Ten behoeve van wie/wat worden

FUNCTIEBESCHRIJVING
Projectoverzicht
Functie:
Datum:
Koppeling met UFO profiel(en):
Woordvoerder
24 maart 2016
Communicatieadviseur 3
Context (plek in de organisatie)
De woordvoerder rapporteert aan en wordt aangestuurd door de manager Corporate Communicatie. De
functionaris maakt onderdeel uit van de groep Corporate Communicatie.
Doel van de functie:
De woordvoerder onderhoudt pro- en reactief namens de universiteit de contacten met de pers. Hij of zij
werkt doelgericht en systematisch aan de goede naam en reputatie van de universiteit en haar eenheden.
De woordvoerder ondersteunt bij het signaleren van maatschappelijke issues waar de universiteit bij
betrokken kan raken of waar de universiteit vanuit haar kennis en ervaring een maatschappelijke bijdrage
kan leveren. De woordvoerder adviseert, begeleidt en ondersteunt UM medewerkers, studenten of alumni
bij externe optredens richting de pers of waarbij de pers betrokken/aanwezig kan zijn. De medewerker
zorgt in samenspraak met de collega’s binnen corporate communicatie dat nieuwsverstrekking in de juiste
volgorde verloopt en dat de eigen organisatie op de hoogte is van de externe publiciteit waar de
universiteit of haar eenheden een rol spelen.
De universiteit kent 3 woordvoerders. De drie woordvoerders hebben een eigen specialisatie, te weten:
onderwijs, onderzoek en organisatie (bestuurlijke aangelegenheden). De medewerkers werken nauw
samen en kunnen elkaar te allen tijde vervangen.
Is de functie uitvoerend/tactisch/strategisch van aard?
Verdeel 100 procentpunten over deze categorieën
-
Uitvoerend: 60%
-
Tactisch: 30%
-
Strategisch: 10%
Betreft het een leidinggevende functie JA/NEE
Zo ja, over hoeveel medewerkers?
Nee
Welke taken/werkzaamheden/activiteiten worden verricht?


















Het uitwerken van persstrategie (nationaal/internationaal)
Het bouwen en onderhouden van een persnetwerk.
Het bouwen en onderhouden van een intern netwerk.
Het bouwen en onderhouden van een relevant netwerk met collega woordvoerders bij andere
organisaties (in omgeving en andere hoger onderwijsinstellingen).
Externe woordvoering namens de universiteit of eenheid op operationeel en strategisch niveau..
Adviseren over issues binnen de organisatie (op alle niveaus).
Coachen en trainen bij mediaoptredens.
Adviseren bij mediaoptredens.
Opstellen persberichten, statements, en QenA’s.
Organiseren van persconferenties, persbijeenkomsten en persgesprekken.
Ondersteunen van de reputatie- en issuemanager.
Informeren van collega’s M&C over media issues (ook adhv media screening).
Onderhouden en uitbreiden van een interne expertisebank/overzicht van deskundigen.
Begeleiden (of indien mogelijk verzorgen) van mediatrainingen.
Onderhouden contacten met facultaire adviseurs Interne en Externe communicatie en redacteuren
over mogelijke issues (vanuit hun rol van ‘luisteraars’).
Webcare activiteiten rond issues.
Onderhouden van persportaal.
Meedraaien in calamiteitenorganisatie.
Welke competenties zijn nodig?
De woordvoerder heeft kennis en ervaring met de academische wereld. Hij of zij opereert op academisch
niveau, is een sterke netwerker en kan goed omgaan met spanningen. Is uitermate flexibel (24/7),
beschikt over een sterke uitdrukkingsvaardigheid mondeling en schriftelijk, is diplomatiek, met
politiekgevoel, daadkrachtig en proactief.
-
Conceptueel vermogen
Organisatiesensitiviteit
Overtuigingskracht
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Ten behoeve van wie/wat worden werkzaamheden uitgevoerd?
(een specifieke beheerseenheid, UM-breed, CvB etc.)
De werkzaamheden worden uitgevoerd ten bate van de UM als geheel of voor specifieke
eenheden/individuen. Daarbij adviseert, begeleidt en organiseert de woordvoerder op alle niveaus van CvB
tot en met de werkvloer.
Pagina 2
Reikwijdte en impact – is er sprake van:
<geef waar relevant aan op welk niveau en over welke onderwerpen>
-
het zelfstandig vertegenwoordigen van M&C binnen de werkeenheid - JA
-
het zelfstandig vertegenwoordigen van M&C binnen de UM – JA , over specifieke media-issues en
op het gebied van de eigen discipline.
-
het zelfstandig vertegenwoordigen van M&C buiten de UM – JA , richting media en mogelijk
andere externe doelgroepen over specifieke media-issues.
-
het zelfstandig vertegenwoordigen van de UM –Nee.
Is er sprake van een eigen budgetverantwoordelijkheid? JA/NEE
Zo ja, wat is het omvang van het budget?
Nee.
Pagina 3