B en W nummer 11 - Gemeente Leiden

B en W. nr. CB/12.0809
Onderwerp
d.d. 29-8-2012
Brief aan Raad over een fout in het voorstel over het bestemmen van het resultaat van de
Rekening over 2011
Besluiten:
1. Bijgaande brief aan de Raad vast te stellen, waarin de Raad geïnformeerd wordt over
een fout die gemaakt is in het eerder dit jaar vastgestelde bestemmingsvoorstel Resultaat
jaarrekening 2011.
Behoudens advies van de c ommissie
Perssamenvatting:
In een financieel voorstel aan de gemeenteraad is een plus en een min bij een bedrag
verwisseld. De concernreserve had hierdoor uiteindelijk niet moeten worden vermeerderd met
€ 2,95 miljoen, maar juist moeten worden verminderd. Het juiste saldo van de concernreserve
is nu ruim vier miljoen euro in plaats van tien miljoen euro.
Het college van burgemeester en wethouders betreurt het zeer dat er opnieuw een fout
geconstateerd is in een belangrijk financieel document. In een brief aan de gemeenteraad
benadrukt het college dat de reeds ingezette verbeterprocessen met nog meer spoed en
urgentie moeten worden doorgevoerd en dat organisatorische en personele maatregelen
zullen volgen.
De gemeenteraad ontvangt bij het voorstel voor de ontwerpbegroting 2013 – 2016 een
voorstel van het college voor het weer ophogen van de concernreserve tot de minimale
omvang van tien miljoen euro.
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
de gemeenteraad
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165165
E-Mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
29 augustus 2012
2012-DIV-12425
Onderwerp Hernieuwde fout bestemmingsvoorstel (RV12.0059)
Datum
Contactpersoon
Ons kenmerk
Doorkiesnummer
T. Prast
071 5165022
Geachte leden van de Raad,
Wij hebben -ter meerdere zekerheid- nogmaals een grondige controle uitgevoerd op het
totale voorstel voor de resultaatbestemming zoals u dat eerder heeft bereikt (Rv.12.0059).
Wij betreuren het zeer u nu, aanvullend, te moeten melden, dat bij deze controle eind
vorige week alsnog een verrekening is geconstateerd, die er toe heeft geleid dat de
concernreserve € 5,9 miljoen te hoog is vastgesteld.
Het gegeven dat opnieuw een ernstige fout is geconstateerd, sterkt ons in de overtuiging,
dat de ingezette verbeterprocessen met nog meer urgentie en spoed moeten worden
doorgevoerd. Met de secretaris/algemeen directeur zijn wij ervan overtuigd, dat dit niet
zonder organisatorische en personele gevolgen kan blijven. Wij zullen u spoedig nader
informeren over de in dit verband genomen maatregelen en stellen voor om proactief en
met regelmaat de commissie van de Rekeningen te betrekken bij dit verbetertraject.
Fout voor het zomerreces en ingezette verbetertrajecten
Bij de behandeling van de Jaarrekening 2011 en het daarmee verbonden
bestemmingsvoorstel in uw vergadering van 3 juli 2012 hebben wij u geïnformeerd over
een geconstateerd nadelig saldo op programma 6, Stedelijke Ontwikkeling. Aangezien
een deel van het resultaat als dekking was ingebracht voor de Perspectiefnota had deze
fout in de resultaatbestemming een negatieve doorwerking.
Naar aanleiding van deze omissie in onze administratie hebben wij een aantal opdrachten
verstrekt.
In de eerste plaats wordt de oorzaak van het verschil nader geanalyseerd en wordt een
voorstel uitgewerkt hoe dit alsnog kan worden ondervangen. Hierop zullen we bij de
presentatie van de ontwerpbegroting 2013 - 2016 terugkomen.
In de tweede plaats hebben wij Deloitte opdracht gegeven onderzoek te doen naar de
administratieve processen rondom het PRIL en de aansluiting daarvan op onze
gemeentelijke administratie. Doel van dit onderzoek is de knelpunten te analyseren en
verbetermaatregelen te treffen. Dit onderzoek wordt binnenkort afgerond en ook over de
uitkomsten hiervan zullen wij u informeren.
Toelichting op nieuwe fout
Wij betreuren het zeer, dat er opnieuw een fout geconstateerd is in het voorstel voor de
resultaatbestemming. Bij het salderen van toekomstige stortingen in en onttrekkingen aan
de concernreserve is een plus en een min verwisseld. Het vrije deel van de
concernreserve had daardoor niet moeten worden vermeerderd met € 2,95 miljoen, maar
juist moeten worden verminderd. Hierdoor ontstaat in 2012 een aanvullend financieel
nadeel van in totaal 2 x
€ 2,95 miljoen = € 5,9 miljoen.
Ter voorkoming van misverstanden het volgende. De gemaakte fout heeft geen betrekking
op de Jaarrekening 2011. Deze blijft een getrouw en juist beeld geven van de
gemeentelijk financiën.
Dit neemt niet weg, dat wij het zeer betreuren dat dergelijke fouten gemaakt zijn in het
bestemmingsvoorstel aan uw Raad.
Maatregelen
Al eerder informeerden wij u over de inspanningen om onze bedrijfsvoeringsprocessen en
financiële administratie op het vereiste niveau te brengen. Daartoe hebben wij meerdere
acties in gang gezet, die er toe moeten leiden, dat de gemeentelijke organisatie volledige
‘in control’ is en dat dit type fouten niet meer gemaakt wordt.
Deze acties betreffen ondermeer:
Het doorontwikkelen van de programmabegroting;
Het opnieuw inrichten van de financiële administratie en financieel systeem in nauwe
samenwerking met het Servicepunt71, inclusief de borging van processen;
Het op orde brengen van subadministraties (o.a. PRIL, Subsidies, Reserves en
Voorzieningen);
Het vervolmaken van de interne controle (“in control statement”);
Het herinrichten van de staforganisatie (directie Bestuur en Control) en de
administratieve processen en managementinformatie;
Het duidelijker beleggen van mandaten en budgetverantwoordelijkheden.
Na correctie van de geconstateerde fout resulteert een saldo van de concernreserve van
ruim vier miljoen euro. Wij zullen uw Raad bij de ontwerpbegroting 2013-2016 een voorstel
doen waardoor de concernreserve weer op de minimale omvang van tien miljoen euro
komt.
Nogmaals, wij betreuren bovengeschetste zaken zeer. Wij verzekeren u, dat wij alles in
het werk zullen stellen om een herhaling van een dergelijke fout-op-fout situatie te
voorkomen.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretarist,
de Burgemeester,