Is de functie uitvoerend/tactisch/strategisch van

FUNCTIEBESCHRIJVING
Projectoverzicht
Functie:
Datum:
Koppeling met UFO profiel(en):
Reputatie- en Issuemanager
/bestuurswoordvoerder
8 juni 2016
Afdelingshoofd/Communicatie
adviseur 1
Context (plek in de organisatie)
De reputatie- en issuemanager/bestuurswoordvoerder rapporteert aan de Directeur Marketing &
Communicatie. De functionaris geeft leiding aan de woordvoerders en fungeert als strategisch adviseur voor
het College van Bestuur inzake de ontwikkeling van de reputatie van de universiteit, crisiscommunicatie en
de algemene zichtbaarheid in media.
Doel van de functie:
De medewerker is enerzijds verantwoordelijk voor de ontwikkeling van beleid en het onderhouden van
werkprocessen waarin doelgericht en systematisch wordt gewerkt aan de goede naam, de bekendheid en de
waardering van de UM (reputatie) bij al haar doelgroepen, ter versterking van de concurrentiepositie en
maatschappelijke acceptatie. Anderzijds is de medewerker verantwoordelijk voor het identificeren van
maatschappelijke thema’s (issues) die de publieke opinie over en daarmee de reputatie van de UM
beïnvloeden. Hij of zij bepaalt hoe te reageren op issues en is verantwoordelijk voor issuemanagement. Op
grond van deze verantwoordelijkheid is de medewerker medevormgever van communicatiebeleid en – acties
m.b.t. de standpunten en woordvoeringslijnen van de UM.
De medewerker adviseert het College van Bestuur en faculteitsbesturen inzake de inhoud, aard en timing van
hun media-optredens, interviews en andere activiteiten die publicitaire impact kunnen hebben. Zowel
proactief als onderdeel van een overkoepelende mediastrategie als reactief in geval van calamiteiten.
Voor uitvoering van de functie organiseert of begeleidt de medewerker (reputatie)onderzoeken en analyses.
Hij of zij ontwikkelt, implementeert en evalueert (reputatie)beleid en –activiteiten. Daarnaast inventariseert
en analyseert de medewerker mogelijke issues en maatschappelijke ontwikkelingen. Op basis van deze
activiteiten ontwikkelt, implementeert en evalueert hij of zij (issue)beleid en activiteiten en de praktische
uitvoering daarvan via de woordvoerders die aan hem/haar rapporteren.
Is de functie uitvoerend/tactisch/strategisch van aard?
Verdeel 100 procentpunten over deze categorieën
-
Uitvoerend: 10%
-
Tactisch: 25%
-
Strategisch: 65%
Betreft het een leidinggevende functie JA/NEE
Zo ja, over hoeveel medewerkers?
Ja, de Reputatie- en Issuemanager / bestuurswoordvoerder geeft direct leiding aan de drie woordvoerders en
is daarnaast uit hoofde van zijn functie als issue- en crisismanager verantwoordelijk voor aansturing van
multidisciplinaire teams met deelnemers van zowel binnen- als buiten de M&C-kolom. In de praktijk betekent
dit dat de functionaris aan gemiddeld tien tot vijftien personen leiding geeft.
Welke taken/werkzaamheden/activiteiten worden verricht?
-
Formuleert, bewaakt en evalueert het overkoepelend beleid inzake publiciteit en media.
Onderhoudt en versterkt een netwerk van contacten met vertegenwoordigers van de pers en de
brede maatschappelijke omgeving van de UM op zowel strategisch (hoofdredacties/directies) als
tactisch/uitvoerend niveau (eindredacties, journalisten).
Treedt op als vertegenwoordiger van het College van Bestuur en faculteitsbestuur in de brede
maatschappelijke omgeving inzake gevoelige thema’s die het gehele instituut raken.
Geeft leiding aan het team van woordvoerders (werkbaas) en multidisciplinaire teams in geval van
issues en crises (vakbaas). Stuurt daarnaast waar nodig externe specialisten aan die adviseren over
of participeren in de aanpak van issues en crises.
Fungeert als woordvoerder namens het College en faculteitsbestuur in de media.
Adviseert het College van Bestuur en faculteitsbestuur inzake de inzet van, en de reactie op
publiciteit als strategisch instrument om overkoepelende doelstellingen van de UM te realiseren.
Adviseert het College van Bestuur en het faculteitsbestuur inzake inhoud, vorm en timing van mediaoptredens, begeleidt hen tijdens contacten met de pers en evalueert de uitkomsten (doet
aanbevelingen voor verbetering, verzorgt waar nodig trainingen voor bestuurders).
Bouwt een dusdanige vertrouwensband op met de leden van het College van Bestuur en
faculteitsbestuur dat zij hem/haar actief opzoeken bij gevoelige aangelegenheden en ook onder
grote druk tijdig de (publicitair) juiste beslissingen rond deze aangelegenheden worden genomen.
Formuleert ten behoeve van het College van Bestuur en faculteitsbestuur standpunten inzake
politiek gevoelige thema’s, toetst deze en draagt deze uit.
Belegt proactief bij en stemt af met de woordvoerders (woordvoeringslijn en –boodschappen) en
het webcareteam, de onderwerpen die van belang zijn in het kader van reputatie- en
issuemanagement.
Bouwt en onderhoudt een intern, UM breed netwerk gericht op het verzamelen van
reputatieversterkend nieuws en mogelijk issue gevoelige onderwerpen.
Coördineert en werkt nauw samen met de M&C adviseurs Interne en Externe Communicatie in de
faculteiten.
Coördineert, geeft opdracht tot of voert reputatieonderzoek uit.
Vertaalt de resultaten van dit onderzoek naar beleid en activiteiten.
Ondersteunt bij de ontwikkeling van community-beleid (mn sociale media).
Pagina 2
-
-
Coördineert social media monitoring en webcare vanuit reputatie- en issuemanagement optiek.
Werkt samen met directie vanuit reputatie- en issuemanagement optiek aan voorbereiding
besluitvorming over strategische thema’s en de strategische agenda, die bepalend is voor de
invulling van de activiteiten en middelen door de overige communicatie- en marketingdisciplines
binnen de M&C kolom.
Inventariseert en onderhoudt een overzicht van mogelijke issues die kunnen opspelen als gevolg van
maatschappelijke ontwikkelingen.
Werkt voor de issues scenario- en stakeholderanalyses uit.
Organiseert managementstructuur en –systematiek voor de afhandeling van issues.
Stemt af en adviseert over de afhandeling van issues met issue-eigenaars.
Coördineert bij issues de realisatie van persberichten, statements en Q&A’s in samenwerking met
woordvoerders.
Coördineert en beheert de activiteiten van M&C als onderdeel van de calamiteitenorganisatie.
Initieert, begeleidt en evalueert beleid en projecten op het gebied van reputatie- en
issuemanagement.
Welke competenties zijn nodig?
De reputatie- en issuemanager / bestuurswoordvoerder is van nature nieuwsgierig, Is oprecht geïnteresseerd
in academisch onderwijs en onderzoek en in universitaire ontwikkelingen. Is een excellent communicator, die
volwaardig gesprekspartner kan zijn voor bestuurders (boardroom-proof), maar ook voor medewerkers op de
werkvloer. Het is iemand met ruime ervaring met (sociale) media en een sterk strategisch inzicht en
denkniveau.
-
Adviesvaardigheid
Inventiviteit
Organisatiesensitiviteit
Overtuigingskracht
Omgevingsgerichtheid
Ten behoeve van wie/wat worden werkzaamheden uitgevoerd?
(een specifieke beheerseenheid, UM-breed, CvB etc.)
De reputatie- en issuemanager / bestuurswoordvoerder adviseert en voert activiteiten uit op alle niveaus van
de organisatie (van CvB tot werkvloer). Zijn/haar primaire focus ligt echter bij het CvB. Daarbij kan het gaan
om reputatie of issue gerelateerde onderwerpen die UM breed, op werkeenheid of zelfs individueel niveau
van belang zijn.
Reikwijdte en impact – is er sprake van:
<geef waar relevant aan op welk niveau en over welke onderwerpen>
-
het zelfstandig vertegenwoordigen van M&C binnen de werkeenheid
Ja. Verantwoordelijk voor de juiste vertaling van reputatie- en issuemanagement naar de M&C
kolom (shared/facultair/services) en de activiteiten en middelen van die kolom.
-
het zelfstandig vertegenwoordigen van M&C binnen de UM
Ja. Adviseert en begeleidt UM breed en op alle niveaus medewerkers en eenheden bij het omgaan
met reputatiekwesties en issues.
Pagina 3
-
het zelfstandig vertegenwoordigen van M&C buiten de UM
Ja. Voert zelfstandig overleg met externe partijen die betrokken zijn bij specifieke reputatiekwesties ,
issues en/of calamiteitenbestrijding.
-
het zelfstandig vertegenwoordigen van de UM
Ja. Functionaris dient standpunten van de UM zelfstandig te verwoorden en vertegenwoordigen in
relatie tot de pers en diverse maatschappelijke organisaties, zowel nationaal als internationaal,
inzake reputatie-gevoelige onderwerpen.
Is er sprake van een eigen budgetverantwoordelijkheid? JA/NEE
Zo ja, wat is het omvang van het budget?
De reputatie- en issuemanager / bestuurswoordvoerder heeft geen vast budget. In samenspraak met de
directeur Marketing & Communicatie en het CvB wordt jaarlijks in de begrotingsronde een budgetvoorstel
gedaan. Vooral in het kader van issuemanagement is vaak sprake van ad hoc kosten, die niet in een
begrotingsronde zijn te voorzien. In overleg met de M&C directie worden ad hoc budgetten toegekend. De
functionaris bewaakt de voortgang van de besteding van de budgetten en gaat in geval van mogelijke
overschrijding proactief in overleg met het directielid dat verantwoordelijk is voor de M&C budgetten.
Pagina 4