Vorming voor nieuwe vakantieverantwoordelijken

Do & Don’t-s voor VV’s Kazou Brugge
Vakantie van A tot Z
Sfeer in de ploeg
Vraag om feedback



Durven ze? Sta je open?
Sta je genoeg bij hen/naast hen zodat ze je bezig zien?
Wees concreet: ipv “Geef mij eens feedback” beter “was dit spel goed
voorbereid?”
Heeft iedereen al eens...




Voor de grote groep gestaan?
Een speluitleg gegeven?
Zijn deel van de taakjes gedaan?
Ergens initiatief genomen?
Tussentijdse evaluatie



Heb je iedereen genoeg bezig gezien?
Zal iedereen deze evaluatie opvatten als
“nu vliegen we er weer in”?
Maak hier een teambouwend moment van!
Mee-spelen


Wie had er weer gevraagd dat je eens kwam meespelen?
Maak er tijd voor, het is belangrijk!
Sfeer



Hebben je moni’s voldoende avondontspanning?
Zijn er geen onderhuidse conflicten?
Heb je al spelletjes met de ploeg gespeeld?
Eindevaluatie



Heb je voldoende praktijkvoorbeelden?
Kan je ze met een goed gevoel naar huis laten gaan?
Heb je nagedacht over hoe elke moni zijn/haar evaluatie gaat opvatten?
Afscheid



Vermijd het zwarte gat.
Zet je foto’s op de fotosite
Een minireünietje?
Van A tot Z: vooraf, tijdens & na de vakantie
VOORAF
Voor
VV-weekend
Vormingsdag
Vergadering 1
Ev. werkvergadering

Benieuwd verlangen

Moni’s
aansporen

voorbereiden

voorbereiden

voorbereiden

Vorming omtrent het
VV-zijn
Eerste vakantieinfo
Ontmoeten
peter/meter

Eerste
kennismaking
moniploeg
Startactiviteit

Verwelkoming +
kennismaking
Uitdelen
voorbereidingsmapjes
Gegevens moni’s
overlopen
Info centrum
Algemene afspraken:
materiaalverzekering,
onkostenstaat, medische
fiches, roken, verkeer …
Ev. Start brainstorm
thema + vakantieschema
Variaronde + afsluit



Verwelkoming
Vendelverdeling
Overlopen vaste
activiteiten
Overlopen dagindeling
Brainstorm + opmaak
vakantieschema
Overlopen
thema/brainstorm
thema/rode draad
Verdeling
voorbereidingen
EHBOmoni aanstellen
MACO aanstellen
Vastleggen Deadline
activiteiten!
Variaronde + afsluit
Verslag van vergadering
sturen naar moni’s en
verbond
Doorgeven te
verzekeren materiaal
Doorgeven lijst
duurzaam materiaal



Verwelkoming
Herhalen deadline
Samen activiteiten
voorbereiden
Thema/rode draad vorm
geven.
Variaronde + afsluit





Tijdens






Erna
Vergadering 2


VV-map bekijken
Inplannen eerste
vergadering
Vergaderdata
doorgeven aan
verbond en moni’s
Maken
voorbereidingsmap
voor moni’s


Data doorgeven
vergadering als
nog niet
gebeurd
Inkijken
groeiboekjes


Verslag van vergadering
sturen naar moni’s en
verbond
Opmaak en versturen
uitnodiging vergadering 2













Vergadering dag voor
vertrek

voorbereiden














Materiaallijst opmaken
Materiaalkoffer vullen
Mail aankoop extra
materiaal
Afdrukken activiteiten +
kopiëren nodige bijlagen
bij activiteiten
Incheck met verbond


Verwelkoming
Uitdelen
monisjaaltjes
Uitdelen t-shirts
Uitdelen activiteiten
Uitdelen
naamkaartjes
Medische info
Kamerverdeling
moni’s
Uitleg waakschema
Eerste dag overlopen:
vertrek, aankomst,
uitpakken materiaal
…
Valiezen maken
Benieuwd verlangen
TIJDENS
VERTREK - VV
VERTREK – MONI’S
BUSREIS
AANKOMST op centrum
Aan het Entrepot – randparking
 aanwezig zijn bij het vertrek
 materiaal inladen
 contact met de buschauffeur
 ter beschikking staan van de
ouders
 medicatie aannemen
 siskaarten en medische fiches
verzamelen
 Sjaaltjes en bandjes uitdelen
 opmerkingen noteren
 Is iedereen er? Evt opbellen.
 Woordje aan de ouders voor
vertrek









Uur voor vertrek aanwezig
Busverantwoordelijken
EHBOverantwoordelijke:
siskaarten&medische
fiches&medicatie
Bagageverantwoordelijken
Verantw naamlijst,
sjaaltjes, bandjes


je tussen de gasten begeven
oog hebben voor je monitoren
rekening houden met
buszieken
poepzak
babbel doen met de chauffeur




je gaan voorstellen aan de coördinatie,
directie of uitbater
lokalen controleren op schade
materiaal uitladen
veiligheid bewaren
bus controleren
EERSTE DAG (aankomstdag)
NIET TE VERGETEN
LAATSTE AVOND
LAATSTE DAG













kamerverdeling
afspraken
vendelverdeling
kennismakingsspelletjes
installatie vlot laten verlopen
grote zaal aankleden
welkomstavond
AVONDVERGADERINGEN
 overlopen van de afgelopen dag
 overlopen van de volgende dag
 dagdagelijkse dingen: BDP’ers,moni’s van
wacht briefen, wie wekt morgen de kinderen?,
Wie wekt de monitoren?, ochtendmomentje,
opmerkingen of vragenronde
 materiaal klaarzetten voor volgende dag
 ontspanning, bar, …





kennismaking, keuzes,
bosspel, groot spel, dagtocht
douchemomenten + brieven
welkomst- + afscheidsavond
kristalmomentjes en avondCA
draaiboek maken
nat. vergadering bijwonen als
nodig
ALLERLEI
 papierwinkel
 begeleiden monitoren
 Oog voor milieu en
gezondheid
 Post verdelen
 Vieruurtjes verdelen
 Meedoen!
 Contact met centrum en TP
 Plan je fotomoment




Afscheidsavond: fuif voor
deelnemers
Evaluaties moni’s
VV - evaluatie
Opruim
Genieten van laatste avond
DAGUITSTAP
 flappen maken met wat mee
te nemen
 vlotte picknick
 veiligheid bewaren
 poepzakken controleren
 evt geld meenemen
 verzekeringspapieren,medische
fiches en siskaarten meenemen
Opruim organiseren
Afsluiter
Inladen
Mogelijk worden
sommige kinderen ter
plaatse afgehaald:
Papier “vervroegd
vertrek”!
EVALUATIES
 regelmatig op een
informele manier
evalueren
 Tussentijdse evaluaties
 Eindevaluatie
 Evaluatie
centrum/coördinatie
THUISKOMST



Uitladen: 1 moni blijft in de bus, kinderen blijven zitten tot alles is uitgeladen
Ouders contacteren i.v.m. medische toestand van kinderen die ziek geweest zijn
Afscheid nemen
ACHTERAF
MATERIAAL
 Materiaal gaan uitladen in de Depot
 Duurzaam materiaal, medische koffer…
afgeven in bureau (niet in depot droppen!)
AFSPRAAK OP VERBOND
 Je vakantie gaan bespreken: Controleer
vooraf je checklist papiermolen als alles in
orde is en je alles meehebt!
ACTIVITEITEN ACHTERAF
 Reünie monitoren

Help, ik verzuip!
Maar nee, ’t valt allemaal wel mee. Je hebt een checklist van alle papierwerk gekregen
van het verbond. Kort en krachtig is dit wat je als VV in het oog moet houden:
Steeds in te vullen



Vooraf
o Materiaallijsten
o Duurzaam
materiaal bureau
Tijdens
o Verblijfsnota en
vaststellingsnota
schade
o Uitgaven
bijhouden
o Aftekenblad
consumptiegeld
o Vouchers
o Verklaring van
vervroegd vertrek
o Evt. evaluatie
centrum /
coördinatie
Na
o Kasstaat
Uit te delen



Onkostenstaten (op je
eerste vergadering)
Medische fiche moni
Deelnemerslijst (voor
controle bij vertrek)





In te vullen bij
ziekte / ongeval
Medische fiche
raadplegen
SIS-kaart (binnenland) of
EZV-kaart (buitenland)
meenemen naar dokter,
apotheek, ziekenhuis
Verzekeringspapieren
invullen
o Burgerlijke
aansprakelijkheid
o Lichamelijk letsel
(bij alle
ongevallen, ook
als je twijfelt of
het een ongeval
is)
Medische onkosten goed
bijhouden (bewaar alle
ticketjes etc.)
Document om ouders op
de hoogte te brengen