beslissingen die een belangrijke impact hebben of kunnen hebben op het beheer van de provincie. Hersteldecreet 30 april 2009 Dit artikel beoogt een wijziging van artikel 84 van het provinciedecreet, mutatis mutandis conform artikel 87 van het gemeentedecreet. Het betreft hier eerst een tweetal technische verbeteringen betreffende de verwijzingen naar andere artikelen van het decreet. Er wordt tevens toegevoegd dat de provinciegriffier, in overleg met het managementteam, ook moet zorgen voor het opstellen van het voorontwerp van de verklarende nota van een interne kredietaanpassing. Hiermee komt dit artikel ook overeen met artikel 86 van het OCMWdecreet. In de afsprakennota die de provinciegriffier, mede namens het managementteam, sluit met de deputatie moeten minstens afspraken worden opgenomen met betrekking tot wie permanent als waarnemend lid de vergaderingen zal bijwonen en wie dit alleen zal doen wanneer de hem toevertrouwde bevoegdheden tijdens de vergadering aan bod zullen komen. Dit kunnen zowel alle leden van de deputatie zijn, geen enkel, of enkele leden. De gedeputeerden die deel uitmaken van het managementteam zetelen persoonlijk of kunnen zich eventueel laten vervangen door een andere gedeputeerde. Zij kunnen zich echter niet laten vertegenwoordigen door bijvoorbeeld kabinetsleden, raadsleden of fractiepersoneel. De deelname van onder meer kabinetsleden aan de vergaderingen van het managementteam wordt in artikel 92 van het provinciedecreet niet uitgesloten, maar zij moeten dan worden aangeduid met toepassing van de bepalingen van artikel 92, derde lid, 2°. In de afsprakennota dient ook vermeld te worden of de deputatie in het managementteam vertegenwoordigd zal zijn en op welke wijze. Er dient benadrukt te worden dat het managementteam een ambtelijk orgaan blijft. __________________________________________________________________________________________ Artikel 85: link tussen provinciegriffier en besturen De provinciegriffier woont de vergaderingen bij van de provincieraad en van de deputatie. Hij kan de vergaderingen van de provincieraadscommissies bijwonen. De provinciegriffier adviseert de provincieraad, en de deputatie op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de door de regelgeving voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. Artikel 27, § 1, is van overeenkomstige toepassing op de provinciegriffier. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: art. 27, 82 Commentaar: VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Het eerste lid herneemt, wat het bijwonen van de vergadering van de provincieraad en de deputatie betreft een regel die impliciet reeds voorzien was in de Provinciewet. Zij is noodzakelijk gelet op de opdrachten van de provinciegriffier o.a. bedoeld in de tweede paragraaf van dit artikel. De mogelijkheid voor de provinciegriffier om de vergaderingen van de provincieraadscommissies bij te wonen werd toegevoegd. In het tweede lid van dit artikel wordt de adviesfunctie van de provinciegriffier uitgewerkt. Deze tekst is deels gebaseerd op artikel 45 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s. Het advies wordt ruim gezien: het betreft zowel een bestuurskundig, beleidsmatig als juridisch advies. Deze ruime invulling correspondeert met de nieuwe taakinhoud en het vernieuwde profiel van de leidend ambtenaar in de provincie. Onder de passage “adviseert de provincieraad”dient te worden verstaan dat de provinciegriffier advies verleent op eigen initiatief of op beslissing van de provincieraad. Het derde lid van dit artikel is geïnspireerd op artikel 63, eerste lid, 1° en tweede lid van de Provinciewet. __________________________________________________________________________________________ Artikel 86: opdrachten (briefwisseling en archief) De provinciegriffier organiseert de behandeling van de briefwisseling. Onverminderd artikel 57, § 4, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: art. 57, 91, 155, 159 Commentaar: Een archief is het geheel van archiefbescheiden, archiefstukken of databestanden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, een groep personen of een organisatie. Meer bepaald is dit voor de provincie elk stuk dat noodzakelijk is voor de werking van die diensten. Ondertitels moeten bijvoorbeeld de minuten van de titels van aankoop, schenking, hypotheken en dergelijke worden verstaan. Ze worden apart vermeld om het belang ervan te benadrukken. De taak van de provinciegriffier inzake het beheer van het archief, waaronder de titels, doet geen afbreuk aan de verantwoordelijkheid van de deputatie voor de zorg van het archief, waaronder de titels, bedoeld in artikel 57, §4. __________________________________________________________________________________________ Artikel 87: delegatiebevoegdheid van deputatie naar provinciegriffier De provinciegriffier oefent de bevoegdheden uit die overeenkomstig artikel 58 of overeenkomstig andere wettelijke of decretale bepalingen aan hem zijn toevertrouwd. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: art. 58 Commentaar: Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. __________________________________________________________________________________________ Artikel 88: delegatiebevoegdheid provinciegriffier inzake personeel VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 De provinciegriffier kan de uitoefening van het dagelijkse personeelsbeheer toevertrouwen aan de leidinggevende personeelsleden [,van wie de functies zijn aangegeven in het organogram.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 6° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 88 delegatiebevoegdheid provinciegriffier inzake personeel.doc Links: art. 58, 83, 154 ev. Commentaar: Gelet op de omvangrijke opdrachten en bevoegdheden van de provinciegriffier, zal in bepaalde gevallen een zekere delegatie aan de diensthoofden praktisch aangewezen zijn. Een ervan is de delegatie van het dagelijks personeelsbeheer. Dit artikel moet in samenhang met de artikelen 58 en 154 e.v. gelezen worden. Artikel 58 betreft de delegatie van de deputatie naar de provinciegriffier. Artikel 88 betreft de delegatie van een eigen bevoegdheid van de provinciegriffier, op basis van het decreet, aan diensthoofden. Deze delegatiemogelijkheid wordt beperkt tot het delegeren van het dagelijks personeelsbeheer. Deze beperking is noodzakelijk om te vermijden dat provinciegriffiers over de mogelijkheid zouden beschikken om een deel van hun kernbevoegdheden te delegeren naar de diensthoofden. Indien ze over deze mogelijkheid zouden beschikken zouden ze hun functie zelf volledig kunnen uithollen om elke verantwoordelijkheid pogen te ontlopen, wat uiteraard niet de bedoeling kan zijn. Deze beperking doet geen afbreuk aan de in de Titel IV inzake planning en financieel beheer. Hersteldecreet 30 april 2009 Het betreft hier een technische verduidelijking in artikel 88 van het provinciedecreet, overeenkomstig artikel 92 van het gemeentedecreet, om de formulering van de mogelijkheid tot delegatie van de bevoegdheid in zake het dagelijks personeelsbeheer in overeenstemming te brengen met de tekst van artikel 90 van het OCMW-decreet. __________________________________________________________________________________________ Onderafdeling III. - De financieel beheerder Artikel 89: opdrachten olv de provinciegriffier De financieel beheerder staat onder de functionele leiding van de provinciegriffier in voor : 1° het opstellen, in overleg met het managementteam, van : a) het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan en van de jaarlijkse herziening ervan; b) het voorontwerp van de financiële nota van het jaarlijkse budget en van de budgetwijzigingen; c) het voorontwerp van de interne kredietaanpassingen; 2° het voeren en het afsluiten van de boekhouding en het opmaken van de boekhoudkundige inventaris, de jaarrekeningen en de geconsolideerde [jaarrekening] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009); 3° het verzorgen van financiële analyse en financiële beleidsadvisering in de ruimste zin; 4° [het thesauriebeheer, met uitzondering van het kasbeheer.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 [De financieel beheerder rapporteert aan de provinciegriffier over de taken, vermeld in het eerste lid.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cfr. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 7° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 inwerkingtreding met uitzondering van punt 2° wat betreft de geconsolideerde jaarrekening Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 89 opdrachten olv de provinciegriffier.doc Links: art. 150, 168 Opmerking: Van art. 89 is punt 2° betreffende de geconsolideerde jaarrekening nog niet in werking. Commentaar: Voor een aantal taken zal de financieel beheerder werken onder de functionele leiding van de provinciegriffier. Dat is het geval voor zijn opdrachten die hij vervult i.v.m. de projectieve rapportering (meerjarenplan, budget, …), het voeren van de boekhouding, het maken van de boekhoudkundige inventaris enz. Na rijp beraad is er beslist het thesauriebeheer toe te vertrouwen aan de financieel beheerder. Deze beslissing is ingegeven omdat men de expertise van de financieel beheerder op dat vlak wou valideren en dat dit meteen ook een element van intern controle wettelijk inschreef. De persoon die betaalt wenst immers voldoende geld te hebben en de financieel beheerder wenst maximaal te kunnen beleggen. Indien de financieel beheerder nalatig zou zijn op dat punt zal ongetwijfeld hij of zij die betaalt zich vragen stellen over de hoge stand van de zichtrekening. Indien hij onvoldoende middelen voorziet volgens de persoon die de betalingen doet zal dat ook aanleiding geven tot bijsturende acties. Waar de Provinciewet uitgaat van het conflictmodel beoogt dit decreet duidelijk het samenwerkingsmodel. Het is de bedoeling dat provinciegriffier en financieel beheerder nauw samenwerken. Er moet daarbij een functionele leider zijn en dit is toevertrouwd aan de provinciegriffier. De rapportering aan de provinciegriffier kan zowel schriftelijk als mondeling gebeuren. Hersteldecreet 30 april 2009 Dit artikel beoogt een drietal wijzigingen van artikel 89 van het provinciedecreet, naar analogie met artikel 93 van het gemeentedecreet. Om misverstanden te vermijden wordt in het eerste lid het woord “jaarrekening” vervangen door “jaarrekeningen”. Er wordt gepreciseerd dat de financieel beheerder onder meer instaat voor het thesauriebeheer; voor de kassen zijn de provinciegriffier of de personen die de deputatie heeft aangewezen verantwoordelijk. In het laatste lid wordt een technische verbetering aangebracht over het voorwerp van de verplichte rapportering door de financieel beheerder aan de provinciegriffier. __________________________________________________________________________________________ Artikel 90: eigen opdrachten financieel beheerder De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor : 1° de voorafgaande [ krediet- en wetmatigheidscontrole] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) van de beslissingen van de provincie met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vastgesteld in titel IV; VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 2° het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten. [Met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen kan de financieel beheerder een dwangbevel uitvaardigen, geviseerd en uitvoerbaar verklaard door de deputatie. Een dergelijk dwangbevel wordt betekend bij gerechtsdeurwaardersexploot. Dat exploot stuit de verjaring. Een bevel kan door de deputatie alleen worden geviseerd en uitvoerbaar verklaard als de schuld opeisbaar, vaststaand en zeker is. De schuldenaar moet bovendien vooraf aangemaand zijn met een aangetekende brief. Schulden van een publieke rechtspersoon kunnen nooit via een dwangbevel worden ingevorderd. Verzet kan tegen dat exploot worden ingediend binnen één maand na de betekening ervan bij verzoekschrift of door een dagvaarding ten gronde.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Met betrekking tot de vervulling van de opdrachten, bedoeld in dit artikel, rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid aan de deputatie en aan de provincieraad. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 8° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 90 eigen opdrachten financieel beheerder.doc Links: art. 155, 156, 161, 162, 167 Commentaar: De term in volle onafhankelijkheid betekent dat de provincieraad in tegenstelling tot de andere opdrachten van de financieel beheerder hier enkel een gezag heeft dat de kwaliteit van toezicht heeft. De volle verantwoordelijkheid van de financieel beheerder speelt hier. Hij of zij bepaalt zelf hoe ze de opdrachten vermeld in dit artikel vervult voorzover minimaal het resultaat behaald wordt wat van een goede financieel beheerder mag worden verwacht. Waar de ontvanger in de Provinciewet op het einde van het proces, bij de betaling de krediet- en wetmatigheidcontrole uitoefent is dit nu naar voor geschoven in het proces waardoor een aantal pijnlijke situaties zullen worden voorkomen. Deze controle zal gebeuren net voor dat het stuk dat de provincie verbindt wordt verstuurd. Indien een beslissing van een orgaan of budgethouder onderworpen is aan dit visumrecht van de financieel beheerder zal de verbintenis maar kunnen worden ingeroepen door de derde na een gunstig visum van de financieel beheerder. Ten vroegste op dat ogenblik kan de wilsovereenstemming ontstaan. Dit visum is immers element van het beslissingsproces van de provincie. Het niet verlenen of het niet vragen van een visum kan aan een derde niet meer worden tegengeworpen zodra de beslissing van de budgethouder aan de contractant wordt betekend. Met het ten tweede van het eerste lid wordt de huidige opdracht inzake het benaarstigen van de vorderingen van de ontvanger toevertrouwd aan de financieel beheerder. Met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen kan de financieel beheerder een dwangbevel uitvaardigen. Zulk dwangbevel wordt betekend bij gerechtsdeurwaarderexploot. De rapportering aan de deputatie kan zowel schriftelijk als mondeling gebeuren. Wellicht zal een schriftelijk rapport van de financieel beheerder door hem of haar verder toegelicht worden op de deputatie. De rapportering in volle onafhankelijkheid betekent onder andere dat hem of haar geen verbod tot of beperking i.v.m. de rapportering kan worden opgelegd. Dit artikel beoogt een wijziging van artikel 90 van het provinciedecreet naar analogie met artikel 94 van het gemeentedecreet. Hersteldecreet 30 april 2009 De regeling in § 2° betreffende het eventueel uitvaardigen van een dwangbevel wordt verduidelijkt en uitgebreider en nauwkeuriger uitgewerkt. Het dwangbevel betreft de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen, waarbij dit begrip ruimer moet worden begrepen dan het invorderen van retributies. Ook voor bijvoorbeeld huurgelden en pachten en VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 op het eigendomsrecht gevestigde inkomsten (bv. de verkoop van roerende goederen), enz… kan dit dwangbevel worden gehanteerd en kunnen derhalve niet-fiscale schuldvorderingen op de in dit artikel voorgeschreven wijze worden ingevorderd. Deze regeling kan echter geen toepassing vinden in geval van toepassing van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. Om de burger te beschermen tegen dit dwangbevel wordt in een uitvoerbaarverklaring voorzien, zoals dat overigens het geval is in gelijkaardige regelgevingen. Dit dwingbevel kan bestreden worden bij middel van het aantekenen van een oneigenlijk verzet, dat een behandeling van de grond van de zaak mogelijk maakt. In dit verband kan worden gesteld dat de uitvoerbare kracht van het dwangbevel in alle gevallen geschorst wordt. Zodoende wordt aan de rechtsonderhorige geen enkel rechtsmiddel ontnomen. Het uitvaardigen van een dwangbevel is slechts een bijkomende mogelijkheid om te komen tot een eenvoudigere invordering en deze mogelijkheid belet geenszins de gerechtelijke invordering. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet Invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen De in artikel 90, tweede lid, van het Provinciedecreet opgenomen regeling betreffende het eventueel uitvaardigen van een dwangbevel is verduidelijkt en uitgebreider en nauwkeuriger uitgewerkt. (art. 56, 2°, van het wijzigingsdecreet) Het dwangbevel betreft de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen, waarbij dit begrip ruimer moet worden begrepen dan het invorderen van retributies. Ook voor bijvoorbeeld huurgelden en pachten en op het eigendomsrecht gevestigde inkomsten (bv. de verkoop van roerende goederen), enz… kan dit dwangbevel worden gehanteerd en kunnen derhalve niet-fiscale schuldvorderingen op de in dit artikel voorgeschreven wijze worden ingevorderd. Deze regeling kan echter geen toepassing vinden in geval van toepassing van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. Om de burger te beschermen tegen dit dwangbevel wordt in een uitvoerbaarverklaring voorzien, zoals dat overigens het geval is in gelijkaardige regelgevingen. Dit dwangbevel kan bestreden worden bij middel van het aantekenen van een oneigenlijk verzet, dat een behandeling van de grond van de zaak mogelijk maakt. In dit verband kan worden gesteld dat de uitvoerbare kracht van het dwangbevel in alle gevallen geschorst wordt. Zodoende wordt aan de rechtsonderhorige geen enkel rechtsmiddel ontnomen. __________________________________________________________________________________________ Artikel 91: uitvoering betalingen De financieel beheerder oefent de taken […] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) uit die door of krachtens de wet of het decreet aan de provincieontvanger werden toevertrouwd. Hij staat in voor de uitvoering van de betalingen [van de girale uitgaven,] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) na uitdrukkelijke betalingsopdracht van de provinciegriffier overeenkomstig artikel 159. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 8° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 91 uitvoering betalingen.doc Links: art. 86, 159 VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Commentaar: Door of krachtens bijzondere wetten en decreten werden in het verleden een aantal opdrachten toegewezen aan de provincieontvanger. Dit ambt wordt in dit decreet opgeheven. Deze bepaling beoogt een oplossing te bieden voor de uitoefening van die opgedragen taken. Het betreft geen taken van externe financiële controle of audit. De betalingen of inningen in cash geld in verband met die taken gebeuren overeenkomstig artikel 86 onder de verantwoordelijkheid van de provinciegriffier. Hersteldecreet 30 april 2009 Het betreft hier een tweetal terminologische aanpassingen en tekstverduidelijkingen in het artikel 91 van het provinciedecreet, conform artikel 95 van het gemeentedecreet. De financieel beheerder oefent de taken uit die de provincieontvanger worden toegewezen in wetten of decreten die de functiebenaming provincieontvanger nog gebruiken. De schijnbare beperking, dat het hier enkel de taken van de provincieontvanger als rekenplichtige betrof, werd weggelaten. Artikel 91 bepaalt ook nog dat de financieel beheerder instaat voor de betaling van de uitgaven. Hier wordt verduidelijkt dat dit alleen geldt voor de girale uitgaven. __________________________________________________________________________________________ Onderafdeling IV. - Het managementteam Artikel 92: samenstelling Er is in elke provincie een managementteam. Het managementteam bestaat uit de provinciegriffier, de financieel beheerder en, desgevallend, de personeelsleden die andere functies vervullen waaraan het organogram het lidmaatschap van het managementteam verbindt. [De gedeputeerde met de hoogste rang, of een andere gedeputeerde aangeduid door de gedeputeerde met de hoogste rang, maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam. De provincieraad is bevoegd voor de aanstelling en het ontslag van de leden van het managementteam, vermeld in het tweede lid, en treedt ten aanzien van hen op als tuchtoverheid. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 8° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 92 samenstelling.doc Links: art. 84 Commentaar: Dit artikel geeft aan dat er in elke provincie een managementteam moet worden ingericht en bepaalt de regeling van de samenstelling van het managementteam. De regeling van de samenstelling van het managementteam laat voldoende ruimte voor lokale invulling. Aangezien provinciebesturen zelf hun organogram opstellen, bepalen ze ook zelf wie er van het managementteam deel uitmaakt. Men kan natuurlijk niet willekeurig te werk gaan. Wie het managementteam ernstig neemt zorgt ervoor dat de belangrijkste diensthoofden er deel van uitmaken. Aangenomen mag worden dat dit ook de belangrijkste budgethouders zullen zijn indien de provincie dat beheersinstrument verstandig gebruikt. VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Ook andere personeelsleden dan leidinggevenden moeten kunnen deelnemen aan het managementteam, b.v. stafmedewerkers die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de beleidsvoorbereiding en uitvoering. Daarom voorziet artikel 92 in een minimale samenstelling, nl. provinciegriffier en de, financieel beheerder. Daarnaast kan de provincieraad in het organogram de andere functies bepalen die lidmaatschap van het managementteam inhouden. Het managementteam is in elk geval een ambtelijk orgaan. Uiteraard staat het provinciebesturen vrij periodiek overleg te organiseren tussen het managementteam en bijvoorbeeld de leden van de deputatie, doch politieke mandatarissen maken geen deel uit van het managementteam. Dit is een element dat i.v.m. het aansluitingsmanagement moet worden overwogen. Gelet op het feit dat de provinciegriffier overeenkomstig artikel 84, paragraaf 4, in overleg met het management het ontwerp van organogram opstelt zal hij voor de samenstelling van dit team een belangrijke adviesfunctie vervullen. Voor de eerste samenstelling zal het managementteam nolens volens uit zijn minimale wettelijke samenstelling bestaan. Niets belet dat het team naast haar officiële samenstelling tijdens haar vergadering beroep doet op ander personeelsleden. Deze wonen dan het managementteam bij zonder beraadslagende stem. In de grote besturen zullen naast de provinciegriffier en de financieel beheerder de coördinatoren deel uitmaken van het managementteam. In de iets kleinere besturen zullen dat de diensthoofden zijn en in de erg kleine besturen zal het managementteam wellicht uit zijn minimumsamenstelling bestaan. Het zal in dat laatste geval waarschijnlijk informeler samenkomen. Hersteldecreet 30 april 2009 Dit artikel beoogt een wijziging van artikel 92 van het provinciedecreet, conform artikel 96 van het gemeentedecreet. Het managementteam wordt uitgebreid met de gedeputeerde(n) zoals afgesproken in de afsprakennota en de overige waarnemende leden, aangeduid door de stemgerechtigde leden van het managementteam, die voortaan ambtshalve zitting nemen in het managementteam, en als zij dit wensen deel kunnen nemen aan de vergaderingen, met raadgevende stem. De waarnemende leden kunnen hierbij ofwel ad hoc worden aangeduid, met andere woorden per vergadering naargelang de te behandelen punten op de agenda, ofwel permanent worden aangeduid, zetelend als lid met raadgevende stem. Belangrijk hierbij is dat het managementteam zelf beslist wie het als waarnemend lid aan de vergadering wenst te laten deelnemen. De aanwezigheid van de waarnemende leden is geen vereiste om rechtsgeldig te vergaderen en betreft dus geen substantieel vormvoorschrift. Verder wordt ook nog een technische verduidelijking aangebracht, door in het derde en het vierde lid extra te benadrukken dat met het begrip managementteam altijd uitsluitend het managementteam wordt bedoeld, zoals omschreven in artikel 92, tweede lid. Commentaar uit omzendbrief hersteldecreet De leden van het managementteam en hun aanstellende overheid De provincieraad is altijd de aanstellende overheid ten aanzien van de provinciegriffier en de financieel beheerder (art. 43, §2, 7°, van het Provinciedecreet). Voor de andere leden van het managementteam is de raad eveneens de aanstellende overheid (art. 92 van het Provinciedecreet), maar die bevoegdheid kan de raad delegeren aan de deputatie (art. 43, §1, van het Provinciedecreet). De deputatie kan die bevoegdheid niet verder delegeren aan de provinciegriffier (art. 58, tweede lid, van het Provinciedecreet). (artikel 92, vierde lid van het Provinciedecreet, gewijzigd door artikel 58 van het wijzigingsdecreet) __________________________________________________________________________________________ Artikel 93: voorzitterschap Het managementteam vergadert geregeld onder het voorzitterschap van de provinciegriffier. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 8° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 Links: Commentaar: De provinciegriffier zit als leidend ambtenaar het managementteam voor. De provinciegriffier zal als voorzitter van het managementteam ervoor zorgen dat hij een verslag gever aanduidt. __________________________________________________________________________________________ Artikel 94: taakstelling Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de provinciale diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementteam bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de provinciale diensten, alsook de interne communicatie. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 8° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: art. 167 Commentaar: Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. __________________________________________________________________________________________ AFDELING III. - Interne controle Artikel 95: doelstellingen De provincies zijn belast met de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over : 1° het bereiken van de doelstellingen; 2° het naleven van wetgeving en procedures; 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5° de bescherming van activa; 6° het voorkomen van fraude. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 8° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: Commentaar: Alhoewel in dit decreet en wellicht ook in de uitvoeringsbesluiten al een aantal verplichte controlepunten zijn opgenomen is het de provincie die zelf moet zorgen dat er een afdoend controlesysteem is. Het begrip Interne Controle Systeem (ICS) van een bestuur omvat het geheel van gecoördineerde methodes en procedures die door de leidinggevenden van een organisatie worden uitgewerkt met het oog op het realiseren van haar doelstellingen. Binnen het Interne Controle Systeem van een organisatie vinden we dus o.a. de volgende maatregelen en methoden : - de rechtstreekse supervisie door de hiërarchische meerderen; - de administratieve organisatie (procedures, richtlijnen, gebruiken,..); VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 - de budgettaire en financiële rapportering inclusief de verantwoording van de verschillen. In het tweede lid wordt een niet limitatieve lijst gegeven van de beoogde doelen van een dergelijk systeem. Het zal verschillen van provincie tot provincie. Men kan niet zomaar een copie conforme nemen van een ander bestuur. Dat belet evenwel niet dat er even over de tuinmuur kan worden gekeken om goede praktijken over te nemen of inspiratie op te doen. Aangezien een intern controlesysteem vooral bedoeld is voor het beheer zal het intern controlesysteem zich hoofdzakelijk focussen op het bereiken van de tactische en de operationele doelstellingen. Dit belet evenwel niet dat ook het realiseren van de strategische doelstellingen in het oog kunnen gehouden worden. Dat laatste is echter vooral een taak van het beleid. Met wetgeving wordt niet alleen de externe wetgeving zoals decreten, wetten en besluiten bedoeld maar ook de interne regels die te vinden zijn in huishoudelijke reglementen ed. Daarnaast moeten de interne procedures gerespecteerd te worden. Met betrouwbare financiële en beheersinformatie wordt onder meer bedoeld dat die informatie overeenstemt met de realiteit. Middelen is ruimer dan financiële middelen, het betreft bijvoorbeeld ook beschikbaar personeel, materieel, uitrusting en gebouwen. Het is synoniem van dienstverleningspotentieel. Deze moeten zo zuinig mogelijk worden verworven en zo efficiënt mogelijk worden aangewend. Met bescherming van de activa worden niet alleen de investeringsgoederen bedoeld, het begrip activa moet zeer ruim geïnterpreteerd worden. __________________________________________________________________________________________ Artikel 96: organisatie §1. De provinciegriffier stelt het interne controlesysteem vast, na overleg met het managementteam. [ Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de provincieraad.] (decreet 30 april 2009, BS 19 juni 2009) Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en -procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van interne controle betrokken zijn. §2. Het interne controlesysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de provinciale diensten. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 8° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Oorspronkelijk artikel: PD 9 december 2005 (BS 29 december 2005) Artikel 96 organisatie.doc Links: art. 43, 83, 84, 95, 159 Commentaar: Voor de toelichting van het begrip intern controlesysteem, wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 95. Aangezien een intern controlesysteem vooral een zaak van het beheer is werd ervoor gekozen om het te laten vaststellen door de provinciegriffier na overleg met het managementteam. Hierin mogen we de belangrijkste diensthoofden verwachten waardoor kan worden gesteld dat het intern controlesysteem wordt opgezet door de leidinggevenden van de organisatie. Anderzijds is dit zo cruciaal voor de provincie dat ervoor werd geopteerd dit niet te ontnemen aan het primaat van de politiek. Hersteldecreet 30 april 2009 VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010 In artikel 96 van het provinciedecreet wordt, naar analogie met artikel 100 van het gemeentedecreet, verduidelijkt dat alleen het algemene kader van het interne controlesysteem onderworpen is aan een goedkeuring door de provincieraad. Het blijft wel noodzakelijk dat de raad een eigen regeling goedkeurt. De raad kan zich niet beperken tot bijvoorbeeld een verwijzing naar een bestaande modeltekst of een summiere kaderregeling die bij andere overheden als leidraad wordt gebruikt. Het louter beslissen om bv. het COSO-model te volgen is niet voldoende. Deze goedkeuring is echter niet van die aard dat ze de verantwoordelijkheid van de provinciegriffier kan reduceren. Deze goedkeuring moet eerder gezien worden als een soort toezicht van de provincieraad op de provinciegriffier. Indien de provincieraad meent het opgezette systeem niet te kunnen goedkeuren moet het werk door de secretaris worden overgedaan. Een controlesysteem is een dynamisch iets dat vrij frequent wordt gewijzigd. Het is niet de bedoeling dat men om de haverklap ermee naar de provincieraad moet gaan. Toch mag worden verwacht dat de provinciegriffier de wijzigingen eraan minsten eenmaal per jaar ter goedkeuring voorlegt. Het is op dat moment aanbevelenswaardig aan te geven hoe de eventueel vastgestelde gebreken of nieuwe situaties door de wijzigingen zullen worden of werden opgevangen. Op die manier kan het politiek personeel zicht houden op de ingebouwde controlepunten bij de uitvoering van het beleid. In het tweede lid van de eerste paragraaf wordt min of meer aangegeven wat er zoal in een intern controlesysteem terug te vinden is. Door paragraaf twee wordt onder andere aangegeven dat het controlesysteem zodanig moet zijn dat de financieel beheerder de betalingen niet kan doen. Deze functiescheiding is dermate belangrijk dat het nodig geacht werd dit in artikel 83 en 159 van dit ontwerp te expliciteren. De betalingen in handen geven van de financieel beheerder zou immers een aantasting betekenen van de bepaling “aan het principe van functiescheiding waar mogelijk”. De passage “verenigbaar met de continuïteit van de werking van de provinciale diensten” omvat ondermeer dat het controlesysteem moet voorzien in mechanismen om conflicten op te lossen die rijzen naar aanleiding van de uitoefening van de interne controle en de normale werking van de diensten kunnen hinderen. __________________________________________________________________________________________ Artikel 97: verantwoordelijkheid provinciegriffier Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de provincieraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de provinciegriffier in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan de deputatie en aan de provincieraad. De provinciegriffier brengt het personeel op de hoogte van het interne controlesysteem, alsook van de wijzigingen ervan. Historiek: Inwerkingtreding 1.12.2006 cf. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 8° en art. 6 - B.S. 30.11.2006 Links: Commentaar: Dit artikel heeft het over de implementatie van het intern controlesysteem. Niet onbelangrijk is dat de provinciegriffier ervoor moet zorgen dat het personeel op de hoogte is van het controlesysteem. Hij kan hiervoor gebruik maken van een administratief handboek of een vervangend intranet. __________________________________________________________________________________________ VVP/RVL – morfologie van het provinciedecreet – versie juni 2010
